Professeur La d BOUZIDI I.A.E Universit Jean Moulin Lyon 3

1. L. BOUZIDI - IAE - Université Jean Moulin Lyon3 Professeur Laïd BOUZIDII.A.EUniversité Jean Moulin – Lyon 3  GED et Worflow

2. L. BOUZIDI - IAE - Université Jean Moulin Lyon3 Professeur Laïd BOUZIDII.A.EUniversité Jean Moulin – Lyon 3  Module Systèmes d’Information et Nouvelles Technologies Partie2

3. Spécificité et enjeux de la Gestion Electronique de Documents*

4. Sommaire I) Préambule II) Définition III) Les enjeux de la G.E.D. IV) Les composantes de la G.E.D. V) La création de documents électroniques VI) Les supports de stockage VII) L'organisation des documents

5. VIII) Architecture d'un système de G.E.D. IX) L'aspect juridique X) La mise en place d'un projet de G.E.D. XI) Les applications Les perspectives de développement Un logiciel de G. E.D. : MULTIGEST Sommaire

6. I) Préambule De la Gestion Electronique de Documents à la Gestion de Documents Electroniques

7. Le document (cf. AFNOR) "Un document est l ’ensemble d ’un support d ’information et des données enregistrées sur celui-ci sous une forme permanente et lisible par l ’homme ou par une machine "

8. Le document électronique(cf. AFNOR) "On appelle document électronique tout document existant sous forme de fichier numérique et accessible uniquement par des installations de traitement de données"

9. Typologie des documents Documents textuels Documents visuels Documents sonores Documents audiovisuels Documents 3D

10. II) Définition La gestion Electronique de documents a pour vocation de gérer tous les types de documents et ce, indépendamment de leur contenu et du support original Son action s ’étend de l ’archivage électronique jusqu’à la modélisation des flux d ’informations

11. III) Les enjeux de la G.E.D. Réduire l ’espace de stockage Améliorer la conservation des documents Faciliter l'accès aux informations Intégrer et fédérer des sources d'informations hétérogènes Gérer l'information transmise, sa pertinence et son évolution Assurer l'éventuelle diffusion d'informations à l'extérieur de l'entreprise

12. IV) Les composantes de la G.E.D. des outils et des techniques de numérisation des algorithmes de compression/décompression des outils logiciels de caractérisation (OCR) et de vectorisation des techniques d'indexation et de balisage documentaires des supports de stockage des périphériques de visualisation et de restitution de l'information

13. V) La création de documents électroniques La transformation des documents préexistants Les normes de codage La structuration des documents

14. Cycle de vie d’un document

15. VI) Les supports de stockage Le Disque Magnétique (Disque Dur) Le Disque Optique Numérique (DON) Le Compact Disc (CD) Le Digital Versatile Disc (DVD)

16. Le Disque Optique Numérique WORM (Write Once Read Many ) 12" ? 16 Go 5"1/4 ? 1,3 Go WMRA (Write Many Read Always) 3"12 ? 230 Mo 5"14 ? 1,3 Go Juke Boxes 140 disques optiques

17. CD ROM (Read Only Memory) 12 cm ? 650 Mo Auto changeur 6 à 9 disques Juke boxes 1500 disques CD WORM (ou CD R - Recordable) CD E (Erasable) Le Compact Disc

18. DVD Vidéo (lecture seule) Films vidéo haute qualité avec Digital Dolby Surround ou son stéréo numérique DVD ROM (lecture seule) Haute capacité de mémorisation des données pour application informatique Le Digital Versatile Disc

19. DVD simple face/simple couche (12 cm) Capacité ? 4,7 Go DVD double face/simple couche (12 cm) Capacité ? 8,5 Go DVD simple face/double couche (12 cm) Capacité ? 9,4 Go DVD double face/double couche (12 cm) Capacité ? 17 Go Le Digital Versatile Disc

20. VII) L'organisation des documents La recherche documentaire L'approche multi critères La recherche "Full Text" Le mode hypertexte Le Workflow La circulation des documents Les procédures L'EDI (Echange de Données Informatisées)

