Knowledge management ve firmě aneb Kdybychom tak věděli, co víme !

1. Knowledge management ve firmě anebKdybychom tak věděli, co víme ! • Světlana Hrdá • shrda@appg.com • tel. 61143170 • APP Czech s.r.o. • Na Strži 63 • Praha 4 • 140 62 • Literatura (nepovinná) • Managing knowledge, Thomas H. Davenport, Laurence Prusak, Harvard Business School Press 1998 • http://www.brint.com • http://www.kmcentral.com • http://www.kmonline.com • http://www.knowledgecom.com • http://www.km.org

2. Osnova • Knowledge management – obecně • Cyklus řízení projektu • KM obecně • KM – struktura, obsah, formy, organizace • Správa Knowledge managementu • Jak může být KM procesně podpořen • Správa procesů • CA Process a Project Continuum • Knowledge management – konkrétně • Možná struktura komponent KM • SW podpora komponent • KM jako podpora životního cyklu projektu • Měření vyspělosti procesů - CMM

3. Cyklus řízení projektu Úspěšné řízení projektu je závislé na správném rozhodování a optimální kombinaci plánování, organizování, řízení, kontrole (resp. na činnostech, které zahrnují). Klíčovým zdrojem správného rozhodování jsou INFORMACE !!!

4. Životní cyklus - Informační strategie Zadání zákazníka Rekapitulace podnikatelské strategie Strategie IT Implementace strategie IT

5. Tvorba smlouvy Monitorování a kontrola Tvorba nabídky Obchodní fáze Plánování Realizace Organizování Uzavření Vyhodnocení a zpětná vazba Projekt Životní „cyklus“ projektu

6. Data Data Data Data Zkušenosti Metody Techniky Informace Znalosti Data - Informace - Znalosti

7. Řízení znalostí „Kdybychom tak věděli, co víme !“ • Typické je zahlcení podniku informace, ale znalostí je přitom málo • Znalosti by neměly být jen hromaděny, ale především racionálně využívány • Účelem je především odstraňování bariér rozvoje znalostí • Nabídnout pravé znalosti pravým lidem v pravý čas s cílem pokrýt aktuální potřebu znalostí • Řízená znalostí není náhradou stávajících manažerských aktivit, ale prolíná je !

8. Knowledge management - obecně • Definice • „Systém“ pro sběr, uchovávání, řízení a opakovatelné využívání sdílených znalostí, zkušeností, informací, objektů, komponent • Metafora • Typický cyklus KM • Knowledge line (London Underground map)

9. KM - přínosy • opakovatelnost řešení • koordinace a identifikace zdrojů a znalostí • zefektivnění komunikace a spolupráce • zvýšení kvality výstupů a kvalifikace lidských zdrojů • snížení časové náročnosti činností • snížení chybovosti • oddělení znalostí od jejich nositelů (částečně) • urychlení vniknutí do problému • lepší využití lidského potenciálu • prostor pro kreativitu • podpora týmové práce • podpora rozhodování • konkurenční výhoda • zlepšení image firmy • dostupnost a přehlednost informací atd.

10. Cíle a kroky budování KM • 4 typy cílů KM • Tvorba knihovny znalostí • Vybudovat prostředí znalostí • Jednodušší přístup ke znalostem • Spravování znalostí jako aktiva • Kroky budování KM • Tvorba strategie KM v souladu s cíli podniku • Příprava na změnu (změna kultury, exekutivní podpora, ukázat „jak výhodné je sdílet“, pravidla, ..) • Integrovat KM do klíčových procesů podniku • Definovat klíčové rysy KM • Nadefinovat stavební bloky a potřebnou funkčnost • Zpřístupnit znalosti lidem • Stanovit metody pro měření přínosů KM

11. Možný obsah a struktura KM • Znalostní báze – Knowledge base (KB) • Skills management • Project KB • Component KB • Product and solution KB • Sales KB • Metodiky • Interní • Externí • Profesní kluby • IIS, FIS

