会计信息系统实务操作教程

1. 会计信息系统实务操作教程 新起点IT工作室 出品 网址：www.newtop01.net 邮箱：lly69@vip.sian.com

2. 会计信息系统实务操作教程 第1单元 会计信息系统基础

3. 会计信息系统实务操作教程 • 什么是会计信息系统 • 会计信息系统的工作原理 • 会计信息系统与ERP • 会计信息系统的基本概念 • 会计信息系统的结构 • 结构化、模块化开发的方法和思路 • 软件开发各个阶段的内容、方法和使用的工具 • 编码和测试在软件开发过程中的意义和作用

4. 会计信息系统实务操作教程 什么是会计信息系统 • 会计信息与会计信息系统 会计是以货币作为主要计量单位，运用专门技术对企业和行政事业单位，乃至 整个国家的经济活动进行连续、完整、系统地反映和监督的一种管理活动。 会计信息是经过加工处理并对会计业务或管理活动产生决策影响的数据信息， 它是会计核算和会计分析中形成的凭证、账簿、报表等数据。它包含三类信息：财 务信息、定向信息和决策信息。 会计信息系统（Accounting Information System，简称AIS）是管理信息系统的 一个子系统，是指由特定的人员,数据处理工具和数据处理规程组成的有机整体，是 一个企事业单位处理会计业务，并为企业管理者、投资人、债权人、政府部门等提 供财务信息、分析信息和决策信息的实体。它通过收集、存储、传输和加工各种以 货币价值形式反映的会计信息，并将其反馈给有关各部门，为企业的经营活动和决 策活动提供帮助。

5. 会计信息系统实务操作教程 什么是会计信息系统 • 计算机会计信息系统 会计信息系统经历的第一个阶段是手工会计信息阶段，这一阶段的数据处理速度慢，时效性差，查询检索也极不方便。 随着19世纪末机械化设备的出现，人们利用自动化程度较高的机器设备实现对会计信息的记录、计算、检索、分类、汇总和编制会计报表的工作。这是第二阶段即机械会计信息系统阶段。机械设备提高了处理速度和准确性，但效率还是比较低、数据查询、存储还不是太方便。 第三阶段是电算化会计信息系统阶段。二次世界大战以后，计算机的产生对会计数据的处理出现了根本的变革。大部分企业使用计算机这种工具来处理会计信息，并对会计信息进行分析、预测和决策。 以计算机作为主要数据处理工具的会计信息系统称为电算化会计信息系统，简称会计信息系统（AIS）。它主要的任务是将计算机系统技术、数据通信技术、系统工程理论与会计和财务管理知识紧密结合，专门研究如何采用最优的方法去建立一个具有会计核算功能并能为决策提供依据的信息系统。

6. 会计信息系统实务操作教程 什么是会计信息系统 • 会计信息系统的发展前景 • 信息系统向综合化和集成化方向发展 • 信息系统数据向大量化和多维化发展 • 信息系统向网络化和智能化发展 • 信息系统向国际化和本地化发展 • 财务软件的开发和财务软件的应用逐步走向分工，形成独立的职能 • 设计难度不断加大，升级的节奏不断加快，对软件专业公司提出了更高的要求

7. 会计信息系统实务操作教程 会计信息系统的工作原理 • 业务初始 在使用会计信息系统处理会计业务前，使用单位应首先完成以下初始工作： （1）根据本单位会计核算的要求确定核算环境，如凭证类型、记账本位币、科目级数、科目代码长度、会计核算期间等。 （2）确定和建立会计科目核算属性库，包括会计科目代码、名称、类型等。 （3）确定和建立会计核算所需要的其他相关项目的代码及属性，如客户、供应商、部门、个人等。 （4）整理相关数据，建立各类账簿的初始数据，即电子账簿的启用余额等。

8. 会计信息系统实务操作教程 会计信息系统的工作原理 • 凭证填制与录入 原始凭证不能直接输入计算机，由日常核算人员根据原始凭证填制记账凭证，记账凭证除填写标准汉语会计科目名称外，还需要注明科目编码（明细科目尽可能详细，必须是已有编码的科目），填写凭证摘要应使用规范化词组。 填写完毕的记账凭证由操作人员及时输入计算机，录入人员签字，然后由审核人员对凭证进行审核，若通过，审核人员签字，否则进行修改，并要再次审核。特别要注意的是，由于内部牵制制度的要求，审核人员与录入人员不能是同一个人。

