Genis Svet 2006 Metodologija izdelave notranjih pravil - Procesni pristop

1. Genis Svet 2006Metodologija izdelave notranjih pravil -Procesni pristop Stanko Čufer, univ.dipl.ing

2. Metodologija izdelave notranjih pravil – Procesni pristop Vsebina predstavitve • Procesni pristop – uporaba sistema procesov znotraj organizacije • Shema dokumentacije sistema vodenja kakovosti • Shema organizacijsko tehnološke dokumentacije informacijske rešitve (IR) • Procesni pristop k upravljanju življenjskega cikla dokumenta (DLM) • Varovanje IR in informacij ter neprekinjeno delovanje • Primeri notranjih pravil • Standardna oblika in vsebina notranjih pravil • Plan aktivnosti organizacije za akreditacijo po ZVDAGA Stanko Čufer, univ.dipl.ing

3. Metodologija izdelave notranjih pravil – Procesni pristop1. Procesni pristop – uporaba sistema procesov znotraj organizacije Procesni pristop Povezanost procesov in dokumentacije (ISO 9001:2000) • Procesni pristop (process approach) - uporaba sistema procesov znotraj org., vključno z njihovo identifikacijo in medsebojnimi vplivi. • Proces (process) - aktivnost org., ki uporablja vire in ki jo vodimo z namenom, da omogoči spremembo vhodov v izhode. Vir: Sistem vodenja kakovosti (SVK) - ISO 9001:2000. Stanko Čufer, univ.dipl.ing

4. vplivi okolja SPREMEMBE viri dok. SVK zapisi PROCES postopki, aktivnosti vhod izhod Metodologija izdelave notranjih pravil – Procesni pristop1. Procesni pristop – uporaba sistema procesov znotraj organizacije Proces meritve Vir: SIQ, Sistem vodenja kakovosti (SVK) - ISO 9001:2000. Stanko Čufer, univ.dipl.ing

5. Metodologija izdelave notranjih pravil – Procesni pristop1. Procesni pristop – uporaba sistema procesov znotraj organizacije Vrednostna analiza procesov Razčlenitev procesov Proces - postopek - operacije - drugi elementi • Postopek je sklenjen del celotnega procesa, ki ima zaznaven / določen začetek in konec; Postopke navadno razdelimo na delovne operacije • Drugi elementi delovnega postopka: prenosi / transporti, zastoji, kontrolne točke itd. Vir: VAPAP, COS Consulting, 1993. Stanko Čufer, univ.dipl.ing

6. Metodologija izdelave notranjih pravil – Procesni pristop2. Shema dokumentacije Sistema vodenja kakovosti (DSVK) – Sosledje notranjih pravil Povezanost DSVK ponazarjamo s ciklom / verigo: (ISO 9001:2000) Okvirna usmeritev - Organizacijski predpis - Postopek - Objektivni dokazi Okvirna usmeritev: politika in cilji; politika okvirno usmerja delovanje, cilji pa so planirani rezultati procesov • Organizacijski predpis: notranje pravilo, ki predpisuje kaj, kje, kdaj in kdo počne v procesu • Postopek: podrobno delovno navodilo, obrazec ali standard, ki določa in predpisuje zaporedje operacij oz. kako in kaj je bilo narejeno • Objektivni dokazi: zapisi kakovosti, ki dokumentirajo izvajanje procesa Stanko Čufer, univ.dipl.ing

7. Strategija Direktor, "zakaj" 1. nivo DSVK PK Organizacija Vodstvo "kaj, kje, kdaj, kdo" 2. nivo DSVK – notranje pravilo OP DN OBR, IST Dokumentacija o izvajanju SVK Zapisi kakovosti Transakcije Izvajanje "kako”, “kaj je bilo narejeno" 3. nivo DSVK – postopki Metodologija izdelave notranjih pravil – Procesni pristop2. Shema dokumentacije Sistema vodenja kakovosti (DSVK) – Sosledje notranjih pravil Shema oz. drevo dokumentacije SVK: Stanko Čufer, univ.dipl.ing

8. Metodologija izdelave notranjih pravil – Procesni pristop3. Shema organizacijsko tehnološke dokumentacije (OTD) informacijske rešitve (IR) Osnovna delitev OTD (ISO / IEC 90003:2004, ISO 6592) • Organizacijsko administrativna dokumentacija IR • Tehnična dokumentacija IR (HW / SW specifikacije) • Navodila za izvajanje IR za “operaterja” na sistemu (postopki) • Navodila za uporabnike pri odjemalcu (postopki) Stanko Čufer, univ.dipl.ing

