การเขียนข้อพิจารณา ของฝ่ายอำนวยการ

1. การเขียนข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการการเขียนข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการ โดย พลตรี เอนก แสงสุกผู้ทรงคุณวุฒิกองบัญชาการกองทัพไทย

2. อะไรเอ่ย?

8. ตอนที่ 1หลักการ

9. ความหมาย • ข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการ คือเอกสารของ ฝสธ. อย่างเป็นทางการ • มีการวิเคราะห์ปัญหาอย่างถูกต้อง รัดกุม • มีข้อเสนอแนะวิธีแก้ปัญหา

10. วัตถุประสงค์ • เพื่อเผยแพร่ข้อมูลข่าวสาร • เพื่อเป็นข้อพิจารณาให้ ผบ. ตกลงใจอย่างสมเหตุสมผล ถูกต้อง ทันเวลา • เพื่อบูรณาการงาน ลดความซ้ำซ้อนในการปฏิบัติ และเกิดเอกภาพในการบังคับบัญชา

11. คำนึงถึงวัตถุประสงค์ในการเขียนคำนึงถึงวัตถุประสงค์ในการเขียน • ต้องการให้ทราบ ลงท้าย “เพื่อทราบ” • ต้องการให้เข้าใจ ชี้แจงให้สมเหตุสมผล • ต้องการให้ร่วมมือ นอบน้อม ขอบคุณ • ต้องการให้ ผบ.พิจารณา ชี้ประเด็นให้ชัด • ต้องการให้ ผบ.อนุมัติ ชี้ความจำเป็น

12. หลักพื้นฐานในการเขียนเอกสารของ ฝอ. • ผู้ร่างต้องเข้าใจเรื่องที่จะร่าง แยกเป็นข้อ ๆ • ต้องมีสาระครบถ้วน สั้น กะทัดรัด ชัดเจนถูกต้อง ใช้คำง่าย ไม่ใช้คำฟุ่มเฟือย • การดำเนินเรื่องมีความต่อเนื่อง • อ้างกฎหมาย ข้อบังคับ ระเบียบ คำสั่ง ให้ชัดเจน • ข้อเสนอต้องตรงประเด็น เห็นแก่ประโยชน์ส่วนรวม

13. ส่วนประกอบ • ประกอบด้วย ส่วนตัวเรื่อง และส่วนผนวก • ส่วนตัวเรื่อง 6 หัวข้อ คือ ปัญหา สมมุติฐาน ข้อเท็จจริง ข้อพิจารณา ข้อสรุป และข้อเสนอ • ส่วนผนวก เป็นเอกสารสนับสนุน ช่วยให้ผบ. มีข่าวสารเพิ่มเติม

14. รูปแบบข้อพิจารณาของ ฝอ. 1. ปัญหา … 2. สมมุติฐาน … 3. ข้อเท็จจริง … 4. ข้อพิจารณา … 5. ข้อสรุป … 6. ข้อเสนอ ...

15. บันทึกความเห็น • ข้อพิจารณาของ ฝอ. ที่ไม่ซับซ้อนและง่ายต่อการสั่งการ ให้จัดทำในรูปแบบของ“บันทึกความเห็น” • มี 4 หัวข้อ คือ ปัญหา ข้อเท็จจริง ข้อพิจารณาและข้อเสนอ

16. บันทึกความเห็น 5 แบบ แบบ 1 แบบสมบูรณ์ 4 หัวข้อ แบบ 2 มี 4 ข้อ ต่างกันที่ข้อ 1 แบบ 3 มี 4 ข้อ ต่างกันที่ข้อ 1, 2, 3 แบบ 4 มี 3 ข้อ แบบ 5 มี 2 ข้อ

17. บันทึกความเห็น แบบที่ 1 1. ปัญหา ….. 2. ข้อเท็จจริง ….. 3. ข้อพิจารณา ….. 4. ข้อเสนอ …..

18. บันทึกความเห็น แบบที่ 2 1. ..… (ปัญหา) ….. 2. ข้อเท็จจริง ….. 3. ข้อพิจารณา ….. 4. ข้อเสนอ …..

19. บันทึกความเห็น แบบที่ 3 1. ….. (ปัญหา) ….. 2. ..… (ข้อเท็จจริง) ..… 3. ..… (ข้อพิจารณา) ….. 4. ข้อเสนอ …..

20. บันทึกความเห็น แบบที่ 4 1. … (ปัญหา หรือปัญหา + ข้อเท็จจริง) 2. … (ข้อเท็จจริง + ข้อพิจารณา หรือ ข้อพิจารณา) ….. 3. ข้อเสนอ …..

