GIO

1. un paseo por las nuevas características GIO

2. 1 Diferencias con GIO 13 Nuevo diseño y funcionalidad

3. Diferencias con GIO 13: Nueva funcionalidad y aspecto • Existirá el proceso normal del menú, otro apartado de actividades periódicas que serán aquellas que se realicen de vez en cuando y los informes que se puedan sacar. • Todos los botones se encuentran en la misma parte de la pantalla, en todas las pantallas, de manera que la forma de movernos en el programa siempre es la misma. • La forma de buscar será la siguiente. • Existen ‘pre-filtros’, en las pestañas de búsqueda, los cuales para aplicarlos siempre se le tendrá que dar al botón de Buscar • Una vez que se tenga la consulta hecha y aparezcan datos en la tabla, se podrá filtrar por cualquier campo de la tabla, siempre picando en la parte superior en blanco donde se introducirá lo que se quiere buscar • La forma de imprimir siempre será la misma: • Existirá un botón de Imprimir, que dependiendo de la opción donde nos encontremos nos aparecerán todos los informes que se pueden sacar de dicha opción. • La forma de exportar a Excel siempre es la misma: • Simplemente realizando un click sobre el botón. • La utilidad de la forma de navegar entre las diferentes pantallas se denomina trazabilidad, la cual servirá para poder abrir todas las fichas relacionadas con lo que se tiene seleccionado en cada momento, así nos evitaremos tener que acordarnos o anotar los códigos para poder acceder a cada dato en concreto • En todas las pantallas existe una ‘barra de estado’, la cual nos irá indicando dentro de la pantalla los puntos importantes

4. 2 Pacientes Búsqueda, creación, datos personales y clínicos

5. Con la barra de desplazamiento podemos obtener más datos a simple vista. Haciendo doble click se accede directamente a la ficha del paciente. Pacientes: búsqueda • Los campos que aparecen en esta primera pantalla son: • Apellido 1: A medida que se vaya escribiendo en este campo se posicionará sobre la lista ordenada alfabéticamente. • Apellido 2: Una vez elegido el primer apellido, y a medida que se vaya escribiendo en este campo se irá buscando sobre los segundos apellidos. • Nombre: Cuando se tengan elegidos los apellidos se podrá seguir buscando por nombre. • Código: Se irá posicionando el cursor sobre el código que se teclee. • Nacido: Nos indicará la fecha de nacimiento del paciente elegido en cada momento. • NIF: Nos indicará el NIF del paciente elegido en cada momento. • Aparecen los datos de todos los pacientes que cumplan las condiciones de selección. También nos aparecerá, en letras rojas en la parte inferior de la pantalla, si el paciente seleccionado tiene algún encargo pendiente. Para elegir el paciente nos posicionamos en la tabla y hacemos ‘click’ sobre el paciente que se quiera. Si se quiere obtener más datos podemos hacer uso de la barra de desplazamiento, de esta forma se accederá a la dirección, fecha de nacimiento. Para elegir el paciente nos posicionamos en la tabla y hacemos ‘click’ sobre el paciente que se quiera.