12. Customer requirements Proposal / Agreement Customer and Proposal Knowledge base Knowledge Proposal Agreement Management Skills management (Knowledge, Roles, CV, ..) Planing Project Knowledge Base Project plan Weekly by hour Task Achievement Projects Resource pool Methodology Reports Outputs Monitoring + Realization Component Knowledge Base Completion + Feedback Know-how Knowledge base (products, solutions, technologies, ..) IIS, FIS

13. Možné formy KM • Formy (data strukturovaná vers. nestrukturovaná) • DB se SW nadstavbou • Soubory v adresářové struktuře • Intranet • Profesní komunity • E-board • Workshop • Klíčová je orientace v systému: • Průhledná struktura • Jednoduchost • Možnost vyhledávání • Školení, Workshopy

14. Jak podpořit rozvoj a údržbu KM ve firmě ? • Organizačně • Oddělení ve statické struktuře s příslušnými pravomocemi • Procesně • Nastavením pravidel • Projektově • Interní projekt se všemi náležitostmi (plán, rozpočet, ..)

15. Příklad • Interní projekt KM + 3 klíčové role • Vize a směr vývoje • Správce procesů • Řídící komise • Realizace • Výkonný správce procesů • Projekt KM • Propagace • Management • Řídící komise

16. Řízení (správa) procesů • je správa databáze ověřených pracovních procesů • je cesta k systematickému, dlouhodobému zlepšování procesu tvorby IS organizace • současně lze v projektovém řízení systematicky zlepšovat individuality existují role: • manažer projektů • manažer procesů

17. Techniky Jak Fáze Role Kroky Úkoly Kdo Metriky WBS Pracnost Produkty Kdy, co Co vznikne Dvě základní dimenze know-how • Procesy • metodologie • Znalostní báze • Dokumentace projektů pro • využití znovupoužitelných částí • studium zkušeností z realizovaných projektů • Statistiky Projektů pro • práci s metrikami • odhady pracnosti

18. Statistika projektu • postup • kvantitativní charakteristiky (objekty) • speciální poznámky • vhodný komentář k zapamatování • specifika ovlivňující ostatní údaje

19. Proces = Metodika = WBS = Template = Route map • PROCES je: • popis činností (s přiřazenými produkty, rolemi, nástroji, technikami a závislostmi), které vedou k vytvoření a dodání produktu nebo služby. • popis procesu tedy obsahuje: • popis výsledného produktu, • popis meziproduktů, • popis postupu, kterým produkt vznikne, • technické návody, jak produkt a meziprodukty vytvářet, • popis nástrojů, které jsou k tvorbě produktu použity, • popis vlastností, jež mají mít zdroje, které jsou k tvorbě produktu potřeba. • Knihovna procesů je • způsob uložení procesů • samostatně existující sada procesů • fyzicky uložena ve formátu (*.prc)

20. CA/Platinum Process Continuum (CA/PPC) • CA/PPC je specializovaný sw produkt společnosti CA (dříve LBMS, resp. Platinum) • CA/PPC má čtyři základní části: • Process Engineer • nástroj pro tvorbu a údržbu procesů (metodik) • Project Engineer • nástroj pro plánování a řízení projektů • Advisor • nástroj pro řízení prací na projektu • Process Library • knihovna procesů • interních metodik • třetích stran (LBMS, SAGE, ..) • CA/PPC 8.6 úzce spolupracuje s MS Project (kalkulace a synchronizace)

21. Vztah mezi komponentami CA/PPC

22. Uspořádání knihovny procesů

23. Struktura Metodik = struktura informací v CA/PPC Pochopení struktury Knihovny procesů je klíčem k porozumění.

24. Etapy, kroky, činnosti - KDY? • Etapy/Fáze (vždy milník, produkt, většinou smluvně podchycený) • Globální analýza • Testování, ..... • Kroky (1 krok = 1 meziprodukt) • Revize business cílů • Tvorba datového modelu, ... • Činnosti (nejmenší plánovatelná akce; činnost = konkrétní úkol) • Studium podkladů • Příprava schůzky, ......

