Download
1 / 13
170 likes | 626 Views
Eka Ismantohadi , S.Kom. Implementasi Sistem ERP. Pendahuluan. Sistem ERP merupakan sistem yang besar dan kompleks Berpengaruh pada sebagian besar departemen Volume data sangat besar Investasi tidak sedikit Keberhasilan implementasi dipengaruhi banyak aspek (teknis,organisasi)
E N D
Eka Ismantohadi, S.Kom Implementasi Sistem ERP
Pendahuluan • Sistem ERP merupakan sistem yang besar dan kompleks • Berpengaruh pada sebagian besar departemen • Volume data sangat besar • Investasi tidak sedikit • Keberhasilan implementasi dipengaruhi banyak aspek (teknis,organisasi) • Faktor-faktor yang mempengaruhi • Infrastructure, manufacturing, IT maturitygoverment, business size, regional, BPR experience
Isu Manajemen Proyek • ERP merupakan hal yang sangat kritis bagi efisiensi organisasi, oleh karena itu diperlukan perencanaan proyek yang cermat. • Berbagai isu manajemen proyek yang harus diperhatikan : • Estimasi waktu : penentuan skala prioritas, fleksibilitas jadwal, dansebagainya harus ditentukan dengan cermat. • Jenis sistem ERP yang akan diadopsi : Sistem yang diadopsi utuh dari vendor biasanya dengan modifikasi minimal. Tujuan utama adalah implementasi ERP yang tepat untuk organisasi.
Faktor Keberhasilan • Critical success factor keberhasilan implementasi sistem ERP [OLS-2004]: • Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis • Komitmen dari seluruh jajaran manajemen • Manajemen proyek implementasi yang baik • Tim implementasi yang baik • Rekayasa ulang proses bisnis (BPR) • Komitmen organisasi untuk berubah • Pendidikan dan pelatihan yang intensif • Data yang akurat • Sosialisasi dan komunikasi yang intensif • Pengukuran kinerja yang jelas dan fokusnya • Dapat mengatasi isu-isu yang berkembang
Langkah-langkah Implementasi • Secara garis besar terdapat tiga pendekatan umum [OLS-2004] : • Penggunaan satu paket utuh (vendor tunggal) • Kombinasi dari berbagai vendor (multi vendor) • Kostumisasi atau membuat sendiri sistem ERP • Biasanya dipilih pendekatan yang sesuai dengan kemampuan perusahaan serta skenario implementasi jangka panjang.
Langkah-langkah umum implementasi ERP tidak jauh berbeda dengan tahapan sistem informasi lainnya : • Membangun organisasi tim proyek • Menentukan pendekatan implementasi • Membangun rencana implementasi • Menentukan kriteria keberhasilan dan metode pengukurannya
Struktur Organisasi • Implementasi ERP harus dikelola oleh sekelompok tim yang dibentuk khusus untuk implementasi • Komite Pengarah : terdiri atas perwakilan klien dan para eksekutive unit bisnis. Anggota tim ini harus diwakili oleh semua area yang dipengaruhi ERP. • Staf Teknologi Informasi Internal : Manajer, Programmer, Analis, dan Dukungan Teknik • User Utama Internal • Perwakilan Vendor/konsultan
Bentuk Umum Struktur Organisasi Tim Implementasi ERP [SAT-2000] Komite Pengarah Dukungan Administratif Tim Proyek Pokja Logistik Pokja Tim Pengembangan Pokja SDM Pokja Akunting Catatan : Kelompok tergantung modul ERP yang dikembangkan
Siklus Hidup Pengembangan ERP • Perencanaan • Langkah awal : membentuk komite pengarah • Tugas utama komite ini adalah mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkup proyek ERP, menentukan manajer proyek dan tim lainnya. • Tugas tim proyek pada fase ini : • Mendefinisikan masalah yang akan diselesaikan ERP dan Ruang lingkupnya • Mengevaluasi alternatif pendekatan pada ERP • Membuat jadwal dan anggaran proyek
2) Analisis • Komite pengarah telah sepakat menjalankan sistem ERP dan mungkin telah menentukan pendekatan yang akan dilakukan. • Mengumpulkan informasi dan mendefinisikan kebutuhan dari berbagai fungsi di organisasi. • Memilih vendor ERP dan mengevaluasi vendor yang dapat memenuhi kebutuhan dan merekomendasi kepada tim pengarah. • Tanggung jawab utama tim pada fase ini adalah mengidentifikasi rekayasa ulang proses bisnis yang diperlukan berdasarkan paket software. • Jika vendor dipilih perwakilan vendor atau pihak konsultan dapat dilibatkan dalam proses analisis. • Pada akhir analisis idealnya dihasilkan prototipe sistem ERP diberbagai area untuk disimulasi dan diintegrasikan.
3) Desain • Tingkat desain tergantung pada pendekatan ERP. • Jika dipilih satu paket maka antarmuka sebagian besar telah ditentukan, kostumisasi hanya dibagian minor. • Jika dipilih kostumisasi paket, desain antarmuka menjadi lebih lama. • Aspek desain lainnya yang cukup penting adalah hardware, karena semua fungsi bisnis akan menggunakan sumber daya yang sama • Pada fase ini pengguna akhir (end user) harus mendapatkan pelatihan intensif atas paket ERP. • Pada fase ini kemungkinan akan terjadi beberapa rekayasa ulang proses bisnis.
4) Implementasi • Untuk pendekatan kesatuan paket, program sudah dirancang dan diterapkan permodul. • Beberapa modul harus dikonfigurasimenjadi sistem yang terpadu. • Setelah modul selesai dikonfigurasi selanjutnya dilakukan validasi dengan beberapa kali iterasi dan beberapa kali revisi hingga sistem siap dijalankan. • Membuat dokumentasi seluruh sistem dan memberikan pelatihan pengguna sistem. • Tahap terakhir membuat rencana instalasi.
5) Dukungan Teknis • Tujuan pada fase ini untuk menjamin keberhasilan sistem jangka pendek dan jangka panjang. • Meski pelatihan telah diberikan tetap masih diperlukan dukungan teknis. • Elemen penting lain adalah pemeliharaan sistem ERP. • Pemeliharaan adaptif diperlukan jika mengupgrade versi paket dan modul atau terjadi kostumisasi. • Pemeliharaan perspektif diperlukan untuk memelihara kinerja sistem agar tetap optimal.
