INÍCIO

1. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão INÍCIO Distribui a verba e informa às Bibliotecas, por e-mail Prepara planilhas, de acordo c/ a verba disponível e encaminha ao DT/SIBi, por e-mail Solicita às Bibliotecas planilhas de livros preenchidas, por e-mail Recebe as planilhas , analisa, controla a verba de cada Unidade , consolida os dados, prepara os lotes p/ o pregão e encaminha à Reitoria, por e-mail Planilhas com Títulos

2. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão Após realização do pregão, recebe da Reitoria dados do mesmo (Fornecedor, nº Contrato, prazo de validade) e planilhas c/ resultados . Encaminha às Bibliotecas, por e-mail Assina o Contrato na Reitoria e envia o material com NF às Bibliotecas e NF-Eletrônica ao DA/RUSP Recebe os dados e planilhas c/ resultado p/ controle e conferência do material a ser recebido Resultado do pregão Material com NF A Recebe material, assina canhoto da NF com “a conferir” e assina NF no verso datando o recebimento da mesma 1ª Conferência do Material Confere material com as Planilhas de Controle e com a Nota Fiscal 1

3. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão 1 Confere Material. Ok ? S N Preenche “Comunicado de Recusa do Material” e envia por e-mail ao fornecedor. Encaminha, c/ protocolo, NF assinada e cópia impressa do “Comunicado” ao DT/SIBi, no prazo de 5 dias úteis do recebimento da NF Assina NF no verso, acusando recebimento do material Encaminha NF original assinada ao DT/SIBi, no prazo de 5 dias úteis do recebimento da NF Comunicado de Recusa do Material C 2 B

4. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão 2 Recebe as Notas Fiscais e encaminha, à Reitoria, p/ pagamento NForiginalassinada FIM B Comunicado de Recusa de Material Recebe N. Fiscais + “Comunicado”, insere dados na planilha de controle. Envia os documentos ao DA/RUSP Assina, data, escaneia e devolve o Comunicado às Bibliotecas, c/ cópia ao DT/SIBi, por e-mail Material recusado Substitui material recusado e envia à Biblioteca , c/ NF, em até 30 dias Comunicado assinado devolvido por e-mail Recebe comunicado e aguarda a troca do material, em até 30 dias Recebe comunicado, p/ ciência Material c/ NF A

5. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão C 2ª Conferência do Material Faz análise física do material em até 10 dias úteisdo recebimento da NF Análise física do Material Ok? S N Insere dados da compra na planilha de controle Preenche “Comunicado de Recusa do Material ” e envia ao fornecedor, c/ cópia ao DT/SIBi, por e-mail D G

6. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão D Comunicado de Recusa de Material Recebe Comunicado de Recusa de Material, insere dados na planilha de controle. Envia os docs. ao DA/RUSP Acusa o recebimento do Comunicado e devolve assinado à Biblioteca, por Fax / e-mail Substitui o material recusado e envia à Biblioteca Comunicado assinado, devolvido por e-mail Recebe comunicado e aguarda a troca do material Material recusado Recebe material e confere com a Planilha de Controle e NF Material c/ NF C

7. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão ESGOTADOS E Recebe, da Reitoria, Protocolado e faz pesquisas p/ confirmar informações Encaminha informação de títulos esgotados à Reitoria O item está esgotado? Devolve, à Reitoria, Protocolado, c/ deferimento do pedido e informa às Bibliotecas os itens esgotados, por e-mail Devolve, à Reitoria, Protocolado c/ indeferimento do pedido Recebe informação e registra os itens esgotados na planilha de controle S N FIM

8. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão Recebe, da Reitoria, Comunicado de deferimento / indeferimento de itens esgotados e devolve assinado ao DA/RUSP, por e-mail No caso de indeferimento, envia material c/ NF à Biblioteca Material c/ NF A

9. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão PRORROGAÇÃO F Encaminha solicitação de prorrogação do prazo de entrega do material à Reitoria Recebe, da Reitoria, Protocolado c/ solicitação de prorrogação do prazo de entrega do material e manifesta-se de acordo com cláusulas do Contrato Prazo de prorrogação aceito? S N Devolve, à Reitoria, Protocolado c/ deferimento do pedido Devolve, à Reitoria, Protocolado c/ indeferimento do pedido

10. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão Recebe, da Reitoria, Comunicado de deferimento / indeferimento de prorrogação de prazo devolve assinado ao DA/RUSP, por e-mail No caso de indeferimento, envia material c/ NF à Biblioteca Material c/ NF A

11. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão TOMBO G Envia planilha com número de tombo ao DT/SIBi Recebe planilha das Unidades, consolida dados e envia arquivo à Reitoria, por e-mail planilha com número de tombo Recebe, da Reitoria, cópia da Nota de Anulação dos valores ref. aos itens esgotados e multas aplicadas aos fornecedores, faz o controle das verbas de cada Unidade e informa às Bibliotecas o saldo disponível FIM

12. PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada - Pregão Carimbos utilizados na conferência (verso da NF) Ver página 2 Ver página 3