AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI

1. ARDAHAN VALİLİĞİ AVRUPA BİRLİĞİ PROJE HAZIRLAMA EĞİTİMİ AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI 3-5 Ekim 2012 Avrupa Birliği Bakanlığı Proje Uygulama Başkanlığı Oktay ERCAN Ünsal GENÇ AB İşleri Uzman Yardımcıları Proje Uygulama Başkanlığı

2. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Proje Uygulama Başkanlığı

3. Sunumun İçeriği Proje Uygulama Başkanlığı

4. Bu Sunumda Neler Aktarılacak? • Proje Finansmanı Nasıl Gerçekleşir?… • Proje Döngüsü Yönetimi (PCM) nedir? Onsuz olmaz mı? • Bir Fikrim var!!! Nasıl Proje Hazırlamalıyım?... • En Önemli Adım! Analiz ve Planlama… • Sonuç: Proje Kurgusu/Çatısı/Temeli/Yapısı/vb… • Proje Kurgusundan Proje Başvuru Formuna • Proje Başvuru Formunun Hazırlanması Proje Uygulama Başkanlığı

5. Proje Finansmanı Nasıl Gerçekleşir? • Ulusal veya uluslararası mali yardımlarda istenilen zamanda finansman sağlayan bir destek modeli bulunmamaktadır • Proje finansmanı PROGRAMLARA bağlıdır; destek alabilmek için PROGRAMLARIN takip edilmesi gerekir • Proje finansmanı destek sağlayan PROGRAM öncelikleri ve kriterleri çerçevesinde sağlanır • Proje finansmanı uzun soluklu bir süreçtir; kapsamlı, sabırlı ve planlı çalışma gerektir • Proje finansmanında kabul görmüş metodoloji/yöntem Proje Döngüsü Yönetimi (PDY-PCM)’dir Proje Uygulama Başkanlığı

6. PROJE NEDİR? «Bir Projemiz Var!» = Proje Fikri Proje Uygulama Başkanlığı

7. PROJE NEDİR? «Bir Projemiz Var!» = Proje Fikri • Projeiçin proje fikrinin geliştirilmesi gerekir. • Yaklaşım, amaç, içerik, yöntem • Sorumlu/yürütücü • Süre • Plan, faaliyetler • Sonuçlar, ürünler, etkiler, • Kaynaklar, bütçe • Değerlendirme Proje Uygulama Başkanlığı

8. PROJE NEDİR? Belirli bir süre içinde [zaman] Belli hedeflere ulaşmak için [hedef] Planlanmış faaliyetler topluluğu [faaliyet] Proje Uygulama Başkanlığı

9. PROJE NEDİR? • Faaliyetleri belirli bir hedefe yönlendirir • Zaman ve kaynak planlamasına olanak sağlar • İzleme ve değerlendirmeye olanak sağlar • Kaynak bulunmasına yardımcı olur • Hedeflere ulaşmasının önündeki risklere ve engellere ilişkin bilgi sahibi olunmasını ve önlem alınabilmesine olanak sağlar • Fikrin anlatımını ve faaliyetlere katılımcılığı kolaylaştırır • Sonuçların sürdürülebilirliğini artırır Proje Uygulama Başkanlığı

10. PROJE HAZIRLAMA METADOLOJİSİ Proje Proje Döngüsü Yönetimi (PDY) Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Proje Uygulama Başkanlığı

11. PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ PROJE DÖNGÜSÜ: Bir projenin fikir olarak doğuşundan hazırlanması, analizi, onaylanması, uygulanması, izlenmesi ve değerlendirilmesine kadar geçen süreç Proje Döngüsü Yönetimi: Proje Döngüsü çerçevesinde yapılan faaliyetlerin bütününü kapsayan süreç Proje Uygulama Başkanlığı

12. Proje Döngüsü Yönetimi Tarihsel Arka Plan: 1960’larınsonunda ABD Uluslararası Kalkınma Ajansı’nın proje planlama ve değerlendirme sistemini desteklemek için geliştirilmiştir. AB Boyutu: AB Komisyonu 1992 yılında, proje tasarımı ve yönetiminde kullanılan bir dizi araç içeren “Proje Döngüsü Yönetimi” ni benimsemiştir. Amaç: Projelerin tasarım ve uygulanmasında hedef ve sonuç odaklı bir yaklaşımın geliştirilmesine katkıda bulunmak. Proje Uygulama Başkanlığı