21. บันทึกความเห็น แบบที่ 5 1. ….. (ปัญหา + ข้อเท็จจริง + ข้อพิจารณา) ….. 2. ข้อเสนอ …..

22. ความสมบูรณ์ ประกอบด้วย • แบบฟอร์ม • หัวเรื่อง • ปัญหา • สมมุติฐาน • ข้อเท็จจริง • ข้อพิจารณา • ข้อสรุป • ข้อเสนอ

23. แบบฟอร์ม • ถูกต้อง ตามหลักการ แบบธรรมเนียมระเบียบ • เทคนิคในการจัดทำ ถูกต้อง

24. หัวเรื่อง • สมบูรณ์ กะทัดรัด ตามระเบียบงานสารบรรณ • ชื่อเรื่อง กะทัดรัด เฉพาะเจาะจง

25. ปัญหา • ควรรวบรวมปัญหา ทำความเข้าใจกับปัญหา • การเขียนปัญหา ต้อง- สรุปประเด็นให้ชัดเจน สั้น- ใช้ข้อย่อยช่วย- นำเสนอแนวทางการแก้ไขปัญหา

26. สมมุติฐาน • ต้องจำเป็นและเป็นไปได้ • ใช้เป็นมูลฐานสำหรับทำข้อพิจารณา • ใช้เพื่อขยายหรือจำกัดขอบเขตของปัญหา • มีมูลฐานจากข้อเท็จจริงที่พิสูจน์ได้และมีที่อ้างอิง

27. ข้อเท็จจริง • ลักษณะของข้อเท็จจริง- มีอิทธิพลและส่งผลโดยตรงต่อปัญหา- เป็นความจริง ไม่ใช่ความคิดเห็น- ไม่นำข้อเท็จจริงที่ไม่จำเป็นมาเขียน- อยู่ในกฎหมาย ระเบียบ คำสั่ง ที่เกี่ยวข้อง • ต้องอ้างอิง กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับคำสั่ง นโยบาย ให้ครบถ้วน

28. ข้อพิจารณา • เป็นการวิเคราะห์ปัจจัยทั้งปวงที่เกี่ยวข้อง • วิเคราะห์ผลดี ผลเสีย ของคำแก้ปัญหา • ทำเป็นข้อความสั้น ๆ • หากยาว เขียนเพียงสรุปกับมีผนวกประกอบ • คำแก้ปัญหาน่าจะเป็นไปได้ทุกคำแก้

29. การเขียนข้อพิจารณา • ต้องมีเหตุผล ข้อดี ข้อเสีย • มองปัญหาแบบองค์รวม มุ่งสู่นโยบาย ผบ. • เขียนให้ครบทุกมิติ เรียงลำดับความสัมพันธ์ให้ดี ให้เป็นรูปธรรม • ต้องมีจริยธรรมของฝ่ายอำนวยการ

30. การเขียนข้อพิจารณาให้ ผบ.ตกลงใจ • ต้องตอบคำถามได้ว่า สอดคล้องหรือขัดกับ กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ คำสั่ง นโยบาย ที่ระบุในข้อเท็จจริง หรือไม่ • มีงบประมาณในการดำเนินการหรือไม่(มีหนังสือรับรองเรื่องงบประมาณ)

31. ข้อสรุป • มาจากการวิเคราะห์ปัจจัยอย่างสมเหตุสมผล • ตามลำดับการวิเคราะห์และพิจารณา • ไม่ควรนำเรื่องราวใหม่มาใส่ในข้อสรุป • ต้องครอบคลุมทุกแง่มุมของปัญหา • เป็นหนทางที่จะแก้ปัญหาได้ดีที่สุด

32. ข้อเสนอ • ต้องตอบปัญหาทุกแง่มุม ชัดเจน สมเหตุสมผล • ต้องกะทัดรัด ชัดเจน ครบถ้วน สมบูรณ์ ตรงประเด็น สอดคล้องกับข้อพิจารณา • เป็นหนทางที่ดีที่สุด • เสนอว่า ให้ใคร ทำอะไร เมื่อไร ที่ไหน

33. ภาคผนวก • ตอบปัญหาทุกแง่มุม • มีข้อมูลเพียงพอ • กล่าวถึงผนวกเหล่านี้ไว้ในตัวเรื่องด้วย • ชื่อผนวกเรียงตามลำดับอักษร ก ข ค ง จ ฉ......

