ul. Towarowa 35 61-896 Poznań Telefon: (061) 859-59-00 Faks: (061) 859-59-01 E -mail: dgasa@dga.pl

1. Sąd Rejonowy w Poznaniu VIII Wydział GospodarczyKRS nr KRS 0000060682kapitał zakładowy: 10.170 tys. PLNw pełni wpłaconykapitał własny na 31.12.2006:20.066 tys. PLN ul. Towarowa 35 61-896 Poznań Telefon: (061) 859-59-00 Faks: (061) 859-59-01 E-mail: dgasa@dga.pl www.dga.pl www.security.dga.pl System WORKFLOW jako sprawne narzędzie procesowego zarządzania obiegiem informacji Białowieża, 9 maja 2008r.

2. Integracja systemów a wartość dodana Wrzucę wszystko do jednego worka – ale czy to jest dobre rozwiązanie? Eureka!!!! Jak to wszystko zintegrować? System Zarządzania Jakością System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji BPM NIE! System zarządzania ciągłością działania Business Process Management = Zarządzanie Procesami Biznesowymi

3. Agenda …………….. • Zarządzanie procesami jako podstawa wdrożeń systemów IT • System workflow - efektywny system informacji zarządczej • Jakość, bezpieczeństwo, aktualna informacja biznesowa – składowe skutecznych decyzji w zarządzaniu • Prezentacja i doświadczenie DGA S.A. w zarządzaniu procesami biznesowymi

4. Co spędza sen z powiek menedżerom w służbie zdrowia?* • coraz więcej zadań do realizacji przy ograniczonej ilości zasobów – konieczność optymalizacji • potrzeba gromadzenia tylko przydatnych informacji, nie zbędnych danych zaprzątających głowę • konieczność gromadzenia informacji na poziomie całego szpitala w celu sprawnego podejmowania decyzji • umożliwienie precyzyjnej identyfikacji problemów organizacyjnych (co zajmuje nam najwięcej czasu, gdzie przesunąć zasoby, w czym jesteśmy bezbłędni, jakie obszary powinniśmy doskonalić) • przekłamania komunikacyjne, gubienie dokumentów, niepełna informacja zarządcza • skuteczne zarządzanie zmianą (prawo, struktura) • sprawne zarządzanie ryzykiem (nadużycia, ciągłość działania, planowanie finansowe) • zapewnienie bezpieczeństwa pracowników * na podstawie wyników audytów systemów zarządzania w jednostkach ochrony zdrowia przeprowadzonych u Klientów DGA

5. Wymagania otoczenia szpitala Właściciele NFZ PRAWO Zwiększanie efektywności biznesowej Nowe wymagania prawne Informatyzacja Oczekiwanie na potknięcia Wzrost jakości usług Rozwój usług elektronicznych PRASA Pacjenci KLIENCI

6. Zarządzanie wycinkami struktury to już historia… Jednostki organizacyjne Jednostki organizacyjne • organizacje koncentrowały się na pojedynczych zadaniach, a nie na procesach • zadanie realizowane były przez odseparowane jednostki organizacyjne • brak spójnej informacji zarządczej umożliwiającej podejmowanie decyzji biznesowych

7. … która nie przynosi oczekiwanej wartości w dzisiejszych realiach EFEKTY • niespójność informacji, brak elastyczności w zarządzaniu, rosnąca biurokrakcja, paraliż organizacyjny • wydłużenie kanału przepływu informacji • konieczność rozwiązywania problemów operacyjnych, nie strategicznych • optymalizacja? …tylko wycinkowych zadań • osłabienie odpowiedzialności za rezultaty wykonywanych procesów • niezdrowa rywalizacja pomiędzy pracownikami • brak samodzielnego rozwiązywania problemów, osłabienie efektów pracy grupowej

