IT-kontaktforum 16.12.99

1. IT-kontaktforum 16.12.99 • 13 30 til 13 50: Innledning v/Kirsti • 13 50 til 14 50: Arbeidsform v/Roar • 14 50 til 15 15: Standardisering på kontorstøtte-produkt v/Kirsti • 15 15 Gløgg og God jul Spørsmål og innspill underveis 1

2. Innledning • Hvorfor vi har invitert til møte • Standardiseringsarbeidet i forholdet til arbeidet med IT-strategi • Hvem skal standardisere • Hva er fornuftig IT-standardisering på et universitet 2

3. Orientere Drøfte Få innspill Forankre vedtak blant IT-ansatte Hvorfor vi har invitert til møte I forhold til standardisering (og IT- strategi)

4. Kjøpsavtale for PC 1998-2000 Felles administrative IT-systemer NOS-prosjektet (og Nye- NOS) Word-97, Excel- 97 og PowerPoint-97 er valgt som standard kontorstøttesystem fra 01.01.99 og inntil nytt vedtak om standarder fattes Orgutvedtak om IT-standardisering (K-sak 261/98) for kontorstøttesystem og triviell infrastruktur gjelder også vitenskapelig ansatte - så langt mulig PC er standard (ikke Mac) Hva er bestemt om NTNU-standarder

5. Standardiseringsarbeidet og IT-strategi Helhetstenking: På hvilken måte kan IT bidra i en organisasjon IT gir reduserte kostnader IT bidrar til endret organisering IT fører til innovasjon 5

6. IT medarbeidere ved et universitetet... • må ha grunnleggende forståelse for at vi inngår i en heltet • at universitetets overordnede strategi også er bestemmende for IT-strategien • IT-ledere og IT-medarbeidere må bli • ”full-spectrum contributors to the development and mangement of business startegies and directions, rather than a niche player in the limited band of IT” • Først da kan IT-medarbeidere utnytte sitt potensiale: som bidragsytere langs hele trekanten

7. Hva er fornuftig IT-standardisering på et universitet • Å standardisere på alt som er trivielt (infrastruktur, programvare, oppgaver) slik at ressurser frigjøres til primærvirksomheten og krevende oppgaver knyttet til IT. • En må se videre enn til kost/nytte i et begrenset perspektiv når en arbeider med standardisering 7

8. Hvem skal standardisere • I prinsippet skal alle ansatte ved NTNU følge vedtatte standardiseringsbestemmelser • I prinsippet et det ikke skille mellom vitenskapelig og administrativt ansatte i forhold til vedtatte standarder. • Oppgavene hver enkelt ansatt skal utføre, bestemmer hvorvidt hun kan velge andre produkt enn vedtatte standarder. Eks: • en ansatt som skal skrive dokument med mange formler, vil muligens trenge annen programvare enn Word-97 • en ansatt som skal skive lange dokument, vil trolig ha behov for annen programvare enn Word-97 8

9. Det skal lønne seg å velge standard I • Standard programvare bør betales av sentrale midler slik at produktet er ”gratis” for den enkelte • den som av faglige eller administrative grunner må velge utenfor standardutvalget, må selv skaffe finansiering • Standard programvare bør alltid finnes lett tilgjengelig for nedlasting • det skal f eks ikke ligge versjoner av Word-2000 tilgjengelig for alminnelig nedlasting når standard versjon er Word-97 9

10. Det skal lønne seg å velge standard II • Det skal være tilgang på brukerstøtte av høy kvalitet for alle standardprodukt • brukerstøttepersonalet må gis god skolering på standarprodukt • Den som velger f eks Excel-2000 kan ikke automatisk regne med å få brukerstøtte. Dersom slik brukerstøtte skal gis, må det være etter avtale med lokal IT-avdeling • Ved overgang til nye standarder tilbys kurs for nye standardprodukt • Det skal ikke tilbys kurs ved NTNU i f eks Word-2000 så lenge Word-97 er valgt standard 10

11. Det skal lønne seg å velge standard III • Den som må velge utenfor standardutvalget for de produkt der det er valgt standarder, må selv sørge for at det hun sender fra seg, er i et format som uten videre kan benyttes av standardproduktene 11

12. Hvor lenge er en standard gyldig? I • En standard er gyldig inntil det fattes nytt vedtak om annen standard, eller inntil standardiseringsvedtaket eksplisitt oppheves • For produkt som tekstbehandling,kan f eks Intranettprosjektet være den utløsende årsaken til at NTNU velger å standardisere på Office 2000. 12

13. Hvor lenge er en standard gyldig? II • En valgt standard skal vurderes løpende. Den skal oppheves eller avløses av en annen valgt standard så snart en totalvurdering tilsier at det er hensiktsmessig 13

14. Standardisering på kontorstøtte-produkt • Orientering om arbeidet så lang • Problemstillinger knyttet til standardisering på kontorstøtteprodukt • Videre arbeid mot en anbefalt standard 14

