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Beschlussverfolgung mit ALLRIS®

Beschlussverfolgung mit ALLRIS®. Ein Projektbericht der Stadt Mülheim an der Ruhr. Vortrag. Wolfgang Sauerland Leiter des Ratsbüros der Stadt Mülheim an der Ruhr Kurt Hühnerfuß Geschäftsführer der CC e-gov GmbH. Amtsinfo. immer aktuell. Web- Server. ALLRIS® Daten und Dokumente.

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Beschlussverfolgung mit ALLRIS®

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Presentation Transcript

  1. Beschlussverfolgung mit ALLRIS® Ein Projektbericht der Stadt Mülheim an der Ruhr

  2. Vortrag Wolfgang Sauerland Leiter des Ratsbüros der Stadt Mülheim an der Ruhr Kurt Hühnerfuß Geschäftsführer der CC e-gov GmbH

  3. Amtsinfo immer aktuell Web- Server ALLRIS® Daten und Dokumente Webclient ALLRIS®net providing Workflow im Intranet Ratsinfo Web- Server (IIS oder Apache) ALLRIS® Daten und Dokumente Bürgerinfo ALLRIS® Architektur Intranet Internet

  4. Niederschrift Federführung (Koordinierung) Bearbeitung Bearbeitung Prüfung Autorisierung Konzeption Beschlussverfolgung Gremium Verwaltung Beschluss Beschlusstracking Erledigung Bericht

  5. Gremien Schriftführer Dezernenten Fachbereiche Die Beteiligten… …und ihre Ziele

  6. Dezernenten Führungsinformationssystem Transparenz nach innen • Terminverwaltung • Auftragsverwaltung • Statusübersichten • Berichtswesen intern

  7. Gremien Ratsinformationssystem Transparenz nach außen • Aktuelle Informationen • Suchmöglichkeiten • Beschlussarchiv

  8. Schriftführer Arbeitserleichterung Auszugsdienst entfällt

  9. Fachbereich Arbeitserleichterung Keine Mehrbelastung durch Berichtswesen - direkte Bearbeitung im Intranet

  10. Niederschrift Federführung (Koordinierung) Bearbeitung Bearbeitung Prüfung Autorisierung Ein Beispiel Gremium Verwaltung Beschluss Beschlusstracking Erledigung Bericht

  11. Schriftführer Niederschrift Die Beschlussverfolgung wird beim Erstellen der Niederschrift angefordert Ein Mausklick genügt…

  12. Dezernenten Fachbereich Terminverwaltung Terminlisten im Intranet Der zuständige Fachbereich wird darüber informiert. Dazu wird automatischeinTermin erzeugt.

  13. Auftragserteilung Die Aufgabe wird konkretisiert

  14. Auftragserteilung Andere Fachbereiche und Mitarbeiter können problemlos einbezogen werden  auch per Email

  15. Fachbereich Auftragsbearbeitung Die weitere Bearbeitung erfolgt direkt im Webbrowser Die Bearbeitung beginnt direkt im Posteingang – Mausklick genügt!

  16. Fachbereich Auftragsbearbeitung Die Bearbeitungsschritte werden protokolliert.

  17. Beschlusstracking Zwischendurch ein Blick ins Ratsinformationssystem: Die angezeigten Details sind kundenindividuell einstellbar

  18. Auftragsbearbeitung Per Mausklick schließt Frau Wirtz ihre Arbeit ab. Der Vorgang wird damit automatisch zur Prüfung vorgelegt.

  19. Die Prüfung erfolgt bei der fachlich zuständigen (federführenden) Stelle Fachliche Prüfung

  20. Fachliche Prüfung Die Prüfung dient der fachlichen Kontrolle

  21. Berichtswesen Für das Erstellen des Berichts wird das vorhandene Arbeits-protokoll angeboten. Es kann beliebig überarbeitet werden.

  22. Autorisierung Die Autorisierung obliegt der Verwaltungsführung. Nach der Prüfung wird der Vorgang automatisch dem zuständigen Dezernenten mit einem Termineintrag vorgelegt.

  23. Autorisierung Mit der Autorisierung durch den Dezernenten hat die Verwaltung die Bearbeitung dieses Vorgangs zunächst abgeschlossen.

  24. Autorisierung Im Ratsinformationssystem steht jetzt der Bericht der Verwaltung zu diesem Beschluss online zur Verfügung.

  25. Führungsinformationssystem ALLRIS® bietet umfassende Auswertungen

  26. Führungsinformationssystem • Auswertung nach: • Beschließendes Gremium • Zuständiger Fachbereich • Beschlusstermin (freie Zeiträume) • Beschlussfassungen • Vorlagen • Realisierungstermin (freie Zeiträume) • Bearbeitungsstatus • Alle Filter sind frei kombinierbar!

  27. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Besuchen Sie uns auf Messestand D09

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