6. Creación de pacientes • Para crear un nuevo paciente en la base de datos debemos hacer ‘click’ sobre el icono ‘Nuevo’ situado en la parte superior izquierda de la pantalla. Aparecerá una pantalla como la de abajo, se rellenaran todos sus datos. • Los campos que aparecen en la ficha de los datos personales de pacientes son: • Código del cliente: Código que se sugiere, pero que puede ser configurable por el usuario. El programa nunca dejará insertar un nuevo cliente con el código de uno que ya exista. • Apellido 1: Si se tienen relleno el primer apellido en la pantalla de selección de pacientes se copiará en este campo. • Apellido 2: Si se tienen relleno el segundo apellido en la pantalla de selección de pacientes se copiará en este campo. • Nombre: Si se tiene un nombre en la pantalla anterior se copiará aquí. • N.I.F: Es el NIF del cliente, es un campo requerido. • Nacido: Fecha de nacimiento. • Edad: Se calcula automáticamente a partir de la fecha de nacimiento. • Sexo. • Dirección. • Localidad: Se puede configurar para que siempre salga la misma, ver apartado de configuración. • Provincia: Se puede configurar para que siempre salga la misma. • Código Postal. • Teléfono: Se da la posibilidad de insertar dos teléfonos. • Fax. • Profesión. • Cuenta Contable: Se utiliza para enlazar el cliente con algún programa de contabilidad y poder identificar el cliente a través de dicho número. • Fecha de la primera visita. Nos indica la fecha de la primera vez que vino a la óptica. • Fecha de último encargo. Nos indica la fecha del último encargo realizado a este paciente. • Ultimo descuento: Nos muestra el último descuento que se le hizo al paciente. • Viene por: Campo donde se podrá hacer cualquier tipo de aclaración que nos relacione al cliente. • Cliente Pagador: Será aquel cliente que se hará cargo de las deudas del cliente actual.

7. TRAZABILIDAD. Nueva forma de navegar dentro de la aplicación …

8. Nueva forma de navegar • Se denomina trazabilidad a la utilidad que nos facilita la forma de navegar entre las diferentes pantallas. • Servirá para poder abrir todas las fichas relacionadas con lo que se tiene seleccionado en cada momento, así nos evitaremos tener que acordarnos o anotar los códigos para poder acceder a cada dato en concreto. • Accederemos a esta nueva utilidad del programa a través del icono en forma de letra griega en la parte superior central de la pantalla tal y como se aprecia en la imagen de arriba.

9. Notas y VisiOffice • Para insertar notas sobre los pacientes que no deseamos aparezcan en pantalla a simple vista, pincharemos en el icono “NOTAS” y se nos abrirá una pequeña pantalla en donde podemos insertarlas y guardarlas pulsando F3 para salir. • Visioffice es una herramienta que dispone de un sistema de medida rápido y exacto para elegir la montura de que más se adapte a tu cara. Este sistema ayuda además a obtener todos los parámetros necesarios para todas las lentes del mercado así como la lente más adecuada en cada caso. Pinchando en el icono de VisiOffice se vuelcan los datos de esta herramienta automáticamente en el programa.

10. Datos clínicos: Optometría y Contactología Para acceder a los datos optométricos de pacientes debemos pinchar sobre el icono “Optometrías” situado en la parte superior derecha de la pantalla Para acceder a los datos contactológicos de pacientes debemos pinchar sobre el icono “Contactologías” en la misma parte de la pantalla.

11. Datos clínicos: Optometría y Contactología Para insertar una nueva medición optométrica o contactológica pincharemos sobre el icono “Nuevo” de la misma manera que procedemos para insertar una nueva ficha de datos personales de pacientes

12. Datos clínicos: Optometrías • Los datos que podemos encontrar en esta pestaña serán los siguientes: • Eje: Determina la deformación de la cornea en grados. • Cilindro: Determina la desviación del meridiano más curvo de la cornea, se mide en dioptrías. Su formato debe ser siempre con un signo ‘+’ o ‘-‘, junto al valor correspondiente. • Esfera: Indica si el paciente tiene miopía o hipermetropía. Su formato debe ser siempre con un signo ‘+’ o ‘-‘, junto al valor correspondiente. • Adicción: se utiliza para calcular la esfera de lejos. • La agudeza visual sin corrección y agudeza visual con corrección: Establece la vision del ojo izquierdo y derecho antes de poner una lentes y después de introducir la corrección visual. • La agudeza visual binocular: indica la visión en ambos ojos. • Distancia naso pupilar: Distancian entre la nariz y el centro de la pupila. • Queratometría, prisma, cil. corneal. • Trasposición: Si está activo, se realiza la trasposición sobre la graduación que se ha cogido de ese paciente. • Presión Intraocular. • Atendido por: Persona que le tomó los datos • Óptico / Oftalmólogo: Persona que le ha graduado. El paciente puede venir con receta, o graduarse directamente en la óptica. • Próxima graduación: Fecha de la próxima graduación. • Observaciones: Notas propias acerca de la esa graduación. • Motivo Libro de prescripciones: Será un campo útil en el momento de sacar el libro de prescripciones

