סוגיות בניהול פורטל מצליח

1. סוגיות בניהול פורטל מצליח קורס ניהול ידע

2. סוגיות בניהול פורטל מצליח 1. בעלי תפקידים בפורטל ומנהלת פורטל 2. תמיכה ניהולית 3. יעדים שנתיים, KSF ובדיקות שימוש 4. אפקט ההוצאות האבודות 5. 10 האתרים הטובים ביותר לשנת 2010 - סקירה

3. מנהלת הפורטל ספקי תוכן ספקי תוכן מומחי תוכן מומחי תוכן 1 שיווק, הדרכה וניהול שינוי מנהל הפורטל טכנולוגיה

4. מנהל הפורטל 1 תמצית ההגדרהמשמש כ"אב" הפורטל, האחראי לתפקוד השוטף, עמידה ביעדים, הצעדת הפורטל קדימה, ולהפיכתו לגוף חי ותוסס תפיסת התפקיד על מנהל הפורטל להיות בעל התכונות הבאות: • מודעות: ההכרה וההבנה שהפורטל משול לייצור חי ונושם, אם לא יטופח, יתנוון וימות • ערנות: חידוד חושים ועמידה על המשמר • יוזמה: ביצוע צעדים פעילים לאיתור פערי ידע, תקלות ונושאים דורשי התייחסות • אסרטיביות: יכולת ניהול אינטראקציות עם בעלי תפקידים ודרגות שונות והנעתם לפעולה

5. מנהל הפורטל 1 תוכן • לוודא כי בכל עת, התכנים הקיימים בפורטל וחשובים לצפיית המשתמשים הם תקינים, עדכניים, מדויקים ומשקפים את המציאות בארגון • לאתר תכנים נוספים שיש/ניתן להוסיפם לפורטל • לפקח על תקינות התכנים בהיבטי ויזואליות, רלוונטיות תוכנית והגהה • לתחזק את עץ התכנים • לעדכן את דף הבית כך שיהיה מעודכן ופרזנטטיבי בכל עת ויחצין את הנושאים העיקריים הנכונים לנקודת הזמן הספציפית בהתאם לאסטרטגיה הארגונית ולסדר היום הארגוני

6. מנהל הפורטל 1 תהליכי עבודה • מיסוד פורמאלי של הארגון לשימוש/עדכון בפורטל • זיהוי פעילויות ועוגנים בתהליכי העבודה אותם ניתן לשלב בפורטל • גיבוי תהליכי העברת המידע והידע המבוצעים בארגון באמצעות הפורטל • מעקב קבוע ורציף אחר רמות שימוש בפורטל באמצעות דוחות ובאמצעותם לאתר ולפתור בעיות • ניהול הרשאות צפייה ועדכון תכנים בפורטל • פיתוח, עדכון ושיפור • תמיכה במומחי התוכן

7. מנהל הפורטל 1 תרבות • אבחון המאפיינים התרבותיים העיקריים המעכבים/ מעודדים שימוש בפורטל • מתן תגמולים "רכים" למשתמשים בפורטל: "מילה טובה", מוניטין, הערכה והכרה או SLA • ביצוע פעילויות שיווקיות ופעילויות מתוקשרות להעלאת המודעות לפורטל כגון הפעלת "קו החם" או תחרויות • מתן דוגמא אישית • עידוד פעילות מומחי תוכן

8. מנהל הפורטל 1 טכנולוגיה • אחריות לממשק משתמש ידידותי, נוח לקישור/פיתוח/הוספת יישומים, בעל יכולות עדכון On Line ויכולת ביצוע אינטגרציה עם מערכות אחרות בארגון • מענה מהיר בפתרון תקלות • שמירה על קשר עם אגף IT למעקב וטיפול בבעיות טכניות, זיהוי והגדרת צרכים טכנולוגיים, עזרה באפיון ופיתוח תשתיות טכנולוגיות ומעקב ודיווח על תקלות מערכתיות

9. מומחה תוכן 1 גורם מסייע לניהול האתר תפקיד מרכזי: אחריות על איזור/י תוכן מוגדר/ים • הקמת גרעין תוכן ראשוני • סינון/אישור רעיונות לתכנים • קטלוג תכנים חדשים • מענה לשאלות • איסוף קבוע של תכנים חדשים מספקי התוכן • משוב תפקידים נוספים • סיוע בשיווק התכנים • סיוע בהטמעת פעילות מול משתמשים

10. סוגיות בניהול פורטל מצליח 1. בעלי תפקידים בפורטל ומנהלת פורטל 2. תמיכה ניהולית 3. יעדים שנתיים, KSF ובדיקות שימוש 4. אפקט ההוצאות האבודות 5. 10 האתרים הטובים ביותר לשנת 2010 - סקירה

11. תמיכה ניהולית 2 "אם המנהל שלי לא משתמש בפורטל, למה שאני אשתמש?" אז מה יוצא לי מזה? אמילי או בגרסתו האנגלית:WIFM= What's In it For Me • מתודת עזר להערכת התועלות של הפרויקט • אמצעי לרתימת כלל השותפים לפרויקט בתהליכי ניהול שינוי והטמעה לכל לב מגיעים בדרך אחרת....

