Электронный документооборот – практические примеры

1. Электронный документооборот – практические примеры Аборина Елена Начальник коммерческого отдела Общее делопроизводство. Контроль исполнения поручений руководителя Иркутск 2011

2. Архитектура docsVision Управление бизнес- процессами ServiceDesk Обработка Заявок Управление Бизнес- процессами Приложения Дело-производство Согласование и решения Управление договоров партнеров архивом и клиентов документов СРЕДСТВА НАСТРОЙКИ, API & SDK Технологическая платформа документооборота DocsVision Сервер управления процессами Сервер управления документами Конструктор решений Дополнительные модули Шлюзы Платформа Microsoft. NET Windows Server, IIS, SQL Server, Workflow Foundation

3. Комплексная автоматизация • Регистрация документов • Работа с приказами/распоряжениями • Контроль исполнительской дисциплины • Управлениеархивом • Согласование документов: • Договоров • Платежей • Заявок Процессы, связанныес основным бизнесом Классический документо-оборот, архив • Совместная работа на базе MOSS • Технологии OCS • Оперативные отчеты • Консолидированная статистика • Интеграция данных из разных систем Совместная работа с документами Платформа DocsVision Отчеты и бизнес-аналитика • Управление совещаниями • Менеджмент качества • HR-процессы обработки документов • командировки, • отпуска,… • Service Desk • Бронирование ресурсов • переговорные, • автомобили,… Распределенный документо-оборот • Обмен документами, поручениями; • Распределенное согласование • Контроль исполнения Корпоративные процессы

4. Направления комплексного использования СЭД

5. Функциональный объем Решения «Общее делопроизводство и КИД» • Регистрация корреспонденции и внутренних документов; • Рассылка заданий и поручений по документам и не только; • Контроль исполнения – предупреждение неисполнения, отчеты, статистика; • Формирование архива; • Поддержка библиотеки файлов, регламентов; • Поиски; • Рабочее место руководителя; • Рабочее место сотрудника; • Ресурс подразделения

6. Организация рабочих мест Рабочее место делопроизводителя Рабочее место сотрудника (исполнителя) Ресурс подразделения Рабочее место руководителя • наложение резолюций на документы; • получение и работа с заданиями по документам; • делегирование и перепоручение исполнения заданий сотрудникам; • просмотр заданий подчиненных сотрудников ; • контроль работы сотрудников . • получение и работа с заданиями по документам, локальным поручениям; • распределение работы по заданиям, оценка собственной загрузки • Просмотр данных по работе с документами, поручениями. • регистрация корреспонденции, внутренних документов; • рассылка резолюций и поручений по документам; • постановка документов на контроль, осуществление контроля; • поиск документов; • формирование почтовых реестров; • формирование архива документов. • просмотр документов, относящихся к подразделению; • поиск документов; • создание локальных поручений сотрудникам; • контроль исполнения локальных поручений сотрудниками; • создание и использование библиотеки файлов подразделения.

7. Участники (роли) Рабочее место делопроизводителя Рабочее место сотрудника (исполнителя) Ресурс подразделения Рабочее место руководителя Руководитель Заместитель Исполнитель Помощник руководителя, делопроизводитель Руководитель подразделения

8. Общее делопроизводство и КИД Централизованная регистрация Помощник руководителя Децентрализованная регистрация

9. Поддержка холдинговой структуры • Единая база документов; • Поддержка централизованной/ децентрализованной регистрации; • Возможность получения данных (отчетов о регистрации, исполнении) как в отдельности по каждому предприятию, так и по холдингу в целом • Гибкое распределение прав доступа к документам предприятий внутри холдинга

10. Регистрация документа Помощник руководителя

11. Регистрация документа Помощник руководителя

12. Контроль Компания Документы «На рассмотрении», по которым нет ответа от руководителя Помощник руководителя Компания Документы, не снятые с контроля

13. Рабочее место руководителя Стандартные папки для организации работы с заданиями Текущая ежедневная работа – наложение резолюций, контроль и т.д. Отправка поручений, контроль, сбор статистики по исполнению Реестры входящей и исходящей корреспонденции, зарегистрированной делопроизводителями Автоматический реестр зарегистрированных протоколов совещаний и поручений по ним. Контроль Автоматический реестр зарегистрированных служебных записок и поручений по ним. Контроль

14. Наложение и отправка резолюции Руководитель Руководитель сам работает в системе, отписывает резолюции напрямую исполнителям Заместитель

15. Наложение и отправка резолюций Руководитель

16. Работа с заданиями Делегирование и перепоручение Исполнение Комментарии Заместитель

17. Наложение и исполнение резолюций Руководитель подразделения Помощник руководителя Исполнитель

18. Регистрация резолюций Руководитель подразделения Помощник руководителя

19. Контроль Группировка в различных разрезах: по документу…

20. Контроль … или по исполнителю и состоянию

21. Контроль исполнения Просроченные и не исполненные документы www.rkit.ru (3952) 42-87-61,42-34-68

22. Контроль и планирование исполнения Исполнить к сроку План исполнения документов на период, например, неделю. www.rkit.ru (3952) 42-87-61,42-34-68

23. Анализ исполнения Подборка взаимосвязанной корреспонденции, например, по теме или контрагенту www.rkit.ru (3952) 42-87-61,42-34-68

24. Контроль исполнения Ответственные Поручения Сроки Решения по протоколам совещаний, находящиеся на исполнении www.rkit.ru (3952) 42-87-61,42-34-68

25. Единообразие оформления документов На основе бланков можно создавать файлы документов, например, письма, приказы, протоколы и т.пр. www.rkit.ru (3952) 42-87-61,42-34-68

26. ПОИСК ДОКУМЕНТОВ Параметры поиска можно расширять до любых наборов реквизитов, востребованных пользователями www.rkit.ru (3952) 42-87-61,42-34-68

27. Согласования Безбумажное согласование проектов документов. Контроль хода согласования Тип рассылки Для типовых маршрутов согласования можно настроить шаблоны с указанием списка согласующих лиц Сроки согласования Список согласователей www.rkit.ru (3952) 42-87-61,42-34-68

28. ООО «Решение» г. Иркутск ул. Лермонтова, 130, оф. 434 Тел: (3952) 42-87-61, 42-34-68 http://www.rkit.ru market@rkit.ru Спасибо за внимание! Вопросы?