Первые шаги по оптимизации совместной работы

1. Первые шаги по оптимизации совместной работы Петр Васильев Консультант по технологиям Microsoft

2. Три модели оптимизации инфраструктуры Стандартизированный Рационализированный Базовый Динамический

3. Совместная работаПереход от базового уровня к стандартизованному с Б на С Стандартизованный Базовый • Возможность для ИТ-отдела и конечных пользователей определять рабочие области для совместной работы, правила и разрешения; политика управления может отсутствовать • Рабочие области для совместной работы интегрированы с настольными приложениями, предназначенными для обеспечения эффективности работы • Возможность блокировки и управления версиями документов и контента в рабочих областях для совместной работы • Использование нескольких порталов, в т.ч. порталов, связанных с системами для отдельных направлений деятельности или бизнес-приложениями • Интегрированная служба каталогов для обеспечения доступа к порталу • Отдельные специальные средства создания социальных сетей, предоставляемые на уровне подразделения, но не управляемые ИТ-отделом и не используемые в масштабе всей организации • Организация совместной работы с использованием общих каталогов, папок, FTP-узлов и электронной почты • Специальные рабочие области для совместной работы • Статическая интрасеть, специальные порталы • Статический список пользователей (отсутствие службы каталогов) Проекты Архитектура Назад

4. Совместная работаПереход от базового уровня к стандартизованному от Б к С Проблемы Проекты Преимущества БИЗНЕС БИЗНЕС • Развертывание масштабируемой инфраструктуры для перевода совместного доступа к файлам на новый уровень, характеризуемый надежным хранением, полным управлением данными, управлением версиями, использования метаданных и поиском на уровне узла • Развертывание гибкой, хорошо масштабируемой архитектуры для поддержки узлов: индивидуальных, филиальных: интрасети, экстрасети и Интернет-сайтов • Разработка шаблонов с интуитивно понятной, полной и настраиваемой системой навигации • Разработка индивидуализированных агрегатов данных для создания на портале настраиваемых информационных сводок • Внедрение стандартных шаблонов узлов для усовершенствования общих, контролируемых персоналом процессов, таких как отслеживание проблем, управление заданиями, отслеживание этапов их выполнения и составление отчетов • Предоставление встроенной поддержки доступа к документам, календарям, контактам, заданиям и другой информации • Затруднен поиск необходимых документов, хранящихся в различных местах • Сложность перепрофилирования контента и управления им • Сложность оптимизации способа взаимодействия между персоналом, контентом и процессами внутри организаций и между ними • Необходимость переключения между приложениями отвлекает внимание и отнимает время • Простота управления документами и гарантия целостности контента • Увеличение ценности для бизнеса • Более эффективное совместное использование коммерческой информации внутри организации и за ее пределами • Рационализированный доступ к информации и к коммуникациям – неформальным и формализованным, в режиме реального времени, ИТ ИТ • Быстрое нахождение необходимого контента и контроль хранения, повторного использования документов и управления ими • Представление контента в соответствии с определяемой приложением логикой и (или) предпочтениями пользователей • Ускоренное выполнение бизнес-процессов благодаря их гибкому запуску и одновременному функционированию • Возможность активного обмена информацией между сервером и настольными приложениями • Отсутствие контроля безопасности документов, их распределения и управления ими • Сложность соблюдения предпочтений пользователей в рамках портала • Сложность обращения к конкретным бизнес-процессам или наборам заданий • Сложность управления информацией и контентом, совместно используемыми в рамках одного интерфейса Архитектура Проекты Назад

5. Объединенные коммуникацииПереход от базового уровня к стандартизованному от Б к С Стандартизованный Базовый • Стандартные функции электронной почты с минимальной или децентрализованной ИТ-поддержкой • Отсутствие общего календаря событий и общих контактов • Общедоступная система передачи мгновенных сообщений, специализированное использование в повседневной деятельности • Эпизодическое использование Web-конференций и отдельной системы для поддержки телефонной конференцсвязи • Наличие традиционной АТС, обычных телефонных аппаратов и отсутствие интеграции с настольными приложениями • Отсутствие голосовой почты • Решение для работы с электронной почтой и календарем событий с функциями защиты от вирусов, нежелательных сообщений и несанкционированного доступа к личной информации, а также функцией восстановления после сбоя • Платформа электронной почты поддерживает настройку политик работы с электронной почтой и управление ими на уровне организации для обеспечения соответствия требованиям • Возможность безопасного удаленного доступа в онлайновом или автономном режиме к полному набору функций почтового клиента в пределах и за пределами действия межсетевого экрана • Защищенная управляемая инфраструктура обмена мгновенными сообщениями в масштабе всей организации с использованием унифицированного каталога • Многофункциональные интегрированные настольные приложения с функцией уведомления о присутствии пользователей • Стандартизованная функция организации Web-конференций с ИТ-поддержкой • IP-телефониявнедрена в опытную эксплуатацию или развернута, но не интегрирована с настольным компьютером • Передача голосовой почты только по телефонной линии Архитектура Проекты Назад

