Administração de Serviços Públicos

1. UNIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA – UDESC Centro de Ciências da Administração – CCA/ESAG Administração de Serviços Públicos AULA 4: Introdução ao PSI(Parte II) Prof. Denilson Sell, Dr. denilson@stela.org.br

2. Tópicos de hoje... PROJETO DE PSI CONCEITOS GERAIS SI Tipologia MÉTODO PSI Dados à sabedoria Classificação de SI Atividades Preliminares Visão do Projeto de PSI Valor da Informação Gestão de Sistemas de Informação Preparação formal do Estudo Cronograma de Projeto Conceito de SI Relacionamento PEE e PSI Identificação dos Requisitos de Dados Documentos de Auxílio no Levantamento Formulário de Levantamento PSI Relatório Final do Projeto

3. Objetivos • Entender as funções da Gestão de Sistemas de Informação (GSI); • Entender o que são e como evoluíram os métodos de PSI; • Metódos em PSI – • Introdução ao Crictical Success Factor (CSF); • Introdução ao Business System Planning (BSP)

4. GSI – Gestão dos Sistemas de Informação Planejamento dos SI Exploração dos SI Desenvolvimento dos SI Concepção Estratégia Construção Análise/ Desenho Implementação Estrutura/Cultura.. Manutenção Processos do Negócio Arquitetura da Informação Arquitetura e Infra-estrutura SI Uso Impacto Gestão dos Sistemas de Informação Fonte: adaptado de Ricardo Nascimento

5. PSI Questões-chave na Gestão de SI Fonte: Amaral e Varajão, 2000

6. Salário médio: R$ 25 mil Fonte: Computerworld Gestão dos Sistemas de Informação Pesquisa sobre as habilidades necessárias ao CIO CIO – Chief Information Officer 70% - capacidade de comunicação em todos os níveis da corporação. O CIO de hoje deve falar a língua das finanças, do operacional, do comercial e do marketing. 58% - Entender bem o negócio; 46% - Capacidade para o planejamento estratégico; 19% - Capacidade de negociação 10% - Conhecimento sobre diferentes tecnologias. Alguém se habilita? Fonte: CIO Magazinehttp://info.abril.com.br/corporate/corp07/cio.html

7. Gestão de SI Gestão de Sistemas de Informação - GSI A GSI trata da gestão do recurso informação e de todos os recursos envolvidos no planejamento, desenvolvimento e exploração do SI. PSI GSI ESI DSI

8. Conceito - PSI Planejamento de Sistemas de Informação - PSI PSI (Planejamento de Sistemas de Informação) é essencialmente entendido como uma tarefa de gestão que trata do alinhamento dos aspectos relacionados com o SI ao planejamento estratégico da organização. Um PSI pode ser visto como um processo de suporte à implementação das estratégias organizacionais, mas sim como um processo integrante e interveniente na sua formulação do planejamento estratégico da organização.

9. Conceito - PSI Planejamento de Sistemas de Informação - PSI • O PSI pode ser analisado à luz de três grandes atividades: a Análise, a Definição e a Implementação Estratégica as quais vão procurar responder, respectivamente e segundo uma sequência lógica, a três questões: • “Qual a situação atual?” • “O que pretendemos para o futuro?” • “O que fazer para o conseguir?” • COMPONENTES DO PSI: • Análise Estratégica • Definição Estratégica • Implementação Estratégica

10. Conceito - DSI Desenvolvimento Análise Concepção Manutenção Desenho Construção Desenvolvimento de Sistemas de Informação - DSI • DSI refere-se a todas as atividades envolvidas na produção de SI que suportem adequadamente a organização, não só no apoio aos seus processos, mas também na criação de vantagens competitivas, deste modo o sucesso dos SI dependerá intrinsecamente do sucesso da atividade de DSI.

11. Conceito - ESI Operação Admin. TI Admin. RH Proj. Espec. • Gestão dos efeitos produzidos pelos SI após sua implementação • Uso dos SI • Utilidade • Usabilidade • “Stakeholders”: envolvimento, satisfação e resistência • Impacto dos SI • Efeitos positivos-negativos • Efeitos pretendidos-não pretendidos • Impacto a nível individual, grupal e organizacional • Administração do RH e da TI

12. Gestão de SI Exploração Operação Adm. TI Adm. RH Projetos Especiais Planejamento Definição Análise Implementação Desenvolvimento Concepção GSI Elaboração Manutenção Construção Fonte: Amaral e Varajão, 2000

