Cloud Economics in Education

1. Cloud Economics in Education SURF Seminar De DLWO als Business Case 20 april 2012 11/5/2014 Sander van Geest Sander.vangeest@vka.nl +31 6 14929834

2. Wie ben ik? Ir. S.H.J. van Geest Senior Consultant bij Verdonck, Klooster & Associates VKA levert onafhankelijk advies met ICT, ook voor onderwijs. Sander adviseert op het scheidsvlak van financiën en ICT, waaronder: Business cases voor Microsoft Cloud in onderwijs (2010/2011) Voorbeelden: http://www.technologie-onderwijs.nl/praktijkcases/business-cases.aspx http://www.vka.nl/template_businesscase

3. Focus van presentatie: effecten van cloud op de businesscase Waar denk je aan bij DLWO? • Cloud (1 hand omhoog) • On Premises (2 handen omhoog)

4. On premise is niet zwart Cloud is niet wit Beweging van On Premises naar Cloud kan geleidelijk en in meerdere stappen, maar is een feit!

5. Voorbeelden uit onze adviespraktijk

6. 80/20 regel voor businesscases 20% van de argumenten betreft geld 80% van de aandacht gaat uit naar geld

7. Traditioneel on premise Ruimte, stroom etc. Servers Software Technisch beheer Functioneel beheer Vernieuwing Opleiding Ideaal cloud-services abonnement cloud-service Functioneel beheer + Regie Update + Exit strategie Opleiding Kosten “on premise” versus cloud(eenvoudige kapstok) Migratie

8. Schaalvoordeel (efficiency, inkoopkracht) • Lagere prijs per eenheid Keerzijde: • Bij grote instellingen is het verschil beperkt *praktijkvoorbeeld werkplekbeheer bij shared service center in de publieke sector

9. Flexibiliteit (piekbelasting, wisselend aantal gebruiker) • Zichtbaar bij vergelijking van varianten met divers volume Keerzijde: Mate van gebruik (denk aan opslag) in control houden *praktijkvoorbeeld Universiteit

10. Afbouw on premise platformen lastig(vaste kosten blijven het langst) Vaste kosten van platformen blijven totdat de laatste toepassing/gebruiker gemigreerd is • Storage platform • Datacenter • … *praktijkvoorbeeld storage platform universiteit

11. Kosten voorafgaand/bij overstap naar cloud(migratie) Anders dan ‘standaard’ migratie: • Ontvlechting van applicaties/contracten • Bestaand maatwerk • Voorbereiding besluitvorming • Contractering van dienst is lastiger (duurder) dan inkoop spullen • Mogelijke upgrade datacominfra • …

12. Upgrade kosten in cloud lager? On premise e- mail Weinig ervaringscijfers Aanname dat vernieuwingskosten in cloud dalen door: • Grote upgrades van on premise omgeving worden vervangen door meerdere kleine verbeteringen die ongemerkt worden doorgevoerd • Releasemanagement verdwijnt naar dienstverlener Cloud e- mail *praktijkvoorbeeld e-mail hoge school

13. Tip: Harde kosten niet verrekenen met zachte besparing! Zachte voordelen(Samenwerken / toegankelijkheid / gemak / …) Reken voorbeeld besparing samenwerken: 5 minuten besparing per dag per medewerker 200 dagen per jaar, € 50/medewerker/uur Bruto besparing: € 500,- per medewerker per jaar Cloud dienst voor samenwerken: € 10 per gebruiker per maand Kosten: € 120 per gebruiker per jaar Kosten-besparing: € 380 per medewerker per jaar 5.000 medewerkers Netto besparing € 1,9 miljoen

14. Gouden momenten voor overstap Triggers: • Aflopen huidige uitbestedingscontract • Uitbreidings- of vervangingsinvestering • Nieuwe functionaliteitseisen Voorbeelden: • bouw nieuw datacenter • herontwerp studenten/medewerkers portal • grotere mailbox • upgrade naar nieuwe versie van software

15. Tot slot Wil je naar cloud gebaseerde dienstverlening? Voorkom desinvesteringen en onverwachte uitgaven door financiële aspecten in je roadmap op te nemen

16. Veranderen.Verbeteren.Verankeren.VKA. 11/5/2014 Sander van Geest Sander.vangeest@vka.nl +31 6 14929834