專案管理之理論與實務

1. 專案管理之理論與實務 財團法人資訊工業策進會 賴居正, PMP 2006/11/13

2. 個人簡歷 • 學歷: • 國立成功大學電機工程碩士 • 經歷: • 財團法人資訊工業策進會 • 專案支援處 資安服務中心 經理 • 證照: • PMP

3. 討論議題 • 專案管理面面觀 • PMBOK簡介 • PMBOK的九大領域與五大流程 • 問題與討論

4. 專案管理面面觀

5. 什麼是專案 • 專案是為了解決問題而排定的時間表 • 品管大師朱蘭 • 例如: • 追求女朋友 • 算是專案。 • 有開始有結束。 • 追到手就算結案。 • 和女朋友交往 • 不算專案，算是計劃。有開始，沒有結束。 • 專案:情人節專案、七夕專案、耶誕節專案、生日專案…等 • 萬一結婚了，則本計劃永無結案之日。 • 以結婚為前提的交往是唯一的例外。

6. 專案管理在管什麼? T C P S • Performance(成效) • Cost(成本) • Time(時間) • Scope(範疇) • 合稱PCTS目標 • 專案管理大師 詹姆斯.路易斯博士

7. 失敗的專案 • 科技產業研究機構Standish Group 1994年調查顯示，美國本土完成的所有軟體專案中: • 17%按照開始的PCTS目標達成 • 50%修改原先目標 • 錢花太兇(C) • 無法如期完成(T) • 結果，降低目標標準，接受現有成果(P,S) • 33%失敗收場 • 原因 • 專案計畫不佳 • 先做再說的心態 • 更多的功夫花在rework

8. 專案經理的一般技能與態度 • 技能 • Leading • Communicating • Negotiating • Problem solving • Influencing the organization • 態度 • Is Proactive • Has the authority to say no when necessary • Is held accountable for project failure • Understandings professional responsibility • Is in charge of the project but not necessarily the resources • Does not have to be a technical expert 各位成績普普的同學，你們的機會來了!!

9. 菜鳥專案經理最常犯的錯 • 一個人卯起來一手計畫專案。 • 下場 • 參予專案小組的成員沒一個人甩他做的計畫 • 計劃千瘡百孔，漏洞百出。 • 結論 • 專案管理的首要原則是，一定要讓未來牽涉到專案實際作業的人一起參與專案規劃。 • 工程師背景的專案經理常犯的錯誤 • 一個人卯起來幹 • 不懂授權，不相信別人。 • 用命令取代溝通 • 老亨利福特:為什麼每當我只需要一雙手時，總會跟來一個腦袋? • 專業的傲慢 • Halo Effect(光環效應)

10. 專案經理扮演的角色 • 啟動者 • 成員們的介面 • 居間緩衝，減少外力衝擊 • 是一個領導人而不是暴君 • 領導是一門藝術，它使其他人想去做一些你認為非做不可的事。 • 1962, Vance Packard • 思維陷阱:邊做邊管的專案經理

11. C=f(P,T,S) • 贊助人永遠不變的反應: • 怎麼可能要花這麼多錢? • 專案經理有義務向專案贊助人提出合理的預算 • 專案經理必須捍衛自己提出的預算 • 若預算有限，可考慮調整工作範疇。 • 不可輕易做純粹預算調降的妥協。

12. 問題叢生的專案生命週期

13. 正確的專案生命週期

14. 新藥研發專案生命週期

15. 軟體研發專案生命週期

16. PMBOK簡介九大領域與五大流程

17. 關於PMBOK • PMI(Project Management Institute)於1969年為推動專案管理知識體系(PMBOK, Project Management Body of knowledge)而成立。 • 1984年首次編撰完成”專案管理知識體系導讀指南”(PMBOK Guide) • 1987年參考PMBOK架構制定ISO 10006 • PMP為PMI認證之專案管理師證照 • PMBOK已於2005年9月全面更新為2004版

18. 關於PMP • 截至2002年，全球已有4萬多名PMP， 美國擁有1萬4000多名。 • 2001年單年激增13232位PMP，為16年來之1/2。 • 中國於1990年成立專門研究單位，1999年正式與國際專案管理組織合作，有計畫培訓國際及專案管理人才。 • 中國承諾在2008年北京奧運會前，PMP人數將達到5萬名。專案管理在中國稱為「項目管理 」。 • 據Fortune雜誌報導，PMP在21世紀將超越MBA，成為各大企業網羅的人才。

