Kommunikatsiooniprotsess

1. Idee â Formuleeritud sõnum Edastatud sõnum Vastuvõetud sõnum â Mõistetud idee TEGEVUS Kommunikatsiooniprotsess Saatja â Kanal â Vastuvõtja â Marju Medar

2. Kommunikatsioon • põhiline juhtimisvahend kõigis “otsuste tegemise protsessi” faasides; • faktide, ideede ja arvamuste edastamise ja tõlgendamise protsess; • andmete, faktide ja ideede jagamise protsess; • informatsiooni vastastikune vahetamine ja/või edastamine kahe või enama inimese vahel. Marju Medar

3. Eesmärk • probleemide ja vaidlusküsimuste teadvustamine; • situatsioonide mõistetavaks tegemine; • (erialase) teadlikkuse tõstmine ideede ja tulemuste läbiarutamise teel; • lahenduste pakkumine ja võrdlemine; • jõupingutuste ja sisendite optimeerimine; • kaotuste ja kahju ennetamine, vähendamine või vältimine; • kasu ja võimaluste maksimeerimine; • üksmeele ja vastastikuse toetuse saavutamine; • alternatiivide ja abinõude väljaselgitamine täienduste tegemiseks. Marju Medar

4. Informeeri järgmistest sammudest Suhtle ja õpi probleemi tundma MÄÄRATLE PROBLEEM/KÜSIMUS Võrdle saadud kogemusi, tulemusi ja hinnanguid HINDA TULEMUSI KOGU VAJALIKUD ANDMED Kogu ja jaga informatsiooni Kooskõlasta tegevusplaanid VII LAHENDUS TÄIDE TÖÖTA VÄLJA ALTERNATIIVSED LAHENDUSED Esita leiud ja ideed Paku välja lahendus, saavuta nõusolek VALI OPTIMAALNE LAHENDUS Esita oletused, võta vastu kommentaarid HINDA TAGAJÄRGI Lepi kokku prioriteetides Marju Medar

5. Allapoole suunatud vood: Kasutab juhtkond edastamaks: poliitikaid plaane instruktsioone direktiive otsuseid Ülespoole suunatud vood: Kasutavad töötajad edastamaks: ideid ettepanekuid kommentaare kaebusi palveid Käsud Tagasiside Vertikaalsed infovood Marju Medar

6. Eelised: kindlustavad otsese ja sihipärase kommunikatsiooni sisaldavad infot nii vormi kui sisu mõistes hästi määratletud piirides on käsusüsteemis väga tulemuslikud Puudused: loovad tingimused paindumatuks hierarhiliseks koostööks ja reaktiivseks juhtimiseks ajamahukad piiravad võimet leida eri tasanditel probleemidele paindlikke lahendusi pidurdavad meeskondade loomist ja meeskonnatööd Vertikaalsed vood Marju Medar

7. Eelised: stimuleerivad eri sektorite vahelist suhtlemist; soodustavad meeskonnatööd ja selle arenemist; kergendavad ühtlustamist nõudvate ülesannete lõpuleviimist; soodustavad koordineerimist; vähendavad riski kattuvate tegevuste toimumiseks; suunatud tulemuslikkuse ja tõhususe tõstmisele. Puudused: ei toimi hierarhilises organisatsioonis; võivad tekitada liiga palju omavahelist suhtlemist eri sektorite vahel tõhususe ja tulemuslikkuse vähenemise arvel; võivad muutuda eba-efektiivseteks kui lateraalne suhtlemine pole enam oluline; võivad muutuda domineerivalt kahepoolseteks. Horisontaalsed vood Marju Medar

8. Tsentraliseeritud: Ahel: A B C D E Ratas: A B E C D “Y”: D A B C E Detsentraliseeritud: Ring: B A C E D Kõik kanalid:B A C E D Infovõrkude tüübid Marju Medar

9. Infovõrkude toimimine Keskne isik võib täita ülesannet üksi Info voogab kesksele isikule LIHTSAD ÜLESANDED: Tsentralis. võrgud (näit. Ratas) Detsentral. võrgud (näit. Kõik kanalid) KEERUKAD ÜLESANDED: Tsentralis. võrgud (näit. Ratas) Detsentral. võrgud (näit. Kõik kanalid) Hea tulemus Info voogab kõikjal võrgus Kellelgi pole kogu vajalikku informatsiooni Kehv tulemus Keskne isisk saab infost küllastatud Info voogab kesksele isikule Kehv tulemus Info voogab kõikjal võrgus Keegi ei saa infost küllatatud Hea tulemus Marju Medar

10. Koordineerimine • Koordineerimine on ühtset tegevussfääri jagavate tegevusüksuste vaheline ... • struktureeritud ja organiseeritud kommunikatsioon; • kompromiss vertikaalsete ja horisontaalsete infovoogude vahel. Marju Medar

11. Koordineerimise tüübid • Konsulteerimine; • andmete vahetamine ja töötlemine; • eesmärgi saavutamiseks koordineeriva keskme (töörühma) loomine; • aruandlus ja tagasiside; • ülesannete jagamine ja integreeritud tegevus. Marju Medar

12. Koordineerimise otstarve • ressursside ja panuste tulemuslik juhtimine; • efektiivne osalemine otsustamisprotsessis; • kattuvate ja raiskavate paralleelsete tegevuste ennetamine; • spetsiifiliste ja üldiste sihteesmärkide ühtlustamine; • protseduuride lihtsustamine, rollide ja kohustuste tõhus jagamine. Marju Medar

13. Koordineerimisega seotud riskid • lisabürokraatia ja keerukate kommunikatsiooni-võrkude loomine; • koordineerivate üksuste püsimajäämine ilma, et nende järele peale algselt seatud sihtide saavutamist enam vajadust oleks; • tagajärjena tüdimus meeskonnatööst ja ühistest otsustamisest; • filtreerimine ning tugeva ja tsentraliseeritud superstruktuuri loomine organisatsiooni sees. Marju Medar

14. Suuline kommunikatsioon • arutelud • telefonivestlused • briifingud • nõupidamised • presentatsioonid • jne Marju Medar

15. Eelised: aja suhtes tõhus; vähem mehaanilisi probleeme; võimalus koheseks tagasisideks; kõnelemine on isiklikum; võimalik toetada mitteverbaalsete kommunikatsiooni vormidega. Puudused: piiratud reageerimisajaga; lühiajalisus annab võimaluse erinevale mõistmisele; nõuab üleskirjutamist. Suuline kommunikatsioon Marju Medar

16. Kirjalik kommunikatsioon • kirjad • memod • märkmed • aruanded • instruktsioonid • pressiteated • jne Marju Medar

17. Eelised: lugeda saab kiiremini kui kuulata; jäädav ja jälitatav materjal; kirjutatut saab üle vaadata; julgustab saatjat ja saajat vastukajadele; võimalus subjektiivseks tõlgenduseks on väiksem. Puudused: kirjutamine võtab aega; nõuab õigekirja- jm mehaanilisi oskusi; vähem personaalne; hilinev tagasiside; võimaldab erinevat tõlgendust; vastuvõtja omab kontrolli. Kirjalik kommunikatsioon Marju Medar