13. Gestão de SI Gestão da Informação Informação Dados Representação do mundo Real Dados Utilizados Gestão das necessidades de Informação da Organização (dados: Quais, onde, quando,..) Equipamentos, Suportes Lógicos e Suportes Metodológicos TI Outros Recursos Dados Utilizados, RH, PSI Gestão de sistemas de Informação Fonte: Amaral e Varajão, 2000

14. Relacionamento entre PE e PSI PE SERVIÇOS COMUNICAÇÃO LOGÍSTICA/ MATERIAIS FINANCEIRA PESSOAS JURÍDICO PSI ARQUITETURA DE SISTEMAS DEINFORMAÇÃO TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO PESSOAS PROCESSOS

15. Relacionamento das estratégias Estratégia da OrganizaçãoFinalidades e objetivos da organização Infra-estruturae serviços Necessidadese requisitos Necessidadese requisitos Estratégia do SIO que é necessário para suportar o negócio Estratégia da Gestão da InformaçãoPara quem, por quem, onde e como as TI/SI vão ser geridas e aplicadas Restrições e oportunidades Infra-estruturae serviços Necessidadese requisitos Estratégia da TIComo aplicar a TI para suportar o SI Necessidadese requisitos Fonte: Amaral e Varajão, 2000

16. Motivações para o PSI • rápida evolução das tecnologias, • racionalizar e rentabilizar os investimentos • necessidade de determinar as prioridades de desenvolvimento, • escassez de recursos (humanos) • necessidade evoluir para soluções com níveis superiores de integração, • necessidade de apoiar mais eficiente e eficazmente os níveis superiores da estrutura de gestão das organizações • controlar a proliferação de aplicações e a disseminação de TI. • importância da informação e da utilização das TI como fator de vantagens competitivas

17. Projetos de Sistemas de Informação

18. Software — Um investimento de risco • Resultado de projetos de software realizados nos EUA na década de 90 • 53% custaram até 200% acima da estimativa inicial • Estimou-se que $81 bilhões foram gastos em projetos fracassados só no ano de 1995 Inacabados 30% Concluídos 70% Fonte: Standish Report

19. O custo da mudança Regras de Negócio mudam na taxa de 8% ao mês! Um estudo da AT&T indicou que, na média,

20. O custo da mudança Estudo com projetos de software do governo Americano Usado tal como entregue 2% Usado depois de alterações 3% Usado mas bastante alterado ou em seguida abandonado 19% Entregue mas nunca usado satisfatoriamente 47% Pago mas não entregue 29% Fonte: US Government Accounting Office, Report FGMSD-80-4

21. Pressão nos Projetos de SIG Tempo (Gerência, Usuário) Orçamento (Gerência) Força Financeira Falta Modelagem Testes Ad Hoc Qualidade Funcionalidade (Usuário) Software Nenhum Processo SIG

22. Espaços de modelagem Espaço de Apoio Espaço do Problema SOLUÇÃO PARA PROBLEMAS DA VIDA REAL ANÁLISE ARQUITETURA DESIGN + CÓDIGO ESPAÇO DA SOLUÇÃO

23. Cenário em Projetos de Software REQUISITOS

24. Preste atenção nos avisos!!!

25. Como minimizar os riscos em Projetos de SIG na Administração Pública?

26. Introdução Métodos de Planejamento de Sistemas de Informação • A definição do PSI é uma atividade complexa, devido à necessidade de se combinar visões de planejamento com a visão SI/TI. • A elaboração de um plano envolve o estudo da empresa, dos seus processos e dos sistemas atuais, seguido da prescrição de recomendações. • O uso de uma metodologia é essencial para o PSI pois conduz a equipe de TI nas atividades e etapas, reduzindo, assim, a sua complexidade.

27. Métodos de PSI • Método é o modo de fazer as coisas ou operacionalização de abordagens, associadas a uma estratégia para condução do processo de PSI (como pensá-lo), da descrição formal de suas tarefas e de seus responsáveis (como trabalhar) e dos modelos e necessidades de informação para sua construção (como representá-lo). • Com as diversas visões de planejamento, diversidade de abordagens e modo de operacionalizar o PSI, há uma gama diversa de Métodos de PSI. Entre os fatores decisivos na determinação do ‘melhor’ método estão: a urgência do PSI, os recursos disponíveis.

28. As Eras dos Métodos de PSI • ERA I:estender o ciclo de vida de aplicações informáticas (ex PDI – Plano Diretor de Informática). Visava garantir a gestão da computação dos dados da organização. • ERA II:maior importância da informação nas organizações: PSI alinhado à estratégia da organização, mas desconexo do desenvolvimento. O objetivo era alinhar a arquitetura dos SI e de seu plano com os demais planos organizacionais. • ERA III:integração entre planejamento e desenvolvimento de SI, mas afastou a visão estratégica centrando-se na utilização da TI/SI nas organizações.

