La fiabilisation des comptes, préalable à leur certification

1. L'offre de service de la DGFiP aux établissements publics de santé en matière de qualité comptableSituation financière et médico-économique des EPS Picardie Amiens - 5 Novembre 2013

2. La fiabilisation des comptes, préalable à leur certification En quoi l'objectif de qualité comptable participe-t-il de la gouvernance de l'établissement ? Il s'agit de sécuriser les procédures financières, par l'identification et la maîtrise des risques comptables et financiers, y compris sur le plan informatique. La démarche de contrôle interne comptable et financiers’inscrit dans le dispositif global de contrôle interne. À ce titre, elle participe pleinement de la gouvernance de l'établissement. Il s'agit d'une méthode de maîtrise des risques pour atteindre les objectifs. Elle répond ainsi aux besoins opérationnels des établissements publics de santé en matière : • de performance des processus de gestion ; • de réduction des coûts de non qualité ; • d’amélioration de la sécurité juridique et financière. Un pilotage efficace de la démarche de maîtrise des risques comptables et financier contribue donc à l’amélioration de la gouvernance de l’établissement

3. 1èresavancées dès 2012 Sur les comptes de 2014, 2015 et 2016 La fiabilisation des comptes, préalable à leur certification Un cadre progressif : la fiabilisation de tous les comptes, puis la certification des comptes des EPS les plus importants Fiabilisation des comptes : tous les EPS

4. L’adaptation des pratiques comptables Une comptabilité de qualité passe éventuellement par des "remises à niveau" des comptes financiers à certifier. À ce titre, les normes comptables évoluent de manière à prendre en compte ces mises à niveau ("corrections d'erreur") : • comptabilisation des corrections d'erreur en situation nette (et non au compte de résultat avec effet budgétaire) ; • évolution du compte financier et de l'annexe ; • décret du 6 décembre 2012 n° 2012-1366 sur la comptabilisation des provisions pour charges de personnel ; • avis du Conseil de normalisation des comptes publics sur les biens historiques et culturels : avis n° 2012-07 du 18 octobre 2012 Des évolutions de la M21 pour prendre en compte ces normes comptables

5. Focus sur la qualité comptable en Picardie L ’examen des comptes financiers des EPS de Picardie : TROIS DOMAINES D‘ANALYSE : • Les écritures de haut de bilan. • Les comptes de tiers. • Les écritures complexes.

6. Focus sur la qualité comptable en Picardie Les outils : les contrôles comptables automatisés associés au compte financier. • Un ensemble de requêtes permettant à tout moment d’effectuer des contrôles comptables • A quoi ça sert ? • Garantir la fiabilité du compte financier • Valoriser les comptes et à améliorer les prestations d’expertise financière • Préparer la certification des comptes des collectivités (prévue pour les comptes des EPS 2014)

7. Focus sur la qualité comptable en Picardie 2 catégories de tests : • l ’opération relève exclusivement du comptable. • l ’opération mixte relève à la fois de l ’ordonnateur et du comptable. • 2 types d ’enjeux : • l ’opération relève d ’une disposition réglementaire. • l ’opération relève de pratique de gestion.

8. Focus sur la qualité comptable en Picardie • L ’intégration des immobilisations 2313 constructions en cours sur sol propre • L ’intégration des installations techniques matériels et outillages industriel. compte 2315 Les sommes portées au compte 2313 n ’ont pas vocation à y demeurer durablement. Lorsque l ’opération est achevée les sommes sont imputées définitivement par le crédit du 2313 / 2315. Ce test affiche un résultat perfectible puisqu’il représente à lui seul 269 anomalies sur un total de 1098 (24,49% des anomalies).

9. Focus sur la qualité comptable en Picardie • Les provisions Les sommes portées au compte 15X n’ont pas vocation à y demeurer de façon pérenne. Le test considère comme une anomalie l’absence de reprise des anciennes provisions ou l’absence de constitution de nouvelles provisions notamment dans le cas du compte épargne temps. Ce test affiche un résultat perfectible puisqu’il représente à lui seul 81 anomalies sur un total de 1098 (7,37% des anomalies).