9. 会计信息系统实务操作教程 会计信息系统的工作原理 • 记账 凭证输入完毕通过审核后，应及时选用记账功能记入各类账簿（包括总分类账、明细分类账、日记账以及其他账簿）。日记账每天打印，其他账簿可满页打印，但每月必须打印一次。如有需要，可打印科目余额表和有关日报表，打印完毕的日报余额表和明细账都要加盖操作员姓名印章，再加盖会计主管等有关人员审核印章后生效。总账年终打印一次，平时可打印总账本期发生额对照表。打印完毕的账页要加盖操作员印章，装订后加盖会计主管等有关人员审核印章后生效。

10. 会计信息系统实务操作教程 会计信息系统的工作原理 • 会计报表 会计报表一般通过财务软件提供的通用报表系统生成。经过会计报表格式设计，建立生成会计报表内数据的各类计算公式，而会计报表的数据绝大部分来源于会计账本库，期末由计算机自动取数并计算，形成当期的会计报表。打印完毕的报表加盖操作员印章，再加盖会计主管等有关人员的审核印章后生效。

11. 会计信息系统实务操作教程 会计信息系统的工作原理 • 日常维护 在软件的使用过程中，维护工作是十分重要的，只有对软件进行正常的维护，才能使其适应各类情况的变化。以账务处理为例，其主要的维护工作有： （1）当科目发生变化时，使用有关调整功能修改科目库； （2）当业务处理原理、项目、方法及结构固定的数据库（如凭证库等）发生变化时，应由主程序维护人员负责修改，并由会计主管和操作员审核通过。

12. 会计信息系统实务操作教程 会计信息系统与ERP 会计信息系统是ERP的基础，也是ERP的核心内容。 ERP是英文Enterprise Resource Planning的简称，中文含义为“企业资源规划”。它是由物料需求计划（Manufacturing Resource Planning，简称MRP）、制造资源计划（MRP Ⅱ）发展而来的，三者都以计划为主线，但MRP和MRP Ⅱ的管理核心是物料，而ERP的管理核心是财务管理。所以作为ERP的一个子系统，会计信息系统的重要作用和地位是显而易见的。 ERP是一种先进的管理思想，由于它必须在计算机的平台上实施，所以人们总是认为它是一种软件，而软件也是一种文化，是一种新型的管理模式。以国外企业管理模式为背景的财务软件与我国当前的企业管理模式尚有一段距离，很难适应我国现阶段的企业管理，这种差异主要表现在文化背景和管理模式，以及财务、税收、金融和社会保障等制度和这些财务软件与我国会计人员操作习惯上。

13. 会计信息系统实务操作教程 会计信息系统的基本概念 • 会计基本要素 资产： • 流动资产 • 长期投资 • 固定资产 • 无形资产 • 其他长期资产

14. 会计信息系统实务操作教程 会计信息系统的基本概念 • 会计基本要素 负债： • 流动负债 • 长期负债

15. 会计信息系统实务操作教程 会计信息系统的基本概念 • 会计基本要素 所有者权益： • 实收资本 • 资本公积 • 盈余公积 • 未分配利润

16. 会计信息系统实务操作教程 会计信息系统的基本概念 • 会计基本要素 收入： 我国《小企业会计制度》对“收入”要素的定义是指企业在销售商品、提供劳务及让渡资产使用权等日常活动中所形成的经济利益的总流入。企业的收入包括主营业务收入和其他业务收入，但不包括为第三方或者客户代收的款项，如增值税中的进项税额。 企业除了通过销售商品、提供劳务及让渡资产使用权等日常活动可以形成经济利益的流入外，还有一些活动也可以形成经济利益的流入，这部分一般称为非营业收入，如投资利益、营业外收入等。

17. 会计信息系统实务操作教程 会计信息系统的基本概念 • 会计基本要素 费用： 《小企业会计制度》对“费用”的定义是指企业为销售商品、提供劳务等日常活动所发生的经济利益的流出。而对于企业为生产产品、提供劳务而发生的各种耗费则定义为成本，即生产环节发生的耗费构成产品或劳务的成本价值。当产品或劳务未出售时，它只表现为以产品或劳务的形态存在于企业的资产中，只有当产品或劳务实际出售时，这些资产的成本价值才转移为相应费用。

18. 会计信息系统实务操作教程 会计信息系统的基本概念 • 会计基本要素 利润： 《小企业会计制度》对“利润”要素的定义是指企业在一定期间的经营成果，包括营业利润、利润总额和净利润。企业一定期间的收入减去同期费用的差额，若是正数，则企业盈利；若是负数，则企业亏损。