13. Datos clínicos: Contactologías • La pantalla se encuentra dividida en dos partes. En la parte superior aparece la graduación de gafas elegida en la ficha optométrica, por defecto siempre se mostrará la última graduación de gafas, de esta manera se tendrá una referencia a a vista. Mientras que en la parte inferior aparece la ficha de contactología. • Los campos que aparecen en la ficha de contactología son: • Eje, cilindro, esfera, agudeza visual con corrección, agudeza visual binocular, diámetro, radio y tipo de lente… • Definitiva, número de prueba: Indica si esa graduación es la que se quedó como definitiva en su ficha de contactología. • En esta nueva versión se guardan todas las pruebas de contactología y pueden ser consultadas en un momento posterior. • Atendido por: Persona que le tomó los datos • Fecha y Hora: Campo importante para el período de pruebas. • Próxima Graduación: Fecha de la próxima graduación de lentes de contacto.. • Observaciones particulares: Notas relativas a esa graduación contactológica. • Sistema de limpieza: En el que se especificará el tipo de limpieza que sigue el paciente para sus lentillas. • Lote: Importante en caso de tener que hacer un seguimiento al sistema de limpieza. • Motivo Libro de Prescripciones: Necesario para el listado que se saque en el libro de prescripciones. • Prescriptor: Persona que le ha tomado esa medición contactológica. El paciente puede venir con receta, o graduarse directamente en la óptica. • Histórico LC: Establece todas las graduaciones de lentes de contacto que existen de un paciente.

14. Nos aparecerán por orden cronológico las graduaciones optométricas o contactológicas (según el icono) del paciente que previamente hayamos seleccionado en modo resumen, esto es, indicando en primer lugar la fecha de la optometría en cuestión. Pantalla inicial de selección Pantalla de selección Optometría y Contactología

15. Aspectos legales: LOPD A la hora de la recogida de datos, nos encontramos con la obligación de obtener el consentimiento del afectado para tratar sus datos. Esto aspecto está regulado por el artículo 6 de la LOPD, que señala que el tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la Ley disponga otra. Según la propia definición del mismo, no seria necesario obtener el consentimiento del afectado, cuando esta recogida tenga lugar en el marco de una relación de negocio. Es decir, cuando esta recogida de datos se circunscriba al objeto del negocio, es decir la transacción necesaria la para la compra, etc. Sin embargo, si el uso que se le quiere dar al fichero de clientes trasciende del propio acto de la compra-venta, por ejemplo al querer utilizarse estos datos para el envío de publicidad y seguimiento comercial del cliente, al no estar esto previsto en las excepciones supuestas por la norma, es necesario obtener su consentimiento.

16. Nos encontramos pues con la obligación del cumplimiento del deber de información, regulado por el artículo 5 de la LOPD. El deber de informar al afectado de la recogida, tratamiento y uso de sus datos, es inherente a la propia recogida y es obligado informar al usuario de los siguientes aspectos:De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de éstos y de los destinatarios de la información.Del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas.De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos.De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante.Esta información ha de llevarse a cabo según dicta la norma de forma expresa, precisa e inequívoca.Para cumplir con estos requisitos legales, imprimiremos el documento de LOPD como indica la figura de arriba, pinchando en el icono “Impresión”, y lo recogeremos firmado por el paciente marcando además la casilla de aceptación. Aspectos legales: LOPD

17. 3 Encargos Búsqueda, creación y modificación de encargos de pacientes

18. Creación de Encargos Para insertar un nuevo encargo, habrá primero que hacer click sobre el icono“Encargos” que se muestra en la ilustración. Se mostrará un listado de todos los encargos del paciente previamente seleccionado ordenado cronológicamente. Haciendo click en “Nuevo” se nos abrirá una ficha en blanco para donde debemos insertar los datos de la nueva compra, que por defecto estará asociada a la última graduación de ese mismo paciente. Nueva pestaña para introducir otros datos y comentarios