9. Metodologija izdelave notranjih pravil – Procesni pristop3. Shema OTD IR 3.1. Organizacijsko administrativna dokumentacija IR (projekti, sklepi na kontrolnih točkah, obračuni, zapisniki, poročila) – minimalna vsebina* (ISO 6592) • Plan oblikovanja dejavnosti projekta IR • Oblikovanje in razvoj projekta • Proizvodno / programska dokumentacija (izvleček iz tehn. dokumentacije) • Standardi in licence uporabljeni pri razvoju IR • Predštudija (študija izvedljivosti) • Testiranje IR • Uvajanje projekta • Zaključni dokumenti projekta • Upravljanje s projektno dokumentacijo * Prilagoditev z ZVDAGA – Uredba, Ur.l. št. 86/2006, čl. 3 – faze priprave in organizacije Stanko Čufer, univ.dipl.ing

10. Metodologija izdelave notranjih pravil – Procesni pristop4. Procesni pristop k upravljanju življenjskega cikla dokumenta - Document Lifecycle Management (DLM) e-obravnava DLM – Upravljanje z vsebinami (ISO 15498, MoReq) • Procesni pristop, sledljivost procesa • Obravnava dokumenta od snovanja, ... do arhiviranja • Povezava dokumenta v vseh podsistemih organizacije • Večja varnost dokumentov Stanko Čufer, univ.dipl.ing

11. Metodologija izdelave notranjih pravil – Procesni pristop4. Procesni pristop k upravljanju DLM Obravnava dokumenta v Sistemu za e-upravljanje z dokumenti (SEUD) Dokument = “proizvod” SEUD 4.1. Strateški in organizacijski vidik SEUD 4.2. Organizacijsko tehnološki vidik SEUD 4.3. Varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva 4.4. Varovanje SEUD in informacij ter neprekinjeno poslovanje 4.5. Zakonska podlaga in standardi 4.6. Organizacija 4.7. Izhodišča za baze podatkov e-hrambe dokumentov Stanko Čufer, univ.dipl.ing

12. Metodologija izdelave notranjih pravil – Procesni pristop4. Procesni pristop k upravljanju DLM 4.2. Organizacijsko tehnološki vidik SEUD - Faze DLM – projektne zahteve in informacijske rešitve za postopke* v DLM: 1. Podproces: »e-pisarna« • oblikovanje / izdelovanje, • posredovanje / razdeljevanje, • zajem / pridobivanje gradiva / sprejem DG (e-pošta, PTT, pretvorba,…), 2. Podproces: Tekoča zbirka dokumentarnega gradiva (TZDG, Document Management) • evidentiranje, razvrščanje, dodeljevanje v obravnavo, • obdelovanje / reševanje, • spremljanje / nadzor, poročanje, 3. Podproces: Stalna zbirka DG (SZDG, Record Management) • shranjevanje / arhiviranje, • ponovna uporaba in • izločanje. 4. Podproces: Dolgoročno arhiviranje v institucionalnih arhivih • dodatni postopki za dolgoročno hrambo arhivskega gradiva (AG) * Prilagoditev z ZVDAGA – Uredba, Ur.l. št. 86/2006, čl. 5 – notranja pravila Stanko Čufer, univ.dipl.ing

13. Aktualnost Dokument e-arhiv “e-pisarna” TZDG - DM SZDG - RM arhiviranje Pravna veljavnost Arhivsko gradivo Nastajanje pregled zajem Čas Stanko Čufer, univ.dipl.ing

14. Metodologija izdelave notranjih pravil – Procesni pristop5. Varovanje IR in informacij ter neprekinjeno poslovanje Varovanje IR in informacij ter neprekinjeno poslovanje* (ISO / IEC 17799:2005, 27001:2005, …) • Varnostne zahteve organizacije: varnostna politika, pravilnik o varovanju podatkov in postopki, upoštevanje standardov in priporočil • Zagotavljanje neprekinjenega poslovanja • Tehnološke rešitve: nadzorni programi, kopiranje, varno e-podpisovanje in žigosanje, … Postopki: • e-časovno žigosanje • e-podpisovanje • pretvorba v druge forme - npr. XML, PDF itd. • sledenje dokumentom, spremembam • protivirusno pregledovanje … * Prilagoditev z ZVDAGA – Uredba, Ur.l. št. 86/2006, čl. 5 – notranja pravila Stanko Čufer, univ.dipl.ing

15. Metodologija izdelave notranjih pravil – Procesni pristop6. Primer notranjih pravil / Organizacijskih predpisov (OP) 6.1. »Notranje pravilo za obvladovanje DG - OP4.1/01 « - Vsebina (Vir: Dokumentacija projekta GENSVK) 0. Klasifikacija OP, vsebina, pomen kratic in definicije pojmov 1. Namen in področje uporabe; Postopki za upravljanje z DG ; Odgovornosti - osebje, ki obravnava OP;Zakonska podlaga 2. Strateški in organizacijski vidik SEUD; Organizacijsko tehnološki vidik SEUD; Varstvo DG in AG in dostopnost do informacij 3. Elementi poslovanja in delovni postopki; Vodenje sej in sejno gradivo; Razvrščanje DG in klasifikacijski sistemi; Dnevnik dela (rokovnik); Druge zadeve 4. Pravila upravljanja z DG in AG; Tekoča zbirka DG (TZDG); Razdeljevanje dokumentov 5. Arhiviranje DG in odgovornosti; Stalna zbirka DG (SZDG) - Arhiv org.; Vodenje fizičnega in e-arhiva Stanko Čufer, univ.dipl.ing

