„Stand der digitalen Betriebsprüfung“

1. Veranstaltungsforum Digitale Steuerprüfung, Mai 2003Bernhard Lindgens,Bundesamt für Finanzen, Bonn: „Stand der digitalen Betriebsprüfung“

2. Veranstaltungsforum Digitale Steuerprüfung, Mai 2003Die Themen im Überblick: 1. Rückblick Wahl der Zugriffsarten Schulung und Ausstattung der Prüfungsdienste Fragen- und Antwortenkatalog zum Datenzugriff Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung

3. Veranstaltungsforum Digitale Steuerprüfung, Mai 2003 Die Themen im Überblick: 2. Erste praktische Erfahrungen Erfahrungen aus digitalen Prüfungen Akzeptanz der „GDPdU“ in Unternehmen und bei den (steuerlichen) Beratern Umstellung der betrieblichen DV-Struktur

4. Veranstaltungsforum Digitale Steuerprüfung, Mai 2003Die Themen im Überblick: 3. Problembereiche Zugriff auf archivierte Datenbestände Umsetzung des XML-Beschreibungsstandards in Archivsystemen Vorhaltung von Auswertungsprogrammen Auslagerung der Buchführung Datenschutz bei angeforderter Datenträgerüberlassung

5. Veranstaltungsforum Digitale Steuerprüfung, Mai 2003Die Themen im Überblick: 4. Weitere Vorgehensweise Vorgehensweise der Finanzverwaltung Antizipative Anwendung von Prüfsoftware

6. 1. RückblickWahl der Zugriffsarten Der von Wirtschaftsverbänden unternommene Vorstoß zur alternativen Wahl der Zugriffsart wurde vom Finanzausschuss des Deutschen Bundestages nicht unterstützt. Damit verbleibt dem Prüfer das Recht, auch kumulativ den mittelbaren und unmittelbaren Nur-Lese-Zugriff sowie die Datenträgerüberlassung zu wählen.

7. 1. RückblickSchulung und Ausstattung der Prüfer Seit Ende 2001 bundesweite Ausstattung mit IDEA und Schulung von Multiplikatoren aller Prüfungsdienste Mehrstufiges Schulungskonzept mit IDEA-Grundlehrgängen und zentralen Intensivkursen in der Bundesfinanzakademie zur fachlichen Anwendung Fachlich wird der IDEA-Einsatz von Seiten des Bundes durch die beim Bundesamt für Finanzen eingerichtete „Clearing-Stelle“ unterstützt.

8. 1. RückblickFragen- und Antwortenkatalog zum Datenzugriff Veröffentlichung des „Fragen- und Antwortenkatalogs zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen (www.bundesfinanzministerium.de) Aktueller Stand: 6. März 2003

9. 1. RückblickBeschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung Bei der Datenträgerüberlassung sind dem Prüfer die gespeicherten steuerlich relevanten Daten samt aller zur Auswertung notwendigen Informationen wie Formatangaben, Dateistruktur, Felddefinitionen und Verknüpfungen (beispielsweise zwischen den einzelnen Feldern der eingesetzten Datenbank) in maschinell auswertbarer Form zu übergeben.

10. 1. RückblickBeschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung Veröffentlichung der „Information zum Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung“ auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen (www.bundesfinanzministerium.de) Unterstützung durch ERP-Hersteller (auch) aufgrund von Kundenanfragen SmartX oder AIS für TaxAudit als Importsoftware für die Datenträgerüberlassung nach Beschreibungsstandard Auswirkungen auf Archivsysteme (s. Frage 11 des Fragen- und Antwortenkatalogs)

11. 2. Erste praktische Erfahrungen Erfahrungen aus digitalen Prüfungen Kenntnisstand über den Datenzugriff der Finanzverwaltung wächst in vielen Unternehmen. Mangelhafte Datenhaltung auch in verbreiteten Standardapplikationen Anforderungen der „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“(BMF-Schreiben vom 7. November 1995) häufig nicht erfüllt.

12. 2. Erste praktische Erfahrungen Akzeptanz der „GDPdU“ in den Unternehmen und bei den (steuerlichen) Beratern Positive Resonanz bei digitalen Betriebsprüfungen Geprüfte Unternehmen bemühen sich um die Bereitstellung angeforderter Daten. Synergieeffekte bei der Innenrevision

13. 2. Erste praktische Erfahrungen Umstellung der betrieblichen DV-Struktur Akzeptanz auch erkennbar an den Umsetzungsarbeiten der betrieblichen DV-Struktur Wegen der angespannten wirtschaftlichen Situation beschränken sich die Umstellungsarbeiten jedoch häufig auf eine Qualifizierung der steuerlich relevanten Daten.

