南宁市兴宁区社区档案整理办法南宁市兴宁区档案局 2010 年地址：南宁市厢竹大道 63 号兴宁区政府 4 楼

南宁市兴宁区社区档案整理办法 南宁市兴宁区档案局 2010年地址：南宁市厢竹大道63号兴宁区政府4楼电话：0771-3290160 QQ：1067864902 电子邮箱：xnqdaj@163.com 联系人：石法地

归档文件整理方法 • 文件归档主要环节：鉴定分类装订收集编号装盒排序编目

第一章归档文件的收集 • 一、收集范围：一般来说，只要是记录和反映本机构主要职能活动的办理完毕的具有一定保存价值的各种文字、图表、声像等文件材料，均应归档。 • 二、收集的方法：及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。对办理完毕、属于归档范围的文件材料，应做到办完一件收集一件。 • 三、收集的要求： 1、文件材料齐全完整。 2、请按照《南宁市社区居委会档案管理归档范围》开展文件材料的收集。 3、不属于归档范围内的（重份文件、供参阅文件、学习资料、无参考利用价值的事务性、临时性文件）就不需要归档，但可作为资料来存放。

第二章归档文件的鉴定 • 一、归档范围的确定是档案鉴定工作的第一关口，是文件是否转化为档案的资格审定。（这份文件算不算是档案） • 二、划分档案的保管期限是确定档案的“生存期”，确定保存价值和保存年限，文书档案的保管期限分为“永久”、“定期”。 • 三、基建档案、会计档案的保管期限按照有关规定执行。 • 四、照片档案、实物档案的保管期限为“永久”。

第三章归档文件的分类 A党务工作类 B群团工作类 C行政事务类 D文明建设类 E民政工作类 F环保与卫生类 G社区服务类 I 文体服务类 J 劳动保障类 K人口与计划生育类注：A—K类为文书档案

第三章归档文件的分类 L照片类 M实物类 N基建类 O财务类 P其他类 Q设备类 1凭证 2账本 3报表 4其他

第三章归档文件的分类 A上级文件类 B党群工作类 C区务类 D生产经营类 E土地类 F人口类 G财务工作类 H基建类 I 声像类 J实物类 1凭证 2账本 3报表 4其他注：乡镇社区分类大纲

第四章归档文件的装订 常见问题 • 1、非成套性材料不同内容的文件混装。 • 2、装订位于文件的头部，位置错误。 • 3、装订线粗细不均，紧度不适。 • 4、装订线结扎错误，线头过长。 • 5、装订时未拆金属钉。 • 6、装订时小于16K或破损的纸张未托纸裱糊。

第四章归档文件的装订 • 一、归档文件的整理单位：文书档案、声像档案、实物档案以“件”为整理单位。 • 对“件”的界定 • 一是：以“自然件”为一件，即“一般以每份文件为一件”，照片是一张为一件，实物是一个为一件； • 二是：文件正本与定稿（包括文件处理单）、正文与附件、批复与请示、转发文与被转发文、一本会议记录为一件； • 三是：同一事由作为一件。如换届选举材料，可装订在一起，并编好页码，同时制作封面及目录。

第二章归档文件的装订 • 1、使用棉线按照“三孔一线”于文件的左侧装订，左边距1CM，上下为3CM（16K）—4.5Cm（A4），应将文件各页左、下侧对齐。 • 2、小于16K的纸张或者比较容易破损的纸张，用A4纸托底裱糊后再装线订好。 • 3、大于A4幅面的按照A4的尺寸规格折叠后装订。 • 4、装订之后，用黑色水性笔在文件上编写页码。正面在右下角编写，反面在左下角编写页码; ※文件原来有完整页码的不用编，没有完整页码或页码不连贯的续编页码。

第五章归档文件的排序 • 一、在同一大类，同一保管期限下进行排序。 • 二、排序遵循“时间优先”原则。 • 三、成套性文件要相对集中排序。如换届材料可集中放在一起进行排序。 • 四、按照档号章的序号从“1—N”依次按顺序排放整齐。 • 五、同一大类，但保管期限不一样，应另起一盒按时间先后进行排序。

第六章归档文件的编号 • 归档文件编号就是的填写归档章的项目，一般盖在文件首页的右上角位置。（若右上角有字可稍微往文件中部空白处盖档号章）分类号盒号件号

第六章归档文件的编号（文书） • 图示1： XXX文件 ABC: 为了********** ********** ******* ********** ********** ********** ****** ********** ********** ********** ****** ********** ********** ********** ****** ********** ********** ********** ***** ********** ********** ********** ***** ********** ********** ********** ****** XXX XXXX年XX月XX日

