หน่วยการเรียนรู้ที่ 3

1. หน่วยการเรียนรู้ที่ 3 งานสำนักงาน

2. จุดประสงค์การเรียนรู้จุดประสงค์การเรียนรู้ • บอกลักษณะและการบริหารของงานสำนักงานได้ • สามารถจัดเก็บเอกสารสำนักงานได้อย่างมีระบบ • ระบุประโยชน์ของการจัดสภาพแวดล้อมในการทำงานได้ • อธิบายความหมายของการตกแต่งสำนักงานได้ • ระบุคุณสมบัติของเครื่องตกแต่งสำนักงานแต่ละประเภทได้ • บอกหลักในการจัดวางและวิธีการเลือกครุภัณฑ์สำนักงานได้

3. งานและลักษณะของสำนักงานงานและลักษณะของสำนักงาน • งานสารบรรณ งานจดบันทึก ร่าง พิมพ์ เขียน การผลิตเอกสารขึ้นมาใช้ในการดำเนินงาน การรับหนังสือเข้าออก การลงทะเบียน การโต้ตอบจดหมาย ตลอดจนการทำสำเนาต่างๆ • งานคำนวณ งานที่เกี่ยวกับความถูกต้องแม่นยำ เช่น รวบรวมสถิติต่างๆ การเก็บข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล บัญชี การคิดคำนวณเงินเดือน เป็นต้น

4. งานและลักษณะของสำนักงาน (ต่อ) • งานติดต่อสื่อสาร งานที่ต้องติดต่อกับบุคคลหรือหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกด้วยระบบสื่อสารชนิดต่างๆ เช่น ติดต่อด้วยวาจา การใช้หนังสือ จดหมาย การติดต่อทางโทรศัพท์ โทรเลข โทรสาร เป็นต้น • งานจัดเก็บเอกสารเมื่อมีเอกสารเข้า เอกสารออก และมีการสร้างเอกสารขึ้นใช้จำนวนมาก ต้องเก็บไว้เป็นหลักฐาน จึงจำเป็นต้องมีการจัดประเภทและเก็บไว้อย่างมีระบบเพื่อสะดวกในการค้นหาเพราะมักมีการใช้เอกสารอ้างอิงอยู่เสมอ

5. ลักษณะของงานสำนักงาน • งานอำนวยความสะดวก • งานให้บริการ • ปริมาณงานกำหนดไม่ได้ • งานกระจายไปอยู่ในส่วนอื่นๆ • บุคคลที่ทำงานให้สำนักงาน • งานช่วยทำกำไรทางอ้อม

6. บุคลากรในสำนักงาน • ผู้บริหารสำนักงาน - วางแผนเกี่ยวกับสำนักงานและเครื่องใช้สำนักงาน - จัดองค์การของสำนักงาน คือแบ่งสำนักงานออกเป็นฝ่ายหรือ แผนกต่างๆตามภารกิจหรือหน้าที่ที่รับผิดชอบ - จัดระบบและวิธีปฏิบัติงานของสำนักงาน กำหนดนโยบาย ระเบียบข้อบังคับ ตลอดจนแนวปฏิบัติต่างๆ - ควบคุมดูแลบุคลากรในสำนักงาน เริ่มตั้งแต่สรรหาบุคคลมา ทำงาน ควบคุมให้ทำงาน ประเมินผลการ ปฏิบัติงาน พัฒนา พนักงาน ให้บำเหน็จความชอบและลงโทษ

7. บุคลากรในสำนักงาน(ต่อ)บุคลากรในสำนักงาน(ต่อ) - ประสานงานทั้งภายในและภายนอกสำนักงาน ติดต่อสื่อสารกับบุคคล หรือองค์การภายนอก - ควบคุมระบบต่างๆของสำนักงาน เช่น การจัดทำงบประมาณ การควบคุม การใช้จ่าย การกำหนดแบบฟอร์มต่างๆ การกำหนดมาตรฐานงาน เป็นต้น • พนักงานในสำนักงาน พนักงานในสำนักงาน หมายถึง ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานซึ่งมีงานต่างๆต้องปฏิบัติหลายประการจะมากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับขนาดของสำนักงานเป็นสำคัญ