13. Proje Fikrini Belirleme Proje Fikrinin Analizi Değerlendirme Uygulama Ön Değerlendirme Finansman Uluslararası Proje Döngüsü Yönetimi Proje Uygulama Başkanlığı

14. Proje Döngüsünün Aşamaları • Proje Fikrini Belirleme • Finansman sağlayan kurum ve kuruluşun öncelikleri ve amaçları ile uyumlu bir şekilde gerçekleştirilecek sorun analizi sonucunda proje fikrinin yöneleceği öncelik alanlarının belirlenmesi süreci. Sektörel ya da ulusal strateji dokümanları, planlar, program rehberleri gibi çeşitli dokümanlar programlama aşamasında dikkat edilmesi gereken temel bilgi kaynaklarıdır. Proje Uygulama Başkanlığı

15. Proje Döngüsünün Aşamaları • Proje Fikrinin Analizi • Temel belgelerdeki öncelikler doğrultusunda olası proje fikirlerinin ön fizibilitelerinin yapıldığı ve uygun görülen fikirler için detaylı projelendirme kararının verildiği süreç Proje Uygulama Başkanlığı

16. Proje Döngüsünün Aşamaları • Proje Fikrinin Analizi • Temel belgelerdeki öncelikler doğrultusunda olası proje fikirlerinin ön fizibilitelerinin yapıldığı ve uygun görülen fikirler için detaylı projelendirme kararının verildiği süreç Proje Uygulama Başkanlığı

17. Proje Döngüsünün Aşamaları • Öndeğerlendirme • Onaylanan proje fikirlerinin proje başvuru belgeleri formatına dönüştürüldüğü, detaylı projelendirme çalışmalarının yapıldığı süreç Proje Uygulama Başkanlığı

18. Proje Döngüsünün Aşamaları • Finansman • Ulusal veya Dış Finansör kuruluşun finans sağlama kararı verdiği, bu çerçevede faydalanıcı ile finansman sağlayan kuruluş arasında gerekli anlaşmanın/sözleşmenin imzalandığı süreç Proje Uygulama Başkanlığı

19. Proje Döngüsünün Aşamaları • Uygulama • Projede öngörülen metodoloji doğrultusunda kaynakların tahsis edilip fiili gerçekleşmenin yaşandığı süreç Proje Uygulama Başkanlığı

20. Proje Döngüsünün Aşamaları • İzleme-Değerlendirme • Proje uygulamaları devam ederken (ara değerlendirme), proje tamamlandığında (nihai değerlendirme) ve projenin tamamlanmasından sonra hedeflere ne ölçüde ulaşıldığının değerlendirildiği süreç. Finansmanı sağlayan kuruluşa sonraki yıllar için programlama aşamalarına geri besleme sağlanır. Finansmandan faydalanan kuruluşa ise yeni proje tanımlanması için imkan yaratır. Proje Uygulama Başkanlığı

21. Finansman Arayanlar Kuruluşlar ve Proje Döngüsü Yönetimi Tanımlama Formülasyon PROJE GELİŞTİRME VE HAZIRLAMA Proje Uygulama Başkanlığı

22. Proje Nasıl Hazırlanır? Önce Sağlam Proje Kurgusu Proje Uygulama Başkanlığı

23. Başlamadan Önce… • Finansman Sağlayan Programın İncelenmesi • Finansman desteği sağlayan Programın rehberinin/tebliğinin/yönetmeliğinin/planının incelenmesi çok önemlidir. Program öncelikleri geliştirilmek istenilen proje ile örtüşüyor mu? Proje uygulama takvimi sizin takviminizle uyuşuyor mu? Finansman sağlanacak miktar sizin proje bütçe tahmininize uyuyor mu? • Başvuru Dokümanlarının İncelenmesi • Proje finansmanı sağlayan Programlarda başvuran tüm projelerin aynı temelde değerlendirilmesi amacıyla, birbirini tamamlayan alt başlıklardan oluşan standart bir proje belgesi kullanılır. Bazıları zorunlu olmak üzere tamamlayıcı belgeler bu standart belgeye eklenir. Proje Uygulama Başkanlığı

