講師：廖年明 ～會議是團隊學習最佳的修練場～

1. 會議管理 講師：廖年明 ～會議是團隊學習最佳的修練場～

2. 會議能力訓練目標 --認識主席的職責，並培養主席的人格特質。 --學習議程規劃 --學習會議管理 --學習各種基本會議技能，例如：開場、 發問、歸納、澄清、對焦 --學習各種會議問題的解決 --學習應有的與會能力

3. 今日目的 • 獲得成長有學習力才有競爭力 • 找到快樂 • 交到朋友

4. 晉升的3P • Performance 績效 • PROFESSIONAL ABILITY專業能力 • People skill 人的能力

5. 前言： 會必有議，議必有決，決必有行，行必有果。是大家對會議的共同期待，然而會議不只是求問題的解決，工作的達成，他也是生命的修煉場！ 在期間有憤怒、失望、恐懼等各樣情緒迄待解決，在期間每人也把過去、現在未完成的需求全帶來會場，希望一併得到解決，所以會議呈現十分複雜的景況，如何抽絲剝繭，如何撥亂反正，如何觀察事理，如何傾聽人心，正是我們將共同探索的主題！ 希望今日我們能習得如何在會議中圓滿行事，進而造就自己，成就他人！ 祝 身心靈合一 廖年明 筆

6. 解決事情 也解決心情

7. 會議的種類 1.宣達會議 2.教育會議 3.檢討會議 4.協調會議 5.問題解決會議

8. 會議是什麼 會議匯意匯集大家的意見 眾人的意見 最大一家

9. 給貴公司會議一句話(一) • 不要老想改變人性,試著改變自己. • 開會是討論不是演講,每個人說話一次不超過 5 分鐘. • No meeting is the best meeting. • 請做好會議報告內容的固定書表,並與年度目標以往記錄結合. • 儘量減少開會,因開會不能解決所有問題.平日積極解決問題勝於開會.

10. 給貴公司會議一句話(二) • 會議太多,時間太長. • 摒棄本位主義,強化溝通協調. • 會議是互動,不是被動. • 會議在解決問題,非製造問題,勿互相推委. • 會議需有效及落實結論.

11. 會議能力自我診斷表 課前 課後 □ □ 1. 瞭解何謂成功的會議 □ □ 2. 能掌握成功會議的原則 □ □ 3. 能確實遵守與會守則 □ □ 4. 能做好會議管理 □ □ 5. 能瞭解主席的職掌及應具備人格特質 □ □ 6. 能作正確開場白 □ □ 7. 能作正確結論 □ □ 8. 能塑造發言機會 □ □ 9. 熟練如何對焦、澄清 □ □ 10. 熟練問題解決步驟 □ □ 11. 熟練決策步驟 □ □ 12. 熟練處理人身攻擊 □ □ 13. 熟練處理意見衝突 □ □ 14. 熟練開協調會 □ □ 15. 熟練開工作檢討會 單位： 職稱： 姓名： 日期：