12. תמיכה ניהולית 2 מה יוצא להנהלת הארגון מהקמת פורטל? • כלי לתקשורת בין הנהלת הארגון והעובדים, ליצירת שפה ארגונית משותפת ולחיזוק תחושת השייכות של העובדים לארגון  • הפורטל ככלי תומך להשגת יעדים עסקיים ויתרון תחרותי בשוק על ידי הצגת מידע עסקי רחב ועדכני • הפורטל ככלי ללמידה ארגונית באמצעות שימור ידע, שיתוף בידע, פיתוח ידע וחדשנות • חיסכון בעלויות מה יוצא למנהלים בארגון מהקמת פורטל? • הפורטל מאפשר ניהול זמן יעיל באמצעות הנגשת ידע וחיסכון בזמן חיפוש מידע • הפורטל מאפשר שיתוף ידע ויצירת רשתות מקצועיות בין יחידות בארגון • הפורטל ככלי לפיתוח מקצועי של עובדים

13. Case Study במיפוי מאגרי הידע בארגון נמצאו מספר רב של פורטלים ואתרים שמנוהלים ע"י גורמים שונים. עיצוב הפורטלים/האתרים שונה מאחד לשני, המידע לרוב דומה, העדכון בכל פורטל/אתר הינו מקומי איך ניתן לבקש שכולם יישרו קו בנושא בלי לפגוע באף אחד? נכון להיום יש גופים שמקבלים את ההערות המועברות אליהם ויש גופים שמגיבים בצורה מאוד לא סימפטית

14. סוגיות בניהול פורטל מצליח 1. בעלי תפקידים בפורטל ומנהלת פורטל 2. תמיכה ניהולית 3. יעדים שנתיים, KSF ובדיקות שימוש 4. אפקט ההוצאות האבודות 5. 10 האתרים הטובים ביותר לשנת 2010 - סקירה

15. יעדים שנתיים, KSF 3 יעדים שנתיים איך נשיג את המטרות? • ממוקדים, מכווני פעולה ומוגדרים בזמן • מדדי בקרה – איך נמדוד את השגת היעד? • KSF – מה ייחשב להצלחה? • מאתגרים, אך ברי השגה חזון ייעוד ומטרות יעדים לטווח ארוך יעדים לטווח קצר תוכנית עבודה שנתית

16. בדיקות שימוש 3 למה? • כדי להבטיח שאכן נעשה שימוש בפורטל • כדי לוודא שהפורטל אכן עונה על הצרכים שלשמו נועד • כדי לאתר נקודות חזקות וחוליות חלשות, ובמידת הצורך לבצע שינויים נדרשים

17. בדיקות שימוש 3 איך? שיטות כמותיות: שימוש במדידת נתונים כמותיים ובשימוש בשיטות סטטיסטיות והסתברותיות • דוחות שימושיות המופקים מתוך המערכת (למשל, מספר משתמשים, כמות כניסות לאתר, כמות כניסות לעמוד, זמן שהייה בכל עמוד, עמודים נצפים ביותר ועוד) • סקרים/ שאלונים/ משובים בעלי שאלות סגורות שיטות איכותניות: זיהוי תימות מרכזיות, המאפיינות את ההתנהגות האנושית (במקרה שלנו הרגלי הצריכה והעדפות המשתמשים בפורטל) • קבוצות מיקוד • סקרים/ שאלונים בעל שאלות פתוחות • ראיונות עומק • מפגשים אישיים

18. בדיקות שימוש 3 מה עדיף? • השיטות הכמותיות מספקות מידע לגבי ה"מה" או ה"כמה", אך הן לא מספקות מידע לגבי ה"למה" וה"איך" • השיטה הנבחרת חייבת להתאים לצורך שלשמו נועדה הבדיקה • השיטה הנבחרת צריכה להתאים לארגון ולאנשים שמבצעים את הבדיקה • השיטה הנבחרת צריכה להתאים למגבלות המשאבים העומדים לשם ביצוע הבדיקה – זמן ועלויות

19. סוגיות בניהול פורטל מצליח 1. בעלי תפקידים בפורטל ומנהלת פורטל 2. תמיכה ניהולית 3. יעדים שנתיים, KSF ובדיקות שימוש 4. אפקט ההוצאות האבודות 5. 10 האתרים הטובים ביותר לשנת 2010 - סקירה