14. 4. Zweifelsfragen und DiskussionZugriff auf archivierte Datenbestände(Fragen- und Antwortenkatalog, Frage 11) Unter welchen Voraussetzungen ist ein Archivsystem „GDPdU-konform“? Sofern das Archivsystem lediglich zur Archivierung und Wiedereinspielung von Daten in das Produktivsystem genutzt wird, stellt sich die Frage nach einer „GDPdU-Konformität“ des Archivsystems nicht, da in diesem Fall der Datenzugriff (mittelbarer und unmittelbarer Nur-Lesezugriff sowie Datenträgerüberlassung) vom Produktivsystem zu realisieren ist.

15. 3. ProblembereicheZugriff auf archivierte Datenbestände(Fragen- und Antwortenkatalog, Frage 11) Erfolgt der Datenzugriff auf das Archivsystem, ist eine „maschinelle Auswertbarkeit“ nur gegeben, wenn das Archivsystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen ermöglicht, als wären die Daten noch im Produktivsystem. Hintergrund: Auswertbare Archivsysteme ermöglichen derzeit regelmäßig nur in eingeschränktem Umfang den mittelbaren und unmittelbaren (Lese)zugriff einschließlich einer möglichen Systemprüfung.

16. 3. Problembereiche Umsetzung des XML-Beschreibungsstandards in Archivsystemen Die Umsetzung herstellerspezifischer Datenstrukturen im XML-Beschreibungsstandard erfordert eine enge Zusammenarbeit des Archivanbieters mit dem ERP-Hersteller, um im Fall angeforderter Datenträgerüberlassung die steuerlich relevanten Daten mitsamt der notwendigen Strukturinformationen aus dem Archiv heraus extrahieren zu können. Anderenfalls ist das Wiedereinspielen bereits archivierter Daten in das Produktivsystem unvermeidbar.

17. 3. Problembereiche Vorhaltung von Auswertungsprogrammen(Fragen- und Antwortenkatalog, Frage 12) „Eine Nutzung von Auswertungsprogrammen i.S. der GDPdU ist nach einem Systemwechsel auch dann gewährleistet, wenn die zum neuen System gehörenden Auswertungsprogramme in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungsmöglichkeiten wie die des alten DV-Systems bieten.“

18. 3. Problembereiche Vorhaltung von Auswertungsprogrammen „Ansonsten sind die Auswertungsprogramme des alten DV-Systems in uneingeschränkt nutzbarem Umfang (z.B. durch Migration) bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten.“

19. 3. Problembereiche Vorhaltung von Auswertungsprogrammen „Standardisierte Auswertungsprogramme, die zwar vorhanden (archiviert), aber nicht installiert sind, müssen für den Datenzugriff in maschinell auswertbarer Form zu Verfügung gestellt werden.“

20. 3. ProblembereicheAuslagerung der Buchführung Änderung der Sechsten Richtlinie 77/388/EWG des Rates der Europäischen Union (Harmonisierung der Rechtsvorschriften der Mitgliedstaaten über die Umsatzsteuern) durch die Richtlinie 2001/115/EG des Rates vom 20. Dezember 2001 zur Vereinfachung, Modernisierung und Harmonisierung der mehrwertsteuerlichen Anforderungen an die Rechnungstellung: Artikel 22a: „Recht auf Zugriff zu den in einem anderen Mitgliedstaat auf elektronischem Wege aufbewahrten Rechnungen”

21. 3. ProblembereicheDatenschutz bei angeforderter Datenträgerüberlassung Die Verschlüsselung übergebener Daten kann unter datenschutzrechtlichen Aspekten geboten sein. Beispielsweise dann, wenn Datenträger mit steuerlich relevanten Daten auf dem Postweg versandt werden. Aus diesem Grund lässt der „Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung” eine Verschlüsselung übergebener Daten zu, sofern die erforderlichen Entschlüsselungsprogramme nicht auf DV-Systeme der Finanzverwaltung installiert werden.

22. 3. ProblembereicheDatenschutz bei angeforderter Datenträgerüberlassung Der überlassene Datenträger dient (lediglich) als Transportmedium der vom Prüfer angeforderten steuerlich relevanten Daten. Besondere Anforderungen an die Datensicherheit (Hinweis auf die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ und die Revisionstauglichkeit werden nicht gestellt.

23. 3. ProblembereicheDatenschutz bei angeforderter Datenträgerüberlassung Als verbreitete und kostengünstige Datenträger akzeptiert die Finanzverwaltung deshalb CD-ROMs und DVDs im ISO-Standard sowie Disketten mit dem Dateisystem „MS-DOS“ oder „FAT“.

24. 4. Weitere VorgehensweiseVorgehensweise der Finanzverwaltung Intensivierung der IDEA-Schulungen Zeitnahe digitale Prüfungen Erst bei Vorliegen repräsentativer praktischer Erfahrungen sollen Einzelfragen der GDPdU auf den Prüfstand gestellt werden. Bereitstellung automatisierter Prüfungsschritte/Makros durch die Clearingstelle des Bundesamtes für Finanzen

25. 4. Weitere VorgehensweiseAntizipative Anwendung von Prüfsoftware Keine Steuervermeidungsstrategie, vielmehr Problemvermeidung Zusammenwachsen von Innenrevision und Prüfungsvorbereitung