科技档案管理

1. 科技档案管理 成都市档案局经科处 姚敏华 2012年5月31日

3. 第一部分 • 科技档案管理概述

4. 一、科技档案概述 • （一）科技档案的定义 • （二）科技档案的作用与特点 • （三）科技档案的种类和内容构成 • （四）科技文件和科技档案的基本类型 • 二、科技档案工作概述 • （一）科技档案工作的基本内容和任务 • （二）科技档案工作的性质与基本原则 • 三、科技档案的收集工作 • 四、科技档案的整理工作 • 五、科技档案的鉴定工作 • 六、科技档案的保管工作 • 七、科技档案的统计工作 • 八、科技档案的开发利用工作

5. 一、科学技术档案 （一）、定义 《科学技术档案案卷构成一般要求》 （GB/T11822——2008） 国家机构、社会组织及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。 • 含义： 1）定义阐述了科技档案产生的领域 2）定义明确了科技档案的内容性质 3）定义规定了应归档的科技文件需有保存价值

6. 科技文件材料的定义 • 《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）中的定义:“科学技术文件材料是记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。” • 1.来源：贯穿整个科技生产活动，包括相关的管理性文件。 2.性质：科技生产活动中直接形成的（原始性）。 3.形式：文字、图表、声像各种类型的文件材料， 载体形式包括纸质、光盘、录音录像带、照片及底片、缩微胶片、实物及其他。

7. 科技档案与科技文件材料的关系 • 科技档案是履行了相关手续、集中保管起来的科技文件。 • 科技文件材料是科技档案的前身，科技档案是由科技文件有条件转化而来，但是，科技文件材料不全是科技档案。 • 科技文件工作是科技档案工作的基础，直接影响着科技档案工作。

8. 科技档案与科技资料的区别 科技档案是生产、科研、基建等活动的原始记录，它是第一手材料，而不是事后另行编写和搜集的； 科技资料则不是科研、生产活动的第一手材料，是为科研生产等活动的参考需要而交流、购买的间接性材料。 (档案同资料的区别)

9. （二）、科技档案的作用和特点 科技档案的作用： • 知识储备作用； • 依据凭证作用； • 经济效益作用； • 情报作用。

10. 2010年百年庆典

11. 1908年4月19日动工，1910年10月23日，青岛江苏路基督教堂落成1908年4月19日动工，1910年10月23日，青岛江苏路基督教堂落成

14. 案例：重庆大学城主水管一个月内爆管两次 2011年4月8日上午，一条铺设在重庆九龙坡微电子产业园的主供水管发生爆裂，对周边大学城及陈家桥地区的30万人生活用水构成威胁。而类似原因造成的爆管事故，已经在一个月内连发两次。 14

15. 案例：重庆大学城主水管一个月内爆管两次 或因粗心施工所致 责任认定：水投集团现场抢修的负责人李卫东称，在园区内施工前，水投集团已向该施工单位致函，并递交了水管铺设的图纸光盘等文件。然而，此后仍有工程车在埋有水管的地面上作业。类似的事故，一个月内已连发两次。李卫东介绍，就在上个月，一单位在一条埋有主水管的地面施工时，未按照水投集团事先提供的管线图纸作业，在打桩时将水管损坏，造成各方面损失近百万元。水投集团已就此次事故向施工单位索赔。 措施：既有高额的损失，又给居民用水带去麻烦，这一场场原本可以避免的事故让水投集团忧心不已。李卫东表示，目前相关工作人员已采取两种措施竭力保护供水管道的安全，一方面加强日常巡线管理，对铺设管道的地面开发区域进行特别巡检，另一方面继续及时地给相关施工单位致函，提供管线铺设的材料，尽力要求双方配合，保护好供水管道。 警示：在经济责任的判定上，重不重视项目档案资料的信息利用在这时就显示至关重要的作用。 15

16. 科技档案的特点： 1.专业性强 是科技档案与其它档案的根本区别。科技档案产生形成于科技活动中，而科技活动是分专业进行的，因而科技档案记录和反映对象具有较强的专业技术性，记录的内容和表达内容的形式也具有专业性。专业性特点是实现科技档案科学管理的重要依据之一。 2、种类的多元性和类型的多样性 是科技档案的又一显著特点。在各个档案门类中，以科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂，呈现出多样化的鲜明性特点。 3.形成专业领域的广泛性 凡是人类所进行的认识自然和改造自然的活动都属于科技生产活动，科技生产活动内容的广泛性，决定了科技档案形成领域的广泛性。