25. Výstupy - CO? • milníky • schvalovací procedury • dokumenty • účel • kdy? (přiřazení postupu) • autor a spoluautoři (viz. role) • zdroje (postup, techniky, nástroje) • technická doporučení (korektury, nástroje) • komu (schvalovací procedury)

26. Role na projektu - KDO? • seznam rolí • seznam orgánů • popis rolí/orgánů • poslání • předpoklady • odpovědnosti, pravomoci • doplňkové role, vztah k týmu • smluvní zajištění role • okomentované přiřazení etapám, krokům a činnostem • přiřazení zdrojům

27. Techniky - JAK? • příklady technik • Analýza kritických požadavků • Analýza kritických faktorů úspěchu • Řízení projektu • Datové modelování • Procesní modelování • Společný vývoj aplikací • Školení • Návrh architektury systému • Rozdělení na klient/server • Návrh server • Návrh klient • Návrh GUI • Ochrana a bezpečnost • Testování • Instalace • Konverze dat • struktura techniky • nástroje • postup • příklad • v praxi • účel • základní pojmy • notace

28. Nástroje - S ČÍM? • informace o nástroji • název • verze • způsob instalace • podpora • licenční podmínky • příklady • CASE • plánovače • vývojové nástroje • ASW (ERP,…) • Office • ….

29. CAPC CA Process Continuum • nástroj pro řízení procesů a projektů informačních systémů • knihovna doporučených postupů práce (životních cyklů), technik, metrik, rolí, dokumentů • forma hypertextové nápovědy a aktivních tabulek • plánování činností, času, zdrojů, výstupů • tvorba přehledů a pohledů na proces/projekt • odhady pracnosti • záznam skutečného průběhu projektu • vazba na plánovače projektu MS-Project, Time-Line a další • pracuje v prostředí MS-Windows

30. Process Engineer - úvodní obrazovka Navigator Launch Pad

31. Process Engineer - obsah • Soubor *.PRC • Hlavní pohledy na strukturu uložených informací • Tipy pro ovládání (vyhledávání, filtrace, třídění, tisk, navigace..) • Atributy ukládaných informací • WBS • Klíčová slova • Produkty • Techniky • Role • Zdroje • Nástroje • Metriky

32. Process Engineer - hlavní pohledy • Outline (spreadsheet) • pohledy na jednotlivé tabulky • Activities, Products, Techniques, Roles, Resources, Tools • Templates, Kernels • Keywords • Metrics, Estimating variables, .. • User Codes • Diagram • pohled pouze na WBS Activity • Matrics (matice) • Resources - Roles • Activities - Roles • Activities - Techniques

33. Process Engineer - tipy pro ovládání • Více oken • Window\New Window (jinak se nahradí původní okno novým) • Ovládání • Find (funkce v menu Edit) • vyhledání libovolného textu v právě aktivním pohledu • Filter (menu View\Customize - záložka Filter) • např. dle Keyword • Sort (menu View\Customize - záložka Sort) • Columns (menu View\Customize - záložka Columns) • výběr položek pro zobrazení • uložení a zavření textového okna CTRL+T • uložení často používaného pohledu (Save as - More views) • Reporty (menu Tool\Reports\Product Flow ..) • Options (uživatelská nastavení v menu Tool) • Spell checker - pouze anglický slovník • Není dokumentace • používejte kontextový Help F1

34. Process Engineer - tisk • Tools\Publish • File\Print (Print Preview) --------------------------------------- • Vylepšené tisknutelné výstupy – lze dopracovat

