Rendszermodellezés I.

1. Rendszermodellezés I. Tantárgyfelelős: dr. Raffai Mária Oktató: Kovács Katalin raffai@sze.hu; kovacsk@sze.hu http://rs1.sze.hu/~raffai

2. Témavázlat 1. általános áttekintés: az IR/IT értelmezése, szerepe, jelentősége, szemléletek, alkalmazások 2. fejlesztési módszertanok és fázisok 3. az üzleti folyamatok és az IR feltárása, analízise, modellezése 4. a rendszer elemeinek meghatározása (statikus nézet) 5. a rendszer állapotának és viselkedésének vizsgálata és modellezése, funkcionális nézet 6. a tervezési dokumentáció jelentősége: vizualizáció, szabványosítás, támogatás (CASE)

3. A képzés formája • elméleti előadások PowerPoint bemutatóval • meglévő integrált alkalmazások, fejlesztési támogatás animációs szemléltetése szoftver segítségével • gyakorlat: az elméleti anyaghoz kapcsolódó szituációs gyakorlatok, feladatok, esettanulmány, szakmai viták, konzultációk, egyéni feladatmegoldások

4. Félévi követelmények • a félév kollokviummal zárul: írásbeli vizsga • írásbeli dolgozat: • gyakorlati modellfeladat megoldása • elméleti kérdések • a vizsga ismeretanyaga: előadások, kötelező és javasolt irodalom ismeretanyaga és a slide-ok, jegyzetek alapján

5. Miről lesz szó? • információrendszer, információtechnológia • az IR/IT hatása a szervezetre, hiányosságok, problémák, a fejlesztést kiváltó tényezők • a szervezetfejlesztésben érdekeltek és céljaik • a tudatos, módszeres, fejlesztési munka szükségessége • IR fejlődési korszakok (3 korszakos modell)

6. Adat Információ Tudás Rendszer

7. Az információ: olyan tájékozódás, közlés, ismeret, hír, amely a címzett által értelmezhető, célja pedig a bizonytalanság csökkentése, a lehetséges alternatívák közötti döntés elősegítése.

8. Az adat (mint az információ megjelenési formája): olyan szimbólum vagy jelsorozat, amely az esetleges későbbi felhasználás céljából a működő környezetben végbemenő változások, meglevő állapotok egyes elemeit, tényezőit továbbításra és megőrzésre alkalmas formában rögzíti.

9. A tudás (megismerés, tanulás, tapasztalat útján szerzett ismeretek): a valós világnak, az abban létező dolgoknak, tényeknek, eseményeknek, jelenségeknek, az azok között fennálló, értelmezett kapcsolatoknak , okozati összefüggéseknek az emberi tudatban történő visszatükröződése.

10. Információkategóriák • feldolgozhatóság szerint • információ jellege alapján • információforrás, • az információtartalom teljessége, valamint • a felhasználói, vezetői igények szerinti kategória.

11. Feldolgozhatóság szerint: • kvantitatív információ: tartalma egyértelműen mérhető, számszerűen meghatározható. • Kvalitatív információ: minőségi jellemzést adnak. • Fuzzy információk: több tényezőtől függő információk.

12. Információk jellege szerint: • Primér információ: a valóság elemeit, tevékenységeit feldolgozás nélkül, tiszta módon jellemzik. • Szekunder információ: a tiszta, ténybeli adatok összegyűjtése, csoportosítása, feldolgozása, értékelése, értelmezése során keletkeznek.

13. Információforrás szerint: • belső (intern) információ: az információk a vizsgálat tárgyát képező rendszerből, belülről származnak (pl. szerződések). • Külső (extern) információ: a rendszeren kívüli, a rendszer külső környezetéből származó információk (piaci információk): • pontatlanabbak, • megbízhatatlanabbak.

14. Az információ • erőforrás • stratégiai tényező • versenyfaktor az üzleti/szervezeti folyamatok katalizátora

15. Rendszer • Meghatározott struktúra szerint egymással összefüggő és kölcsönhatásban levő, egymással és a struktúrákkal összhangban levő elemek együttese. • Egymással összegfüggésben, kölcsönhatásban levő elemek komplexuma.

16. Struktúra A rendszer alkotóelemeinek, komponenseinek és az elemek közötti viszonynak a fogalmi kategóriája. Statikus szemlélet Dinamikus szemlélet A rendszer elemeit, és az elemek meghatározott állapotú viszonyát, szerkezetét specifikálja. A rendszer elemeinek a célok elérése érdekében végzett tevékenységeit, funkcióit fedi le.

17. Alrendszer: a vizsgálat tárgyát képező rendszeren belüli, viszonylag önállóan működő, viselkedő elemek részhalmaza, amelynek környezete a rendszer többi része. Szinergia: a részrendszerek hatásainak összegződése, az együttes hatás mértéke.

18. Szervezet: konkrét cél elérése érdekében létrejött, a környezetével aktív kapcsolatban levő, önfenntartásra törekvő emberi társulás, ahol ismert: • a rendszer célja, • a rendszer környezete, a működés feltételei, • az erőforrások (eszközök, gépek, épületek, berendezések stb.) • komponensek (feladatok, funkciók, munkák) • a rendszer vezető szerve.

19. Gazdálkodó szervezet működésének célja valamely fogyasztói igények nyereséggel történő kielégítése, amelyet a szervezet a rendelkezésre álló szűkös erőforrások optimális kombinációjával, az egyes erőforrások kapacitásának legjobb kihasználásával, a tevékenysége leghatékonyabb működését biztosítva valósít meg.

21. Célrendszer

23. A gazdálkodó szervezetek alrendszerei • stratégiai alrendszer (célok, tervezés, irányítás) • piackutatás, marketing, • termelési/szolgáltatási alrendszer • logisztikai: beszerzés, áruátvétel; készletgazdálkodás; értékesítés, kiszállíłtás • pénzügyi, elszámoló rendszer (controlling) • humánerőforrás gazdálkodás • office tevékenység: adminisztráció, hivatali munka

24. legfontosabb célok A szervezet számára fontos célkitűzések növekvő haszon fogyasztók növekvő megelégedettsége csökkenő költségek növekvő bevételek magasabb minőségi színvonal növekvő termelékenység növekvő piaci részesedés növekvő fizetőképesség gyorsuló sebesség legkevésbé fontos célok

25. A szervezeti keret • Szervezeti struktúra: • a szervezetek egységekre tagolódása, • az egységek közötti kapcsolatok, kapcsolatrendszer, • a döntési, az irányítási, és az ellenőrzési feladatok egyes szintjei. • Kialakulását számos tényező befolyásolja (a működés elemeinek, mint folyamatok, munkatársak, funkciók, egymáshoz való viszonya, a környezet stb.)

26. Alapvető szervezeti formák • lineáris szervezet • funkcionális szervezet • mátrix szervezet

27. Lineáris szervezet • egyvonalas • egydimenziós: egyfajta szempont szerinti megosztást alkalmaznak pl. termékek, funkciók • jól áttekinthető, egyszerűen változtatható • dinamikusan alkalmazkodik a változó környezethez • kisvállalkozások, Betéti társaságok • nagyobb szervezetek esetében rugalmatlan

28. Funkcionális szervezet • többvonalas • egydimenziós • hierarchikus felépítés – alá/fölérendeltségi viszonyok • az egyes szervezeti komponensek funkcionális területenkénti elválasztása (stratégiaalkotás, gyártás, fejlesztés, logisztika stb.)

29. Funkcionális szervezet • minél mélyebb a szervezeti egységek megbontása, annál nehezebb a horizontális elemek együttműködése, annál hosszabb az irányítási és visszacsatolási útvonalak • egyik változata: a bürokratikus szervezet • szigorú előírásoknak való megfelelés, • állandó felügyelet • teljesítményfigyelés

30. Mátrix szervezet • a funkcionális és a termék szerinti strukturálási elv együttes alkalmazásának eredménye • többdimenziós szervezeti modell • alapvetően funkcionális megosztású • léteznek azonban önálló, az egymás melletti egységeket átfogó projektek • rugalmasak • probléma: kettős irányítás (funkcionális egységek vezetői és a projektvezetők)

31. Mátrix szervezet • hasonló elven szerveződő szervezetek: a háromdimenziós tenzorszervezetek • a termék, valamint a területek szerinti megosztási elveket együtt alkalmazzák

32. Folyamatos fejlődési modell • a legtöbb vállalat eredményeit a folyamatos fejlődési modell metodikáját alkalmazva éri el • A modell lényege: • pontosan fel kell tárni és dokumentálni a jelenlegi üzleti folyamatokat, meg kell találni azt a mértékrendszert, amellyel a termékeket a felvevő piac igényei kielégíthetők, • meg kell határozni az elvárt eredmények elérését biztosító folyamatokat, a fejlesztési lehetőségeket, és • meg kell valósítani a fejlesztési elképzeléseket, mérni és értékelni kell a fejlesztés hatékonyságát, és szükség szerint ismét be kell avatkozni a folyamatokba. • fokozatosan, inkrementális módon biztosítja az üzleti tevékenység hatékonyságának növekedését

33. BPRÜzleti folyamatok újjászervezése

34. BPR:Business Process Re-engineering

35. BPR • a szakirodalmakban eltérő terminológiákkal találkozhatunk • újjászervezés vs. újraszervezés vs. újratervezés??? • design – tervezés • re – át-, újra-, újjá szavak közötti értelmezésbeli különbségek • BPR lényege: teljesen új alapokra helyezi a szervezeti komponenseket és a folyamatokat – nem a „még egyszer, ismét, újra” szavakon van a hangsúly

36. Mi nem tekinthető újjászervezésnek? • a korszerű technológiai lehetőségeket kihasználva automatizálunk folyamatokat • az elavult IR korszerűsítése, új IT lehetőségek alkalmazása az érintetlenül hagyott szervezetben • a szervezet öncélú kiiktatása, hierarchiaszintek kiiktatása, karcsúsítás

37. Újjászervezés vs. hatékonyságnövelő módszerek • növekvő fogyasztói igények – minőségi megoldások • BPR-tól való félelem – nem a magas költségek, hanem a humán tényező (stabilitás, biztos megszokott formák, vezetői pozíciók és folyamatok) riasztja vissza a felsővezetőket • a lassúbb, fokozatos inkrementális fejlesztés kevesebb kockázattal és áldozattal jár

38. Ellenállás a BPR megoldással szemben legnagyobb veszély tartás a szervezeti változásoktól hosszú fejlesztési idő túl nagy a BPR projekt fejlesztés kockázata nagyon magasak a fejlesztési költségek kevésbé kockázatos tényezők

39. TQM • TQM: Total Quality Movement vagy Management • Lényege: egy vállalat akkor tud minőségi eredményeket produkálni, ha a teljes üzleti folyamat minden feladatát a minőségi eredmények szem előtt tartásával végzi, hajtja végre

40. TQM és a BPR • a két módszer alapvető célkitűzési megegyeznek • különbség: az üzleti folyamatok fejlesztésének módja [Davenport] • TQM: • folyamatos, inkrementális fejlesztést jelent • az iterativitás és a végnélküliség sajátosságait magában foglalva • BPR: • radikális fejlesztési célokat definiál, • a várható eredmények elérését egy adott időtartamon belül definiálja

41. TQM vs. BPR

42. Az újjászervezés után • folyamatokban gondolkodás, team munka (egyenrangú, nagyfokú önállóságú tagok), alkalmazotti felelősség növekedés • szerepek megváltozása – szervezeti struktúra laposodik • teljesítményértékelés (munkában töltött idő helyett), eredmények alapján történő díjazás • vállalati kultúra – nem a főnök, az ügyfél a vevő a meghatározó, akik a váll. jólétét meghatározzák, laopsodás miatt közvetlenebb kapcsolatba kerül az alkalmazottakkal, fogyasztókkal

43. A folyamatszemléletű gondolkodás • a korábbi funkciószemléletű megközelítés helyett folyamatszemléletű gondolkodás • a TQM már előrevetítette a folyamatszemléletű gondolkodás jelentőségét • BPR fejlesztések középpontjában a folyamatok állnak

44. A szervezeti működés folyamatszemlélete

45. Az üzleti folyamat • az üzleti folyamatok olyan lépések sorozataként értelmezhetők, amelyek bemeneti hatásokra kimenetként mások számára szükséges termékek, szolgáltatások egy sorozatát produkálják • a szakirodalomban számos definíció létezik: • „az elérni kívánt eredmények megvalósítását szolgáló, egymással kapcsolatban levő tevékenységek összessége”[Davenport-Short] • „azoknak a tevékenységeknek az összesége, amelyek egy vagy több bemeneti komponens hatására a fogyasztó számára értéket jelentő kibocsátást szolgáltatnak” [Hammer- Champy]

46. Az üzleti folyamat • előre definiált, értéket teremtő kibocsátást eredményeznek, • értékteremtő átalakító tevékenységgel, transzformációval: • inputként fogyasztási javakat használnak fel, és • elvárt fogyasztói igényeket elégítenek ki, • jól definiált kezdetük és befejezésük van • ismételten végrehajtódnak

47. Az üzleti folyamat • a végrehajtáshoz szereplőkre van szükség (emberi tényezők, gépek, berendezések) • működésük során erőforrásokat használnak fel • üzleti célokat elégítenek ki • rövid távú: végrehajtott folyamat • hosszú távú: általános üzleti célok

48. IR: Információrendszer Az információrendszer alapvető erőforrásként adatokat gyűjt, tárol, továbbít és használ fel annak érdekében, hogy az alaptevékenység végzéséhez újabb, hasznos információkat szolgáltasson. Alapvető célja: az információ-előállítás, vagyis olyan célorientált üzenetek létrehozása, amelyek a felhasználó számára újdonságot jelentenek, bizonytalanságot szűntetnek meg, és növelik a végzett tevékenység hatékonyságát.

49. Téves szóhasználatinformációs rendszer vs. információrendszer • információs rendszer jelzős szerkezet, olyan rendszer, amelynek vannak információi, amellyel kapcsolatban ismerünk adatokat • információrendszer az információk egységes, az alapmodellt tükröző rendezett, szervezett együttese  rendszere

50. Az információrendszer sajátosságai • absztrakt jelleg: az IR a valós világ absztrakciója • diszkrét jelleg: az IR állapotterét egyértelműen azonosítható állapotok alkotják • konzisztencia: a bemeneti adatok csak meghatározott szabályok szerint átalakítva szolgáltatják az elvárt eredményeket/állapotokat