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Verfahrensdokumentation. Vor Inbetriebnahme hat grundsätzlich jedes Unternehmen, dass die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten in einem automatisierten Verfahren vornimmt, für jedes von ihm betriebene Verfahren eine Verfahrensbeschreibung zu erstellen und aktuell zu halten.
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Verfahrensdokumentation • Vor Inbetriebnahme hat grundsätzlich jedes Unternehmen, dass die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten in einem automatisierten Verfahren vornimmt, für jedes von ihm betriebene Verfahren eine Verfahrensbeschreibung zu erstellen und aktuell zu halten. • Die Meldepflicht entfällt, wenn • die verantwortliche Stelle einen Beauftragten für den Datenschutz bestellt hat oder • die verantwortliche Stelle die personenbezogenen Daten nur für eigene Zwecke erhebt, verarbeitet oder nutzt und in der Regel höchstens 9 Personen ständig mit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung beschäftigt werden. => Das edacentrum hat eine Dokumentations- aber keine Meldepflicht
Diskussion zur Verfahrensdokumentation I • Bereitstellung von Informationen auf der PI-Plattform • Personenbezogen? • Ja, Personen sind über Name, Adresse, Titel, Interessen eindeutig identifizierbar • Automatisiert? • Ja, die Daten werden automatisiert aus Cobra ausgelesen und auf der PI-Plattform ausgegeben • Ergebnis: Dokumentation notwendig • Bereitstellung von Informationen auf den internen Gremien-Seiten • Personenbezogen? • Ja, angegebene Personen sind über Name und Firma eindeutig identifizierbar • Automatisiert? • Ja, Informationen werden über Generatoren aus Datenbank aufbereitet • Ergebnis: Dokumentation notwendig • Bereitstellung personenbezogener Daten auf den internen Mitgliederseiten • Personenbezogen? • Ja, es werden Mitgliederverzeichnisse und Protokolle mit Teilnehmerliste bereitgestellt, über die Personen eindeutig identifiziert werden können… • Automatisiert? • Nein, es findet keine automatisierte Verarbeitung dieser Daten statt; die Daten werden manuell bearbeitet und zur Verfügung gestellt. (Telefonat Pp, 24.11.2011) • Ergebnis: keine Dokumentation notwendig
Diskussion zur Verfahrensdokumentation II • Bereitstellung von Informationen auf den internen Projektplattformen (E.P.O.) • Personenbezogen? • Ja, Personen über Name, E-Mail eindeutig zu identifizieren • Automatisiert? • Informationen werden automatisiert über Cobra ausgelesen und aufbereitet • Ergebnis: Dokumentation notwendig • Zahlungsvorgang bei Veranstaltungen • Personenbezogen? • Ja, es werden über die edacentrum Webseiten für die Veranstaltungen edaForum und edaWorkshop Name, Adresse, Kostenbetrag und OrderID übernommen, über die eine Person eindeutig zu identifizieren ist. • Automatisiert? • Ja, die Daten werden automatisiert an SaverPay weitergeleitet (Telefonat AV, 24.11.2011) • Ergebnis: Dokumentation notwendig • Erzeugung und Verwendung von E-Mail-Verteilern • Personenbezogen? • Ja, Person durch E-Mail-Adresse eindeutig zu identifizieren • Automatisiert? • Ja, aus vergebenen Stichwörtern in Cobra werden die Verteiler automatisch generiert (Telefonat AV, 24.11.2011) • Ergebnis: Dokumentation notwendig
Diskussion zur Verfahrensdokumentation III • Speicherung von IP-Adressen (Log-File und Besucherstatistik) • Personenbezogen? • Nein, die IP-Adressen für Statistik-Auswertung werden anonymisiert (Telefonat AV, 24.11.2011) • Automatisiert? • Ja, über PiWik wird automatisiert eine Besucherstatistik erstellt • Ergebnis: keine Dokumentation notwendig • Bilddaten von z.B. Veranstaltungen, die im Web/Print-Newsletter veröffentlicht werden (mit/ohne Nennung von Namen) • Personenbezogen? • Ja, wenn Bilder mit Namensbezeichnungen veröffentlicht werden und, wenn Bilder, die sich nicht rein auf den Veranstaltungscharakter beziehen, veröffentlicht werden • Automatisiert? • Nein, Bilder werden nicht automatisiert verarbeitet (Telefonat Pp, 24.11.2011) • Ergebnis: keine Dokumentation notwendig • Generierung der Begutachtungsdatei • Personenbezogen? • Ja, Name und Firma der Gutachter • Automatisiert? • Ja, Datei wird aus PM-DB-Daten erzeugt • Ergebnis: Dokumentation notwendig
Ergebnis zur Verfahrensdokumentation • Folgende Verfahren müssen am edacentrum dokumentiert werden: • Bereitstellung von Informationen auf der PI-Plattform • Bereitstellung von Informationen auf den internen Gremien-Seiten • Bereitstellung von Informationen auf den internen Projektplattformen (E.P.O.) • Zahlungsvorgang bei Veranstaltungen • Erzeugung und Verwendung von E-Mail-Verteilern • Generierung der Begutachtungsdatei