10. Focus sur la qualité comptable en Picardie • L ’intégration des frais d ’étude compte 2031. Les sommes portées au compte 2031 n ’ont pas vocation à y demeurer durablement. Elles sont • soit intégrées aux travaux si les études ont débouché sur une réalisation • soit repris au compte de résultat sur cinq exercices. Ce test révèle 141 anomalies sur un ensemble de 1098 (12,84% des anomalies)

11. Focus sur la qualité comptable en Picardie Les subventions d’investissement transférables au compte de résultat. Plusieurs tests sont pratiqués sur cette écriture • L’absence de reprise est constatée pour 36 subventions. • L’équilibre 777/139 n’est pas strictement assuré dans deux cas. • Enfin dans 5 cas le solde du compte 139X n’est pas cohérent avec le solde du compte 131X

12. Focus sur la qualité comptableen Picardie • Les points forts de la Région : • Suivi et affectation des résultats deux anomalies uniquement. • Constatation des cessions 775/675 une seule anomalie observée. • Suivi des stocks 5 anomalies observées. • Les opérations de rattachement : 10 anomalies concernent les ICNE, trois le rattachement des charges et produits et 10 concernent l’amortissement des charges à répartir sur plusieurs exercices.

13. L'objectif : la certification de comptes de qualité • La certification est une mission d’audit externe des comptes qui consiste à exprimer une opinion sur la conformité des comptes au référentiel comptable qui leur est applicable. • Cette opinion se fonde sur la régularité, la sincérité et l'image fidèle des comptes : • Respect des normes et des principes comptables, ainsi que de la réglementation applicable • Absence d’erreur significative susceptible d’entacher la sincérité des états financiers en s'appuyant sur le contrôle interne comptable et financier. • La certification constitue une certaine garantie de la qualité des comptes et un signal fort de crédibilité et de professionnalisme, vis-à-vis des financeurs publics ou privés et de l’ensemble des autres partenaires externes, ainsi que le Parlement, les ministères ou la sécurité sociale.

14. Le vecteur : le contrôle interne comptable et financier Le contrôle interne est le levier permettant de réduire le risque d'anomalies significatives dans les comptes. Schématiquement, il se présente sous la forme de trois "piliers" : • l'organisation de la fonction comptable et financière (intégrant tous les acteurs, y compris les gestionnaires en amont des processus comptables) avec une séparation des tâches (nativement : la séparation ordonnateur / comptable) et des points de contrôle adéquats ; • la documentation des procédures comptables et financières (y compris la formation), qui repose sur le principe qu'un acteur formé et disposant d'un mode opératoire fait moins d'erreur ; • la traçabilité des opérations comptables qui permet d'assurer la production des comptes et leur auditabilité. • Ces trois piliers s'appliquent également au domaine informatique (intégrité, disponibilité et caractère probant des données).

15. Le vecteur : le contrôle interne comptable et financier • Une démarche globale, intégrée et progressive • 1. Le contrôle interne est « l’affaire de tous » : il ne s’incarne pas en une personne et il est de la responsabilité de la direction, y compris dans le domaine informatique. • 2. Le contrôle interne est consubstantiel à toute activité : il ne se « rajoute pas » et ne remet pas en cause le dispositif existant, mais s'attache à l’améliorer. • 3. Pour être efficace, le renforcement du contrôle interne comptable et financier nécessite : • l’implication de la direction pour porter et promouvoir la démarche au sein des services de l'EPS ; • la définition d’un cadre stratégique de renforcement du contrôle interne et d’acteurs chargés de promouvoir, d’accompagner et d'animer.

