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外贸英文函电

外贸英文函电. 教师：李明玉. 第一章 商务书信的撰写与格式 （ Business Letter Writing and Layout ）. 主要内容 1 书信结构 2 书信格式 3 书信信封. 1 书信结构 （ Structure ）. 1 ） 信头 (letterhead) 2 ） 编号，日期 3 ） 封内名称和地址 (inside address) (reference and date) 4 ） 经办人 (attention) 5 ） 称呼 (salutation) 6 ） 事由（标题） (subject) 7 ） 正文 (body)

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  1. 外贸英文函电 教师：李明玉

  2. 第一章 商务书信的撰写与格式（Business Letter Writing and Layout） • 主要内容 • 1书信结构 • 2书信格式 • 3 书信信封

  3. 1书信结构（Structure） 1）信头(letterhead) 2）编号，日期3）封内名称和地址(inside address) (reference and date) 4）经办人(attention) 5）称呼(salutation) 6）事由（标题）(subject) 7）正文(body) 8）结尾敬词(complimentary) 9）签名(signature) 10）附件(enclosure) 11）抄送(cc to XX) 12）附言(postscript)

  4. 1书信结构（Structure） • 1）信头 (Letterhead) 外贸商号的信笺，一般都印有信头 • 信头内容 包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真号、及E-mail等 有些会将经营项目 ，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上 • 信头位置 如需打印，则信头位于信笺上中央或右上方

  5. 1书信结构（Structure） • 2）编号与日期(reference and date) • 参考号 为便于存档与查阅，可以为信编写参考号，为避免混淆，最好标明 Your ref: Our ref: • 打印日期注意事项年份应完全写出，不能用(94)代替(1994)月份要写英文名称，不能用数字来代替，但可以用缩写：Jan. Feb. Mar. Apr. May. June. July. Aug. Sep. Oct. Nov. Dec.日期最好用基数字

  6. 1书信结构（Structure） • 3）收信人姓名与地址 (Inside name and address) • 书写内容与位置 封内地址与信封地址写法相同 收信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页边线写起 • 书写目的：便于工作 对发信人而言，发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；发信后便于准确归档，便于以后查找 对收信人而言，收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，就知道是放入信封时发生错误，将信返回；收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅

  7. 1书信结构（Structure） • 4）经办人 (Attention Line) • 书写目的 如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交经办人办理，可以在封内地址下面加Attention 或Attention of • 举例 Richard Thomas & Baldwins Ltd., 151 Gower Street London, England Attention Mr.Cave or Attention of Purchasing Manager

  8. 1书信结构（Structure） • 5）称呼 (Salutation) • 书写内容与位置 写信人对受信人的一种称呼，称呼后面的的标点，一般使用逗号或分号，美加来信中Gentlemen后用冒号： 位于封内地址的下面空两行 • 举例 目前外贸书信中一般通用的称呼语如下Dear sir , Dear Madam, Dear sirs,Dear Mesdames, Dear Mr. xxx, Gentlemen(不能用单数)

  9. 1书信结构（Structure） • 6）事由(Subject Line or Caption Line) • 书写内容与位置 事由部分主要说明商品名称，数量，信用证或合同号等即可，要求简单扼要 事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间位置

  10. 1书信结构（Structure） • 7）信件正文(Body of the Letter) 这是书信的主体，表达发信人的意见 • 开头语(Opening Sentences) 在信的开头有开头语自成一节 在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这封信是答复哪一封去信的 如果是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍

  11. 1书信结构（Structure） • 结尾语(Closing Sentences) 在信的结尾一般有结尾语, 一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求，如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明等 格式要求另起一段 • 举例 We hope to receive your early reply.

  12. 1书信结构（Structure） • 8）结尾敬词(Complimentary Close) • 书写内容 结束语是一种客套用语 与前面的称呼相呼应，后面加逗号 • 举例 Dear Sir(s)：Yours faithfully, or Faithfully yours, Gentlemen: Truly yours, or Yours trully, Dear Mrxx：Yours sincerely or Sincerely yours,

  13. 1书信结构（Structure） • 9）签名(Signature) • 书写内容与位置 在结束语的下面，应将行号的名称用大写打出，必须由负责人签名 签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职位，可以打字注明 • 亲笔签名 外国函件都必须由负责人亲笔签名，用橡皮戳说明该信并非本人亲自过目，只是通函，不为人重视

  14. 1书信结构（Structure） • 10） 附件(Enclosure) • 书写方式 如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc. 如附件不止一件应注明2 Encls or 3 Encls 详细列明如下： Encls: 2 Invoices Enc: 1 B/L 1 Photo 1 Certificate

  15. 1书信结构（Structure） • 11）抄送(The Carbon Copy Notation) • 书写方式 如果函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后的左下角注明“CC to xxx” or “CC xxx”