6. Объединенные коммуникацииПереход от базового уровня к стандартизованному от Б к С Проекты Преимущества Проблемы БИЗНЕС БИЗНЕС • Внедрение решения для работы с электронной почтой с основными функциями защиты от вирусов, нежелательных сообщений и несанкционированного доступа • Внедрение политик настройки электронной почты и управления ею на уровне организации для обеспечения соответствия требованиям • Установка механизма безопасного удаленного доступа в онлайновом или автономном режиме к полному набору функций почтового клиента в пределах и за пределами действия межсетевого экрана • Реализация решения для безопасной передачи мгновенных сообщений в масштабе всей организации • Разработка решения для работы с интегрированными настольными приложениями с функцией уведомления о присутствии • Создание решения для организации Web-конференций • Утечка данных, относящихся к интеллектуальной собственности, и конфиденциальной информации • Сложность предотвращения нарушения политики и установленных норм • Сложность предоставления внешнего доступа к электронной почте • Затраты времени на поиск сотрудников и правильных методов взаимодействия с ними • Сложность совместной работы с территориально рассредоточенными группами • Большие затраты на оплату проезда и проживания при организации личных встреч и совместной работы • Обеспечение эффективности деятельности и надежности предприятия благодаря максимальному сокращению возможности потери информации • Достижение полного визуального контроля электронной почты с целью поддержки легальной процедуры обнаружения • Сохранение повышенной производительности благодаря простому доступу к корпоративной информации из любого места и с любого устройства • Упрощенный доступ для сотрудников, находящихся вне офиса, и возможность быстрого принятия решений • Экономия времени и денежных средств при организации виртуальных совещаний ИТ ИТ • Сложность обмена информацией в зашифрованной, требующей проверки подлинности и управляемой среде • Повышенная сложность и большая стоимость владения для обеспечения соответствия требованиям • Сложность обеспечения безопасности контента, поступающего в среду и извлекаемого из нее • Дорогостоящие развертывание и эксплуатация виртуальных частных сетей • Повышенная общая стоимость владения в целях управления инфраструктурой коммуникаций • Помощь в обеспечении безопасности, доступности и устойчивости систем электронной почты • Обеспечение надежности и масштабируемости на уровне предприятия • Снижение сложности процедуры обеспечения соответствия стандартам электронной почты с помощью простой системы управления политикой • Снижение общей стоимости владения в результате стандартизации инфраструктуры коммуникаций Архитектура Проекты Назад

7. Управление контентом предприятияПереход от базового уровня к стандартизованному от Б к С Стандартизованный Базовый • Разрозненные хранилища документов и записей в подразделениях • Набор из нескольких авторских средств для создания и публикации Web-данных • Использование в отдельных подразделениях автоматизированных бизнес-процессов с электронными формами • Содержимое хранится на локальных дисках и в общих файловых папках, записи архивируются вручную • Стандартный Web-сервер, публикация контента осуществляется администратором Web-узла • Бумажные формы и ввод избыточных данных Архитектура Проекты Назад

8. Управление контентом предприятияПереход от базового уровня к стандартизованному от Б к С Проблемы Проекты Преимущества БИЗНЕС БИЗНЕС • Сложность доступа к существующему контенту, что препятствует его повторному использованию • Сложность снижения рисков при передаче сообщений до того, как они достигнут корпоративной сети • Сложность предоставления корпоративным пользователям прав для прямого управления Web-контентом • Сложность совместного использования данных формальными и неформальными бизнес-процессами • Предоставление пользователям простого способа нахождения, организации, навигации и повторного использования информации в рамках управляемых репозиториев документов • Помощь в соблюдении различных нормативных и правовых требований, предъявляемых к коммуникациям посредством электронной почты • Предложение динамической передачи необходимого контента указанному лицу в соответствующем контексте • Предоставление сотрудникам полномочий дляпринятия обоснованных решений благодаря обеспечению гибкости процесса сбора информации • Внедрение единого метода организации и классификации информации при перемещении из общих каталогов в управляемые репозитории • Развертывание решения для электронного управления почтовыми сообщениями в виде электронныхзаписей • Разработка портала для автоматизации процесса создания, публикации и поставки Web-контента на уровне подразделения • Развитие централизованно разрабатываемых, развертываемых и управляемых форм для отделений предприятия с помощью соответствующего бизнес-процесса ИТ ИТ • Отсутствие централизованного контроля документов влечет за собой разрозненность контента • Сложность выполнения требований к сохранению и контролю электронных почтовых сообщений • Сложность предоставления накопленных знаний о работе в Интернете из-за наличия нескольких каналов публикации • Отсутствие единой интегрированной инфраструктуры для обеспечения эффективности бизнеса • Предоставление централизованно управляемого репозитория с последовательной классификацией информации • Обеспечение точного и надежного создания и сохранения записей электронной почты • Обеспечение быстрой загрузки контента на Web-узлы без обращения к ИТ-персоналу • Рационализация процесса сбора информации благодаря использованию подробных динамических форм Архитектура Проекты Назад

