ПРАВИЛА ВЕДЕННЯ НОТАРІАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВА

1. ПРАВИЛА ВЕДЕННЯ НОТАРІАЛЬНОГОДІЛОВОДСТВА ЗАТВЕРДЖЕНІ наказом Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року № 3253/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 23 грудня 2010 року за № 1318/18613

2. НОТАРІАЛЬНЕ ДІЛОВОДСТВО ВКЛЮЧАЄ:

3. СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВСклад реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування встановлюють ДСТУ 4163-2003 та Примірна інструкція з діловодства

4. БЛАНКИ КОНТОРИ, АРХІВУ, ПРИВАТНОГО НОТАРУСА ПРАВИЛАМИ ВЕДЕННЯ НОТАРІАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВА ПЕРЕДБАЧЕНО 3 ВИДИ БЛАНКІВ ДОКУМЕНТІВ(абз. 3 п.5.2 Розділу V): ЗАГАЛЬНИЙ БЛАНК (для створення різних видів документів без зазначення у бланку назви виду документів) БЛАНК ЛИСТА БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДУ ДОКУМЕНТА (із зазначенням у бланку назви виду документа)

5. КИЄВО-СВЯТОШИНСЬКИЙ РАЙОННИЙ НОТАРІАЛЬНИЙ ОКРУГ КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ ПРИВАТНИЙ НОТАРІУС ЄРЕСЬКО ТЕТЯНА ГЕННАДІЇВНА ЗАГАЛЬНИЙ БЛАНКОБОВ’ЯЗКОВО МАЄ МІСТИТИ:

6. БЛАНК ЛИСТА ОБОВ’ЯЗКОВО МАЄ МІСТИТИ:

7. НАКАЗИ КОНТОРИ ТА ПРИВАТНОГО НОТАРІУСАЧинною Типовою номенклатурою передбачено накази двох видів: • - НАКАЗИ ПРИВАТНОГО НОТАРІУСА З КАДРОВИХ ПИТАНЬ (індекс справи 01-03) • - З АДМІНІСТРАТИВНО-ГОСПОДАРСЬКИХ ПИТАНЬ ТА З КАДРОВИХ ПИТАНЬ ТИМЧАСОВОГО СТРОКУ ЗБЕРІГАННЯ (індекс справи 01-04)

8. КИЄВО-СВЯТОШИНСЬКИЙ РАЙОННИЙ НОТАРІАЛЬНИЙ ОКРУГ КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ ПРИВАТНИЙ НОТАРІУС ЄРЕСЬКО ТЕТЯНА ГЕННАДІЇВНА НАКАЗ 02 січня 2018 року м. Боярка № 02/01-04 «Про призначення особи, відповідальної За ведення нотаріального діловодства та архіву у 2018 році» НАКАЗ МАЄ МІСТИТИ ТАКІ ОБОВ’ЯЗКОВІ РЕКВІЗИТИ:

9. БЛАНК ЛИСТА МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ ГОЛОВНЕ ТЕРИТОРІАЛЬНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ У КИЇВСЬКІЙ ОБЛАСТІ ПРИВАТНИЙ НОТАРІУС КИЄВО-СВЯТОШИНСЬКОГО РАЙОННОГО НОТАРІАЛЬНОГО ОКРУГУ КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ ЄРЕСЬКО ТЕТЯНА ГЕННАДІЇВНА вул. Хмельницького Б., буд. 113, м. Боярка, Києво-Святошинський р-н, Київська обл., 08151, Україна, тел./факс (04598) 4-02-80, е-mail: dergkontora@ukr.net 29.05.2018 № 71/01-16 Головне територіальне управління на № 4-19/2293 від 29.05.2018 юстиції у Київській області ================================ вул. Євгена Сверстюка, 15, м. Київ, 02002

10. РЕКВІЗИТИ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ

12. РЕКВІЗИТИ ЛИСТА

13. РЕКВІЗИТИ ЛИСТА

14. Лист управління юстиції з проставленням на ньому приватним нотаріусом реквізитів «Резолюція» та «Відмітка про виконання» МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ ГОЛОВНЕ ТЕРИТОРІАЛЬНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ У КИЇВСЬКІЙ ОБЛАСТІ вул. Сверстюка Є., 15, м. Київ 02002, Україна, тел./факс (044) 4-02-80, е-mail: dergkontora@ukr.net Код платника податків за ЄДРПОУ 12345678 01.02.2018 № 2565/05-14 Державним та приватним нотаріусам Київської області ================================ Взяти до відома та врахувати в роботі 01.02.2018 (підпис нотаріуса) 01.02.2018 «Про виконання норм Законодавства України» До справи № 01-02 Взято до відома та враховано в роботі 01.02.2018 Приватний нотаріус (підпис) Т.Г.Єресько