  16. 1书信结构（Structure） • 12）附言(Postscript) • 书写方式 信写完后，如果想起还有要紧的要说，可以在信末加P.S. 引出补叙的话 然后由发信人签署本人简笔签名(本人姓名的第一个字母)

  17. 4 写作原则（ Writing Principles） • 7 “C”原则 • 1）礼貌(Courtesy) 语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现 • 2）体谅(Consideration) 写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方

  18. 4 写作原则（Writing Principles ） • 3）完整(Completeness) 一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件 • 4）清楚(Clarity) 意思表达明确，要注意： （一）避免用词错误 （二）注意词语所放的位置 （三）注意句子的结构

  19. 4 写作原则（ Writing Principles） • 5）简洁(Conciseness) （一）避免废话连篇（二）避免不必要的重复 （三）短句、单词的运用 • 6）具体(Concreteness) • 7）正确(Correctness)

  20. 1书信结构（Structure） 1）信头(letterhead) 2）编号，日期 3）封内名称和地址(inside address) (reference and date) 4）经办人(attention) 5）称呼(salutation) 6）事由（标题）(subject) 7）正文(body) 8）结尾敬词(complimentary) 9）签名(signature) 10）附件(enclosure) 11）抄送(cc to XX) 12）附言(postscript)

  21. 信头举例 • 如果找不到印好信头的信签，须将发信人地址及日期一并写在右上角（写日期位置的上一行） A/ 136 Tower Street，B/P.O. Box No.1752 Toronto 4，Canada，London, England May 17，2010. Jan. 15, 2010. C/ 6 and 7 Clifford Street D/ P.O. Box 1079 London, SW463 IY, England Beijing, China Jan. 15, 2010 Jan. 15, 2010 注：号码与街名不用逗号、城市与国家间用逗号 缩行式 每行有逗号、年份有句号；平头式 行末无标点 P.O.是 Post Office

  22. 封内名称和地址举例 • 实例如下 A/ Messrs Williams & Werner（名称，原名中没有The） 36 Tower Street （街名） Toronto 4, Canada （城市名和国名） B/ Mr. C. E. Eckersley c/o Messrs Longmans Green & Company 6 & 7 Clifford Street London SW 7 2DY England (c/o: care of 转交) C/ TheRichard Thomas & Baldwins Ltd., 151 Gower Street London, EnglandAttention: Mr. Cave, Export Manager (Attention of Purchasing Manager)

  23. 称呼与事由举例 • 称呼举例 Dear Sirs，多用于商业信函 Dear Sir，多用于公事信函 Dear Mr. Cave 半公半私信函 注：一般用逗号，而不用冒号或分号 • 事由举例 Re：Chinese Light Industrial Products Re: Compressors(压缩机)

  24. 正文举例（开头语和结尾语） Re: Chinese Light Industrial Products We thank you for your letter of January 10 and shall be glad to enter into business relations with your firm. As you know,…… ……. You early reply will be highly appreciated. Yours faithfully ……

  25. 结尾敬辞举例 • 结尾敬辞（结束语） • 商业信函 Faithfully yours (Yours faithfully)对应Dear Sir(s) Truly yours (Yours trully)对应 Gentlemen • 公事信函 Respectfully yours (Yours respectfully)对应Dear Sir • 半公半私信函 Yours sincerely (Sincerely yours)对应Dear Mrxx

  26. 签名举例 A/ Yours very truly, The NATIONAL TRANSPORT CO., (Signature) T. M. White Manager B/ Your faithfully, THE INTERNATIONAL TRAD ING COMPANY (Signature) Charles Smith Director

  27. 2书信格式（Form） • 书信应该清晰整洁、美观大方 • 避免密密麻麻打满全纸 上下左右都应空出一定的位置，左右空白大致相仿 • 信的正文要尽量部位适中 书信较短时，不能下半页空白，封内地址开始向下挪，左右空白多留一些，用双倍行间距 书信较长时，页末必须空出一定位置，不能只将结束语和签名移到第二页，要有一部分正文

  28. 2书信格式（Form） • 1）完全平头式(Full Block Form) • 2）改良平头式(Modified Block Form) • 3）混合式(Modified Block Form with Indented Style) • 4）简单式(Simplified Form)

  29. 2书信格式（Form） • 1）完全平头式(Full Block Form) • 书写方式 凡是用打字机打上去的每一行字，包括日期、封内地址、事由和结尾礼词，都是从左边的空白边缘打起 • 举例

  30. 完全平头式格式 1）信头(letterhead) 2）编号，日期(reference and date) 3）封内名称和地址(inside address) 4）经办人(attention) 5）称呼(salutation) 6）事由（标题）(subject) 7）正文(body) 8）结尾敬词(complimentary) 9）签名(signature) 10）附件(enclosure)

  31. 完全平头式举例 (1) EL Mar Packing Company 12 Main Street , Fresno California, USA (2) January 20,2008 Our ref. No…….. Your ref. No……. (3) Chinese National Oils Import & Export Corporation 2A Dong San Huan Belu Beijing, China (5) Gentlemen, (6) Re: Chinese Fruits (7) We have made an inquiry to the…… We are …. ……. Kindly let us hear from you about the possibility of ….. (8) Yours sincerely, (9) EI Mar Packing Company J. Smith Manager (10) Encl.

