档案收集及系统使用 -- 部门档案归档培训资料

1. 档案收集及系统使用--部门档案归档培训资料 贵州大学档案馆（校史馆） 2014年3月20日

2. 一、档案收集与整理 二、档案管理系统使用

3. 一、档案收集与整理 1.收集范围 2.归档要求 3.档案材料的整理

4. 1. 收集范围 • 1.1 凡是学校在各类活动中形成的具有保存价值的材 料均属应归档的档案材料。 • 1.2 归档内容，参照《贵州大学各单位档案材料归档范围和保管期限规定（试行）》收集归档。 • 1.3 必归内容：每年的工作计划（要点）、总结、单位职工信息表。

5. 2. 归档要求 2.1 归档材料必须是原件，复印件一般不归档。 2.2 拟归档的档案材料须整理，并按要求录入档案管理系统。 2.3 移交时，须打印卷内（移交）目录一式三 份，其中:一份装盒，两份用于办理移交手续。

6. 3. 档案材料的整理 3.1 须拆除归档材料上的金属装订物和易变脆的塑料物。拆除装订物后，10页左右的材料要用浆糊粘合住材料的左上角（以不摭挡材料内容为宜）；页码过多的材料，须打孔用线装订。

7. 3. 档案材料的整理 3.2 要在每份材料首页的右上角盖档号章，并仔细填写档号，内容包括全宗号、归档年份、分类号、卷号（黑笔填写）。 注：同一卷（盒）内每份材料填写的档号是一致的。

8. 3. 档案材料的整理 3.3 要在每份材料首页的左上角编写件号（用铅笔编），件号为流水号，起始号为1。

9. 3. 档案材料的整理 3.4 要在每份材料的右下角编写起止页号（铅笔编写）。如“1-11页，1-20页”。

10. 二、档案管理系统使用 • 1.系统登录 • 2.修改个人信息 • 3.档案著录 • 4.修改著录信息 • 5.目录打印 • 6.档案查询

11. 1. 系统登录 • 方法一：在WEB浏览器地址栏输入http://210.40.3.224 • 方法二：进入档案馆网页，点档案管理系统登录

12. 1. 系统登录 • 第一次使用本系统，进入页面后须安装数字证书 • 输入用户名及密码 注：没有用户名和初始密码的单位可向我馆综合档案室查询。

13. 2. 修改个人信息 • 主要是用于第一次使用系统的单位，也用于密码的更改。 • 点击菜单栏“系统设置”按钮，进入系统设置管理界面。

14. 2. 修改个人信息 • 点击“用户管理”进入“用户账户信息”界面。 • 逐项填写，并修改密码（密码要设6位以上），但不要修改用户名。

15. 3. 档案著录 • 3.1 案卷著录 • 3.2 文件级著录 • 3.3 全文信息著录

16. 3. 档案著录--档案信息管理界面 点击“各单位移交录入档案表”左边的“+”进入下一步（除有特殊要求的单位外，大部分单位每年每次均在此著录）

17. 3. 档案著录--档案信息管理界面 点击 “录入档案表”或右边的“打开” 进入录入界面（大部分单位每年每类档案均从这进入著录）

18. 3. 1 案卷著录 点击左边偏上点的“添加案卷” 按钮打开录入表单

19. 3.1 案卷录入表单 根据要求逐项录入

20. 3.1 案卷录入表单--著录项目 • “一级目录”：为单位分类号，在档案馆网页可查到，也可向档案馆咨询。如组织部为“DQ13”，外国语学院为“XY12”。 • “二级目录”：一般为卷号，如01，02，03……。一般是组卷为2卷及以上的单位填写，如只归档一卷的可不填写。 • “三级目录”：大部档分归单位不要求录入。需要录入的单位，我们会作出要求。

21. 3.1 案卷录入表单--著录项目 • “全宗号”：“115”。 • “实体分类号”：一般由材料形成的年度和单位分类号组成。格式为2013-XY12、2013-DQ15、2013-JX11-3等。实体分类号的字母要大写。 • “盒号”：即“卷号”，如“1，2，…”。 注：由于每卷档案的档号是由全宗号、实体分类号、盒号组成，所以这三项一定要仔细填写。

22. 3.1 案卷录入表单--著录项目 • “保管期限”：分为“永久、长期、短期、30年、10年”五种，录入时根据盒内材料情况进行选择 • “密级”：分为“公开、内部、秘密、机密、绝密”五种。一般大部分档案材料选择为“公开”，但对于明确密级的，请选择对应的密级。 对于不够密级，但又不适宜公开的材料，可选择“内部”。

23. 3.1 案卷录入表单--著录项目 • “正题名”：为案卷题名，是对该卷主要内容的概括。 • “附注”：是在有必要对该案卷作出注释时填写。

24. 3.1 案卷录入表单--著录项目 • “第一责任者、其他责任者”：“第一责任者”即卷内档案材料形成者，一般以材料上的公章为准；如是有多个材料形成单位，则这一卷内材料多的单位为第一责任者，其他单位为其他责任者。 • “归档单位”：就是组卷单位。可根据情况填写至归档科室，如：党办，外国语学院、人事处人事科等。

