Referensgruppsmöte 2

1. Referensgruppsmöte 2 • Agenda • Deltagare • Projektinformation • Orbit 5 regiongemensamt system • Processflödet i Orbit 5 • Återkoppling referensmöte 1 • Framtida möten

2. Projektinformation • Ängelholm och Helsingborg blir pilotsjukhus • Piloten körs under en månad kvartal 2 2013 • Ängelholm startar någon vecka före Helsingborg • Tidpunkten anpassad till införandet av Melior • Målsättning att breddinförandet är klart 2013 • Trolig införandeordning • Ystad • Hässleholm • Kristianstad • Landskrona • Trelleborg • SUS (stegvis)

3. Vad innebär pilot? • Den regiongemensamma uppsättningen är klar och testad • Lokal uppsättningen för Ängelholm och Helsingborg är klar och testad • Systemet kommer att vara i skarp drift • Befintligt operationsplaneringssystem kan inte användas efter pilotstart • Användarna är utbildade i system, regelverk och arbetssätt • Projektet supportar verksamheten under pilottiden • Eventuella systemfel åtgärdas under pilottiden • Utvärdering görs • Utbildningens kvalitet • Att arbetsprocesser, regler och rutiner fungerar • Införandeorganisation och processer • Anpassning utifrån utvärdering innan breddinförande startar

4. Övergripande tidplan Planering/projektledning Beslut införandeordning 30/5 Regiongemensam uppsättning + pilot Uppsättning Analysfas Test Pilot UTBILDNING Lokala anpassningar + breddinförande UTRULLNING Jan. 2012 Jun. 2013 April 2012 Juli 2012 Nov. 2012 Jan. 2013 Dec. 2013

5. Regiongemensamt system • En databas för alla sjukhus • Kärnfunktionerna lika överallt – minsta gemensamma • Ändringar påverkar alla • Standardisering eftersträvas • Regionalt • Inom specialiteten • Viss anpassning görs per klinik/avdelning • Väntelistor • Checklistor • Operationskort • Egna vyer • Planeringsregler • mm

6. Regiongemensamt system • Regional standard • Terminologi • Tidstyper • Prioritet & angelägenhetsgrad • Störningstyper & orsaker • Operationskortens huvudgrupper • Personalkategorier & roller • Patientöversikt • Operationsanmälan • Anestesikort • Uppföljning/rapporter • Standard per specialitet • Ordinerad utredning • Operationskortens undergrupper • Terminologi artiklar • Anamnestyper

7. Vinster för användarna • Tydligt och enhetligt arbetsflöde • Enkelt att flytta patienter • Enkelt att arbeta på flera sjukhus - enhetligt • Enkelt att skapa egna listor • Anpassade vyer utifrån roll och placering

8. Orbit – processer/faser 7 fasta faser Innehållet per fas delvis flexibelt Färgmarkering visar status Op-anmälan Pre-op på avd Planering Pre-op på Op Operation Post-op Anestesi-bedömn.

9. Demo Orbit 5 - Patientdokument Orbit

10. Återkoppling referensmöte 1 • Viktigt att definiera vad av journalanteckningar som ska finnas i Orbit och när det är ok med länkning till annat journalsystem T ex diskuterades varningar. Melior är journalsystemet och därmed ”master”. Varningar finns i Melior. Hur länkning från Orbit skall gå till utreds. • Viktigt hur patientlistor konstrueras och hur urval kan göras så att risken för att patienter ”tappas bort” elimineras. Löst i Orbit 5. Fasta urval kommer att finnas • Viktigt att användaren själv kan göra sina väntelistor. Fungerar i Orbit 5. Behörighetsstyrt. Även fasta VL-urval kommer finnas • Hur fångar vi preoperativt arbete i Orbit5? Ledtid ev åtgärder? Kommer att kunna lösas. • Om patienter stryks mkt sent i processen försvinner den idag från väntelistan – måste undvikas Detta är en utbildningsfråga

11. Återkoppling referensmöte 1 • Vilka möjligheter finns att hantera bevakningar – klara för operation men ändå inte Kommer att lösas, men ej klart hur • Kan man ha två olika ”roller” igång samtidigt på datorn? T ex operatör i Trelleborg resp operatör i Malmö? Det kommer att vara möjligt att logga in med olika roller, men inte samtidigt. • Tvingande fält efterlyses för att säkra kvalitén på indata. Kommer att finnas • Kan man ha helt individuella fält för operatörer och/eller op-enheter? Tyvärr ej möjligt • Obligatoriska (tvingande) fält kan varieras mellan olika enheter. Tyvärr ej möjligt. Kräver utveckling • Hur kan vi göra historiken från Orbit 4 och Provisio (t ex anestesibedömningen) tillgänglig från Orbit 5? Ett knapptryck ska räcka! Gamla varningar måste ses. Projektet kommer att se över hur åtkomst till Provisio resp Orbit 4 ska ske. Läskopia. På sikt eventuellt E-arkiv