15. ОСОБЛИВОСТІ ЗАПОВНЕННЯ РЕЄСТРІВ ДЛЯ РЕЄСТРАЦІЇ НОТАРІАЛЬНИХ ДІЙ

16. Записи в Реєстрі повинні бути повними і скороченню не підлягають, крім загальноприйнятих скорочень.Наприклад, місто - м., район - р-н, селище міського типу - смт, вулиця - вул., будинок - буд., квартира - кв.Використання факсимільного підпису не допускається.

17. Дописки і виправлення, зроблені в Реєстрі, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом та печаткою.Закреслене «вул.» не читати,виправленому на «пров.» вірити.Приватний нотаріус підпис Т.Г.ЄреськоПЕЧАТКА

18. У Реєстр вноситься запис про вже вчинену нотаріальну дію, тобто після підписання нотаріусом оформлюваного документа та проставлення печатки.

19. Графа 1 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій

20. Розшифровка підпису Підписскладаєтьсяз ініціалів і прізвища. Необхіднозвернутиувагу на розташуванняініціалів і прізвища: спочаткупишутьініціали, а вжепотімпрізвище.Цявимогавідповідаєнаціональному стандарту України. ЧинніФормипосвідчувальнихнаписів не передбачаютьрозшифровкупідпису. Розшифровкупідпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівніостаннього рядка назви посади; - відступвідмежілівого берега для назви посади у реквізиті «Підпис» не роблять

21. Розшифровка підпису Відповіднодо п. 6.7 розділу VI Правил «Складання та оформленнянотаріальнихдокументів» оформлення документа включаєйогопідписання; свійпідпис на документі нотаріус скріплюєпечаткою. Каждый документ, который выдаётся нотариусом и скрепляется его подписью и печатью, является бесспорным доказательством определенных прав и фактов.

22. Складання та оформлення нотаріальних документівРозділ VI Правил «Складання та оформлення нотаріальних документів». Згідно з п. 6.2 Правил для реєстрації (обліку) нотаріальних документів і документів, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії, конторою, приватним нотаріусом заводяться книги і журнали, передбачені Типовою номенклатурою згідно з додатками до Правил (з 6 по 22): всього номенклатурою передбачено 2 реєстри та 24 журнали та Книг, з яких ПЕРЕХІДНИМИ є 22 журнали на 1 реєстр. Які ведуться відповідно до форм, установлених Правилами ведення нотаріального діловодства. Тобто необхідно заповнювати передбачені графи в формах книг, журналів та реєстрів, що наведені в Правилах.

23. Складання та оформлення нотаріальних документівРозділ VI Правил «Складання та оформлення нотаріальних документів». Правила не містятьпрямоївказівки, як правильно проставляти печатку, однакзгідно з вимогами ДСТУ 4163-2003 (п. 5.26) відбиток печатки ставлять так, щобвінохоплювавостаннікількалітерназви посади особи, яка підписала документ. Згідно з п. 4.6.15 Примірноїінструкції з діловодства у міністерствах, іншихцентральних органах виконавчоївлади, Радіміністрів АРК, місцевих органах виконавчоївладивідбиток печатки ставиться таким чином, щобвінохоплювавостаннікількалітернайменування посади особи, яка підписала документ, але не підписпосадової особи, або на окремовиділеному для цього місці з відміткою «МП».

24. Вимоги до посвідчувальних написів та форм нотаріальних документів Згідно з п. 6.14 Правил застосовують посвідчувальні написи, видають свідоцтва за формами, установленими цими Правилами (додаток 25 до Правил). Однак Правила містять вказівку, що в разі відсутності необхідних посвідчувальних написів чи свідоцтв, які б відповідали вчинюваній нотаріальній дії, нотаріус може застосовувати ту з форм, яка найбільше відповідає вчинюваній нотаріальній дії, із застосуванням окремих елементів іншихпосвідчувальних написів та свідоцтв (п.6.19). Якщо посвідчувальний напис викладається на звороті оформлювального документа, то на лицьовому боці останньої сторінки документа зазначається частина посвідчувального напису, починаючи з найменування міста (села, району), де знаходиться державна нотаріальна контора, в якій працює державний нотаріус, або робоче місце приватного нотаріуса, а на його зворотний бік переноситься інша частина найменування. Напевне, таке перенесення має співпадати з правилами українського правопису. Наприклад «місто Бо-» і далі на звороті документа – «ярка»; « місто Виш-» і далі на звороті документа «неве».

25. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках • друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. • Номери сторінок • ставляться посередині верхнього поля аркуша • арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. • Перша сторінка не нумерується.

26. Вимогидо документів, якіприймаються для вчиненнянотаріальноїдії Документи викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути прошиті у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності. При цьому кількість прошитих аркушів скріплюється підписом і печаткою особи, яка видала документ, із зазначенням посади. На прошитому (прошнурованому) документі здійснюється напис: «Всього прошито (або прошнуровано), пронумеровано і скріплено печаткою 5 (п’ять) аркушів».

27. Вимогидо документів, якіприймаються для вчиненнянотаріальноїдії Згідно п.6.24 Правил ведення нотаріального діловодства не приймаються для нотаріального оформлення документи: що не відповідають вимогам законодавства; що містять відомості, які принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи; що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережні виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також написані олівцем; у яких не можна прочитати текст у первісному написанні, як, наприклад, документи, залиті чорнилом, водою, потерті тощо; порвані документи; викладені на двох і більше аркушах, якщо аркуші не прошито, не пронумеровано і кількість прошитих аркушів не скріплена підписом посадової (уповноваженої на те) особи та печаткою юридичної особи чи фізичної особи - підприємця, що видала документ.

28. Графа 2 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій

29. Графа 3 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій

30. Графа 3 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій(якщо нотаріальна дія вчиняється за участю юридичної особи)

31. Графа 3 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій(якщо нотаріальна дія вчиняється за участю неповнолітньої / малолітньої особи )

32. Графа 3 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій(при оформленні БАНКІВСЬКИХ КАРТОК)

33. Графа 3 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій(за участю громадян, що підписалися за осіб, які внаслідок хвороби, фізичної вади або з інших причин не можуть власноруч підписати правочин)

34. Графа 3 Реєстру для реєстрації нотаріальних дійПри послідовномувчиненні для однієї і тієїсамої особи декількохнотаріальнихдій

35. Графа 4 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій

36. Графа 4 Реєстру для реєстрації нотаріальних дійЯкщо нотаріальна дія вчиняється для чи за участю іноземного громадянина

37. Графа 4 Реєстру для реєстрації нотаріальних дійякщовчинювананотаріальнадіяпотребуєперевіркиправоздатності та дієздатності юридичної особи

38. Графа 4 Реєстру для реєстрації нотаріальних дійЯкщо документи, що встановлюють особу громадянина чи правоздатність та дієздатність юридичної особи, уже записувалися в даному Реєстрі та При вчиненні для однієї і тієї самої особи одночасно декількох нотаріальних дій

39. Графа 5 Реєстру для реєстрації нотаріальних дійзаписується зміст оформлюваного документа

40. Графа 5 Реєстру для реєстрації нотаріальних дійпри засвідченні справжності підпису заявника

41. Графа 5 Реєстру для реєстрації нотаріальних дійЯкщо нотаріусу для вчинення нотаріальної дії подано документ, що пройшов процедуру легалізації або проставлення апостилю

42. Графа 5 Реєстру для реєстрації нотаріальних дійПри оформленні ряду однорідних за характером документів

43. Графа 5 Реєстру для реєстрації нотаріальних дійПри посвідченні правочинів чи видачі свідоцтв

44. Графа 5 Реєстру для реєстрації нотаріальних дійПри вчиненні нотаріальної дії в порядку заміщення нотаріуса

45. Графа 5 Реєстру для реєстрації нотаріальних дійякщо нотаріальна дія була вчинена поза приміщенням державної нотаріальної контори

46. Графа 5 Реєстру для реєстрації нотаріальних дійпідтвердження повноважень представників (у тому числі при посвідченні правочинів і оформленні банківських карток)

47. Графа 5 Реєстру для реєстрації нотаріальних дійпідтвердження повноважень представників (у тому числі кваліфікації перекладача)

48. Графа 5 Реєстру для реєстрації нотаріальних дійДовіреність у порядку передоручення

49. Графа 5 Реєстру для реєстрації нотаріальних дійВідмітки про скасування

50. Графа 6 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій