HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

1. Koha 3.0 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG GVHD: Nguyễn Thị Thanh Thuỷ SV: Phạm Tuấn Anh Võ Thị Mỹ Dung Trương Thị Mai Trần Trọng Thoàng

2. Nội dung • Giới thiệu Koha • Các khái niệm • Intranet • Opac • Acquisitions • Catalogue, Marc • Circulation • Patrons • Reports • Authorised values • Lists

3. Nội dung • Demo • Đăng nhập • Cấu hình hệ thống Koha • Nhận và đưa tài liệu vào danh mục • Biên mục tài liệu • Người dùng • Lưu thông tài liệu • Quản lý ấn phẩm định kỳ. • Thống kê, báo cáo • Tìm kiếm • Một số chức năng khác

4. Giới thiệu KOHA • Là một hệ thống thư viện tích hợp (ILS) mã nguồn mở, cho một thư viện tự động hoá việc cho mượn sách. Nó có tất cả các tính năng cơ bản cần thiết của một thư viện. • Được phát triển đầu tiên tại New Zealand bởi Katipo communication Ltd và triển khai lần đầu tại Horowhenua Library Trust • Koha hỗ trợ định dạng bản ghi thư mục MARC 21 và UNIMARC . • Bạn sẽ phải dành nhiều thời gian để thiết lập nên thư viện của bạn với dữ liệu và danh mục thực tế mà bạn có.

5. Giới thiệu KOHA • Các tính năng cơ bản: • Danh mục truy cập công cộng trực tuyến(Opac). • Mượn, trả, đặt trước tài liệu. • Tìm kiếm và yêu cầu tài liệu. • Lưu trữ các đặt mua tài liệu và nhà cung cấp. • Quản lý ấn phẩm định kỳ. • Thống kê báo cáo hoạt động và tài liệu của thư viện • Quản lý ngân sách cho tài liệu và đơn đặt hàng với nhà cung cấp. • Sự lưu chuyển tài liệu giữa các nhánh trong thư viện. • Và các chức năng khác liên quan đến điều hành một thư viện cho mượn sách.

6. CÁC KHÁI NIỆM • Intranet: • Địa chỉ : http://127.0.1.1:8080 • Là danh mục truy cập dùng trong nội bộ thư viện. • Nhân viên thư viện cấu hình hệ thống thư viện, biên mục tài liệu, tìm kiếm tài liệu, thêm người dùng, tiến hành cho thành viên mượn và trả tài liệu, xuất báo cáo,… • Opac: • Địa chỉ : http://127.0.1.1/ • Là danh mục truy cập công cộng trực tuyến. • Người dùng tìm kiếm tài liệu, đưa yêu cầu nhập tài liệu mới với thư viện, sửa thông tin cá nhân, tạo và quản lý kệ sách ảo,…

7. CÁC KHÁI NIỆM

8. DEMO

9. I. Đăng nhập Địa chỉ : http:/127.0.1.1:8080/ hoặc ”intranet” . • Đăng nhập với quyền quản trị hệ thống. • Tài khoản mặc định: koha/koha Chọn nhánh thư viện

10. I. Đăng nhập • Trang chủ Intranet Các module chính

11. II. Cấu hình hệ thống • Thiết lập các tham số hệ thống cơ bản • Tạo các nhánh thư viện • Qui định các loại tài liệu • Danh mục người mượn • Quy định cho mượn tài liệu và các khoản phí • Quy định loại tiền tệ sử dụng • Stop words • Z39.50 server

12. 1. Tạo các nhánh thư viện • Libraries and Groups : • Group : Hệ thống thư viện của bạn được chia thành nhiều nhóm thư viện. Ví dụ bạn có nhóm “Main” gồm thư viện A, B và nhóm “Branch” gồm thư viện D, C. • Library: Một nhánh thư viện – bạn cần mô tả các thông tin liên quan tới thư viện đó và xác định nó thuộc về nhóm thư viện nào. • Home > Koha Administration > Basic parameters > Groups, library and branchs

13. 1. Tạo các nhánh thư viện • Tạo nhóm và nhánh thư viện

14. 1. Thiết lập các nhánh thư viện

15. 2. Qui định các loại tài liệu • Item types : Loại tài liệu • Sách giáo khoa, DVD, VCD, Tiểu thuyết,…… • Định nghĩa một loại tài liệu mới • Home > Koha Administration > Basic parameters > Item types

16. 2. Qui định các loại tài liệu Tài liệu không cho mượn Số lần mượn lại

17. 3. Danh mục người mượn • Borrower categories: Danh mục người mượn • Sinh viên, trẻ em, người lớn, giáo viên,….. • Qui định tuổi đăng ký, số năm đăng ký, phí đặt trước, phí đăng ký, có thông báo nếu mượn quá hạn hay không, … • Home > Koha Administration > Patrons and Circulation > Patron Categories

18. 3. Danh mục người mượn Thời hạn đăng ký tuổi Giới hạn tuổi Thông báo hay không khi mượn quá hạn Loại người dùng

19. 4. Quy định mượn tài liệu và các khoản phí • Lập ra các quy định mượn và trả sách: • Áp dụng với danh mục người dùng nào, loại tài liệu nào • Số tiền phạt, số ngày quy định sẽ bị phạt, tần số ngày sẽ bị phạt lại • Số lượng tài liệu cho phép mượn • Số ngày cho mượn • Chọn chính sách đặt giữ tài liệu: không cho đặt giữ, đặt giữ từ thư viện chính hay từ bất kì nhánh thư viện nào • More > Administration > Patrons and circulation > Circulation and fine rules

20. 4. Quy định mượn tài liệu và các khoản phí

21. 5. Quy định loại tiền tệ sử dụng • Định ra tỷ giá cho các nhà cung cấp ở nước khác. • More > Administration > Patrons and circulation >Currencies and exchange rates

22. 6. Stop word • Liệt kê tất cả các từ bạn muốn Koha bỏ qua khi thực hiện tìm kiếm danh mục hoặc xây dựng các chỉ số từ khóa. • More > Administration > Others > Stop words

23. 7. Z39.50 server • Là tiêu chuẩn quốc tế để tìm kiếm và lấy thông tin từ cơ sở dữ liệu từ xa. Trongthực tế, nó cung cấp cách thức để thư viện tìm kiếm và lấy bản ghi từ các thư viện khác. • Z39.50 servers trên thế giới có trong trang http://targettest.indexdata.com • Xem thông tin chi tiết các server và điền vào mẫu thêm server • Khi biên mục ta thường tìm các bản ghi có sẵn cho tài liệu đó ở các thư viện khác thông qua Z39.50 server và import bản ghi từ kết quả của tìm kiếm được.

24. 7. Z39.50 server • More > Administration > Others > Z39.50 server

25. 7. Z39.50 server • Z39.50 servers trên thế giới có trên trang http://targettest.indexdata.com

26. 8. Authorised values • Authorised values là các giá trị được định nghĩa trước, thuận tiện cho công việc biên mục, thống nhất dữ liệu. • Ví dụ: Tạo giá trị cho trường City and town bao gồm: VN,EN,JP,KR,... • Khi biên mục thì trong trường City and town sẽ xổ ra danh sách các thành phố mà ta đã định nghĩa.

27. 8. Authorised values • More > Administration > Catalogue > Authorised values Tạo danh mục mới Thêm các giá trị authorised cho danh mục

28. III. Thu nhận tài liệu • Tạo Bookfund và thiết lập Budget • Tạo nhà cung cấp • Tạo hóa đơn • Nhận hóa đơn

29. 1. Tạo Bookfund và thiết lập Budget • Nếu tham số 'Acquisitions' là ‘simple’ thì bạn không cần quan tâm đến phần này. • Book fund : Tài khoản mà bạn thiết lập để theo dõi chi tiêu của bạn cho tài liệu thư viện. • Budget : Ngân sách dùng để chi tiêu. • More > Administration > Basic parameters > Fund and Budget

30. 1. Tạo Bookfund và thiết lập Budget • Tạo BookFund

31. 1. Tạo Bookfund và thiết lập Budget • Thiết lập Budget

32. 2. Tạo nhà cung cấp mới • Tìm kiếm nhà cung cấp, nếu không có thì tạo mới, nhấp vào nút New Vendor Nhập thông tin nhà cung cấp

33. 2. Tạo nhà cung cấp mới Chọn Active nếu muốn thực hiện với nhà cung cấp này

34. 3. Tạo đơn đặt mua tài liệu • Tạo đơn đặt mua hàng Chọn một trong ba cách để tạo đơn đặt hàng mới

35. 3. Tạo đơn đặt mua tài liệu Nhập thông tin hóa đơn

36. 3. Tạo đơn đặt mua tài liệu Đơn hàng tổng quát

37. 4. Nhận hóa đơn đặt mua • Nhận hóa đơn : Chọn Receive shipment Nhập số hóa đơn nhận về

38. 4. Nhận hóa đơn đặt mua • Chọn tài liệu muốn nhận về

39. 4. Nhận hóa đơn đặt mua • Nhập vào số lượng tài liệu lấy về và các thông tin liên quan

40. 4. Nhận hóa đơn đặt mua • Tài liệu nhận về

41. IV. Biên mục tài liệu • More > Cataloging • Tìm kiếm danh mục nếu tài liệu của bạn đã có trong hệ thống • Nếu không có kết quả tìm thấy chọn New record và chọn framework trong menu sổ xuống

42. 1. Tạo bản ghi mới

43. 1. Tạo bản ghi mới • Một số trường sẽ tự động tạo dữ liệu nếu ta nhấp vào nó • Leader: Chứa mã thông tin xử lý của bản ghi, nhấp vào dấu “…” nó sẽ xổ ra cửa sổ hướng dẫn bạn tạo Leader Marc của bạn • Chọn các trường thích hợp, Koha sẽ tạo ra dữ liệu Leader mã hóa và chèn vào trường 000@ • Nhấp vào dấu + bên phải để thêm trường dữ liệu, nhấp dấu trừ thì nó sẽ bị xóa. • Các trường bên dưới xuất hiện theo thứ tự alpha, nhấp ^ để sắp xếp lại theo đúng thứ tự • Một số trường có plugin Authority, nhấp vào “…” • Bạn có thể tìm kiếm giá trị Authorised và nhấp chọn “choose” để nó tự động điền giá trị vào bản ghi Marc

44. 1. Tạo bản ghi mới

45. 2. Chỉnh sửa cấu trúc Marc • Chỉnh sửa cấu trúc MARC

46. 2. Chỉnh sửa cấu trúc Marc • Chỉnh sửa cấu trúc MARC

47. 3. Chỉnh sửa bản ghi • Edit  Edit Record • Khi chỉnh sửa nó chỉ hiển thị các trường bạn nhập dữ liệu vào trước đó • Edit  Delete Record • Chỉ được xóa các bản ghi khi không có ai đang giữ tài liệu đó • Edit  Edit as new (duplicate) • Chọn “no” khi hiển thị hộp thoại xác nhận

48. 4. Thêm, xóa tài liệu • Để xóa bạn tới Edit  Edit item  chọn “delete” gần bản copy bạn muốn xóa

49. V. Người dùng • Thêm người dùng mới • Quyền người dùng • Xem thông tin người dùng • Chỉnh sửa thông tin người dùng

50. 1. Thêm người dùng mới