公文檔案管理 －－ 注意事項

1. 公文檔案管理 －－注意事項 業務單位: 總務處 文書組 報 告 人: 組主任 田至琴 95年12月13日

2. 　　大綱 • 從公文到檔案－－ (範圍界定、執行依據、作業流程) • 檔案管理工作要項 • 應行配合注意事項 一、歸檔案件之點收作業 二、屆保存年限檔案之銷毀作業 三、檔案之檢調、應用 四、機密檔案之處理 • 小叮嚀

3. 從公文到檔案－－ • 範圍界定：文書組負責處理之公文和管理之檔案： 一.「受文者」為「國立成功大學」之校外來文；或 「發文者」為「國立成功大學」之創稿校函；經 依文書處理規定，完成發文或存查程序之公文書. 二.承辦人員將「辦畢案件(公文)」，依本校「歸檔 作業標準」，送交文書組點收、立案後成為「檔 案」，並由檔管人員負責後續之編目、保管、清 理及應用者.

4. 執行依據：文書處理手冊、檔案管理作業手冊 91年檔案法及相關子法(21條)頒布實施後遽增的檔案管理作業

5. 公文→檔案流程圖 收 、 分 文 業務承辦單位 總 務 處 文書組 一、二級業務單位 來文 單位登記桌 分信室 簽收 分送 收 承辦人員 點 收 編 號 登 記 分 送 創 稿 簽辦 (簡簽列印) 收文登記表 主管 發 核 稿 存歸查檔 會 稿 陳 核 、 會簽 發 文 編 號 登 記 繕 校 用 印 發 文 決 行 發文登記表 文書 組 歸檔 稽 催 陳 核 歸檔 送 繕 編 目 分 類 立 案 入 卷 上 架 檔管 案理 點 收 整 理

6. 檔案管理工作要項 一、檔案產生__點收 二、檔案分編__立案、編目 三、檔案整理__微縮、電子儲存 四、檔案保管__入庫上架、保存與修護、庫房 安全管理 五、檔案鑑定__保存價值鑑定 六、檔案清理__清查、銷毀、移轉、移交 七、檔案應用__目錄彙送、檢調、應用 八、機密檔案管理__點收、檢調、解降密、清理

7. 應行配合注意事項 一、歸檔案件之點收 (一)送件歸檔 各單位收發(承辦人員)應將辦畢案件，逐件 依序彙齊後，送文書組清點、簽收 1.擬歸檔案件以原件為原則，有附件者，每1種以1份 為限，未以原件歸檔者，應敘明具體理由(如免稅 申請書海關需正本...等），簽陳權責長官核。 2.附件屬抽存續辦者，承辦人應於本文(簡簽)敘明， 並於附件顯著處註記文號，簽奉長官核准；俟其辦 畢後，再依規定辦理附件歸檔。

8. 應行配合注意事項(續一) 3.擬歸檔案件，需填列分類號及保存年限 承辦人簽擬公文時，務請根據檔案內容之性質， 參照本校「檔案分類暨保存年限區分表」(已鍵入 公文系統線上簽稿內)，選填適當之「分類號」及 「保存年限」 ★同一內容性質公文，請放同一分類號下、簽稿並陳時, 分類號要一致，而且要先列印「簡簽」簽辦。 ★在同一「綱」下選擇適合之分類號，如確無適合者，再 往上一層(「類」)選擇較適合者。 ★簽稿並陳,也要先列印「簡簽」簽辦 ★本校制訂之各項規章，應放「內部規章」永久保存，其 他單位制定之法令等，則放在「法令釋疑」，保存年限 10年即可。

10. 函(書函令)稿製作系統畫面 (續下頁)

11. 承辦公文『簡簽』系統畫面

12. 應行配合注意事項(續二)4.歸檔案件需逐件(含附件)逐頁編寫頁碼：應行配合注意事項(續二)4.歸檔案件需逐件(含附件)逐頁編寫頁碼： (1)本文編碼前，應依文件產生時間早晚，以早者在下，晚 者在上排序後，再予編號。 (2)編號順序： a.創稿：本文→附件 依序連續為之. b.校外來文：簡簽→本文→附件 依序連續為之. c.簽稿併陳:簽呈→函稿→來文(附件如簽、稿、文 各有「附件」， 則各附其後)，再各依序連續為之. (3)附件頁碼之編寫，除書籍型式或無法隨文裝訂者(已有頁 碼)外，應併同其本文連續為之。 (4)頁碼應以鉛筆編寫於每頁之右下角。 (5)文件為雙面書寫或列印者，應以2頁計算，其背頁碼則於 左下角為之。

13. 1.進入公文系統 5.附件內容，需逐件詳細登錄於公文系統 (1) 、函(書函令)稿製作之附件輸入流程： (續下頁) 2

14. (續下頁) 3

15. (續下頁) 5 6 7 4 8

16. (2)來文附件輸入流程(續下頁) 1

17. 4 5 6 3 7

18. (二)歸檔物品查檢： 下列物品不得歸檔： 1.現金、有價證券及其他貴重物品 2.司法訴訟有關物證 3.流質、氣體、易燃品、管制物品或 　　　　 其他危及人身與公共安全之物品 4.易變質而不適長期保存之物品

19. (三)歸檔案件查核 常見退件原因: 1.案件或附件不全，或附件未經簽准而抽存者 2.案件未經批准或漏印、漏會、漏發者 3.案件未填註保存年限或分類號者 4.案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者 5.案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者 6.缺掛號信封

20. (四)確認點收

22. (五)逾期歸檔稽催 1.文書組每月25日列印「未送出公文清單」，陳 校長核閱。 2.各單位應將「未送出公文清單」，送各承辦人 查填後簽章，送單位主管簽核後送回文書組。 3.如不克在規定期限內將公文辦妥，請填寫「展 期申請單」，經核准後，正本送文書組辦理展 期手續。 4.展期申請，請至公文系統登錄：

28. 文書組製作擬銷毀檔案目錄 二、屆保存年限檔案之銷毀作業 流程圖 送業務相關單位審核 是否要檢討保存年限? 是 檢討保存年限 (註記：延長年限及理由) 否 修正保存年限 簽章同意銷毀 檔管人員於系統 修正註記 簽陳權責長官核准 制定檔案銷毀計畫 及檔案銷毀目錄 繼續保存 函送檔案局審核 結束 否 核准銷毀 是 執行檔案銷毀 檔案銷毀目錄併同核准銷毀文件歸檔永久保存

29. 注意事項： • 保存年限請參考本校「檔案分類暨保存年限區分表」 • 承辦人就檔案是否銷毀? 或須延長保存年限等事項表示意見(簽章)，並請單位主管核定。 • 擬銷毀檔案業務單位，認有延長保存年限之必要者，應於擬銷毀檔案目錄「註記」延長保存之年限及理由. • 機密檔案須俟全案依規完成解密作業，並屆保存年限後，始得辦理銷毀。

30. 三、檔案之檢調、應用 (一)檢調 1.紙本調閱—63年至94年之檔案 ＊需填「調案單」 ＊公文系統調案單操作步驟 １－１

31. １－２

32. １－３

33. ２ ３ １ １－４

34. 2. 影像調閱—35年至62年及95年以後檔案 35年至62年 95年以後 ２－１

35. 1 3 2 4 ２－２

36. ２－３

37. ２－４

38. (二)應用 (1)本校「檔案應用申請作業要點」，經於95.7.11. 修訂再版發行，內容包括相關法令規定、作業 標準、流程及各類申請書、注意事項及收費標 準等。 (2)配合本校75周年校慶活動，蒐集整理具有特 殊意義之歷史檔案，複製供校史室及博物館 籌備處辦理展示，歡迎參觀。

39. 四、機密檔案之處理 (一)點收： 1.業務承辦人員辦理機密文書歸檔，應使用機密 檔案「專用封套」密封。 2.封套上詳實填註記載： 包括年度、分類號、收發文字號、承辦單 位、案件內文件起迄日期、頁數、件數、附件 數、機密等級、解密條件、保密期限、保存年 限；並彌封加蓋印章或職名章 。

41. 機密檔案機密等級檢討作業流程 處理意見表 業 務 單 位 發「建議單」 (校外來文) 發「通知單」 (本校發文) 對方回文 註銷記錄單 (原件密等劃雙線) 文 書 組 系統資料修正 一般檔案管理

42. 承辦人 二級主管 一級主管 校長

43. 樣本

44. 樣本

46. (二)檢調： 1.他機關調案時，須出具公函，經該機密核定 機關首長或其授權人員核准後，承辦單位應 填具調案單辦理調案，並以密件函復方式送 達。但他機關派員親至本校機關調案時，得 持本機關函復之公文並與承辦單位會同填具 調案單，始可辦理調案 2.內部單位借調機密檔案，應填具調案單，並 經業務承辦單位主管核准。…… 3.機密檔案之借調，應於借調期限內(10個工作 天)歸還。屆期如需繼續使用，應提出展期申 請，經核定權責人員核准後，始可延展借調 期限。

47. (三)解、降密後之處置： 辦理註銷： 1.填具機密等級變更或註銷紀錄單。 2.原件密等劃除。 3.註銷紀錄單浮貼於原件上。 4.系統註記： (1)註記核定變更之日期、文號。 (2)修正密等。 (3)主旨鍵入案由。 (4)一般檔案管理。 (四)清理： 機密等級經檢討後，已逾保存年限或已符合解密 條件者，移請業務單位依規定辦理解降密等，銷毀前 應完成解密作業。

48. ※小叮嚀 • 釘書針(夾)少釘點。 • 雙面列印，請控留側邊至少2公分之裝訂空間(正面留左邊，反面留右邊)。 • 廢紙再利用，請將作廢的那面劃掉。 • 線上簽擬稿使用阿拉伯數字或英文字，務請用半形字。 • 如對本組「分文」，有疑義者，請速填「公文改分申請單」以免延誤公文時效。

49. 簡報結束 請多指教