Развитие е-документов в РФ

1. Развитие е-документов в РФ 10 декабря 2013 года

2. Основные сервисы 8 лет на рынке Подключено более8000 клиентов Ежемесячный траффик – более 3,5 млн. электронных документов Дочернее общество Сбербанка РФ Сервис для обмена данными между учетными системами поставщика и покупателя Сервис для обмена юридически значимыми документами с электронной подписью Курьер Электронная Отчетность Сервис для предоставления отчетности в контролирующие органы

3. Счет-Фактура бумага • Общая информация: • На печать, корректировку и исправление счетов-фактур затрачиваются многие кило-граммы бумаги ( так, например, в крупных торговых сетях на каждые 300 автомобилей с продукцией приходится 1 машина, загруженная бумагой). • Временные затраты на передачу СФ в бумажном виде могут составлять от нескольких дней до нескольких недель (ошибки в заполнении реквизитов адресата каждого СФ, потери документов на разных этапах передачи и т.д.). • Затраты времени и усилий сотрудников на печать, проверку, передачу документов и ожидание результатов отправки, исправление ошибок измеряются в человеко-днях. • Преимущество бумажных СФ: очевидность и прозрачность процедуры для пользователей и возможность исправления бумажных СФ.

4. Какие возможности были на момент начала практики ЭДО Описан порядок и форматы использования ЭСФ, НО: • На практике бизнес применял «сторнирование» • Инспекции ФНС не готовы технологически принимать ЭСФ • Схема ЭДО сложна в реализации технически Бизнес очень хотел начать, НО: • Опасения бухгалтерии из-за отсутствия практики • Мало разъяснений от МИНФИН по спорным вопросам сожительства документов бумажных и электронных • Не все параллельные правовые вопросы были решены: • Как сдавать документы при проверках • Как их хранить 4 года • Как быть с роумингом и т.д.

5. Как работает обмен ЭСФ • Основным документом, регламентирующим электронный обмен СФ является Приказ Министерства Финансов № 50н от 25 апреля 2011г. • Дополнительно: Постановление Правительства РФ №1137 от 26.12.2011 • Концептуально схема ЭСФ копирует бумажный аналог, за исключением ряда моментов: • использование ЭЦП руководителя предприятия, • фиксация момента выставления и получения ЭСФ ОЭДО, • нельзя заменить, но можно откорректировать в эл. виде. • Согласно законодательству РФ обмен электронными счетами-фактурами может осуществляться только через сертифицирован-ного оператора электронного документооборота (ОЭДО).

6. Схема, которую принял МИНФИН по ЭСФ

7. ЭСФ решает проблемы • Наличие подписей руководителя и главного бухгалтера в счёте-фактуреили отсутствие расшифровки подписей. • Нарушение пятидневного срока выставления счета-фактуры. • Счёт-фактура не был получен в том налоговом периоде, за который НДС заявлен к вычету. • Экземпляры счета-фактуры, находящиеся у продавца и покупателя, имеют разные даты. • Исправление и дооформление счетов-фактур.

8. Спасибо Первым: REAL – первая торговая сеть инициировавшая ЭДО проект по всем типам документов: ЭСФ, Акты бонусов, прайс-листы и т.д. P&G и Metro C&C: запускали полный цикл от Торг 12 до ЭСФ Х5 Retail Group: только ЭСФ, но по всей РФ уже в продуктиве 80% документов Дикси, Гиперглобус, Холидей Классик и т.д – Услуги Ашан, Магнит – ЭСФ и ТОРГ 12 в тесте. Вывод: рост интереса пропорционален получению опыта бизнесом.

9. Рамки запросов на интеграции

10. Крупный бизнес Предпосылки Интеграция через предлагаемый Оператором протокол или с применением наработок вендоров (SAP, Oracle…) Оператор подстраивается под Заказчика Международные компании не имеют возможности полноценно интегрироваться и пользуются WEB решениями Оператора с разными подходами Подходы к интеграции Оценка вложений (высокие инвестиции) Оценка операторов. На начальном этапе развития рынка ЭДО сложно быть уверенными в правильном выборе партнера Небольшой опыт реакции и управления изменениями законодательства, архитектурой системы оператора и бизнес-процессами партнеров.

11. Средние компании Предпосылки Оператор предлагает готовые решения (например, специальный адаптер к системе 1С) Оператор подстраивается под Заказчика только при понимании полезности изменений под всех клиентов Готовы к быстрым изменениям в случае корректировок законодательства Подходы к интеграции Реализуют при большом потоке документов Невысокаясложность и стоимость, поэтому настраивают быстро. Интегрируют только структурированные документы (ЭСФ, эТОРГ12 и т.п.)

12. Малый и микро бизнес Предпосылки ИспользуютЭДО только при желании их крупного контрагента Применяет только доступный у Оператора WEB функционал Переводят на ЭДО только те документы, в которых уверены, что не будут «перевыпускать» «задним числом». Подходы к применению Подключаются по «наставлению» крупного партнера (поставщика или покупателя) Выбор Оператора осуществляется так же с «наставлением» Партнера, особенно с учетом низкого развития роуминга ЭДО Не изучают глубоко законодательство и не видят рисков в применении ЭДО.

13. Самостоятельная интеграция или через интегратора Учетная система компании • Отправка • Подписание извещений • Хранение Интерфейс пользователя Модуль формирования e-документа Модуль подписания документа СКЗИ Локальный Архив Модуль отправки и получения документов API Торговый партнер

14. Использование готового модуля оператора Учетная система компании • Отправка • Подписание извещений • Хранение Интерфейс пользователя Модуль формирования e-документа Локальный Архив Интеграционный модульОператора Модуль подписания документа СКЗИ Модуль отправки и получения документов Торговый партнер

15. Поставщикам: Использование интеграции с EDI Учетная система компании • Отправка Интерфейс пользователя Модуль формирования e-документа Локальный Архив ТД Настюша Модуль отправки и получения документов Invoice Торговый партнер Преобразование в ЭСФ • Подписание документов и извещений • Хранение

16. Подготовка к проекту Анализ необходимых типов документов подлежащих автоматизации • Анализ исходящего и входящего потока документов ! - Это не обязательно ЭСФ Анализ необходимых внутренних изменений • Организационные изменения • Кто будет пользователем • Ответственные роли и лица • Договора и соглашения с контрагентами • Технические доработки • Оператора • Компании Изучение возможности использования документов у контрагентов • Готовность работы со средствами ЭП • Определение ключевых групп для внедрения (по обороту, трафику, категории)

17. Шаги реализации проекта Юридический отдел • Изучение нормативной базы (для себя). • Изучение судебной практики. • Подготовка дополнительных соглашений, шаблонов договоров и иное. Функциональные подразделения • Подготовка бизнес процессов к использованию ЭДО • Прохождение обучения • Получение ЭП • Подключение контрагентов • Переговоры, заключение ДС • Настройки (ИД контрагента) • Пробные испытания на одном документе Технический отдел • Адаптация политики безопасности под требования проекта ЭДО • Технически доработки ПО и тестирование в компании • Подготовка инструкций и перевод в продуктив

18. Риски проектов Правовые • Хранение документов? • Массовое подписание документов? • Ручное подписание • Автоматическое подписание • Правила подписания документов Технологические: • Использование ЭП одного оператора, Систему ЭДО иного оператора • ЭП с псевдонимом (компании) • Сожительство бумажных и электронных документов • Роуминг операторов ЭДО

19. Контакты ?