《四川省档案工作规范化管理办法》解读讲稿

《四川省档案工作规范化管理办法》解读讲稿 遂宁市档案局谢宗锡

一、《办法》的结构

《办法》是以办法带标准的形式，前办法，后附《四川省机关档案工作规范化管理标准》、《四川省企业、科技事业单位档案工作规范化管理标准》、《四川省各级档案馆工作规范化管理标准》。

《四川省档案工作规范化管理办法》共二十三条，明确了《规范》的目的、重要意义、适用范围、规范标准的考评办法、申请和考评程序要求、考评的组织、授牌、表彰奖励及效力和复查的办法、解释权等。

适用范围：《档案馆标准》适用于市、州、区、县国家综合档案馆，省内其他档案馆可参照执行。国家有特殊规定的从其规定。适用范围：《档案馆标准》适用于市、州、区、县国家综合档案馆，省内其他档案馆可参照执行。国家有特殊规定的从其规定。《企业、科技事业单位标准》适用于各级各类国有企业、科技事业单位。中央在遂企业、科技事业单位、非国有企业可参照执行。《机关标准》适用于各级机关、团体、事业单位及社会基层组织（社区、村）；（中、小学和流通领域的经营性企业按机关标准进行考评。）

申请和考评程序： 申请一般从省三级开始。申请内容包括本单位档案工作基本情况，准备过程中所做的工作，对照标准自查评分情况，存在的问题与改进措施。填写申报表，一式三份。

考评的组织： 1.由档案局委派档案工作经验丰富的专家组成考评组。 2. 考评组一般不少于５人。考评程序： 1.考评组听取申请单位档案工作规范化管理及自查情况汇报； 2. 申请单位出示相关文件和依据材料； 3.实地检查； 4. 形成考评意见并向申请单位通报。

按照我国档案工作实行统一领导、分级管理的原则 省级机关、团体、事业单位的考评，由省档案局负责组织考评市、州级机关、团体事业单位的考评，由省档案局委托市、州档案局考评；县级机关、团体、事业单位的二、三级考评，由省档案局委托区、县档案局组织考评，一级由市、州档案局考评；省属国有企业、科技事业单位的考评，由省档案局会同主管部门进行考评；市、州、区、县国有企业、科技事业单位的考评，由省档案局委托同级档案局考评；跨地区的大型企业，由省档案局负责考评

市州综合档案馆的考评，由省档案局组织考评 县、区档案馆二、三级的考评，由省档案局委托市、州档案局进行考评；一级由省档案局组织考评。申请单位三年内发生了档案人员违法乱纪、失泄密和档案遭受火灾、失窃、水毁、严重虫霉的取消考评资格。

颁证授牌： 考评通过后，由省档案局授予《四川省档案工作规范化管理等级证书》和同级别的牌匾、文件，证书有效期为３年，期满后由负责考评的档案局进行复查，不合格的降级或取消等级。考评形成的材料包括申报表、申请报告、自查报告、自查评分表和考核评分表、考评结论、考评组成员签字名单等，由负责考评的档案局整理归档，返回本单位材料也应归档。

二、《四川省机关档案工作规范化管理标准》（考评细则）二、《四川省机关档案工作规范化管理标准》（考评细则）

标准分为四个大部分，共62条。 第一部分是机构与组织管理，16条; 第二部分是基础设施，８条; 第三部分是基础业务，30条; 第四部分是开发利用，８条。

第一部分：机构与组织管理

1.1 档案工作管理体制建全,档案工作渠道畅通,适应本单位、本系统档案工作需要，配备了业务能力强、适应工作、相对稳定的专兼职档案工作人员。强调两点：一是适应单位和系统档案工作的机构。并对本单位的档案工作进行管理，还必须对系统的档案工作能实施管理。二是配备档案工作人员。要求一定要配备适应工作、胜任工作、相对稳定的档案工作人员。

1.2档案工作纳入本单位工作计划、目标管理和相关部门及人员的岗位职责，同本单位各项工作同步发展，对本机关文件材料的形成、归档工作进行了监督指导。 ——重点要求检查近3年的工作计划等。

1.3本单位档案工作实行综合管理，做到统一领导、统一机构、统一制度，对全部档案实施有效管理。 ——在坚持了三个统一的前提下，实行对全部档案的综合管理。 ——实行集中统管的两种方式：一是全部实体档案的统一管理；二是部分实体档案分散保管，但所管档案目录应统一管理。

1.4 有机关负责人分管、综合部门负责人主管档案工作。 ——每个单位必须要有单位领导和办公室领导分管和主管档案工作，需要出示分工的相关文件。

1.5 档案工作列入领导议事日程，切实解决档案工作中的实际问题，并有明显成效。 ——主动做好服务工作，争取领导的重视和支持； ——列入议事日程，过问和解决档案工作所需的工作环境、工作条件、工作设备及工作经费等。