34. การบันทึก • การเขียนข้อราชการเสนอ ผบช. • การสั่งการของ ผบช. • การติดต่อระหว่างส่วนราชการ • สะดวกในการประสานงานและสั่งงาน

35. ประโยชน์ของการบันทึก • ลดเวลาของ ผบช. • ผบช. ได้ทราบความเห็นของเจ้าหน้าที่ • ผบช. ได้ทราบข้อมูลก่อนตกลงใจ

36. หลักการบันทึก • เจ้าของเรื่องโดยตรงบันทึกก่อน • บันทึกด้วยความเป็นกลาง • สั้นและชัดเจน • ไม่ก้าวก่ายหน้าที่อื่น • เรื่องสำคัญปรึกษาผู้ใหญ่ก่อนบันทึก • รับผิดชอบข้อความที่บันทึก

37. ข้อควรระวังในการบันทึกข้อควรระวังในการบันทึก • อย่าให้กระทบใจบุคคลหรือหน่วย • ทำตัวเป็นกลาง ไม่ผูกมัด ชักจูง ผบช. • สิ่งที่เป็นอำนาจของ ผบช. ให้ ผบช. วินิจฉัยเอง • ไม่นำเรื่องส่วนตัวมาพัวพัน

38. ตำแหน่งของผู้บันทึก • เรื่องออกนอกหน่วย หน.หน่วย เป็นผู้ลงนาม ความเห็นของเจ้าหน้าที่ให้อยู่ภายในหน่วย • เรื่องภายในหน่วย เจ้าหน้าที่บันทึกโต้ตอบกันได้

39. ประเภทของการบันทึก 1. บันทึกย่อเรื่อง • 2. บันทึกรายงาน • 3. บันทึกความเห็น • 4. บันทึกติดต่อและสั่งการ

40. บันทึกย่อเรื่อง • เป็นการเขียนข้อความย่อจากเรื่องเอาแต่ประเด็นสำคัญมาให้สมบูรณ์ • ช่วยให้ ผบช. อ่านแล้วเข้าใจได้ไม่ผิดพลาด

41. บันทึกรายงาน • เป็นการเขียนข้อความรายงานเรื่องที่ปฏิบัติให้ ผบช. ทราบ • เป็นเรื่องในหน้าที่หรือเรื่องที่ได้รับมอบหมาย

42. บันทึกความเห็น • เป็นการเขียนข้อความแสดงความเห็นของเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับเรื่องที่เสนอ • ช่วยให้ ผบช. ทราบ ความเป็นมาปัญหา ข้อพิจารณา ข้อดีข้อเสียประกอบการตกลงใจ

43. บันทึกติดต่อและสั่งการบันทึกติดต่อและสั่งการ • เป็นการเขียนข้อความติดต่อภายในหน่วยเดียวกัน • เป็นการสั่งการของ ผบช. ไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา

44. ตอนที่ 2ประสบการณ์

45. สิ่งที่ต้องยึดถือ • หลักการ • แบบธรรมเนียมของหน่วย • นโยบายของ ผบ.

46. เทคนิคในการร่างหนังสือเทคนิคในการร่างหนังสือ • สรุปประเด็นของต้นเรื่อง 6 w • ใครลงนาม ร่างกี่ฉบับ • คิดข้อเสนอก่อน • ผอ.กอง จะเสนอ เจ้ากรม อย่างไร • เจ้ากรม จะเสนอ ผบ.ทสส. อย่างไร

47. สวมวิญญาณเป็นผู้ลงนามสวมวิญญาณเป็นผู้ลงนาม • คิดข้อเท็จจริง กับ ข้อพิจารณา • อาจใช้กระดาษโน้ตช่วย • ฉบับ เจ้ากรม เรียน ผบ.ทสส.สำคัญกว่า ฉบับ ผอ.กอง เรียนเจ้ากรม

48. พิมพ์ครั้งที่ 1 ในกระดาษเสีย • ปรับแก้ • พิมพ์จริง

49. ขั้นตอนการร่างหนังสือขั้นตอนการร่างหนังสือ • อ่าน สรุป คิดโครงร่าง วางแผนการเขียน • ศึกษาเอกสาร ประสานงาน • ลงมือร่างหนังสือ และหนังสือประกอบ

50. สรุปเทคนิคการร่างหนังสือสรุปเทคนิคการร่างหนังสือ • สวมวิญญาณเป็นผู้ลงนาม • คิดและเขียนแบบผู้ลงนาม • รู้นิสัยของผู้ลงนามยิ่งดี • รู้ความสัมพันธ์กับผู้รับยิ่งดี • เขียนให้เป็นสำนวนของผู้ใหญ่