29. As Eras dos Métodos de PSI • ERA IV:TI e SI são vistos como fatores de vantagens competitivas. Surgem os sistemas de informação estratégicos. O objetivo das abordagens foi alinhar o processo de PSI com o planejamento organizacional sob a ótica do posicionamento estratégico da organização (afastando-se novamente do desenvolvimento) • ERA V: Fase ‘eclética’ em que o PSI procura alcançar as diversas expectativas da organização com relação à TI e aos SI, de forma a combinar as abordagens das eras anteriores. Novos métodos, métodos combinados são utilizados para atender a esse objetivo complexo. O desafio é o enquadramento conceitual rigoroso e sintonizado com os objetivos da organização ao longo de todo o ciclo de vida do processo do PSI.

30. Componentes de um PSI

31. Resultados de um PSI

32. Processos, Abordagens e Métodos de PSI Métodos - Exemplos • CSF (Critical Sucess Factors) – [Rockart 1979] • Lista de ações, atividades ou resultados que devem ser atingidos para que as metas do negócio sejam alcançadas. • BSP (Business Systems Planning) – [IBM-1984] • Planejamento é top-down, implementação é bottom-up; a gestão da informação se dá como visão de recurso organizacional, a abordagem é orientada nos processos da organização.

33. Atividades do PSI Ligadas ao CSF Análise Missão/Visão Metas/Objetivos Fatores Críticos de Sucesso Qual é o nosso negócio? Qual a posição almejada para o negócio no longo prazo? O que é essencialpara alcançarmosnosso objetivos? Onde queremos chegar? Quais os resultados esperados? Definição Implementação Políticas Decisões Estratégias/Ações Como orientar as decisões? Quais os caminhos?O que fazer? Quais as alternativas?

34. Missão e Visão • O que é: • A missão é um declaração sobre o que a organização pública é, sobre sua razão de ser, seus clientes e os serviços que presta. • A visão define o que a organização pública pretende ser no futuro. Ela incorpora as ambições da organização e descreve o quadro futuro que a organização quer atingir.

35. Missão e Visão • Exemplos: • TCU (http://www2.tcu.gov.br/) • Missão: Assegurar a efetiva e regular gestão dos recursos públicos, em benefício da sociedade. • Visão: Ser instituição de excelência no controle e contribuir para o aperfeiçoamento da administração pública. • Secretária Especial da Aquicultura e da Pesca (http://200.198.202.145/seap) • Missão: Promover o desenvolvimento sustentado, articulando atores e ações, estimulando a produção, promovendo a inclusão e contribuindo com a segurança alimentar e o crescimento do Brasil. • Visão: Contribuir na geração de empregos com aumento do consumo de pescado nacional, contribuindo com a segurança alimentar e posicionando o Brasil entre os países detentores dos maiores PIBs pesqueiros mundiais em harmonia com o meio ambiente

36. Metas e Objetivos • Exemplos: • TCU • Ser reconhecido pela contribuição ao combate a corrupção, desvio, desperdício e fraude e ao aperfeiçoamento da administração pública. • Contribuir para a melhoria do desempenho da administração pública • Estimular a transparência da gestão pública • Secretária Especial da Aquicultura e da Pesca • Contribuir para o aumento da renda do produtor com incremento na produção nacional e aproveitamento completo do pescado • Explorar oportunidades geradas por mercados alternativos para os produtos de origem aqüícola

37. Fatores Críticos de Sucesso • Exemplos: • TCU • Manter-se na vanguarda de métodos, técnicas e tecnologias de controle externo. • Priorizar ações de controle em áreas de risco, relevância e materialidade. • Avaliar a regularidade, efetividade e economicidade da prestação dos serviços públicos. • Manter política de valorização profissional de seus servidores. • Secretária Especial da Aquicultura e da Pesca • Incentivar o desenvolvimento tecnológico conducente à redução de custos, ao aumento de produtividade, com geração e difusão de tecnologia e informações sobre o setor aqüícola; • Buscar uma maior integração inter-institucional viabilizando a redefinição das competências e trâmites que envolvem o fomento e desenvolvimento da Aqüicultura.