19. 專案的定義 • 依據PMBOK定義 • Project(專案) • 有開始，有結束(暫時性) • 有獨一無二的產品、服務或成果(獨特性) • 漸進式推演 • Program(計劃) • 一個計畫包括一連串的專案，並利用合作協調的方式來完成 • 一個計畫也可能牽涉到一系列重複性及週期性的活動

20. 專案管理的目的 • 使用正確的方法、工具、技巧與流程來規劃與管理專案。 • 讓專案關係人清楚自己的責任和義務。 • 了解專案中Why, When, Who, Where, What and How。 (在專案中，在何時、由何人、在何地、 做何事以達成何種目標及如何來完成)

21. 專案利害關係人 • 專案利害關係人(Stakeholder) • 凡與專案利益有關者，都是利害關係人。 • Project manager, Customer, Performing Organization, Owner, Government Agencies, Sponsor, Team, End User, Society, Citizens

22. 利害關係人管理 • Identify all project stakeholder • Identify their needs, expectations and objectives • Determinate the roles of each stakeholder on the project • Determinate the skills and knowledge of each stakeholder • Assess the overall impact of stakeholders of the project • Determinate how stakeholders should be managed

23. 專案管理生命週期(Project Management Life Cycle) 起始階段 規劃階段 控制階段 執行階段 結案階段

24. 專案起始階段工作要點 • 了解專案需求 • 確定專案目標 • 專案中的假設與限制 • 專案成本與時間的概估 • 專案資源需求概估 • 專案核准證明 幾乎沒有專案是在最後階段才失敗的； 它們在專案起始階段就已經失敗了!!

25. 專案規劃階段工作要點 • 工作範疇及管理規劃 • 工作分解結構(Work Breakdown Structure) • 建立工作分解結構工作清單 • 專案成員 • 網狀圖 • 決定時間與成本 • 專案規劃書 • 開工前協議會議(Kickoff meeting) 未來會參與專案的成員一定要參加規劃工作。 規劃的首要要務，是隨時做好再規劃的準備。

26. 專案執行階段工作要點 • 執行專案規劃(Execute the project plan) • 管理專案進度(Manage project progress) • 完成工作套件或任務(Complete Work Package or Tasks) • 品質確保(Quality Assurance) • 團隊開展(Team Development) • 會議(Progress Meeting)

27. 專案控管階段工作要項 • 整合變更控制(Integrated Change Control) • 專案效能量測(Project Performance Measuring) • 效能報表(Performance Reporting) • 範疇變更控制(Scope Change Control) • 範疇驗證(Scope Verification) • 品質控制(Quality Control) • 風險控制(Risk Control) • 成本控制(Cost Control) • 時程控制(Schedule Control) • 採取更正的動作(Take Corrective Action) 想要有條理的應付變局，就要有標準的應變措施。 沒有更改餘地的計畫，就是個爛計畫。

28. 專案結案階段工作要項 • 正式接受(Formal Acceptance) • 產品驗證(Product Verification) • 經驗學習(Lessons Learned) • 採購稽核(Procurement Audits) • 更新紀錄(Update Records) • 歸檔紀錄(Archive Records) • 核放資源(Release Resource)

29. 專案管理各程序間的關係

30. 專案管理九大知識領域

31. 5 key process & 9 knowledge Area

32. 專案整合管理(Project Integration Management) • 4.1專案計畫發展 • 4.2專案計畫執行 • 4.3 整合變更控制

33. 專案計畫發展 • 擬訂專案管理計畫書 • 專案管理計畫書的用途 • 指引專案的執行 • 記錄專案計畫”假設” • 紀錄專案計畫決策考量 • 協助專案關係人間的溝通 • 定義對專案內容、範圍與時間點的管理審查 • 提供進度衡量與專案控制的基準線 • 所有專案關係人正式認可 • 專案起始會議 • 確認每個人都熟悉專案內容 • 人員熟悉

34. 專案計畫書 • Project charter • Project management approach • Scope statement • WBS • Responsibility Chart/Assignments • Network Diagram/ Major Milestones • Budget • Schedule • Resource • Change Control Plan/Change Control System • Performance Measurement Baselines • Management Plans • 其他八大知識領域的管理計畫