17. 科技档案的特点： 4.成套性强 这是科技档案的基本特点，它是指围绕一个独立的科技生产活动项目产生的全部科技档案，是一个有机联系、密不可分的整体。比如产品档案是按型号成套；科研档案是按课题成套；基建档案是按项目成套；设备仪器档案是按台成套等。 5.标准化程度高，通用性强 科技档案从形式到内容、设计与编制、制成材料、编制要求、方法等，国家或行业都有标准化的规定。科技档案在同一专业内部的各单位可以互相通用。

18. 6.现实性强 科技档案既来源于科技生产活动，科技活动又离不开科技档案。 7.可更改、补充 任何一个科技活动都不可能是到至善至美的，随着新思想、新技术、新工艺的引入，都有一个不断完善、渐趋合理的过程。作为科技生产活动真实记录的科技档案， 在一定条件下可以更新、补充，这一特点是其它档案所不具备的。

20. 档案分类

27. （三）科技档案的种类、内容构成 种类：（按科技活动的不同领域和专业） 1、工业生产技术档案 2、农业科技档案 3、基本建设档案 4、设备仪器档案 5、科研档案 6、专门性质科技档案 ………

28. 1、工业生产技术档案及其内容构成 由于工业产品种类的繁多，工业生产技术档案的内容也就十分复杂。从共性上讲，一般包括产品档案、工艺档案和标准档案等。此外，围绕产品形成的对产品改进、发展及销售有重要依据和参考作用的市场技术信息、用户意见反馈材料及产品广告等，也应作为工业生产技术档案的组成部分。

29. 2、农业科技档案及其内容构成 农业科技档案是在农、林、牧、副、渔各业的生产技术活动中形成的档案。它是种类繁多、综合性强的科技档案。 包括种子档案、作物栽培档案，植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案及农业生态环境和农业区划档案。

30. 3、基本建设档案及其内容构成 基本建设是国民经济各部门为了扩大再生产而进行的增加固定资产的生产建设活动。基本建设科技档案简称基建档案，它是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设项目的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。即是一个建设项目从酝酿、决策到建成投入使用的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。 基建档案的特点是成套性，即围绕一项建设项目的进行所形成的具有保存价值的文件形成一套基建档案。由于一项建设项目的进行会涉及若干个单位，因此围绕一项建设项目的进行，一般都会形成项目的规划决策、设计、施工、竣工和监理等项目档案。

31. 三纳入：把文件材料的形成、积累、 整理和归档纳入工作计划中，纳入 有关部门和有关人员的职责范围。 四同步：布置任务同步，检查进度 同步，总结鉴定同步，考核奖惩同步。 三把关：把好鉴定验收关，把好上报成 果关，把好业务考核关 四参加：档案部门参加工程建设会议、 参加竣工验收会、设备开箱会、科研成果 鉴定会。 • 档案工作制度三纳入、四同步、三把关、四参加。（通过工作制度建设，形成档案文件材料形成、积累、归档控制体系）

32. 4、设备仪器档案及其内容构成 设备仪器科技档案，也称仪器设备科技档案简称设备档案。设备档案是指各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案，其特点是按型号成套。

33. 5、科研档案及其内容构成 科学技术研究档案简称科研档案，是指在科学技术研究活动中形成的；科研档案作为科研工作的历史记录，具有较高的文献分析研究价值。它反映了科技研究活动的全过程和具体成果，其特点是按课题成套。

34. 6、专门性质科技档案 专门性质科技档案，是指某些专门性科技部门或人员在 自然观测等活动中形成的专门档案。主要有以下八种。 1.地质档案 2.测绘档案 3.气象档案 4.天文档案 5.水文档案 6.地震档案 7.环境保护档案 8.医疗卫生档案 专门性质科技档案一般属专门部门的业务档案，如气象部门的气象档案、天文台的天文档案等，由于这些档案具有很强的专业性，一般各行业或部门都有自己专门的成文的整理标准与方法。

35. （四）科技文件和科技档案的基本类型 1、图样材料 图样是按国家规定的制图标准，绘制在一定载体平面上的表示物体、建筑物的形状、结构、大小或其他自然现象的几何图形。按产生领域可分为机械制造业的产品图样、建筑业的工程图样等，按绘制手段、制成材料和用途的不同，还可分为草图、原图、底图、复印图等。 • 机器制造业基本产品图样 • 建筑工程图样 • 地质图、气象图、地图…… 2、文字材料 文字材料是用文字、数据及其它符号来表示和传递科技思想，记录科技活动及其成果的科技文件材料。如调查报告、说明书、任务书、计算书、概（预、决）算书、技术条件、科研报告和科研论文等。 设计任务书、工程预算、协议书、报告……