38. Estratégias e Ações • Exemplos: • TCU • Estratégia: Estimular o controle social • Ações: • Aperfeiçoar o processo de identificação e divulgação dos resultados das ações de controle e das melhores práticas da administração pública; • Estimular e facilitar os procedimentos de denúncia e de captação de informações junto a servidores públicos, conselhos sociais e sociedade; • Secretária Especial da Aquicultura e da Pesca • Estratégia: Maior articulação com outros órgãos federais, estaduais e municipais e harmonização das políticas federais; • Programa: Desenvolvimento sustentável da Aqüicultura Continental • Ações: Implantação de Unidades de processamento/beneficiamento aquicolas, Implantação de Parques Aquicolas e de Unidades Demonstrativas

39. PSI Mas e... Como fazer umPSI na Administração Pública ???

40. Fonte: Bullen, Rockart (1981) CSF - Crictical Success Factors • primeiro, observa-se os CSF da organização; • Em seguida selecionam-se gestores para serem entrevistados • os requisitos da informação são obtidos por um número pequeno de CSFs de gestores • é especialmente adequado para o desenvolvimento de EIS e DSS • pergunta-se como suas análises de seus ambientes influenciam suas necessidades de informação • novos SI são planejados para prover as informações que ajudem a organização a atingir e monitorar os CSFs identificados Fonte: adaptado de Ricardo Nascimento

41. MONTANDO UM PSI - Introdução PSI NO INSS (exemplo) Elementos do Planejamento Estratégico do INSS • Missão: • “A Previdência Social tem por fim assegurar aos seus beneficiários meios indispensáveis de manutenção, por motivo de incapacidade, idade avançada, desemprego involuntário, encargos de família e reclusão ou morte daqueles de quem dependiam economicamente.”http://www.inss.gov.br/min1.asp • Visão: • Ministério desburocratizado, com excelente atendimento ao previdenciário (www.d.gov.br/arquivos/liedaamaral.ppt) e com racionalização dos recursos da previdência (novo governo)

42. MONTANDO UM PSI - Introdução • Furlan, J; Ivo, I. M. e Amaral. 1994 Missão: Identificar os elementos de missão da organização; Objetivos: Estabelecer uma relação de objetivos tangíveis; Objetivo (exemplo): Assegurar atendimento com qualidade a todos os usuários da previdência.

43. MONTANDO UM PSI - Introdução • Furlan, J; Ivo, I. M. e Amaral. 1994 Objetivos da área funcional. Selecionar os objetivos afetos às áreas funcionais da organização; Objetivo Funcional (exemplo): Área: Atendimento ao cidadão Objetivo: prestar atendimento com máxima comodidade, rapidez e qualidade.

44. MONTANDO UM PSI - Introdução • Furlan, J; Ivo, I. M. e Amaral. 1994 Fatores Críticos. Identificar os fatores críticos que norteiam as ações da organização. Fatores Críticos de Sucesso (exemplos): Atendimento ágil (rapidez) Independência geográfica no atendimentoao usuário (comodidade)

45. MONTANDO UM PSI - Introdução • Furlan, J; Ivo, I. M. e Amaral. 1994 Indicadores de desempenho. Identificar os indicadores de desempenho associados a cada fator crítico Indicadores de desempenho (exemplo): Total de CNDs emitidas automaticamente x Total de CNDs emitidas Tempo médio das CNDs

46. MONTANDO UM PSI - Introdução • Furlan, J; Ivo, I. M. e Amaral. 1994 Problemas. Destacar os problemas que podem estar associados a esses fatores; Problemas (exemplo): Atendimento atual realizado por sistemas de informação desintegrados

47. MONTANDO UM PSI - Introdução • Furlan, J; Ivo, I. M. e Amaral. 1994 Necessidades de Informação. A partir dos fatores e dos indicadores avaliar as necessidades de informação. Necessidades de informação (exemplo): Informações sobre a condição de débito do usuário Informações sobre a emissão da CND (forma e tempo)

48. MONTANDO UM PSI PSI NO INSS (exemplo)

49. MONTANDO UM PSI PSI NO INSS (exemplo) • O PSI do INSS prevê uma série de sistemas de informação no qual está incluso o serviço de atendimento de CNDs via Web. • Conclusões: PSI segue preceitos do planejamento estratégico do INSS (no caso, evidenciado pela melhora de atendimento ao usuário, descrita no exemplo anterior)

50. MONTANDO UM PSI Área: Atendimento Comodidade e rapidez ELABORAR UM PLANO: PSI – PLANO PARA OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DO INSS Redução tempo médio CND Meta O Exemplo e a estrutura de um Plano Assegurar atendimento com qualidade a todos os usuários da previdência. Objetivos Diagnóstico Atendimento atual realizado por sistemas de informação desintegrados Ações Pedido de CND na Internet