1.6 档案工作经费能满足档案工作的发展需要。一是看现场是否配备相应基础设施；二是要出示近些年档案经费的开支依据。

1.7 档案人员具有大专以上文化程度。 ——具备适应工作的能力。既要懂得档案业务知识，也要掌握整理档案的业务技能，还要熟悉计算机操作，具备档案人员的政治素质和职业道德品质。

1.8 全部档案人员经过同级、上级档案部门或上级主管部门的档案业务培训。 ——档案人员必须参加档案业务和其他相关知识的培训，如计算机知识、现代设备操作技能等。

1.9 在机关工作中认真贯彻执行档案法律法规和相关规章。定期组织本机关和本系统档案人员进行《档案法》的学习。 ——要求检查相关的文字依据，如单位“五五、六五普法规划”、知识竞赛题单、领导宣传讲话稿等。

1.10 对本单位档案工作进行监督、检查和指导，组织档案基础业务知识培训，开展评比检查。 ——履行档案规章制度，采取相应的监督、检查手段，用评比奖励的办法激励大家的工作。

1.11 积极参加机关协作组活动；每年有本机关、本系统档案工作动态在本机关、本系统的工作简报、刊物或其它媒体上登载。 ——要做得有声有色，有位子；要提高档案工作人员善于工作、善于总结、善于参与的能力。

1.12 对所属单位、本系统档案工作进行监督指导，组织档案业务培训，开展评比检查，建立档案工作管理网络，促进所属单位和本系统档案业务建设的协调发展。 ——本系统主要对行业主管部门而言。

1.13 档案管理制度健全，建立了本机关档案的收集、整理、保管、鉴定（含销毁鉴定）、统计、利用、本单位重大活动档案登记、收集及资料收集等制度办法。

1.14 制订了符合本单位实际的各种门类和载体文件材料的归档范围、档案保管期限表、分类方案，并报同级档案部门备案。 ——分类方案文书档案按：保管期限——年度；保管期限——年度——机构；保管期限——年度——问题； ——其它档案按照有关规定拟订分类方案。拟定的方案一定要符合国家档案局、省档案局或各主管部门与国家档案局联合发文的规定要求。

1.15 制定了本单位各种专门档案的管理制度、办法等。 ——业务工作中产生的专门档案，这些档案须按照国家和有关主管部门的规定和要求，结合本单位的具体情况制定管理办法。

1.16 制定了电子文档管理制度和办法。 ——要求各单位要加强对电子文件运行过程中各个环节的管理，按照国家档案局、省档案局制定的电子文档管理办法的要求，订出相关制度，采取积极措施，配置所需设备，确保电子文件能按规定进行归档，实施有效管理。

第二部分：基础设施

基础设施部分是对各单位保管档案的硬件条件要求。档案的特性要求我们要尽力维护其安全，延长其寿命。这是我们各单位的领导和档案工作人员不可推卸的责任。如果管理不善，造成损失，将来我们要负历史责任的。基础设施部分是对各单位保管档案的硬件条件要求。档案的特性要求我们要尽力维护其安全，延长其寿命。这是我们各单位的领导和档案工作人员不可推卸的责任。如果管理不善，造成损失，将来我们要负历史责任的。

2.1 机关在新建或改造档案专用库房时，应参照《档案馆建筑设计规范》的要求进行设计和布局，并征求同级档案部门的意见。机关档案室所使用的档案库房，必须基本符合国家对档案库房的要求； ——档案库房的荷载、门窗、灯具、防火、防盗、防高温、防有害气体及周边环境，都要尽可能满足存放档案的要求。

2.2 有档案专用库房，能容纳本单位全部档案资料（省、市级机关能容纳２０年的档案资料，州、县级以下机关能容纳１０年的档案资料）。 ——省、市级单位要能容纳本单位２０年； ——州、县级单位要能容纳本单位１０年。

2.3 分设有档案阅览室和档案人员办公室。 ——单独阅览室，便于监控，避免档案丢失,阅览室存放档案检索工具和编研资料，提供利用者方便查阅。办公室便于整理档案。

2.4 档案库房坚固、安全，适宜保管档案。 2.5 档案库房有防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫、防有害气体等设施设备。 ——配备防盗门窗、消防器材、空调机、除湿机、吸尘器、温湿度计、避光窗帘、消毒杀虫设备或药物。

2.6 档案室配有计算机、服务器、摄像机、录放机、扫描仪、光盘刻录机、复印机、防磁柜、照相机（数码摄像机带有照相功能的，可不配照相机）等设备。 ——计算机、服务器用于贮存和利用； ——摄像机用于存档的拍摄； ——录放机用于保管过程中的技术处理； ——扫描仪、光盘刻录机用于电子文档管理中的贮存； ——复印机用于利用和复制不耐久字迹材料的处理； ——防磁柜用于保存磁性载体档案； ——照相机用于拍摄存档所需的照片。