15. Utgangspunkt • Word-97, Excel- 97 og PowerPoint-97 er valgt som standard kontorstøttesystem fra 01.01.99 og inntil nytt vedtak om standarder fattes • Orgutvedtak om IT-standardisering (K-sak 261/98) • for kontorstøttesystem og triviell infrastruktur • gjelder også vitenskapelig ansatte - så langt mulig • PC er standard (ikke Mac) • Vi stiller altså med et detaljert mandat. Vesentlige premisser er lagt 15

16. Relevante spørsmål I • Er totalkostnadene forbundet med å gå fra MS kontorstøtteprodukt til andre leverandørers produkt så store at en overgang er utenkelig? (Lotus´Campusavtale koster 180 000 i tre år. Alle studenter og ansatte er inkludert. Ved utgangen av avtalen eier vi produktene) • Når vil en kost/nytte-vurdering tilsi at vi vinner så mye i bedret funksjonalitet at vi kan forsvare prisen det koster å oppgradere? (Pris på programvare utgjør bare en (liten) del av kostnaden knyttet til oppgradering/skifte av programvare.) 16

17. Relevante spørsmål II • Tilsier en totalvurdering at det er hensiktsmessig å oppdatere fra Word-97, Excel-97 og PowerPoint-97 til Office 2000 (standard) nå? (En valgt standard skal vurderes løpende. Den skal oppheves eller avløses av en annen valgt standard når en totalvurdering tilsier at det er hensiktsmessig) • Har standardisering en skjult kostnad? Ved å binde oss totalt til en leverandør, vet leverandøren at det koster oss store summer å skifte til andre leverandørers produkt. Hvordan finner vi det optimale punkt mellom ensartede gjennomgående løsninger for hele NTNU og leverandøruavhengighet? • Betyr en Campusavtale, dvs at vi leier produkt, at vi binder oss enda tettere til en leverandør?

18. Hvem presser på for oppgradering? • Microsoft og leverandører som forhandler Microsoftprodukt og avtaler (Campus og Select) ønsker at vi skal inngå ny avtale. Lotus er også på banen • Miljø ved NTNU 18

19. Hva skjer: Hvis vi går over til andre kontorstøtteprodukt (ikke Office)? • Vi vil trolig ikke få bedret funksjonalitet • Opplæring, konvertering, installasjon, avinstallasjon, opplæring av IT-personalet…. Totalkostnaden vil være meget høy. • Et lite realistisk alternativ? 19

20. Hva skjer:Hvis vi ikke tegner ny Select eller Campus avtale nå? • NTNU kan likevel, på det tidspunktet vi finner det formålstjenlig, oppdatere produktene i Office standard (Word, Excel og Powerpoint), Backoffice klient og Win95/98/NT til versjoner av programvaren som er offentliggjort innen 31.12.99, dvs Office 2000 (standard) og Backoffice (ver ?), uten å betale noe til programvareleverandøren da dette inngår i den avtalen vi allerede har betalt for. Avtalen gjelder for 2 500 ansatte ved NTNU • På det tidspunktet NTNU finner det formålstjenlig, kan vi tegne ny avtale 20

21. Hva skjer:Hvis NTNU tegner ny Select-avtale? • De som av faglige eller administrative grunner har behov for nyere produkt enn dem vi har avtale for eller andre produkt i MS Select-portefølje, får billigere programvare • Per år over to år koster det 1.68 mill (nov 99) å opprettholde vedlikehold av lisenser for ansatte (Windows, Office Standard, Backoffice klient) Vi må ta ut et visst volum for å være berettiget til en Select-avtale. Nykjøp kommer i tillegg • En Select-avtale for NTNU endrer ikke på den ansattes forpliktelser i forhold til å rette seg etter vedtatte standarder. Eller: Microsoft får ikke ”fullmakt” til å bestemme når NTNU skal gå over til nye standardprodukt selv om vi inn går en Selectavtale 21

22. Hva skjer:Hvis lokale miljø tegner Campusavtale som spleiselag? I • Miljø som av administrative eller faglige grunner vil ha behov for et bredere produktspekter eller nyere versjoner av programvaren, kan tegne egen Campusavtaler og dekke kostnadene selv • Dersom det er tilstrekkelig mange miljø (< 100 ansatte) som deler på kostnaden (1.5 mill årlig for Campus), kan vi på denne måten få en Campus-avtale som gjelder hele NTNU. 22

23. Hva skjer:Hvis lokale miljø tegner Campusavtale som spleiselag? II • En Campus-avtale for hele NTNU eller deler av NTNU, endrer ikke på den ansattes forpliktelser i forhold til å rette seg etter vedtatte standarder. Eller: Microsoft får ikke ”fullmakt” til å bestemme når NTNU skal gå over til nye standardprodukt selv om vi inn går en Campusavtale 23

24. Videre arbeid mot en anbefalt standard • Et forslag til konklusjon foreligger umiddelbart etter nyttår. Innspill mottas inntil da. Husk rammebetingelsene. • Notat om standard kontorstøtteverktøy sammen med et generelt notat om standardisering, prosjektplan m/medarbeidere og tidsfrister. Frist ? • Presentasjon i dekan og direktørmøtene. Når? 24