36. 3、目录、表格材料 目录、表格材料是用表格形式填入文字和数字而成的一种科技文件材料。如明细表、汇总表、配套目录、设计文件更改通知单、设备开箱验收单等。 4、声像材料 指在设计、施工、生产、勘探、测绘、科技研究、自然观测等科技活动中形成的照片、影片、录音带、录像带等视听型文件材料。

37. 5、电子文件 • 电子文件的定义　 • 电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。（《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 GB/T17678.1——1999 ） • 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件 。 （《电子文件归档与管理规范》 GB/T18894-2002 ） • 电子文件的类型 图像文件（I）、图形文件（G）、数据文件（D）、文本文件（T）、程序文件（P） （ 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 GB/T17678.1-1999 ）

38. 二、科技档案工作概述 科技档案工作是国家档案工作的重要组成部分。它是指以完整地保存和科学地管理科技档案，充分发挥科技档案的作用为目的的诸项管理活动的总称。明确科技档案工作的内容与性质是正确认识科技档案工作的地位、作用 ，正确处理科技档案工作和其他有关工作的基础。

39. （一）科技档案工作的基本内容和任务 1、科技档案工作的基本内容 一是科技档案事业的组织管理（宏观），包括科技档案事业的行政组织管理体制、科技档案事业规划、科技档案工作业务指导、科技档案工作的方针政策、规章制度、科技档案的教育和科研等。

40. 二是科技档案业务管理（微观） • 1、科技档案形成管理（科技档案的前期管理） 指对科技文件材料转化为科技档案的管理，包括检查和协助科技文件材料的形成、积累、整理、归档工作和科技档案收集工作。 • 2、科技档案实体管理 是指对科技档案所进行的各项业务建设，包括科技档案的整理、鉴定、保管、统计等项工作。 • 3、科技档案信息资源开发利用 是指对科技档案中存储的科技信息进行发掘和提供服务的工作，包括科技档案的检索、编研和提供服务。

41. ＸＸ公司档案管理网络 总经理：ＸＸＸ 档案室主任：ＸＸＸ 档案管理员：ＸＸＸ 财务部XXX 计划部XXX 综合部XXX ………. 劳资部XXX 工程部XXX

42. XXX项目档案管理网络 建设单位档案工作分管领导：XXX 建设单位档案机构负责人：XXX 监理单位：XXX 物资供应：XXX 设计单位：XXX 施工单位：XXX ……………

43. 2、科技档案工作的基本任务 按照科技档案工作的原则，根据科技档案的形成规律和特点，科学地管理科技档案，大力开发科技档案信息资源，主动、及时、准确地提供科技档案为科技生产利用，为国家经济建设服务。

44. （二）科技档案工作的性质、基本原则 1、科技档案工作的性质 科技档案工作是一项专业性、管理性、服务性和机要性的工作。 2、科技档案工作的基本原则 根据《科学技术档案工作条例》第四条和《档案法》第五条精神，我国科技档案工作的基本原则可概括为：统一领导，分级管理科技档案，维护科技档案的完整、准确、系统、安全，实现科技档案的有效利用。

45. 三、科技档案的收集工作 1、科技档案收集工作的要求 （1）要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。 （2）要遵循科技档案的自然形成规律。 （3）要保证科技档案的完整、准确、系统。

46. 2、科技档案收集工作的方法和措施 • （1）按归档制度的规定接收科技文件材料归档； • （2）纳入计划管理，实行多种方式结合的收集方法； • （3）确定和疏通科技档案收集渠道，定向、定内容收集； • （4）抓住重要环节和关键阶段进行收集。 • （收集工作）

47. 四、科技档案的整理工作 整理工作是科技档案管理工作的重要业务内容。只有经过系统整理和科学编目，才能使收集起来的科技档案处于有序状态，便于保管和利用。

48. （一）科技档案整理工作的内容和原则 • 1、科技档案整理工作内容： • 包括系统整理和科学编目两部分。 • 系统整理包括对档案进行分类和排列，以真实反映科技生产活动的历史面貌，保持其有机联系为原则； • 科学编目包括编制档号和案卷目录，将经过系统整理的档案进行固化。

49. 从一个科技项目的文件材料形成和运动的全过程来说，它的整理工作是通过两个工作过程来完成的： 第一个过程：在科技文件形成以后和归档以前，由科技业务部门， 即科技文件的形成者，在科技档案部门的协助、指导下所进行的整理工作。其主要内容是对文件材料进行鉴别，将文件材料组成案卷，并对案卷进行基本的编目工作。 第二个过程：是在科技文件材料归档以后，由档案部门独立进行的整理工作（已不同于第一个过程中的整理工作）。其主要内容包括：对收进的科技档案案卷进行科学分类、排列和编制档号等工作。

50. 2、科技档案整理的原则 遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。