16. Metodologija izdelave notranjih pravil – Procesni pristop6. Primer notranjih pravil / Organizacijskih predpisov (OP) 6.1. »Notranje pravilo za obvladovanje DG - OP4.1/01 « Obravnava dokumenta v SZDG (ARHIV ORG) – Postopki 1 (delno) • shranjevanje / arhiviranje • ponovna uporaba • izločanje ----------------------------- • spremljanje / nadzor, poročanje • postopki za ohranjanje pravne veljavnosti Stanko Čufer, univ.dipl.ing

17. Metodologija izdelave notranjih pravil – Procesni pristop6. Primer notranjih pravil / Organizacijskih predpisov (OP) 6.1. »Notranje pravilo za obvladovanje DG - OP4.1/01 « Obravnava dokumenta v SZDG (ARHIV ORG) - Postopki 2 (delno) SZDG je namenjena dolgoročnem arhiviranju DG Pregledi SZDG: po šifri zadev, arhivsko DG (A), trajno DG (T), po letnici izločitve, zadeve predane ARS Dostop do vsebine DG: evidenca zahtevkov, … Indeksna zbirka za preiskovanje SZDG: …podatki o zadevi in dokumentu: …. Stanko Čufer, univ.dipl.ing

18. Metodologija izdelave notranjih pravil – Procesni pristop6. Primer notranjih pravil / Organizacijskih predpisov (OP) 6.1. »Notranje pravilo za obvladovanje DG - OP4.1/01 « Obravnava dokumenta v SZDG (ARHIV ORG) - Postopki 3 (delno) Priprava DG za predajo ARS: oznaka “predana arhivu”, seznam / zapisnik predanih zadev, … Izločanje gradiva s pretečenim rokom hrambe: status za izločanje, izbris DG, zapisnik o izločitvi / uničenju,… Stanko Čufer, univ.dipl.ing

19. Metodologija izdelave notranjih pravil – Procesni pristop7. Standardna oblika in vsebina notranjih pravil 7. Standardna oblika in vsebina notranjih pravil* (obvezna vsebina, pogl. 1 do 3) 1. Opis postopka • Zaporedje operacij ter nadzor nad njihovim potekom in rezultatom • Povezave z drugimi procesi, podprocesi in postopki 2. Pogoji za izvajanje postopka - viri • Viri za izvajanje in nadzor postopka: kadri, finance, oprema, informacije 3. Cilji in rezultati postopka • Cilji postopka, proizvod / storitev *Namen / Cilj: Poenoten način izdelave opisov postopkov; Vsebina: Obvezna poglavja (6x) + Priloge Stanko Čufer, univ.dipl.ing

20. Metodologija izdelave notranjih pravil – Procesni pristop7. Standardna oblika in vsebina notranjih pravil 7. Standardna oblika in vsebina notranjih pravil* (obvezna vsebina, pogl. 4 do 6) 4. Kontrola kakovosti • Nadzor, merjenje, način ukrepanja ob pojavu odstopanj od ciljev - neskladnosti 5: Način poročanja • Izbor podatkov in kazalnikov, ki so potrebni za ocenjevanje stanja obvladovanja in učinkov postopka in izdelavo zapisov kakovosti 6. Dokumentacija • Obrazci, standardi, primeri zapisov, diagrami poteka postopkov itd., neobvezno pa lahko tudi: priporočila, literatura itd.. Priloge *Namen / Cilj: Poenoten način izdelave opisov postopkov; Vsebina: Obvezna poglavja (6x) + Priloge Stanko Čufer, univ.dipl.ing

21. Metodologija izdelave notranjih pravil – Procesni pristop8. Plan aktivnosti za akreditacijo IR po ZVDAGA 8. Plan aktivnosti organizacije za akreditacijo IR po ZVDAGA (Vir: faze projekta Genis Akreditacija) 1. Registracija organizacije (ponudnika)* 2. Projektni management, metodologija, študija izvedljivosti - varianta: prevzem vzorčnih notranjih pravil ARS 3. Izdelava notranjih pravil IR – dokumentacija, standardi, postopki 4. Postopek akreditacije notranjih pravil IR** * ZVDAGA - čl. 83 in 84, Uredba - pogl. 5, čl. 25 do 32 ** ZVDAGA - čl. 85 do 87, Uredba - pogl. 6, čl. 33 do 36 Stanko Čufer, univ.dipl.ing

22. VPRAŠANJA? Hvala za pozornost! Sedež: 1000 Ljubljana, Linhartova c. 5 E-pošta:cufer@siol.net GSM: 041-519784 Internet: http://www.media-doc.si Stanko Čufer, univ.dipl.ing