16. L'offre de service de la DGFiP en matièrede contrôle interne comptable et financier L'offre de service de la DGFiP s'inscrit dans une démarche de renforcement de la qualité comptable : • Assurer la qualité des opérations financières, en améliorant la qualité du dispositif contrôle interne, tout en permettant que les mises à niveau des états comptables soient pérennes. • L'offre de service est destinée à accompagner les établissements dans le renforcement de leur dispositif contrôle interne en s'appuyant sur l'expérience acquise dans les autres organismes du secteur public.

17. L'offre de service de la DGFiP en matièrede contrôle interne comptable et financier Les acteurs : L'établissement public de santé : • 1. Le directeur général, responsable du contrôle interne comptable et financier de l'établissement. • 2. Le référent contrôle interne, désigné par le directeur général, est le premier échelon opérationnel en matière de renforcement du contrôle interne au sein de l'EPS, chargé du pilotage et du suivi de la démarche. La DGFiP : • 1. Le comptable de l’établissement • 2. La direction régionale des finances publiques, et le correspondant régional, chargé de démultiplier l'offre de service au profit d'autres établissements lors de leur entrée en vague 2 3. L’administration centrale (service des collectivités locales de la DGFiP : Bureau CL1B et MDCCIC) La direction générale de l'offre de soins

18. L'offre de service de la DGFiP en matièrede contrôle interne comptable et financier Une offre de service articulée en quatre étapes : 1. Sensibilisation à l'enjeu de la certification des comptes 2. Formation des acteurs au contrôle interne 3. Première évaluation du contrôle interne 4. Mise en œuvre du plan d’action et renforcement du contrôle interne

19. L'offre de service de la DGFiP en matièrede contrôle interne comptable et financier • Focus sur la première évaluation du contrôle interne : Il s’agit de la première étape consistant en un bilan de la maîtrise des risques comptables et financiers, avec l'utilisation d'un outil dédié : l’échelle de maturité de la gestion des risques (EMR). En groupe de travail, la DGFiP s'assurera de : • Guider les référents contrôle interne des EPS • Assurer l'homogénéité des évaluations • Permettre l'échange entre les intervenants

20. L'offre de service de la DGFiP en matièrede contrôle interne comptable et financier • Focus sur le pland'action : Une cartographie des risques est établie à l'issue de l'évaluation du contrôle interne, ainsi que son pendant, le plan d'action, lequel est destiné à traiter ces zones de risques. Ces deux documents devraient être approuvés par une structure de gouvernance à mettre en place (comité de pilotage…). En groupe de travail, la DGFiP s'assure de : • Guider les référents contrôle interne des EPS pour adapter la cartographie nationale au cas particulier de chaque établissement • Assurer une homogénéité des cartographies et plans d'action modulés en fonction des caractéristiques des EPS • Permettre l'échange entre les intervenants • Éviter "le trop et le trop peu" : le plan d'action doit être adapté, réaliste, progressif et centré sur les enjeux : sa mise en œuvre doit être effective

21. L'offre de service de la DGFiP en matièrede contrôle interne comptable et financier • Focus sur le pland'action (suite) : • Les actions ont chacune deux termes : - fiabiliser les comptes ; - renforcer le dispositif de contrôle interne. Par exemple, un établissement qui, en application du plan d’action, entreprendra de s’assurer que ses actifs corporels sont correctement recensés et évalués au bilan, devra également s’assurer que, pour pérenniser la qualité de l’information comptable, le dispositif de contrôle interne est correctement mis en place : • désignation des acteurs du processus, • calendrier d’inventaire, • points de contrôle, • numérotation et localisation des biens, • traçabilité des entrées/sorties…

22. L'offre de service de la DGFiP en matièrede contrôle interne comptable et financier • Focus sur le pland'action (suite) : La DGFiP a orienté les groupes de travail constitués dans le cadre de la vague 1 de l’offre de service sur trois domaines pouvant faire l’objet d’actions programmées par l’établissement, même s’ils revêtent une importance variable selon les établissements : - le patrimoine immobilier ; - les dettes et créances réciproques entre l’EPS et les organismes de financement (sécurité sociale en priorité). Ce thème est traité avec la direction de la sécurité sociale et donnera lieu en 2013 à une expérimentation avec des EPS volontaires de la vague 1 de l ’offre de service; - les provisions pour risques et charges et provisions réglementées. Pour ces trois thématiques, des livrables sont mis à disposition de manière à ce que les actions puissent être effectivement mises en œuvre en matière de renforcement du dispositif de contrôle interne.