12. 會議能力結構圖 自信 感度 創意 系統 會議技巧 問題分析與 決策 團隊建立

13. 會議的成本 1.行政費用 2.食宿交通費用 3.薪資 4.失敗成本 5.延誤成本 6.機會成本 7.領導威信

14. 成功的會議 • 有效 • 和諧 • 參與 • 效率 • 學習 • 快樂

15. 　三聲有幸 • 笑聲 • 掌聲 • 歡呼聲

16. 會議理念 • 談笑間有名有利 • 用兵中有情有意

17. 會議管理要項 • 會議時間 • 會議決議事項及執行 • 會議過程 • 會議文化 • 會議的必要性 • 與會人員 • 會議通知 • 議程規劃 • 會議記錄

18. 開會的時機 1.需要當面口頭溝通 2.涉及單位層面廣 3.事情重大 替代方案：Intranet公文會簽、傳真、電 話、MeMo

19. 如何減少會議時間 1. 不必要的人 2. 不必要的會 3. 不必要的內容

20. 為何開會一家都是人 1.多罰少獎的文化 2.事權不明確 3.命令無法下達 4.對主管定位不清 5.主管對工作不夠深入 6.好大喜功 7.無法私下協調

21. 議程規劃步驟 1.會議目的 2.議題次序 3.時間的分配 4.會前的準備

22. 會議通知﹝範本﹞

23. 決議追蹤 1.什麼事 2.什麼時候完成 3.什麼人負責

24. 追蹤事項 1.專案決議 2.例行規定決議

25. 廣告議程規劃 • 目標客戶群 • 特性分析 • 需求分析 • 產品分析 • 行銷策略 • 廣告策略 • 媒體表現

26. 與會守則 1.要守時，堅持到底 2.要做事前準備 3.針對主題主動發言，簡短扼要 4.要對事不對人，不做人身攻擊 5.要多肯定，多讚美多感恩 6.多傾聽他人發言 7.要以積極的話代替消極發言 8.要以探詢、澄清代替主觀論斷

27. 先說結論 再作申論

28. 會議有三不 • 不批評 • 不抱怨 • 不指責

29. 積極的發言 • 引導出建設性活動的話 • 你該做什麼 v.s. 我們可以做什麼

30. 事實V.S推論

31. 不認同時 1.先歸納對方的意見 2.找認同的地方 3.邀請檢視 4.嘗試懸掛假設

32. 主席的職責 1.引導議程 2.掌握時間 3.鼓勵參與 4.協助討論 5.維持會場秩序 6.促成決議

33. 何謂客觀? 1.允許被探詢 2.從單元→雙元→全方位 3.也從對方的立場考量 4.充份考量背景條件因素 5.合乎羅輯 6.充份考量重要變數

34. 主席的忌諱 1.獨佔發言 2.火爆浪子 3.優柔寡斷 4.加入衝突 5.操控議程

35. 主席發揮權威感的時機 • 有衝突 • 下結論 • 有人離題 • 仲裁

36. 主席的促動角色 1.發言的促動 2.工作分配的促動 3.創意的促動 4.問題的促動 5.感情的促動

37. 馬步站樁為哪樁 主席是會議的靈魂，他的角色在促動整個會議的流暢性，如果與會人員未具備會議討論的能力。則主席就必須在複雜的問題中，理出頭緒，同時兼顧效率及和諧，此時主席就必須熟練各種會議基本技能，現在就讓我們逐一來做練習。

38. 主席應俱備會議能力 ˙1.開場白 ˙2.結論 ˙3.歸納 ˙4.發問 ˙5.傾聽 ˙6.對焦 ˙7.澄清 ˙8.問題解決 ˙9.決策

39. 開場白 1.背景 2.會議的目的 3.議程 4.會議期待

40. 結論 1.宣達決議 2.激勵動機 3.評估目標達成 4.過程回顧 5.懸念事項

41. 海角七號 情報：昨夜友子因為心情不佳喝了許多酒,醒來時發現自己睡在阿嘉的床上,她害羞的翻身,不知不覺把被單往身上拉,阿嘉不客氣的又把床單拉了回來,友子很生氣的告訴阿嘉,明天她將回日本,阿嘉很認真的看著友子說：「留下來,否則我跟你走！」。

42. 廖年明無心插柳

43. 澄清的運用 • 名詞的模糊 很多人都感到不便 我們反對打卡 有些單位閒人太多 我們的設備太老舊A產品市場風評不好 • 動詞的模糊 他中傷我 如此一來客戶將不配合我們 我有要求部屬全力達成

44. 澄清的運用 • 感受的模糊 人力流失的很嚴重 你的作風太硬了 • 期待的模糊 你這樣子行不通 你未能與我充分溝通 這店面太小

45. 如何讓大家願意發言 6.循序漸進 7.事先安排樁腳 8.取其可用的部分 9.宣布通通有講 10.要回應、不要回應 1.製造輕鬆氣氛 2.先捧後邀請 3.先表明立場再討論 4.要先說、不要先說 5.鼓勵發言者

46. 傾聽 1.注視對方 2.不中途打斷 3.詢問不明之處 4.適當歸納

47. 歸納 1.活用5W2H 2.掌握主詞、動詞、形容詞 3.明確數字 4.運用key word 5.列點說明 6.一言以蔽之

48. 對焦 所謂對焦就是當雙方論點交叉而過時，主席如何讓議題焦點化，以便進行討論！！

49. 議事的原則 一次只議一事

50. 例一 A：「福特比較安全」 B：「喜美比較省油」 主席：「公司車安全重要，還是省油重要？」