35. View\WBS Diagram (WBS Outline) WBS component + WBS Code hierarchická identifikace činností General (Name) název činnosti Description textový popis činnosti Objective textový popis účelu činnosti Inputs produkty vstupující do činnosti Outputs produkty vystupující z činnosti Keyword klasifikace označující použití v konkrétní metodice Techniques techniky používané k provedení činnosti Role role potřebné k provedení činnosti Predecessors přiřazení závislostí mezi činnostmi Mandatory Yes/No Autor (x Metodik) autor daného záznamu (řádku/činnosti) Kvalita (stupně 1-4) ohodnocení kvality daného řádku Process Engineer - WBS Diagram / WBS Outline

36. Process Engineer - práce s produkty • View\Product\Product List • Reference (jednoznačná identifikace produktu a v ní zakódované přiřazení k „mateřské“ metodice) • Name (název produktu) • Description • Keyword • Product Path (odkaz na soubor s předlohou daného produktu, která lze spustit stiskem F9) • Textový dokument • Default tool • Autor • Kvalita • View\WBS Outline • „Button“Navigátor na sloupci Product • XY.dot- základní šablona výstupů firmy

37. Process Engineer - práce s technikami • View\Other Lists\Techniques • Reference • Jednoznačná identifikace techniky a v ní zakódované přiřazení k „mateřské“ metodice • Name • Description • Keyword • Technique path (odkaz na soubor s předlohou daného produktu, která lze spustit stiskem F9) • Text.soubor • název souboru s textem techniky v MS-Word připravené pro generování Hypertextu • Autor • Kvalita • View\WBS Outline • „Button“Navigátor na sloupci Techniques • Prohlédněte si libovolnou techniku.

38. Process Engineer - práce s rolemi • View\Roles/Resources\Role List • Reference • Name • Description (zahrnuje stručný popis, charakterizaci odpovědností, pravomocí, předpokladů, vhodných a nevhodných sdílených rolí,..) • Keyword • Autor • Kvalita • View\WBS Outline • „Button“Navigátor na sloupci Roles • Důležitá existence matice Roles - Resources

39. Process Engineer - práce se zdroji • View\Roles/Resources\Resource = (tabulka profesí a konkrétních pracovníků firmy) • Name • UseID (sysid) • Description • Types • jednotlivým zdrojům lze přiřadit hodnotu z číselníku Resource Type List • Roles • jaké role může daný pracovník vykonávat • přiřazení z tabulky rolí

40. Process Engineer - práce s nástroji • View\Other Lists\Tools • Name • Description • Keyword • Instalace - přístup • popis postupu, jak lze nástroj v získat a nainstalovat • Tool Path • odkaz na soubor, kterým se spouští instalace nástroje • Kvalita • Autor

41. Process Engineer - metriky • Metriky = proměnné číselné hodnoty • Přiřazené celému projektu • Estimating Variables (EV) = atributy (prostředí) celého projektu, které ovlivňují odhady (např. rozsah, složitost projektu) • reprezentovány otázkami (dotazník-questionnaire) • jedna hodnota pro celý projekt • Přiřazené jednotlivým činnostem • Rozděleny: • Metrics (M) = měřitelné atributy projektu • Metric Value Sets (MVS) = sada hodnot určité metriky pro daný projekt • Estimating Methods (EM) = výpočet hodnoty postavený na formuli složené z EV, M a MVS

42. Project Engineer - úvodní obrazovka

43. Project Engineer - obsah • Soubor *.PRJ • Vytvoření projektu na základě procesu z knihovny procesů • Přiřazení konkrétních zdrojů • Odhady pracnosti • Kalkulace plánu projektu s využitím spolupráce MS Project a Project Engineera • Při jakýchkoli změnách - synchronizace plánů projektu *.prj a *.mpp

44. Project Engineer - vytvoření a úprava projektu • File\New (Create / Open project) • New Project Options: • Create a Project from a Proces Library Template • Scheduler (defaultně MS Project) • Browse: Knihovna procesů • *.PRC • copy all resources from library (!!!) • Template: výběr požadovaného procesu (metodiky) • Potřebné metriky • Select All metrics (BC, Effort, ML, WC) • Estimating Methods (WAVE, Rychlý odhad) • Project Overview: identifikační údaje, datum startu, .. • Project summary: kontrola údajů • Save As: ???.PRJ • WBS Outline nebo WBS Diagram • Úpravy projektu (viz. práce s Process Engineer) • Vytvořte plán.