8. Orientacja na procesy jako odpowiedź na rosnące wymagania PROCESY są kluczowym (krytycznym) aspektem działalności szpitala • są sposobem w jaki abstrakcyjne cele postawione przez klientów, organizacja przekształca w konkretną usługę czy produkt, • to właśnie procesy stanowią dla klienta o istocie organizacji - jest odbiorcą ich skutków, • klient nie jest w stanie dostrzec zadań realizowanych w toku procesów, struktury organizacyjnej czy też jej strategii zarządzania- nie jest to dla niego ważne

9. Dlaczego orientacja na procesy? (2) Podejście procesowe Podejście procesowe służy poszukiwaniu nowych rozwiązań koniecznych do: • wytwarzania usług iproduktów o wysokiej wartości dodanej • wdrażania zasad podnoszenia efektywności • powszechnego zrozumienia znaczenia jakości • zaangażowania szerokiego grona pracowników • zorientowania na klienta (zewnętrznego i wewnętrznego) • wykorzystania nowoczesnych technologii Orientacja na strukturę Orientacja na procesy Każdy projekt wdrożenia systemu informatycznego – w tym systemu workflow – korzysta z efektów procesowego zarządzania organizacją

10. ISO 9001 – pierwszy krok w kierunku systemów workflow • uporządkowanie organizacji – wiemy jakie procesy realizujemy i jak nimi zarządzać • wiemy z jakich systemów informatycznych (dziedzinowych) korzystamy • łatwo zarządzalna struktura organizacyjna • opisane sposoby realizacji zadań (przepływu dokumentów) • odpowiedzialności i uprawnienia do poszczególnych „wycinków” procesów • pierwszy krok w kierunku efektywności wykorzystania zasobów, w tym IT • ulepszanie środowiska pracy • minimalizujemy ryzyko utraty atrybutów bezpieczeństwa informacji, ciągłości działania, korupcji

11. Agenda …………….. • Zarządzanie procesami jako podstawa wdrożeń systemów IT • System workflow - efektywny system informacji zarządczej • Jakość, bezpieczeństwo, aktualna informacja biznesowa – składowe skutecznych decyzji w zarządzaniu • Prezentacja i doświadczenie DGA S.A. w zarządzaniu procesami biznesowymi

12. DGA Workflow – kolejny krok na drodze doskonalenia organizacji (1) WORKFLOW - automatyzacjaprocesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych* • zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą (e-kancelaria) • realizacja procedur zgodnie z ze zdefiniowanymi wymaganiami • automatyczna dystrybucja dokumentów • nadzór nad wywoływaniem kolejnych etapów procedur (podprocesy) • automatyczne przypisywanie uczestników procesów do przewidzianych dla nich funkcji (zastępstwa) • powiadamianie o zadaniach do realizacji (e-mail, sms, komunikator) • zarządzanie aktualizacją dokumentów • …

13. Proces biznesowy w DGA Workflow

14. DGA Workflow – kolejny krok na drodze doskonalenia organizacji (2) • obieg elektroniczny zamiast obiegu papierowego • formularz elektroniczny zamiast formularza papierowego • podpis elektroniczny zamiast podpisu tradycyjnego • archiwizacja elektroniczna zamiast archiwizacji papierowej • komunikacja z systemami dziedzinowymi • komunikacja z Internetem (BIP) • komunikacja z systemami zewnętrznymi Dla Kadry Kierowniczej Szpitala system workflow jest przede wszystkim systemem wspomagającym podejmowanie decyzji biznesowych na podstawie informacji zebranych z realizacji poszczegónych procesów System workflow jest nowoczesnym i kompleskowym systemem raportowania na poziomie całej organizacji lub jest wybranych wycinków

15. Platforma zintegrowanego zarządzania procesami DGA Process DGA Quality DGA Workflow • modelowanie procesów • tworzenie dokumentacji • publikacja dokumentacji • audyty, działania korygujące itp. • automatyzacja procesów • nadzór nad zapisami DGA BPM • zintegrowana platforma