25. 3.1 案卷录入表单--著录项目 • “页数”：为本案卷内所有档案材料页数的总和。 • “起止时间”：分别为卷内最早一份材料和最晚一份材料的日期。 • “主题词”：点击输入框后面的按钮，系统会自动生成主题词。

26. 3.1 案卷录入表单--著录项目 • “接收人、移交时间、移交人”：送交纸质档案时填写。 • “输入员”：为著录档案信息人员的姓名。 • 获奖档案还需填写“奖励名称、获奖等级、获奖时间”等项。

27. 3.1 著录项填写完成的案卷录入表单 • 著录信息全部输入后，点击左下角的“添加”，完成该案卷信息的著录。

28. 3.2 文件级著录 • 案卷著录完成后，“档案文件信息管理”界面如右图 • 点击“添加文件”，进行文件级著录

29. 3.2 文件级录入表单 根据要求逐项录入

30. 3.2 文件级录入表单--著录项目 • “一级目录、二级目录、三级目录”：要求与案卷级一样。 • “全宗号、实体分类号”：要求与案卷级一样。 需要提醒注意的是：同一卷档案的案卷级与文件级的这几项内容录入一定要一致，如案卷的“一级目录、实体分类号”分别为“XY12、2013-XY12”,文件也分别是“XY12、2013-XY12”。

31. 3.2 文件级录入表单--著录项目 • “件号”：一般是小数点和几个数字组成，如“1.0001”，小数点前的数字是卷(盒)号，小数点后的是档案材料的件号。 • “保管期限、密级”：要求与案卷一样。每份材料要根据情况自行选择。密级除有明确密级的材料外，一般是“公开”，但确不易公开的，可选择“内部”。

32. 3.2 文件级录入表单--著录项目 • “正题名、副题名、附注”： “正题名”就是该份材料的名称。有些材料会有副题名，则必须填写“副题名”项。 “附注”是在有必要对该材料作出注释时填写。

33. 3.2 文件级录入表单--著录项目 • 第一责任者、其他责任者：第一责任者即档案材料形成者，一般以材料上的公章为准；有多个单位的，则牵头单位为第一责任者，其他单位为其他责任者。 • 归档单位、主题词、输入人员等项：与案卷级录入要求一样。

34. 3.2文件级录入表单--著录项目 • “页数”：指本份材料的总页数。 • “文件时间”：即材料形成日期，一般以材料后签署盖章的最后一个日期为准，填写格式为8位阿拉伯数字。 • “文号/图号”：文件一般都有文号，图纸有图号，在此必须填写完整。如：院党字[2013]1号。

35. 3.2 文件级录入表单--著录项目 • “载体、文本、文种”：根据所归材料的具体情况进行选择。 • “归档份数”：一般为1份。 • “附件题名/电子文件编号”：有些材料会有附件，需在此注明名称或编号。 • 此外，获奖档案需要填著“奖励名称、获奖等级、获奖时间”。

36. 3.2 著录项填写完成的文件级录入表单 • 著录信息全部输入后点击“添加”，完成该份材料信息的著录

37. 3.2 文件级连续著录 • 添加后，界面中的“添加”变为浅色，“文件案卷号及件号”栏由上份文件的“1.0001”变为“1.0002”时，就可进行下一份文件的录入。 • 录入时，直接在该界面将有关信息修改成下一份文件的相关信息，然后 “添加”就可。

38. 3.2 文件级连续著录 • 如已退出著录界面，可在进入到“档案文件信息管理”界面后点击 “添加文件”按纽进行著录添加。著录时，“一级目录、实体分类号”等信息一定要与原来录入的文件或案卷一致，否则将会形成新的案卷。

39. 3.3 全文信息著录 • 点击档案材料“全文”对应栏进行全文信息录入。

40. 3.3 全文信息著录 • 点击“浏览” ，找到需要导入的文件。然后点击 “上传” 。

41. 3.3 全文信息著录 • 上传后的表单 • 点击“提取内容”栏下对应的黄色的加号 （+）进行全文提取

42. 3.3 全文信息著录 • 上传提取后的表单 • 如有附件，可重复上述步骤。需要注意的是，有附件的文件在著录文件信息时，在“附件题名/电子文件编号”栏一定要录入附件的题名。

43. 3.3 全文信息著录 • 一份材料的全文信息著录完成

44. 4. 修改著录信息 • 如需要修改档案著录信息，可点击需修改的文件或案卷条目与“编辑”栏对应的按钮，打开表单进行修改，修改后保存即可。

45. 5. 目录打印 • 档案著录完成后，需要打印卷内目录，一般打印3份。

46. 5. 目录打印 • 点击“打印当前”栏，进入“目录打印”界面

47. 选择“卷内目录” 点击“打印预览”，进入打印页面 注：如不能进入打印页面，可将“自动设置边距”栏前的“√”取消，再点击“打印预览”。 5. 目录打印

48. 5. 目录打印 • 打印卷内文件目录 注：打印多页目录时，如果出现空白页，可将“文件”菜单中的“页面设置” 中的“上下左右”页边距修改成与“目录打印”界面右下方的边距一致就可。

49. 5. 目录打印--页边距修改

50. 录入整理完成的档案—卷和件