8. การจัดสภาพแวดล้อมในสำนักงานการจัดสภาพแวดล้อมในสำนักงาน • การใช้สีตกแต่งสำนักงาน • การให้แสงสว่างในการทำงาน • การใช้ผ้าม่าน • ระบบเสียงในสำนักงาน • ระบบการปรับอากาศในสำนักงาน

9. การตกแต่งสำนักงานและเครื่องตกแต่งสำนักงาน • การตกแต่งสำนักงาน การจัดหาจัดวางเครื่องใช้ต่างๆในสำนักงานให้เป็นระเบียบและสวยงาม เช่น การปูพื้นห้อง การจัดโต๊ะ เก้าอี้ ตู้เก็บเอกสาร ม่าน การปลูกไม้ประดับ เป็นต้น การตกแต่งสำนักงานเป็นสิ่งแวดล้อมทางกายภาพของสำนักงานซึ่งมีผลกระทบต่อการทำงานของบุคลากรการตกแต่งสามารถดัดแปลงได้ง่ายตามความพอใจของผู้ใช้เครื่องตกแต่งที่เหมาะสมจะมีอิทธิพลต่อพฤติกรรมของบุคลากรทำให้ได้ใช้ประโยชน์จากแรงงานมนุษย์ทั้งยังช่วยลดเวลาปฏิบัติงานอย่างไรก็ตามการตกแต่งต้องใช้เวลานานและเป็นรายจ่ายที่สำคัญกิจการจึงควรเลือกเครื่องตกแต่งอย่างมีเหตุมีผล

10. การตกแต่งสำนักงานและเครื่องตกแต่งสำนักงาน(ต่อ)การตกแต่งสำนักงานและเครื่องตกแต่งสำนักงาน(ต่อ) • การตกแต่งสำนักงาน(Office furniture)อาจต้องทำทั้งภายนอกและภายในอาคารเพราะจะเป็นสิ่งที่ชักชวนให้ผู้มาติดต่อและพนักงานที่ทำงานในสำนักงานเห็นแล้วเกิดความพึงพอใจ

11. ครุภัณฑ์สำนักงาน ครุภัณฑ์พื้นฐานของสำนักงานมี 4 ประเภท คือ • โต๊ะทำงาน • เก้าอี้ • ตู้เก็บเอกสารและอุปกรณ์ต่างๆ • เครื่องตกแต่งเบ็ดเตล็ด เช่น โต๊ะทั่วไป ตู้ ชั้น มู่ลี่ พรม ฉากกั้นห้อง เป็นต้น

12. การจัดวางครุภัณฑ์สำนักงานการจัดวางครุภัณฑ์สำนักงาน • ช่วยให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานมากที่สุดโดยให้การไหลของงานเป็นไปโดยสะดวกและรวดเร็ว • ประหยัดพื้นที่ห้องให้มากที่สุด • ให้ความสะดวกสบายและความพอใจแก่พนักงาน • สร้างความประทับใจแก่ผู้มาติดต่อ • ช่องทางเดินกว้างพอสะดวกในการเดินไปมาติดต่อระหว่างกัน • เตรียมการสำหรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคต

13. การเลือกครุภัณฑ์สำนักงานการเลือกครุภัณฑ์สำนักงาน • ความเหมาะสม โดยพิจารณาถึงจุดมุ่งหมายในการใช้ • สามารถเข้ากันได้ดีกับขนาดของห้องและเครื่องตกแต่งเดิมที่มีอยู่ • สามารถปรับและดัดแปลงให้เหมาะกับผู้ใช้ได้ • แข็งแรงทนทานใช้ได้นาน • มีความสวยงามทำให้สำนักงานเด่นชวนมองรูปแบบสีสันไม่ล้าสมัย • สามารถชี้บ่งตำแหน่งของผู้ใช้ได้ • มีความปลอดภัยสะดวกในการดูแลรักษาและเคลื่อนย้ายได้ง่าย • ราคาอยู่ในระดับพอสมควรไม่แพงเกินไปและใช้ได้คุ้มค่า