19. Encargos: Selección de artículos F4 Código 0 CTRL+T • Presionando la tecla Espacio o F4, aparecerá la lista de productos que se tienen definidos, tal y como aparece en la ilustración. Lo primero que debemos hacer es seleccionar el tipo de búsqueda, es decir, seleccionamos si queremos que el artículo comience por lo que nosotros escribamos F11 o lo contenga F12. Después sólo tendremos que introducir los filtros y presionar ‘INTRO’, se mostrará la lista con los artículos que coincidan con el filtro, cada vez que presionemos ‘INTRO’ el cursor irá cambiando y la lista se actualizará. • Pulsando las teclas CTRL+T, para acceder a las tarifas de los proveedores (Essilor, Hoya, Indo, Prats, etc.). Aparecerá una ventana que permite seleccionar el tipo de proveedor al cual queremos acceder a sus tarifas. • Otra opción es introducir elcódigo 0. Podremos añadir al encargo un articulo que no esté en el listado. Después de introducir el 0 pulsamos ‘INTRO’, en ese momento aparecerá la pantalla para poder elegir el grupo de venta a la que se asignará el producto.

20. Cobro y retirada de encargo … € Como cobrar encargos y marcarlos como retirados

21. Cómorecibir un cobro y retirar el encargo • Para cobrar un encargo, una vez lo hemos guardado, iremos a la parte superior central de la pantalla donde podremos encontrar el icono “Cobrar”. Al pinchar sobre este último se nos abrirá una pantalla en donde debemos seleccionar la forma de pago, introducir el importe, presionar “INTRO” en el teclado o pinchar en el botón ACEPTAR y confirmar que estamos conformes con la venta • Una vez hayamos introducido el cobro se nos activará el botón “Retirar” en la parte superior de la pantalla, sobre el cual debemos pinchar para dejar constancia de que el paciente ha retirado los artículos que figuran en el encargo previamente seleccionado.

22. Devoluciones • Se nos abrirá la ficha de devoluciones, en donde debemos seleccionar los datos de la venta a devolver, o bien poniendo el Nº de Encargo/Venta, Factura o Cliente. Si ponemos el número de cliente se nos abrirá una ventana en donde podemos elegir de entre los encargos del Paciente el que queremos devolver. • Dentro de “Ventas” seleccionaremos “Proceso de Ventas”, “Devoluciones”. • Para realizar una devolución de un encargo, en primer lugar, seleccionaremos la opción de menú “Ventas” de entre las opciones de la barra de la izquierda tal y como se muestra en la imagen.

23. Presupuestos • Para generar un presupesto pincharemos en el icono “Presupue…” que figura en la esquina superior derecha de la pantalla, pincharemos en el icono “Nuevo” e introduciremos los artículos a presupuestar uno a uno como si de un encargo se tratara. Al terminar simplemente guardamos e imprimimos si es necesario.

24. Listadose impresión deinformes • Para imprimir informes y listados desde cualquier parte del programa pincharemos en el incono “Impresión” y se nos abrirá una pequeña ventana con diferentes opciones de entre las cuales debemos elegir según la información que deseamos impresa. • En esta nueva versión de GIO se ha habilitado además un apartado especial para que desde cualquier parte del programa podamos exportar los datos que nos aparecen en pantalla a un archivo excel de manera que nos sea más sencillo el tratamiento de estos datos. Accederemos a esta utilidad pinchando en el icono “Excel” que nos aparece en la parte superior central de la pantalla tal y como figura en la imagen de arriba.

25. Cómo salir del programa … Para salir del programa volveremos a “Inicio” y pincharemos en el icono con forma de puerta “Salir”.

26. Gracias por su atención Deipe