第六章归档文件的编号（文书） • 图示2：

第七章归档文件的编目 • 一、归档文件目录的项目： • 件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注 • 二、归档文件编目的方法 • 1、件号—在同一大类、同一保管期限内，按文件排列顺序从“1”开始逐件流水编号； • 2、责任者—制发文件的组织或个人，通常为文件的印章名称；

第七章归档文件的编目 • 3、文号—发文字号，填写时应照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略。如 “南兴发[2009]1号”。 • 4、文件题名—即文件标题，一般应照实抄录，但仍有一些特殊情况需要提请注意：有些标题只有文种，应根据文件内容增加事由，并将事由用[ ]号括好。如“通知[关于参加兴宁区档案培训业务的通知]”

第七章归档文件的编目 • 5、日期—文件的形成时间，即发文时间（文件的落款时间）。 • 6、页数—填写一件文件的总页数，计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。 • 7、备注—用于填写归档文件需要补充和说明的情况（如复印件等内容）。 • 8、编制好目录后，打印2份，一份独立装订成册，一份放在盒内的第一份文件之前。

第七章归档文件的编目 归档文件目录（样式）档号：C—1 保管期限：永久常见问题：文件题名拟写不清楚，缺人名、事由。

第七章归档文件的编目 文号文件题名责任者日期

第八章归档文件的装盒 • 归档文件装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。 • 特别需注意：不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；每盒盒底放备考表，并将内容填写完整（年检常常发现很多单位未填写好备考表内容）。

第八章归档文件的装盒 • 文书类档案盒封面及脊背的标注。

第八章归档文件的装盒 卷内备考表盒底放置一张备考表，并填写完整备注、立卷人、检查人、立卷时间等各项内容。备注：本盒共计26件。立卷人：AAAAA 检查人：BBBBB 立卷时间：20090630

第九章照片档案的整理 收集范围： • 本机关、单位召开的重要会议形成的声像档案； • 党和国家领导人、全国人大代表、全国政协委员、上级机关党政领导视察检查本地区、本机关、本单位工作形成的声像档案； • 本机关、单位主要领导人检查下级机关工作形成的声像档案； • 本机关、单位名称牌匾的照片； • 本机关、单位举行的重大纪念、庆祝活动形成的声像档案；

第九章照片档案的整理 收集范围： • 本机关单位组织的重要文体活动、技术比赛、表演、培训、展览等形成的声像档案； • 本机关、单位历届主要领导人及市级以上模范、标兵的照片；本机关、单位荣获的地、市级以上机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片； • 本机关、单位重大科技发明，荣获地、市级以上奖励的科研课题，名优产品形成的声像档案； • 本地区、本机关、本单位发生过的重大然灾害，重大事故、重大事件的现场照片、录像带； • 本机关、单位驻地变化和基建工程的基地原貌、奠基竣工落成交付使用形成的声像档案； • 其他具有特殊意义和保存价值的声像档案。

第九章照片档案的整理 • 归档要求： • 归档的声像档案必须图像完整、声音清晰，必须是原版、原件，并附上文字说明；对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。 • 由摄录人员或承办单位在摄录工作结束后及时收集、整理、编目、归档。 • 按照拍照时间的先后进行排序。 • 晒像的规格为6寸。

第九章照片档案的整理 • 盖章:先在白纸上盖好档号章，然后剪下在照片的背面右上角贴上。

第九章照片档案的整理 照片档案卷内目录（样式）档号：L—1 保管期限：永久 • 目录编制：题名要素：时间+人物（标明该领导的职务姓名及其在照片中所在位置）+地点+事件

第九章实物档案的整理 • 分类：将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识，如“2006”。 • 盖章：将档号盖在白纸上，剪下贴在实物正面的右下方，立体实物将档号盖在白纸上，剪下贴在实物的底座。（证书的档号章可盖在证书背面右上角）

第九章实物档案的整理 实物档案目录（样式）保管期限：永久题名要素：时间+获奖单位+授予单位+获奖内容+实物名称

第十章基建档案的整理 • 分类：基本建设项目档案可根据建设单位基建项目和文件材料的数量，在本单位的档案分类编号内确定基建档案类（一级类目），在二级类目均按工程性质（用途）结合项目分类。 • 以某机关基建档案分类为例。N为基建档案类，N1为综合类；N2为办公楼，N2·1表示办公楼的一个具体项目…… ；N3为宿舍楼，N3·1 表示宿舍楼的一个具体项目，N4为其他辅助建筑项目。