16. DGA Workflow – efekt wdrożenia

17. DGA Workflow – przykładowy raport z procesu (1)

18. DGA Workflow – przykładowy raport z procesu (2)

19. Pułapki technologii workflow, czyli na co zwracać uwagę w trakcie wdrożenia (1) • rzetelna analiza przedwdrożeniowa • analiza procesów biznesowych (!) • analiza wymagań prawnych • analiza wspomagania funkcji biznesowych przez obecne systemy • analiza możliwości integracji technologii • strategia integracji danych (systemy centralne, rejestry publiczne) • precyzyjne określenie wymagań (technologia, obieg, raportowanie, skalowalność) • dogłębna analiza TCO • wybór odpowiedniego trybu zamówień publicznych

20. Check if offered Produkt Offered = false Contract = false else Check if worth proceeding Get quote from supplier Get quote from Quotation system go_ahead = true else Update quotation System Contract = true Send quote to costumer Enter quote in Forecasting system Pułapki technologii workflow, czyli na co zwracać uwagę w trakcie wdrożenia (2) Skomplikowanie systemów nie kryje się wewnątrz nich… Skomplikowane procesy Brak dokumentacjiwdrożeniowej systemów Chaotyczna integracja Brak wsparcia w zakresie monitorowania procesów Brak jednego standardu modelowania Niewykorzystana funkcjonalność Powielanie prac projektowych System ERP Aplikacje własne System CRM Bazy danych Stare systemy System SCM Aplikacje portalowe … ale pomiędzy nimi

21. Agenda …………….. • Zarządzanie procesami jako podstawa wdrożeń systemów IT • System workflow - efektywny system informacji zarządczej • Jakość, bezpieczeństwo, aktualna informacja biznesowa – składowe skutecznych decyzji w zarządzaniu • Prezentacja i doświadczenie DGA S.A. w zarządzaniu procesami biznesowymi

22. System workflow zapewnia JAKOŚĆ naszych procesów • spełnienie wymagań prawnych • lepsza kontrola procesów poprzez standaryzację pracy („śpię spokojnie bo moi pracownicy nie postąpią inaczej niż wymagają tego procedury") • pomiar i doskonalenie procesów - stajemy się coraz lepsi, minimalizujemy koszty, wiemy co nas boli • odpowiedni przydział zasobów (planowanie) • efektywne zarządzanie zmianą • zawsze aktualne wzory formularzy,dokumentów, szybszy dostęp do dokumentów • poprawa efektywności komunikacji

23. System workflow zapewnia BEZPIECZEŃSTWO naszych procesów • poufność, integralność i dostępność informacji • spełnienie wymagań prawnych (minimalne wymagania dla systemów IT, ochrona danych osobowych) • łatwe wykrywanie nadużyć • zarządzanie uprawnieniami do procesu • kontrola dostępu do systemu • systematyczne zarządzanie ryzykiem • unikalność, niezaprzeczalność, nienaruszalność, autentyczność,wiarygodność, łatwość weryfikacji (podpis cyfrowy)

24. Wartość dodana dla menedżerów – analiza procesów („business intelligence”) • raportowanie o procesach biznesowych • aktualne informacje niezbędne do podejmowania decyzji • zarządzanie informacją, nie dokumentem = szybsze i bardziej trafne decyzje • skupienie się na podejmowaniu decyzji a nie na rozwiązywaniu problemów • planowanie zasobów • analiza obciążeń pracowników (funkcji biznesowych) • analiza trendów i odchyleń • prognozowanie

25. Korzyści z zastosownia systemów workflow - podsumowanie • wzrost wydajności procesów • lepsza kontrola realizacji zadań • redukcja kosztów operacyjnych • odbiurokratyzowanie procesów • utrzymanie ciągłości działania • spójny system informacji zarządczej • wzrost motywacji pracowników • poprawa warunków pracy

26. KONIEC Dziękujęza udział w prezentacji WOJCIECH NOWAK KONSULTANT ds. ROZWIĄZAŃ BIZNESOWYCH Telefon: (061) 643-51-77 Faks: (061) 859-59-01 e-mail: wojciech.nowak@dga.pl GSM: 0 601 809 722 Kontakt