19. 会计信息系统实务操作教程 会计信息系统的基本概念 • 会计工作方法 • 设置会计科目及账户 • 复式记账 • 填制和审核凭证 • 成本计算 • 登记会计账簿 • 财产清查 • 编制会计报表

20. 会计信息系统实务操作教程 会计信息系统的基本概念 • 会计工作方法 会计核算工作程序

21. 会计信息系统实务操作教程 会计信息系统的基本概念 • 设置会计科目及账户 • 会计科目概念 • 会计科目的设置原则 • 会计科目的分类 • 账户的概念

22. 会计信息系统实务操作教程 会计信息系统的基本概念 • 复式记账 • 记账符号 以“借”、“贷”为记账符号。 • 记账规则 记账规则为“有借必有贷，借贷必相等”。 • 账户结构 • 试算平衡

23. 会计信息系统实务操作教程 会计信息系统的基本概念 • 填制会计凭证、审核凭证及成本计算 • 会计分录及其编制方法 • 会计凭证 • 会计凭证的作用 • 会计凭证的传递 • 会计凭证的保管 • 试算平衡 • 成本核算

24. 会计信息系统实务操作教程 会计信息系统的基本概念 • 登记会计账簿 • 会计账簿 • 账簿的登记方法 • 明细账的格式 • 对账 • 结账

25. 会计信息系统实务操作教程 会计信息系统的结构 • 物理结构 • 硬件设备 （1）单机结构 （2）多机松散结构 （3）联机结构 （4）网络结构 • 软件配置 （1）系统软件 （2）应用软件

26. 会计信息系统实务操作教程 会计信息系统的结构 • 功能结构

27. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的需求分析 • 任务与步骤 • 需求分析的任务 （1）准确地确定问题，充分理解和表达用户的需求。这也就是要详细定义要开发软件的功能、性能、有关属性、外部接口、设计限制、数据库需求、确定硬件和软件支持环境以及辅助软件等内容。 （2）使用自上而下逐层分解的结构化分析（SA）方法，把整个会计信息系统分解为若干个子系统，把整个软件的所有功能分配给会计信息系统的各功能部分，并详细定义每个子系统的外部功能以及它们间的接口。 （3）对以上已经进行的两项工作进行阐述，形成需求文档（需求规格说明书）。其中明确定义了要开发的会计信息系统的需求、系统的构成和有关接口。

28. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的需求分析 • 任务与步骤 • 需求分析的工作步骤

29. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的需求分析 • 需求分析的基本方法——SA方法 • SA方法（结构化分析方法）的特点 （1）自上向下逐层分解 计算机会计信息系统是一个十分复杂的系统，而人类处理复杂问题的基本手段就是把它分割成相对独立的若干个较简单、较小的问题，如果问题不够简单，再继续分割，如此循环下去，直到问题足够简单为止，这就是分解或精细化的过程。分解可以逐层进行，即逐层添加细节，并进行逐层分解。 （2）采用简明易懂、直观的描述方式 系统分析的结果是需求文档的重要组成部分，需求文档是需要反复与用户讨论并由用户进行审查，最后经双方确定、认可的。由于系统分析的描述方式必须简明易懂，让用户能一看就明白，所以结构化分析方法采用了介于形式语言和自然语言之间的描述方式，并且尽量采用图形方式来描述。

30. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的需求分析 • 需求分析的基本方法——SA方法 • SA方法主要工具 （1）数据流图 数据流图是用来描述数据处理过程的。数据流图（Data Flow Diagram，简称DFD），以图形的方式描述处理系统的工作流程。数据流图一般由以下4种基本元素组成： • 数据流：用箭头→表示。 • 数据处理（或称加工）：用椭圆或圆表示。 • 信息存储：用双线表示。 • 数据的源点或终点：用方框表示。 数据流图

31. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的需求分析 • 需求分析的基本方法——SA方法 • SA方法主要工具 （2）数据词典 数据词典（Data Dictionary，DD）是对数据流图包含的所有元素的定义集合，也就是对数据流图中各文件及数据流进行详细地描述和确切地解释。其作用是为系统人员在系统分析、系统设计和系统维护过程中提供关于数据的描述信息。 数据词典的内容应包含以下4 种类型的词典条目：数据流、文件、数据项和加工。加工类条目又称小说明，主要涉及算法描述，描述特点有所不同。

32. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的需求分析 • 需求分析的基本方法——SA方法 • 数据流图举例 会计核算系统分解

33. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的需求分析 • 需求分析的基本方法——SA方法 账务处理分解 • 数据流图举例

34. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的需求分析 • 需求分析的基本方法——SA方法 • 数据流图举例 银行对账单分解

35. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的系统分析 • 总体设计 • 总体设计的任务 • 将系统划分成模块； • 决定每个模块的功能； • 决定模块的调用关系； • 决定模块间的接口。

36. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的系统分析 • 总体设计——SD方法 • SD方法（结构化设计方法）的特点 结构化设计方法与结构化分析方法用于从需求分析数据流图中导出系统模块结构图。在导出系统模块结构图的过程中，以低耦合、高内聚作为模块划分的准则，先将系统划分为若干个大模块，再将各大模块继续划分成若干个较小的模块，每个模块实现其中一部分功能，如此下去，直至得到使程序足够简单且能够实现某种功能、具有相对独立性的小模块，若干个模块相互联系，相互配合，完成系统的全部功能。因此结构化设计遵循由大到小、自上而下、层层分解的基本原则。

37. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的系统分析 • 总体设计——SD方法 • 模块划分的独立性原则 为设计高质量的软件，必须要把软件系统划分为多个模块，该过程称为模块化。但模块的划分并不是随意的，从软件系统的可维护性、可靠性和可理解性等要求来看，模块应具有独立性。如果一个功能的有关各部分是分散在多个模块中，那么这些模块之间的关系是谈不上独立的，必然会相互依赖。因此，一个系统的各模块之间要相对独立，才符合信息隐藏和信息局部化的原则。 信息隐藏是指在设计和确定模块时，使得一个模块内包含的信息（过程和数据）对于不需要这些信息的模块来说是不可访问的。信息局部化是指把一些关系密切的软件元素，在物理意义上放得彼此靠近。关系密切是指这些软件元素（数据和所有有关过程）是共同解决某问题或实现某功能所需的。

38. 会计信息系统实务操作教程 信息隐藏和信息局部化是保证模块独立的有力措施。因为信息隐藏能保证一个模块内的信息让不需要知道这个信息的其他模块访问无法访问，信息局部化能让关系密切的软件元素物理上互相靠近（最好在同一个模块中），自然使得模块之间关联性降低，独立性提高。具体要求为：模块间关联和依赖程度要尽量小，也就是要使模块之间的接口尽量简单，并通过耦合性和内聚性来衡量模块的独立性。 ① 耦合是对模块之间相互关联程度的一种量度，它表现了模块的外部特征。模块间的耦合程度越低，说明模块的独立性越好。模块间接口的复杂程度决定了耦合性的强弱。模块耦合有数据耦合、公共耦合、内容耦合和控制耦合等几种。 数据耦合：两个模块之间是数据调用关系，相互传递的信息以参数形式给出。它是模块之间耦合性最弱的一种形式。 公共耦合：一些模块需要引用全局变量，其相互依赖，相互影响。因此，对于个别模块的修改和再利用必然带来许多不方便。 内容耦合：一个模块对另一个模块作直接引用，也许通过非正常入口进入另一个模块或对另一模块的内容进行直接的修改。这样的耦合关系使得模块间的联系过分紧密，常常给后期的开发和维护工作带来不便。 控制耦合：一个模块明显地控制着另一模块的执行顺序，它们之间便是控制耦合的关系。对于这种耦合情况，发送控制信息的模块必须对接收信息的模块有十分具体的了解，一旦接收模块有了变动，势必会影响到这种控制关系。 ② 内聚是指一个模块内部的各成分之间（如语句之间或语句段之间）的联系。内聚性是对模块内部各成分联系强弱的一种定性度量。通常情况下，如果模块的内聚性越好，模块内部各成分的联系强度越大，则该模块与其他模块之间的关联程度也就相对较弱，增加了可理解性、可维护性和可靠性。

39. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的系统分析 • 总体设计——SD方法 • SD方法中使用的图形工具 ① 层次图：层次图用来表示软件系统的层次结构，一个矩形框代表一个模块，方框间的连线（没有箭头）表示调用关系。需要特别注意的是，它不同于描述数据的层次图中连线表示组成关系。层次图的优点是简单、易学易用。缺点是不够一目了然，也无法表示判断和循环。 ② 结构图：结构图是目前在描述系统的结构上用得最广泛的图形工具，它主要用来表达系统内各部分的组织结构和相互关系。 • 模块：模块方框表示，名称写在方框内。 • 调用：调用是结构图中模块之间的唯一联系方式，它将系统中所有模块结构化地、有序地组织在一起。 • 数据：模块在相互调用过程中要互相传递数据，结构图用带有注释的小箭头来表示传递的数据信息。

40. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的系统分析 • 总体设计——SD方法 • SD方法中使用的图形工具 层次图 结构图

41. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的系统分析 • 总体设计——SD方法 • 层次图实例

42. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的系统分析 • 总体设计——SD方法 • 数据库文件设计 在进行数据库文件设计时，应从以下几个方面加以考虑： （1）需要建立的文件 • 账务数据库文件 • 辅助性数据库文件 • 临时工作文件

43. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的系统分析 • 总体设计——SD方法 • 数据库文件设计 在进行数据库文件设计时，应从以下几个方面加以考虑： （2）数据库文件的组织形式 • 顺序组织方式：其内部的记录按建立时间先后顺序排列、处理，具有这种组织方式的文件叫顺序文件。当数据量大时，顺序文件的存取速度就会比较慢。凭证库文件一般按输入的先后顺序排列，是顺序文件。 • 牵引组织文件：系统对按先后顺序排列的文件按索引关键字进行自动建立索引，具有这种组织方式的文件叫索引文件。按键值对索引文件进行查询，速度较快。例如以“地区号”和“单位代码”为关键字建立索引来查询单位往来业务，尽管业务很多，数据量很大，速度依然很快。

44. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的系统分析 • 总体设计——SD方法 • 数据库文件设计 在进行数据库文件设计时，应从以下几个方面加以考虑： （3）文件的存取区域设计 通常情况下，计算机会计信息系统的数据库文件都是放在计算机硬盘上的，这样不仅能够达到数据快速存取的目的，而且可以长期保存，不易丢失。数据库文件存放在硬盘的什么区域、什么目录，并且要能保证这些文件既能存取方便、迅速，又具有共享性和安全性，就是数据库文件存取区域设计的任务。

45. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的系统分析 • 总体设计——SD方法 • 数据库文件设计 在进行数据库文件设计时，应从以下几个方面加以考虑： （4）数据库文件结构设计 所谓数据库结构就是要定义数据库文件中包含的字段及字段的属性、长度等内容。在需求分析时用户得到了每个文件的数据词典，定义了文件的逻辑结构。在系统设计时，我们要按计算机便于处理的原则来决定每个文件的名称及结构，即各个数据库文件应有哪些字段，各个字段的名称、类型和长度等。 数据库文件的名称要以易记，便于管理为原则。

46. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的系统分析 • 总体设计——SD方法 下面是为“银行对账”库文件所设置的字段名称、字段类型和字段长度。 YHDZ.DBF库结构 序号 字段名称 类型 长度 小数位数 字段说明 1 KMDM C 12 科目代码 2 RQ D 8 对账单日期 3 YHZY N 10 银行摘要 4 ZPJSDJH C 5 支票结算单据号 5 SHF C 2 收/付 6 JE N 14 2 金额 7 YDBZ L 1 已达标志

47. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的系统分析 • 总体设计——SD方法 • 数据库文件设计 在进行数据库文件设计时，应从以下几个方面加以考虑： （5）确定数据库文件的属性 当数据库文件的结构设计好之后，应根据会计核算的要求确定文件的属性： • 保密性：确定每一数据库文件可以由哪些人员操作，如记账凭证库文件只允许录入人员、审核人员操作。 • 读写特性：确定哪些数据库文件只允许读，哪些数据库文件只允许写，哪些数据库文件可读可写。 • 共享性：在网络计算机会计信息系统中或多用户会计信息系统中，还需要确定每个数据库文件是否允许几个使用者在不同的工作站或终端访问。

48. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的系统分析 • 详细设计的基本方法——SP方法 • SP（结构化程序）方法的特点 • 由顶向下逐步精细化的程序设计方法。 • 使用3种基本控制结构来单入口单出口的程序。 • 采用主程序员组的开发人员的组织方式来实现程序的具体开发。

49. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的系统分析 • 详细设计的基本方法——SP方法 • SP方法的描述工具 详细设计的描述方法有图形描述方法、语言描述方法和表格描述方法3种。在此只介绍使用最多的两种图形描述方法：传统的程序流程图和盒图（N-S图），以及语言描述方法中的过程设计语言（PDL语言）。

50. 会计信息系统实务操作教程 开发会计信息系统的系统分析 • 详细设计的基本方法——SP方法 • 程序流程图 程序流程图的主要优点是对控制流描述直观易懂，便于初学者掌握。但是，由于程序流程图可以不受约束地画带有箭头的控制流线，若使用不当就会造成非结构化的程序设计。不易表示层次结构，不易表示数据结构和模块间的调用关系等重要信息，是程序流程图的缺点所在。