21. Stockage des documents Solution monoposte Solution réseau VIII) Architecture d'un système de G.E.D.

22. Stockage des documents

23. Solution monoposte

24. Schéma à Expliquer

25. IX) L’aspect juridique La sécurité et la confidentialité des documents La dématérialisation du document Le droit d’auteur

26. La sécurité et la confidentialité des documents Le risque de déformation volontaire du document L ’authenticité de l ’expéditeur La confidentialité du document

27. La dématérialisation du document L ’article 1348 du Code Civil précise qu’en matière d ’archivage de documents, leur copie sur un support électronique doit être une reproduction fidèle mais aussi durable Est réputée durable toute reproduction indélébile de l ’original qui entraîne une modification irréversible du support La durabilité en matière de GED est apportée par les supports de type WORM

28. Le droit d ’auteur Les droits moraux Le droit au respect de l ’œuvre Le droit au respect de l ’auteur Les droits patrimoniaux Le droit de reproduction ou droit de copie Le droit d ’exploitation ou de représentation de l œuvre

29. X) La mise en place d'un projet de G.E.D. La G.E.D. souffre d'une profonde absence de méthodologie La conduite d'un projet G.E.D. impose la connaissance des différents métiers de l'entreprise La participation des dirigeants et leur implication dans le projet est un facteur majeur de réussite

30. XI) Les applications La G.E.D. administrative et Bureautique Le C.O.L.D. La G.E.D. métier La G.E.D. documentaire

31. La G.E.D. administrative et Bureautique Intégration et banalisation des systèmes de G.E.D. comme outils de traitement dans les systèmes bureautiques (cf. accord entre Microsoft & Wang Labs)

32. Quelques exemples : Gestion de courrier Dossiers de sinistres des compagnies d'assurance Relevés cadastraux Fichier des cartes grises & permis de construire Plans d'occupation des sols Réseaux de voirie Archivage des fonds historiques des collectivités locales Etat civil Dossiers de sécurité sociale

33. Le C.O.L.D. Le C.O.L.D. (Computer Output on Laser Disc) s'intéresse au stockage et à l'archivage des données issues de traitements informatiques

34. Quelques exemples : Etats comptables (listings) Factures clients Commandes fournisseurs Relevés de comptes Bulletins de salaire

35. La G.E.D. métier Seules les applications spécifiques propres à un métier et qui demandent des solutions sur mesure sont concernées par cette catégorie

36. Quelques exemples : Gestion des dossiers médicaux Gestion des dossiers d'autorisation de mise sur le marché des médicaments Gestion de la documentation technique Catalogue de pièces détachées Manuels de maintenance

37. La G.E.D. documentaire Les applications de type bibliothéconomique ou documentaire présentent à la fois les aspects les plus variés mais aussi les plus importants de la G.E.D.

38. Quelques exemples : La fourniture électronique de documents (cf. INIST) fourniture d'articles scientifiques mise à disposition de périodiques et de revues spécialisés La consultation de fonds documentaires Le fonds documentaire de la Bibliothèque Nationale de France L'Institut National de la Propriété Industrielle (I.N.P.I.) Les études et recherches d'Electricité de France Les dossiers documentaires La G.E.D. permet la constitution de fonds documentaires sécurisés (dossiers), accessibles à distance et de manière partagée (cf. centre de documentation de Paribas) Les banques d'images La photothèque du C.N.E.S. (Centre National d'Etudes Spatiales) La banque d'images du musée d'Orsay La banque d'images Sémaphore du centre Georges Pompidou

39. XII) Les perspectives de développement Le développement des supports de stockage Le développement des périphériques d'affichage Le développement des réseaux et systèmes en ligne (INTERNET/INTRANET) Le développement des outils linguistiques

40. L. BOUZIDI - IAE - Université Jean Moulin Lyon3 Workflow Eléments introductifs

41. L. BOUZIDI - IAE - Université Jean Moulin Lyon3

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52. L. BOUZIDI - IAE - Université Jean Moulin Lyon3

53. L. BOUZIDI - IAE - Université Jean Moulin Lyon3 Professeur Laïd BOUZIDIIAE – Université Jean Moulin – Lyon 36, cours Albert Thomas BP 824269355 Lyon Cedex 08E-Mail : bouzidi@univ-lyon3.frTéléphone 00-33-4.78.78.72.73 Fax : 00.33.4.78.78.72.74