23. Préambule : le RCI, support de documentation des risques • La documentation des risques relatifs aux processus parc immobilier et provisions est diffusée sous la forme de référentiels de contrôle interne. • Qu’est-ce qu’un référentiel de contrôle interne ? Un RCI identifie les principaux risques susceptibles de se réaliser chez chacun des acteurs (services gestionnaires, DAF, comptable). Chaque risque est décrit sous trois angles : facteur déclenchant, événement, impacts. Le RCI présente également le dispositif de contrôle interne à mettre en œuvre pour prévenir la survenance des risques.

24. Préambule : le RCI, support de documentation des risques • Qu’est-ce qu ’un référentiel de contrôle interne ? (suite) Ces dispositifs de contrôle interne sont articulés autour des 3 leviers : - documentation : diffusion d ’instructions, fiches pratiques, fiches élaborées en interne... - traçabilité : formalisation des contrôles réalisés -organisation: mise en œuvre de contrôles de différentes natures : • autocontrôles réalisés par les opérationnels sur les opérations qui leur incombent • contrôles mutuels : exercés par un agent sur un autre agent à l ’occasion de son autocontrôle • contrôles de supervision : contrôles exercés par l ’encadrement sur les opérations des agents au sein d’un service donné. Ils peuvent être contemporains ou a posteriori.

25. Présentation du RCI « parc immobilier »

26. Principaux points d ’attention : processus « parc immobilier » • S ’assurer de la réalité et de l’exhaustivité des biens figurant à l’inventaire de l ’établissement • Faire figurer à l ’inventaire les seuls biens que l ’établissement contrôle, quelle que soit leur origine (biens propres, legs, biens remis en dotation, biens affectés). Distinguer le contrôle du bien et la propriété du bien. • S ’assurer de la conformité entre l’inventaire suivi par l ’ordonnateur et la comptabilité tenue par le comptable hospitalier. • Veiller au suivi des travaux en cours (tenue d’un état détaillé du compte 23 ; mise en service régulière des travaux terminés) • Veiller à la bonne transmission de l ’information entre les différents acteurs (gestionnaire, service chargé du suivi du PI, comptable). • Un risque spécifique a été identifié pour les BEH et PPP

27. Présentation du RCI « parc immobilier » : points d ’attention • 11 risques identifiés pour la procédure 1 « réception et enregistrement des biens immobiliers » - au niveau du service gestionnaire : - pièces justificatives inexistantes - absence d’établissement du PV de mise en service - documents comptables et pièces justificatives non transmis dans les délais - au niveau du service chargé du suivi du parc immobilier : - carence ou absence d’identification des biens - biens immobiliers évalués sur une base inappropriée - travaux intégrés pour un montant erroné - enregistrement comptable erroné - documents comptables et pièces justificatives non transmis au comptable - au niveau du comptable : - les biens acquis sans mouvement de fonds ne sont pas enregistrés en comptabilité - comptabilisation des biens acquis par BEH ou PPP partielle ou erronée - carence dans la constatation de la mise en service des biens

28. Présentation du RCI « parc immobilier » : points d ’attention

29. Présentation du RCI « parc immobilier » : points d ’attention 5 risques identifiés pour la procédure 2 « Inventaire » • au niveau du service gestionnaire : • discordance entre l’existence physique et l’inventaire - absence d ’existence physique des biens figurant à l ’inventaire • registre d ’inventaire non actualisé • au niveau du service chargé du suivi du parc immobilier : • absence d ’amortissement ou de dépréciation des biens immobiliers ou amortissement ou dépréciation erroné • au niveau du comptable : • discordance entre l’inventaire et la comptabilité • carence dans la comptabilisation des amortissements ou des dépréciations