9. Бизнес-аналитикаПереход от базового уровня к стандартизованному от Б к С Стандартизованный Базовый • Интерактивные карты показателей подразделений, в которых используются ключевые показатели эффективности из базы данных • Создание ИТ-службой параметризованной отчетности на основе определенных источников данных • Средства анализа связаны с данными, систематизированными по категориям • Стандартные пакеты ETL для загрузки тематических или функциональных хранилищ данных • Ключевые показатели эффективности заданы вручную, контроль производительности осуществляется на основе статических документов • Статические децентрализованные отчеты, для создания которых необходимо привлекать ИТ-службу • Анализ на основе отдельных таблиц • Неструктурированные хранилища данных для анализа и отчетности; средства для извлечения, преобразования и загрузки данных создаются вручную Архитектура Проекты Назад

10. Бизнес-аналитикаПереход от базового уровня к стандартизованному от Б к С Проблемы Проекты Преимущества БИЗНЕС БИЗНЕС • Внедрение ключевых показателей эффективности работы подразделений (карты показателей, инструментальные панели) из нескольких источников данных • Внедрение стандартных пакетов ETL для загрузки тематических или функциональных хранилищ данных • Внедрение тематических хранилищ данных • Внедрение показателей эффективности работы подразделений из разных источников • Внедрение параметризированных отчетов • Обеспечение соответствия стратегическим целям в масштабе подразделения, включая интерактивные карты показателей и инструментальные панели • Установление связи процесса анализа, выполняемого конечным пользователем, с несколькими источниками данных • Контроль ИТ-расходов с помощью единой инфраструктуры бизнес-аналитики, которая является более простой в управлении, чем несопоставимые программы, расположенные в различных подразделениях • Ключевые показатели эффективности (KPI) заданы вручную, контроль производительности осуществляется на основе статических документов • Информация в неструктурированных хранилищах данных • Большое количество инструментов бизнес-аналитики, включая ряд специальных систем ведения отчетности ИТ ИТ • Журнал незавершенных отчетов, составляемых ИТ-специалистами • Ограниченная автоматизация процесса извлечения, преобразования и загрузки данных • Повышение производительности и качества определяемых пользователем параметризированных отчетов • Обеспечение автоматизированной загрузки данных с помощью пакетов ETL Архитектура Проекты Назад

11. Поиск информации в масштабе предприятияПереход от базового уровня к стандартизованному от Б к С Стандартизованный Базовый • Простой текстовый поиск с детализацией на основе параметров принадлежности и сферы применения, включая всю интрасеть, источники данных о сотрудниках и сайт управления персоналом • Единый индекс во всех источниках данных; стандартизованная инфраструктура поиска данных на настольном компьютере, обычно управляемая групповой политикой • Первичными источниками поиска являются Web-сайты, репозитории управления контентом, сообщения электронной почты и базы данных, а также средства простого поиска сотрудников, например, каталог данных предприятия • Отсутствие ИТ-стандартизации функции поиска на настольном компьютере и на сервере • Функция простого поиска по ключевым словам для настольного компьютера и сервера со стандартными параметрами детализации, таких как местоположение и тип документа • В первую очередь поиск осуществляется среди неструктурированных данных с Web-узлов, из сообщений электронной почты и документов, расположенных на настольных компьютерах или файловых серверах Архитектура Проекты Назад

12. Поиск информации в масштабе предприятияПереход от базового уровня к стандартизованному от Б к С Проблемы Проекты Преимущества БИЗНЕС БИЗНЕС • Предоставление интегрированных функций поиска для нахождения контента в репозиториях записей, рабочих областях для совместной работы и порталах • Предоставление встроенной поддержки для нахождения информации в неструктурированных репозиториях, например, в общих каталогах, на веб-сайтах, сайтах SharePoint и в общих папках Microsoft ExchangeServer • Полезная информация часто пропускается, поскольку она хранится в нескольких каталогах • Быстрый и простой поиск информации независимо от ее местонахождения ИТ ИТ • Предоставление пользователям полных результатов поиска, осуществляемого в нескольких источниках данных • Ограниченные возможности поиска в рамках нескольких ресурсов Архитектура Проекты Назад

13. Вопросы?