  32. 完全平头式举例:正文 Re: Chinese fruits & nuts We have made an inquiry to the Embassy of the People’s Repub -lic of China in Washington, D.C. and they have asked us to contactyour office for the supply of the above commodities. We are importers and exporters of all types of dried fruits and nuts. We enclose a list showing our business activities. We are interested to discuss with your representative the types of dried fruits and nuts which you have available for export to the U.S. In this regard, we would like to visit the Guangzhou Fair. Rrom the information we have been able to gather, I believe that we could do large import business in Chinese fruits and nuts. Kindly let us hear from you about the possibility of our attending the Fair. Yours sincerely, …………….

  33. 2书信格式（Form） • 2）改良平头式(Modified Block Form) • 书写方式 这种格式，除日期，结尾礼词和签名部分外，其他部分每行开头都与左边空白看齐

  34. 改良平头式格式 1）信头(letterhead) 2）编号，日期 (reference and date) 3）封内名称和地址(inside address) 4）经办人(attention) 5）称呼(salutation) 6）事由（标题）(subject) 7）正文(body) 8）结尾敬词(complimentary) 9）签名(signature) 10）附件(enclosure)

  35. 改良平头式举例 (1) Jameson & Sons Ltd., 34 Madison Square, Melbourne E.C. 2, Australia. (2) 22nd January, 2008 Our ref: JVD/ Z. 1119 Your ref: M. 306/0038 (3) China National Machinery Import & Export Corporation, P.O. Box 49, Beijing, China. (5) Gentlemen, (6) Re: Compressors (7) We thank you for your letter of 10th January…… In accordance with …. ……. We look forward to your early reply. (8) Yours faithfully, (9) Jameson & Sons Ltd., (Signed) F. S. LOVER Manager

  36. 改良平头式举例: 正文 Gentlemen, Re: Compressors We thank you for your letter of 10th January acknowledging receipt of the catalogues dealing with compressors manufac -tured by Messrs Peter Brotherhood Limited. In accordance with the request contained in the last sentence of your letter under reply, we have the pleasure of sending to your under separate cover three copies of the catalogue deal- ing with the compressors produced by Messrs Fullerton, Hod -gart & Barclay Limited. We trust these will be of interest to you. Futher compressor catalogues will be forwarded to you as soon as possible. Yours faithfully, ………….

  37. 2书信格式（Form） • 3）混合式(Modified Block Form with Indented Style) • 书写方式封内地址及其他需要分行的部分，采用平头式 第一段开始一行采用缩行式 两种格式的混合采用所以称之为混合式

  38. 混合式格式 1）信头(letterhead) 2）编号，日期 (reference and date) 3）封内名称和地址(inside address) 4）经办人(attention) 5）称呼(salutation) 6）事由（标题）(subject) 7）正文(body) 8）结尾敬词(complimentary) 9）签名(signature) 10）附件(enclosure)

  39. 混合式举例 (1) M. D. Ewart & Co., Ltd 36 Tower Street Toronto 4, Canada (2) August 22, 2009 Our ref. No SWE/ 111 Your ref. No. M. 306/0038 (3) China National Metals & Minerals Import & Export Corporation P.O. Box 65 Beijing, P. R. China (5) Dear Sirs, (6) Re: Plumbing and Heating Supplies (水暖器材) (7) We are interested in your products shown in China Foreign Trade, No.2 of 2008 Thanking you in advance for your kind attention to this matter and trusting to hear from you in the near future, we are. (8) Yours truly, (9) M. D. Ewart & Co., Ltd J. Smith Manager

  40. 2书信格式（Form） • 4）简单式(Simplified Form) • 书写方式 与平头式相仿，但省略部分内容，如称呼、结尾礼词等

  41. 简单式格式 1）信头(letterhead) 2）编号，日期 (reference and date) 3）封内名称和地址(inside address) 4）经办人(attention) 5）称呼(salutation) 6）事由（标题）(subject) 7）正文(body) 8）结尾敬词(complimentary) 9）签名(signature) 10）附件(enclosure)

  42. 3 信封写法（ Addressing Envelopes ） Return Address Stamp Address Remarks 注：Attention Hardware Department c/o xx Company （位置在信封的左下角）

  43. 常用词语 • 词语列举 1.Private 私人信2.Confidential机密信 3.Registered 挂号邮件4.Express快递邮件5.Ordinary Mail 平信6.Immediate(Urgent)急件7.Printed Matter印刷品8.Sample样品

  44. 信封写法举例 Chinese National Oils Import & Export Corporation 2A Dong San Huan Beilu Beijing, China M. D. Ewart & Co., Ltd 36 Tower Street Toronto 4, Canada Registered

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