QuantumLeap

1. QuantumLeap Are you ready to take control?

2. Hvorfor oppgavehåndtering? • Kvalitet på utført arbeid • finne rett ansatt for oppgaven • Spare tid på oppfølging • Varslingsfunksjon • Strategisk planlegging • Fordele oppgaver som skal utføres • Sikkerhet • Alt blir dokumentert

3. Hvorfor oppgavehåndtering? • Forenkle/forbedre opplæring og innstrukser • Overlevering • arbeider på forskjellige tidspunkt • Oppgaver beskrives og tydliggjøres • unngå misforståelser • Innsikt i andres oppgaver • Ved sykdom eller annet fravær • Viktig når det gjelder leveringer

4. QL – Task Management System • Properties/Attributes • Description • Start-Finish • Category • Priority • Status • Notes • Customer Editor • CRM-system • Knowledge database • FAQ • Procedures Customer • Resources • Items: Sales articles • Equipment: E.g. projector needed, meeting room, car • Other things • Documents • Files TASK • Persons • Owner • Assign • Accessible • Report • Skills • Education, licences • Experience • Courses (certificates) • ”Have the right people” • Individual • Group • Organization • Formal structure • Virtual groups

5. Task Management • Registrere oppgave • Navn og beskrivelse • Sette tidsperpektiv • Sette prioritet • Fordele ansvar • Legge med instrukser (eller andre filvedlegg) • Distribuere oppgavene til ansatte

6. Kontroller informasjonen • Ett felles system • Hindre at informasjon går tapt • Fjerne gule lapper, notepad, epost • Hvis lignende oppgaver skal gjøres i fremtiden, er oppgaven allerede beskrevet

7. Repeterende oppgaver • Beskriv oppgaven en gang, så regenereres den automatisk når den blir ferdigstilt • Bruk liten tid på å planlegge oppgaver for hele året

8. Distribuere oppgaver • Når en oppgave blir tildelt en person, kan personen bli varslet via SMS eller epost • En ansatt blir varslet når han/hun stempler inn via CReg Infoterminal • Ansatte kan bruke QL Mobile, QL Web eller tykk QL klient for å se sine oppgaver.

9. Akseptere oppgaver • En ansatt må akseptere oppgaven • Større sannsynlighet for at den blir utført • Varsling hvis oppgaven ikke blir akseptert innen en viss tid.

10. Rapportere • Alt arbeid dokumenteres i QuantumLeap i form a • Notater • Filvedlegg (word, excel, bilder) • Rapporter på en oppgave via SMS • ”QLR <id> Nøkkeltall er levert og oppgaven fullført”

11. Tilgang / rapportering • CReg InfoTerminal • QL Web • QL Mobile • QL Client • SMS • Email

12. Varsling • Til personen som oppgaven skal rapporteres til • SMS/epost hvis oppgaven ikke er ferdig i tide? • SMS/epost hvis oppgaven ikke er akseptert innen x antall dager) • SMS/epost når en oppgave endres? • Til personen som skal utføre oppgaven • SMS/epost hvis tidsfristen nærmer seg? • Informer den ansatte om at han/hun har en ny oppgave • Via SMS, epost eller CReg Infoterminal

13. Rapporter • Detaljerte effektivitetsraporter • Hvem har gjort hva? • Hvor mye tid er brukt? • Konfigurerbare rapporter • Lag dine egne rapporter

14. Dynamisk brukergrensesnitt • Alle bilder kan skreddersys til brukerbehov og innstillinger lagres automatisk • Dokking og/eller flytende vinduer • Mange vinduer eller kun noen få • Lage ”Favorittlister” over oppgaver

15. Eksempel på skjermbilde

16. QuantumLeap = • Effektivitet • Flere oppgaver løses til riktig tid • Registrerte oppgaver blir aldri glemt • Informasjon går ikke tapt • Ingenting slettes • Alle endringer logges • Kvalitet • Oppgaver løses av personer med riktig kompentanse • Spare tid • Se på tidligere arbeid • Repeterende oppgaver • Følge opp oppgaver

17. QuantumLeap • Fungerer sammen med POK • Samme personaldatabase

18. www.nextstage.no Takk for oppmerksomheten