2.7 有数量充足、质量较好的档案专用柜架和整理档案所需的用具。 ——满足能容纳本单位全部档案资料的档案柜架，且档案柜架质量较好。整理档案所需的缝纫机、装订机等工具要齐备。 2.8 档案装具的式样、规格及质量符合国家标准。 ——文书档案、照片档案、基建档案、会计档案和其它专门档案，凡国家和省档案局有专门规定的，必须按规定执行标准，不允许自行添加内容和删除规定的内容。同时要符合规定要求的制作材料，保证质量。

第三部分：业务建设

3.1 按本机关归档范围和归档制度及时接收各种门类和载体的档案，交接手续完备。 ——文书、会计、声像、设备、基建、科研、磁盘、光盘、实物等，要做到齐全完整。

3.2 归档文件的质量符合有关规范要求，书写材料适宜档案的长期保存。 ——行文格式要符合国务院办公厅颁发的《国家行政机关公文格式》和中共中央办公厅颁发的《中国共产党中央机关公文处理条例》 ——存档底稿的拟稿签，在领导签批的位子，一定要盖上单位公章； ——文件处理单，每位领导必须签上自己的全名和阅文时间，以示负责。文件处理单要与文件一并归档。

3.3 文书档案齐全完整。 ——重点检查单位历年的重要会议文件、会议记录，主要是党委、党组机关办公会的会议记录、单位在职能活动中形成的业务文件、内部形成的调研材料、统计数据、各种工程审批文件及附件。还有干部人事任免、奖惩的文件材料。

3.4 会计档案齐全完整。 ——会计档案按照国家档案局和财政部颁发的《会计档案管理办法》规定，按照谁做账谁立卷的原则，所有会计档案只能由会计人员按照规范要求立卷，档案人员只是对会计档案的归档进行监督，对会计档案的整理进行指导，按制度规定对会计档案进行保管和提供利用。文书档案人员无权整理会计档案。

3.5 声像档案齐全完整。 ——声像档案是各单位非常重要的档案资源，他比文字更直观的记录了单位的历史。结合单位大事记，抽查近３年照片档案是否收齐。 ——照片档案缺不缺底片以及每张照片的文字说明。如果是数码像机的，须将内容刻录到光盘上，并加文字说明。

3.6 设备档案、基建档案、科研项目档案齐全完整 ——汽车、空调机、计算机及其它设备，这些设备的说明书、使用手册、线路图等是否收齐。 ——基建档案的设计说明、征用土地批件、红线图、竣工图纸、决算报告等是否齐全。 ——科研项目档案的审批文件及附件等是否齐全。

3.7 自动化办公过程中形成的各种归档的光盘、磁盘及背景信息等齐全完整。 ——归电子文档时，必须刻录成光盘保存，关键是与电子文档配套的相关背景信息，这个非常重要。保存的光盘还须注明盘内的具体内容，编上盘号保存。

3.8 归档的各种其它专门档案齐全完整。 ——除文书档案外，其它专门档案必须按有关专门档案的要求收集齐全完整。如：诉讼档案、国土档案、审计档案、新闻宣传报道档案、教学档案等。

3.9 本机关发文按“两套制”保存。 ——“两套制”是指本单位的发文，到年终后按发文顺序号汇集在一起，方便日后的利用。“两套制”的形式可以是光盘，也可以是纸质的。 3.10 收集与本机关业务工作有关的资料。如年鉴、刊物、文件汇编等。 ——收集与主要职能相关的资料； ——收集的资料还应分门别类进行有序整理。 3.11 保管期限划分准确。 ——检查近３年档案，重点查划为永久和长期（定期）的文件

3.12 档案按全宗进行分类、排列，符合《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则》的要求。其它门类的档案符合相关分类要求。 ——分类、排列要按国家及省档案局的相关规定执行； ——其它门类的档案依照有关规定进行分类和排列； ——一个单位的档案排列，原则上前后要保持一致，不得任意更换排列顺序。

3.13 档号编制科学、规范。 ——按卷整理的案卷档号编制按照国家档案局《档号编制规则》的要求编制。全宗号、目录号、案卷号、页号不能重。 ——按件整理的归档文件要求编制件号、盒号、年度、保管期限等，所编档号与分类、排列及划分的保管期限相符。

3.14 文书档案按卷整理的质量符合《机关档案工作业务建设规范》、《文书立卷与案卷构成的一般要求》；按件整理的文件质量符合《归档文件整理规则》。

《 四川省档案工作规范化管理办法 》 解读讲稿