30. Présentation du RCI « parc immobilier » : points d ’attention

31. Présentation du RCI « provisions »

32. Principaux points d’attention : processus « provisions » • S ’assurer de la sincérité des provisions enregistrées dans les comptes de l ’établissement. • Les provisions doivent être comptabilisées dès lors que les conditions nécessaires à leur comptabilisation sont réunies, même en l’absence de résultat positif ou même si la comptabilisation des provisions doit conduire à un résultat négatif. Elles doivent être réévaluées annuellement en fonction de l ’évolution du risque ou de la charge. • Le dossier justificatif des provisions peut être conservé au sein du service chargé du recensement des provisions ou au sein de la Direction des affaires financières, suivant l’organisation retenue. En tout état de cause, ce document doit être accessible sans délai. • La mise en place d’un comité des risques ne relève pas d ’une obligation réglementaire mais constitue une bonne pratique. Le comité propose au directeur de l’établissement les provisions de l’exercice, ainsi que l’ajustement des provisions constatées au cours des exercices précédents. La décision revient in fine au directeur de l’établissement.

33. Présentation du RCI « provisions » : points d ’attention • 10 risques identifiés pour la procédure 1 « établissement des provisions » • au niveau du service gestionnaire : • carence dans l’identification et le recensement des risques et charges devant faire l ’objet de provision • erreur dans le calcul des provisions • carence dans les justificatifs • documents comptables et pièces justificatives non transmis à la DAF • au niveau de la DAF : • non constatation de la provision • provisions erronées • enregistrement comptable erroné • documents comptables et pièces justificatives non transmis au comptable • au niveau du comptable : • provisions infondées • enregistrement comptable erroné

34. Présentation du RCI « provisions » : points d ’attention • Contrôles recommandés pour la procédure 1 « établissement des provisions » • les autocontrôles et les contrôles de supervision contemporains ont été privilégiés • mise en œuvre d ’un contrôle mutuel entre le gestionnaire et la DAF sur le calcul du montant des provisions

35. Présentation du RCI « provisions » : points d ’attention

36. Présentation du RCI « provisions » : points d ’attention • Risques identifiés pour la procédure 2 « ajustement des provisions » • au niveau du service gestionnaire : • absence d’ajustement annuel de la provision en fonction de l’évolution du risque ou de la charge ou de l ’évolution des obligations de l’établissement • au niveau de la DAF : • montant erroné de la provision en l’absence d’ajustement de son montant • documents comptables ou pièces justificatives non transmis au comptable • au niveau du comptable : • absence d’ajustement des provisions en fin d ’année • écritures d’ajustement des provisions erronées

37. Présentation du RCI « provisions » : points d ’attention • Contrôles recommandés pour la procédure 2 « ajustement des provisions » • les autocontrôles et les contrôles de supervision contemporains ont été privilégiés • mise en place éventuelle d’une revue analytique pour le comptable sur le risque 14 : absence d ’ajustement des provisions en fin d ’année

38. Présentation du RCI « provisions » : points d ’attention

39. L'offre de service de la DGFiP en matièrede contrôle interne comptable et financier Supports diffusés par la DGFIP • Cadre de référence du contrôle interne comptable et financier (destiné à décrire le pilotage du contrôle interneet à être adapté à chaque EPS) • Guide du renforcement du contrôle interne comptable et financier : • (décrit les bonnes pratiques rencontrées dans les autres organismes du secteur public de manière à éclairer les acteurs sur les obstacles et les moyens de les traiter) • Cartographie des processus (structurante pour la cartographie des risques et du plan d'action) • Guide de fiabilisation des comptes des EPS (circulaire du 10 octobre 2011) • Support de formation (diaporama) • Échelle de maturité de la gestion des risques : • (pour la première évaluation du contrôle interne)