第十章基建档案的整理 • 排序：（1）基建文件材料卷内文件一般文件在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。（2）基本建设项目文件材料，其中项目施工文件按依据性文件、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；竣工图按专业、图号排列；其他管理性文件按时间结合问题排列。

第十章基建档案的整理 • 盖章：在每份文件首页空白处（右上角）盖上档号章，填写相关内容。文件右上角（盖空章），档号章使用红色印泥。

第十章基建档案的整理 案卷目录编制

第十章基建档案的整理 卷内文件目录编制

第十一章会计档案的整理 • 归档时间：会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。 • 分类：（1）先按会计文件材料的形式划为：1、凭证；2、帐本；3、报表； 4、其他。（2）每一个二级类目下再结合年度、月份顺序排列。 • 案卷号按属类—年度流水编号。即在同一个二级类目下，一年内编一个卷盒流水号，第二年另起。

第十一章会计档案的整理 • 盖章：在每1本会计凭证、帐本、报表的右上角加盖档号章。注：表示2009年度会计凭证档案的第1卷

第十一章会计档案的整理 • 装盒：会计凭证、帐本、报表均应装入专用的会计凭证盒、帐本及报表盒。

第十一章会计档案的整理 目录编制

第十二章干部档案（收集范围） • 收集范围：（一）履历表；（二）自传、工作简历；（三）鉴定、考核材料、工作总结；（四）参加中国共产党或共青团的材料；（五）奖励（包括科学技术和业务奖励）及英雄模范先进事迹材料；（六）处分、取消处分和甄别、复查材料；（七）任免呈报表，晋升技术职称、学位、学衔审批表，出国人员审查表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退休、退职审批表等；（八）其他可供组织上参考的材料，如干部个人写的思想、工作、学习总结、检查等。

第十二章干部档案（整理方法） • 1、整理单位：一人一档 • 2、档案鉴定：（1）判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于干部档案内容和重复多余的材料，应清理出来。（2）审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章。（3）鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。

第十二章干部档案（整理方法） • 3、档案排序：每类干部档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角盖上档号章，在其右下角编写页数。 • 4、编制目录。目录格式参照文书档案目录格式编制。 • 5、装袋保管。

第十章档案编研 • 全宗介绍 • 大事记 • 组织沿革

第十章档案编研（全宗介绍） • 全宗介绍就是以某一全宗为对象范围，以文章的形式对立档单位及其档案的内容和成分等情况进行报导的材料。整体性结构主要有： 1、立档单位和全宗的历史概况。此部分可简要地叙述立档单位成立的时间、人数、机构设置情况，主要领导的配备，立档单位的性质、任务及主要职能活动情况，隶属关系以及全宗历史的沿革等。

第十章档案编研（全宗介绍） 2、全宗内档案内容和成分的介绍。这是全宗介绍的主体部分。其叙述方式，首先介绍全宗内档案的构成及数量；其次，以档案内容或以组织机构为主线分别介绍档案情况，突出有价值的内容，第三，介绍全宗内档案的整理（分类、编目）及保管情况。 3、全宗介绍的辅助材料。此部分主要包括：关于利用全宗内档案材料的说明（利用方式、服务手段、利用效果），有关立档单位历史和全宗历史的参考资料情况（自编参考资料的种类、数量）等。

第十章档案编研（大事记） 大事记大事记是一种以时为经，以事为纬，简明地记载和反映一定范围内各种重要史实的资料书和工具书。分综合性大事记、专题性大事记。主要内容： 1、村委（社区）的成立、撤销、合并和体制变化情况； 2、村委（社区）内部组织机构名称。职权变化及办公地址迁移； 3、村委（社区）上下隶属关系的变化； 4、村委（社区）主要领导任免、奖惩情况； 5、村委（社区）领导参加党代会、人代会等其它重要会议活动情况；

第十章档案编研（大事记） 6、村委（社区）主要领导工作活动情况； 7、村委（社区）召开的各种重要会议和工作会议； 8、上级对本村委（社区）的重要指示及检查活动情况； 9、行政区划变动情况； 10、名胜古迹的维修和文物出土情况； 11、本村委（社区）、本地区的重大工程项目； 12、报刊发表本村委（社区）、本地区、本系统经验、教训等有关报导及发表本村委（社区）的重要新闻； 13、其分涉及本行政区域内经济、政治、文化、科技等方面重大活动。

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