24. Proje Kurgusu Nasıl Yapılmalı? 1. AŞAMA: ANALİZ 2. AŞAMA: PLANLAMA • Mevcut bir problemin, ondan etkilenen paydaşlarla analizi sonucunda ortaya bir PROJE KURGUSU konulması • PROJE KURGUSUNUN tüm unsurlarıyla birlikte düşünülerek standart mantıksal çerçeve tablosu hazırlanması Proje Uygulama Başkanlığı

25. Analiz Aşaması 1. Sorun Analizi 2. Paydaş Analizi 3. Hedef Analizi 4. Strateji Analizi Proje Uygulama Başkanlığı

26. Neden Proje Yapıyorum? 1. Sorun Analizi Mevcut durumun olumsuz yönlerinin tespit edilmesi (tercihen tüm paydaşların katılımıyla) ve bunlar arasındaki “neden-sonuç” ilişkilerinin ortaya konması.Problem Ağacıelde edilir… Proje Uygulama Başkanlığı

27. Projem Kimlerle İlgili? • 2. Paydaş Analizi • Projeyle ilgisi olan tüm topluluklar (halk, kurumlar, işletmeler) paydaş olarak adlandırılır. Projenin sosyal ve kurumsal etkisini maksimize etmek için analiz aşamasının ilk ayağında projeden kimlerin ne şekilde (olumlu, olumsuz) etkileneceği tespit edilir. • Temel Paydaşlar • Hedef Kitle kimlerden oluşmaktadır? • Nihai Faydalanıcılar kimlerdir? • Projede ortak/iştirakçi var mıdır? • Projeden olumsuz etkilenecek kitleler kimlerden oluşmaktadır? • Önemli Not: Sağlıklı bir projelendirme sürecinde tüm paydaşların görüşlerinin – en azından problem analizine – projeye yansıtılması gerekir. Proje Uygulama Başkanlığı

28. Neye Ulaşmak İstiyorum? 3. Hedef Analizi Problem ağacını oluşturan negatif tespitler çözüme dönüştürülür ve olumlu gerçekleşmeler - hedefler - olarak ifade edilir. Hedef Ağacı elde edilir… Proje Uygulama Başkanlığı

29. HEDEFLER HİYERARŞİSİ Genel Hedef Ana Amaç Proje amacı Alt Amaç Beklenen sonuçlar Alt Amaç Alt Amaç Faaliyetler Alt Amaç Alt Amaç Proje Uygulama Başkanlığı

30. Hedefime Nasıl Ulaşacağım? 4. Strateji Analizi Ortaya konacak kriterler ışığında hangi hedeflere odaklanılacağı ve hangi hedeflerden vazgeçileceğinin tespit edildiği analizdir. Temel kriterlere örnek: Proje Uygulama Başkanlığı

31. Hedefime Nasıl Ulaşacağım? Strateji Analizi Proje Uygulama Başkanlığı

32. Hedefime Nasıl Ulaşacağım? Strateji Analizi Proje Uygulama Başkanlığı

33. Stratejimiz Ne Olmalı? • İlinizin gereksinimleri ve kurumunuzun faaliyet alanı dahilinde önceliklerin ve stratejilerin doğru tanımlanması • İstediğiniz sonuçlara gitmek için AB fon kaynaklarının ve önceliklerinin iyi incelenmesi • Kendi önceliklerinizle AB’nin fon sağlama önceliklerinin bütünleşebildiği alanlarda çok sayıda proje üretilmesine çalışılması • Proje fikirleri için yönetim, zamanlama ve bütçeleme konusunda gerçekçi olunması • Sonuç odaklı çalışmalar yapılması Proje Uygulama Başkanlığı

34. Planlama Aşaması Proje ile tam olarak gerçekleştirilemeyen ancak proje amacının hizmet ettiği genel amaçlardır. Proje kapsamında yürütülen faaliyetler ile elde edilen sonuçlara bağlı olarak ulaşılması gereken temel amaçtır. Faaliyetlerin gerçekleşmesi için gerekli fiziksel ve fiziksel olmayan kaynaklar (ihale, eğitim/seminer, inşaat, mal alımı, danışmanlık, hizmet vb.) Gerçekleştirilecek faaliyetler ile elde edilecek çıktılardır. Sonuçlar Proje amacının gerçekleşmesine hizmet eden hedeflerdir. Uygulama Araçları/Yöntemleri Proje kapsamında sonuçların elde edilmesine ve temel amacın gerçekleşmesine hizmet eden çalışmalardır. Proje Uygulama Başkanlığı