45. Project Engineer - naplánování projektu • Přiřazení zdrojů • View\Resource Assignment Worksheet • Save • Odhad pracnosti • View\Estimating Worksheets\Default Worksheet • Weight (Wt) = hodnota určující poměr, dle kterého se z hodnoty přiřazené nadřízené úrovni WBS kalkuluje pracnost pro činnost nebo zdroj • Effort - hodnota pracnosti (POZOR na jednotky ! Defaultně mandays) • Vložte libovolnou hodnoty (cca stovky dní) do políčka Effort na některé z vyšších úrovní • Možné práce s vloženou hodnotou: • Sum = sumarizace promítnutá až k nejvyšší úrovni / přes rozpuštění nákladů • Aggregate = agregování všech či nejblíže podřízených položek • Apportion = rozpuštění hodnoty na všechny činnosti / na nejbližší nižší a přepsání všech hodnot / přepsání pouze prázdných a dříve rozpouštěných • Calculate= kalkulace přes vzorce s využitím existujících metrik • Save

46. Project Engineer - synchronizace s MS Project 98 • Scheduler\Scheduler Options • Change Mapping to • Výběr Metric Value Sets, který bude namapován jako Effort (pracnost)  • Map Scheduler Effort to (Effort nebo QE) ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- • Scheduler\Schedule Now • Exportuje *.prj do MSP (*.mpp), kalkuluje plán a aktualizuje zpět daný *.prj • Schedule\Schedule Show • Exportuje *.prj projekt do MSP (*.mpp) a současně jej otevírá ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- • Scheduler\Export to MPX file • ???.MPX • V MS-Project otevřete ???.mpx a nebo vytvořte nový soubor *.mpp a přes clipboard přeneste vždy tu část, kterou chcete mít v souboru plánu projektu • Gantt Chart (WBS) • Resource Sheet

47. Customer requirements Proposal / Agreement Customer and Proposal Knowledge base Knowledge Proposal Agreement Management Skills management (Knowledge, Roles, CV, ..) Planing Project Knowledge Base Project plan Weekly by hour Task Achievement Projects Resource pool Methodology Reports Outputs Monitoring + Realization Component Knowledge Base Completion + Feedback Know-how Knowledge base (products, solutions, technologies, ..) IIS, FIS

48. Metodiky • Popis činností, které vedou k vytvoření a dodání produktu nebo služby • Struktura: • Činnosti • Techniky • Produkty (vstupy / výstupy) • Role • Zdroje • Důležitá: • Jednoduchost • Dostupnost • SW podpora – Process management

49. Skills management • Evidence znalostí a rolí pracovníků firmy • Uložené údaje: • Identifikační • Znalosti (název, stupeň zvládnutí, aktuálnost, poznámka) • Role (název, stupeň zvládnutí, důležitost, poznámka) • Školení / Certifikace • Komentář • Vyhledávání • Jednoduché • Kombinované • Reporty • Statistické • CV • O jednom pracovníkovi

50. Znalostní báze projektová • Výtah klíčových informací a dokumentů z projektových kanceláří • Struktura • Nabídka, smlouvy, přílohy • Plán, rozpočet, statistika • Základní dokument projektu, definované pravidla, použité standardy a konvence • Historie – klíčové zápisy, měsíční reporty, protokoly • Výstupy – studie, analýzy, modely, zdrojové kódy, komponenty, .. • Důležité je: • Orientace v systému • Možnost jednoduchého vyhledávání • Zajištění přístupových práv • Zajištění aktualizace a relevance dat • SW podpora – Document management