35. 專案計畫執行 • Carrying out the project plan • Expend most majority of the project’s budget • Project manager’s responsibility • Coordinate and direct the various technical and organization interfaces that exist in the project • Most directly affected by the project application area • Product of the project is actually created • Continuously monitor performance • Periodic forecasts of the final cost and schedule results • Take correct action

36. Gold Plating • 計劃書以外的額外功能或服務。 • 理論上，最好的專案管理是完全符合專案計畫書的內容，不多也不少。 • 實際上，Gold Plating是難免的。 • 影響性評估 • 對專案影響不大，可以答應。 • 對專案影響重大，提出影響性評估給客戶 • 若客戶執意要求，要求客戶提出書面要求 • 執行變更管理。

37. 整合變更控制 • Coordinate changes across the entire project • 目的 • Meet performance baselines • Make change • Coordinate changes across the knowledge areas

38. 專案範疇管理(Project Scope Management) • 5.1 專案起始 • 5.2 範疇規劃 • 5.3 範疇定義 • 5.4 範疇確認 • 5.5 範疇變更控制

39. 專案起始 • Project Charter • Project Title & Description – Briefly describe the project • Project Manager Assigned & Authorized Level • Goal & Objectives • Business Case – Why the project being done • Project Description/ Deliverables (When,.. What,..) • Signed and Approved by… • Senior Management • Detail schedule and a full risk analysis are not available at this stage 目標訂定要符合SMART原則 Specific、Measurable、Attainable、Realistic、Time-limited

40. 範疇規劃:Scope Statement & Management Plan • Scope Statement • SOW, Statement of Work(工作範疇說明書) • Scope Management Plan • 專案範疇與範疇變更管理的文件 • 判定某項工作是否在專案範疇之內的標準說明或判斷原則 • 範疇變更的程序說明

41. 範疇定義:Work Breakdown Structure, WBS Sample: 工作劃分要細到可以正確估計細項作業的時間與成本為止

42. 範疇定義:WBS Dictionary • Project name • Task No. • Dates Issued • Person Assigned • Task Description • Quantified Goals and Objective • Product Description • Acceptance Criteria • Deliverables • Resources Assigned • Duration • Cost • Due Date • Interdependencies • Approved by… • More…? 帕金森定律: 工作量一定會擴增到時間不夠用。 一定要小心，不可以懲罰那些工作表現優 於預期的人，而經更多的工作量交給他們。

43. 範疇確認:Formal Acceptance • It is done at the end of each project phase in the project life cycle and during the control phase in the project management life cycle • Scope verification is also done whenever a project is terminated • Formal Acceptance( 驗收確認單) • 專案結案階段專案贊助人正式簽署驗收

44. 範疇變更控制Corrective Action & Lesson Learn • Corrective action requires root cause to identify the cause of the variation and may result in changes to future task, not just one with variation • Corrective action is part of the analysis of all aspects of the management, not just scope • Lessons Learned(發生在專案結案) • Technical • Project Management • General Management

45. 專案時間管理(Project Time Management) • 6.1 活動定義 • 6.2 活動順序 • 6.3 活動期程估算 • 6.4 時程發展 • 6.5 時程控管

46. 活動定義 • 定義在專案執行中必須被完成的活動事項 • Activity List • 依據WBS

47. 活動順序 • 定義並記錄活動間彼此的相互前後關係 • 專案活動網路圖(Project Network Diagrams) • Activity on Node(AON) • Activity on Arrow(AOA) • 更新後的活動彙總表(Activity List Updates)

48. 活動期程估算 • 估算完成每一個個別活動所需花費的時間 • 活動時間估算值(Activity Duration Estimates) • 要徑法(Critical Path Method, CPM) • Most likely time estimate • PERT(Program Evaluation and Review Technique) • (O+4M+P)/6 • Monte Carlo Simulation • 估算方法的說明文件(Basis of Estimates) 要徑(Critical Path)是指網路圖上最長的那條路徑， 在此路徑上不容許有任何延期， 否則，關鍵活動每延期一天，整個專案就要延一天。

49. 估計 • 精確的估計是一種矛盾的說法 • 造成專案失敗的主因之ㄧ，是錯將大約估計的數目當成確切的目標。 • 估計的原則 • 同時將估計容許的百分比秀出來。 • 說明這些估計，也要說明假設基礎為何。 • 說明有哪些因素會影響估計值。

50. PERT