12. Återkoppling referensmöte 1 • Viktigt att tänka i flexibilitet inför framtida utveckling då vi bygger systemet. Orbit 5 kommer, liksom alla datasystem, att behöva kontinuerligt underhåll. Stora förändringar i organisationen kommer att kräva motsvarande omfattande förändringar i Orbit 5. • Måste man byta ut op-kortet om en patient akut flyttas från en planerad operation t ex akut på natten? Op-kortet behöver endast bytas om op-avdelning byts. • Ett valt op-kort ligger kvar även om det var helt felaktigt/irrelevant. Måste analyseras vidare • Rimlighetskontroller måste finnas i t ex tidrapporteringen – Måste tydliggöras vilka rimlighetskontroller som avses • Organisationen är viktig och knepig eftersom den inte är likartad vid olika förvaltningar och inte beständig över tid. Organisationen byggs efter HSA

13. Återkoppling referensmöte 1 • Postop/UVA måste kunna se flera olika op-enheter eftersom man ibland tar emot patienter från olika håll. Ingen låsning här alltså. OK,Löses via behörigheter • Det bör vara möjligt att utifrån planerat ingrepp välja op-kort kopplade till olika op-enheter. Op-korten ska standardiseras så långt som möjligt, men korten knyts till op-avdelningen • Ett stort problem idag är att det saknas enormt många op-journaler i Orbit vilket kraftigt reducerar värdet av t ex op-statistiken i Orbit. Hur kan vi lösa detta problem i Orbit 5? Ska göras så lätthanterligt som möjligt. Integration mot Melior utreds. • Ingreppskoder bör ge förslag på op-kort. OK i Orbit 5 • Vid flytt av patient från VL till bevakningslista, måste anmälningsdatum justeras när patienten förs tillbaka till VL. OK i Orbit 5, men handpåläggning krävs

14. Återkoppling referensmöte 1 • Sterilsystemet måste integreras från början. Måste definiera på vilket sätt systemen ska integreras. Kan vara svårt att integrera samtidigt som man gör regiongemensamma system av både sterilhantering och Orbit. • Man måste kunna ”frysa” bilden av dagens planerade program, för att sedan kunna se vilka ändringar som skett. Fungerar ej i Orbit 5. Måste i så fall utvecklas • Behov av MAG-vy så att man kan se flera op-enheter samtidigt. Går att tagga patient, kräver handpåläggning • Önskemål från anestesi att kunna få lista på patienter som en anestesiolog skall ha under t ex. veckan, även om dessa finns på flera olika op-avdelningar. Går att tagga patient, kräver handpåläggning • Koppling mellan op-kort och anestesikort. Lista med förslag på tänkbara anestesiformer. Fungerar ej i Orbit 5. Måste i så fall utvecklas

15. Återkoppling referensmöte 1 • Kunna se historik på föregående veckas patienter. Löses via Qlickview • Användarvänlighet, tänk på att det ska finnas en konsekvens i Orbit och även mot andra system när det gäller kolumner med Ja- och Nej-frågor/kryssrutor. Projektet kan så långt möjligt lösa det i Orbit 5, dock kan projektet inte ta ansvar för andra system • Ordinerad utredning på sidan 1 i operationsanmälan. Återkommer till det när systemet byggs, hösten 2012 • Instrument/galler kopplas till op-kort för att underlätta operationssköterskans arbete. Analyseras tillsammans med projektet regiongemensam sterilhantering • Information från op. sal till vårdavdelning/postop/DKE t.ex. orsaken till längre operationstid än planerat (var dokumenteras detta?) Utreds vidare om orsaken kan dokumenteras. • Fördröjd op.start – var/ hur dokumenteras detta? I tidsregistrering

16. Återkoppling referensmöte 1 • Op.ssk dokumentation i Melior eller Orbit. Var är detta beslutat (regionens chefsläkare?) Avvakta utredning om sterilhantering • Behörighet – vad skall vara tillgängligt för de olika rollerna. Ska sättas upp enligt Patientdatalagen och regionens krav • Tidsregistreringarna idag är för många. Dessa måste relevanta och definierade i Orbit 5. Ses över i projektet, 8 tider obligatoriska. • Vikten av ”klocktiderna” – för att kunna planera nästa patient (vårdavd./DKE) Ej obligatorisk tidsregistrering. Utreds om enskilda kliniker/förvaltningar kan ha egna tider utöver de obligatoriska

17. Obligatoriska tidstyper • Patienttid start • In på sal • Anestesi start • Operation start • Operation slut • Anestesi slut • Ut från sal • Patienttid slut/avrapportering Entydiga definitioner ska tas fram Tidstyperna behövs för att kunna få fram regiongemensam statistik

18. Framtida möten • Mötet v24 ställs in • Gränssnittet kommer inte att kunna visas då • Slutet av augusti – visa vissa flöden • Oktober • December