35. GENEL HEDEFLER PROJENİN AMACI SONUÇLAR FAALİYETLER Planlama Aşaması Mobilya sektöründe faaliyet gösteren firmamızın rekabet gücünün artırılması • Üretim süreçlerinde verimliliğin sağlanması • Ürün çeşitliğinin geliştirilmesi • Tasarıma ilişkin maliyetlerin düşürülmesi • Pazarlama altyapısının güçlendirilmesi Proje Uygulama Başkanlığı

36. Planlama Aşaması Proje ile tam olarak gerçekleştirilemeyen ancak proje amacının hizmet ettiği genel amaçlardır. Proje kapsamında yürütülen faaliyetler ile elde edilen sonuçlara bağlı olarak ulaşılması gereken temel amaçtır. Faaliyetlerin gerçekleşmesi için gerekli fiziksel ve fiziksel olmayan kaynaklar (ihale, eğitim/seminer, inşaat, mal alımı, danışmanlık, hizmet vb.) Gerçekleştirilecek faaliyetler ile elde edilecek çıktılardır. Sonuçlar Proje amacının gerçekleşmesine hizmet eden hedeflerdir. Uygulama Araçları/Yöntemleri Proje kapsamında sonuçların elde edilmesine ve temel amacın gerçekleşmesine hizmet eden çalışmalardır. Proje Uygulama Başkanlığı

37. GENEL HEDEFLER PROJENİN AMACI SONUÇLAR FAALİYETLER Planlama Aşaması • Hazırlık çalışmaları (proje ekibi kurulması, ön toplantılar vb.) • Üretim için gerekli yeni makinelerin temin edilmesi • Ar-Ge birimi oluşturuldu ve yeni tasarımlar gerçekleştirildi • Yeni istihdamların tamamlanması ve meslek eğitimi kurslarının düzenlenmesi • Pazarlama altyapısının güçlendirilmesi • İhracat için Pazar araştırmaları • Dış fuarlara katılım sağlanması • Ulusal medyada reklam ve pazarlama çalışmaları • Raporlamalar ve kapanış • Üretimde verimlilik ve üretim hacminde artış sağlandı • Etkin pazarlama ile içi ve dış pazarlar için satışlarda artış gerçekleşti • yeni üretim bandı için istihdamda artış oldu • Tasarım ve Ar-Ge bölümü oluşturuldu • Yeni ürün tasarımları ile ürünlerde çeşitlilik sağlandı Proje Uygulama Başkanlığı

38. PLANLAMA AŞAMASI • Mantıksal Çerçeve Matrisinin hazırlanması: • Genel hedef, özel hedefler, sonuçlar ve faaliyetlerin doğrulanabilir göstergeler, doğrulama kaynakları, riskler ve varsayımlarla birlikte matrisin ilgili bölümlerine yerleştirilmesi • Faaliyet planlaması: • Faaliyetlerin sırasının ve birbirlerine bağlarının tespit edilmesi, sürelerinin belirlenmesi, kilometre taşlarının tespit edilmesi ve sorumlulukların dağıtılmasıdır. Mantıksal Çerçevenin amaç odaklı olabilmesi ve operasyonel ayrıntıların belirlenmesi için önemlidir. • Bütçeleme: • Faaliyet planından hareketle girdilerin belirlenmesi ve bütçenin hazırlanması Proje Uygulama Başkanlığı

39. Mantıksal Çerçeve Tablosu Düşey Mantık Yatay Mantık Proje Uygulama Başkanlığı

40. Önkoşullar- Riskler- Varsayımlar • Riskler: • Projenin başarısı için önemli olan ve dışsal faktörler olarak ifade ettiğimiz olumsuz etkilerin tümüdür. • Varsayımlar: • Projenin başarısını etkileyen veya belirleyen dışsal faktörlerin olumlu olarak ifade edilmesidir. • Önkoşullar: • Faaliyetler başlamadan önce aşılması gereken koşullardır. Proje Uygulama Başkanlığı

41. Başarı Göstergeleri > Projem Bittiğinde Neye Ulaşmış Olacağım? • Nedir? • Proje amaçlarını operasyonel olarak ölçebilen, performans ölçüm olanağı sağlayan ve projenin her aşamada izlenmesine olanak sağlayan araçlardır. Her bir gösterge kısaca müdahaleye ilişkin Nicelik, Nitelik, Zaman ve Yer konusunda bilgi içermelidir. • Ne İşe Yararlar? • Genel Hedefin, Proje Amacının ve Sonuçların karakteristiklerini açıklığa kavuştururlar • Projeyi daha objektif bir şekilde yönetmeyi sağlarlar • Performans ölçümü, izleme ve değerlendirme için bir baz oluştururlar Proje Uygulama Başkanlığı

42. Proje Döngüsünün Aşamaları Doğrulama Kaynakları > Sonuçları nasıl ispatlarım? • Doğrulama Kaynakları, göstergelerin kontrol edilmesi için gerekli bilgiyi sağlayacak dokümanlar, raporlar ve diğer kaynaklardır. • Göstergelerin belirlenmesiyle eş zamanlı olarak doğrulama kaynakları da belirtilmelidir. • Doğrulama kaynakları şu bilgileri vermelidir: • Bilginin sağlanacağı format (örn: İlerleme raporları, proje hesapları, proje kayıtları, resmi istatistikler vs.), • Bilgiyi kimin sağlayacağı, • Bilginin hangi sıklıkta sağlanacağı (örn: Aylık, üç aylık, yıllık vs.) Proje Uygulama Başkanlığı

43. Doğrulama Kaynakları > Sonuçları nasıl ispatlarım?

44. Doğrulama Kaynakları > Sonuçları nasıl ispatlarım?

45. Mantıksal Çerçeve Faaliyet Planı ve Bütçe Faaliyet PLanı Bütçet Bütçe Faaliyet PLanı Bütçe Faaliyet PLanı 5500 1750 4250 750 400 1100 3100 5500 1750 4250 750 400 1100 3100 Maaşlar Yolluklar Araç Gid. Ofice Tel/Fax Tohum Gübre 5000 5500 1250 1750 3750 4250 750 750 400 400 850 1100 2300 3100 Planlama Aşaması Proje Uygulama Başkanlığı

46. FAALİYET PLANI • Mantıksal çerçevede yer alan faaliyetler, “ana faaliyetler” olarak listelenir. • Ana faaliyetler kapsamında yer alan alt faaliyetler (hazırlık aşaması da dahil) tanımlanır. • Tüm faaliyetler özet olarak faaliyet zaman planına yerleştirilir. • Her bir faaliyete ilişkin sorumlular belirlenir • Not: Bu faaliyetler yine başvuru formu kapsamında detaylı olarak anlatılır (ne, ne amaçla, ne zaman, kim tarafından) Proje Uygulama Başkanlığı

47. Faaliyet Planı > Yol Haritası • Hazırlık Aşaması • Başlangıç Uygulamaları • Temel Uygulamalar • Sürdürülebilirlik Faaliyetleri • Görünürlük Çalışmaları • Faaliyetler Proje Uygulama Başkanlığı

48. Planlama Aşaması > Bütçe

49. BÜTÇE SAYFALARI • BÜTÇE 2. BEKLENEN FİNANSMAN KAYNAKLARI 3.MALİYETLERİN GEREKÇELENDİRİLMESİ Not: Her 3 bölümün de doldurulması gerekmektedir. Proje Uygulama Başkanlığı

50. BÜTÇE HAZIRLAMA PRENSİPLERİ • Faaliyetlerden yola çıkılarak hazırlanmalıdır. • Bütçe formatına kesinlikle sadık kalınmalıdır. • Mantıksal Çerçeve Matrisinde yer alan ana faaliyet gruplarının detaylandırıldığı Faaliyet Planı hazırlanmadan yapılacak bütçenin doğru olması olasılığı neredeyse yoktur. Proje Uygulama Başkanlığı