20. אפקט ההוצאות האבודות(Arkes & Blumer 1985) 4 מהן הוצאות אבודות? עלויות שקועות (sunk costs) עלויות שכבר הוצאו ואין דרך "להשיבן", לכן הן אינן משפיעות על תזרים המזומנים העתידי של הפרויקט ועל החלטות לגבי העתיד מהו אפקט ההוצאות האבודות? הקושי שלנו להתעלם מאותן הוצאות אבודות, שמבחינה רציונאלית עלינו להתעלם מהן, מכיוון שהן אינן רלוונטיות לקבלת החלטות עתידיות היכן אנו פוגשים את אפקט ההוצאות האבודות בפרויקט הפורטל? • בבדיקת הכדאיות של הפרויקט • בתכנון הפרויקט • במהלך הפרויקט

21. סוגיות בניהול פורטל מצליח 1. בעלי תפקידים בפורטל ומנהלת פורטל 2. תמיכה ניהולית 3. יעדים שנתיים, KSF ובדיקות שימוש 4. אפקט ההוצאות האבודות 5. 10 האתרים הטובים ביותר לשנת 2010 - סקירה

22. 10 האתרים הטובים ביותר לשנת 2010 5 Jakob Nielsen's Alertbox, January 4, 2010: 10 Best Intranets of 2010

23. צוות הפורטל 5 • ארגונים (בכל הגדלים) מייחסים לאינטראנט חשיבות גדולה ולכן מקצים יותר למשאבים לטובת פיתוח ותחזוקת האתר • בשנת 2010 עליה של 27% בגודל צוות הפורטל בהשוואה לשנת 2006 (צוות ממוצע לשנת 2010 עומד על 14 אנשים) * הנתונים מתייחסים לעשרת הפורטלים המובילים

24. גלישה באתרי אינטראנט באמצעות מכשירים ניידים 5 • בשנת 2010 30% מאתרי האינטראנט בעלי רכיבים מיוחדים/אפליקציות יעודיים לשימוש במכשירים ניידים נראה מרשים אבל... • שימוש ברשת באמצעות מכשירים ניידים הוא טרנד מוביל (והולך ומתחזק) ולכן בהקשר של אתרי אינטראנט, שיעורי הגלישה באינטראנט נמוכים * הנתונים מתייחסים לעשרת הפורטלים המובילים

25. גלישה באתרי אינטראנט באמצעות מכשירים ניידים 5 מדוע זה קורה? • לרוב הגישה לאינטראנט מבוצעת מהמשרד • אנשים מביעים אמנם רצון עז לגלוש באינטראנט באמצעות המכשיר הנייד, אך הם אינם בקיאים מספיק בתפעול המכשיר שבידם למרות זאת, בטווח הרחוק... • קיימת ציפייה הולכת וגדלה של אנשים לקבל: “any time, any place” • עם הזמן אנשים ילמדו לתפעל טוב יותר את המכשירים הניידים כתוצאה מהתנסות. במקביל מכשירים ניידים חדשים – נוחים וקלים יותר לשימוש - מפותחים ויוצאים לשוק * הנתונים מתייחסים לעשרת הפורטלים המובילים

26. גלישה באתרי אינטראנט באמצעות מכשירים ניידים 5 ההמלצה • ליצור עיצוב נפרד עבור משתמשים ממכשירים ניידים! • ביצועי משתמשים יורדים משמעותית כאשר הם מנסים לגלוש באתר המיועד למחשב באמצעות מכשיר נייד * הנתונים מתייחסים לעשרת הפורטלים המובילים

27. רשת חברתית באינטראנט 5 שתי רמות של רשת חברתית באתר אינטראנט • מאפיינים חברתיים לעובדים כאינדבידואלים (דף פרופיל) • תמיכה בקבוצות עבודה ועידוד יצירת קשרים מקצועיים בלוגים של מנהלים • בשנת 2010 יש מגמה של "הומניזציה של המנכ"לים" * הנתונים מתייחסים לעשרת הפורטלים המובילים

28. ניהול שינוי, שיווק פנים ארגוני 5 1. משתמשים שונאים שינוי! 2. משתמשים מעדיפים משהו מוכר, גם אם הוא פחות טוב! 3. שינוי יכול להיות קטן, אך הוא עדיין שינוי! איך פותרים את המתח שבין הצורך בשינוי לבין ה"כאב" שהשינוי יוצר? • ארגונים רבים נקטו בצעדים ברורים כדי לעצב ולנהל את השינוי במטרה לעודד משתמשים להתנסות ברכיבים חדשים ומשופרים • מחקר על המשתמשים (מחקר שוק)/ מחקרי שימושיות – ממקד את הצוות בצרכי המשתמשים ומפחית הטמעה של רכיבים שיעוררו התנגדות ("אם אתה מקבל פידבק לא טוב, לפחות שיהיה לפני ההשקה...") • רתימת "שגרירים" משלבים מוקדמים של הפרויקט • קמפיינים שיווקיים: הדגמות פומביות, פוסטורים, road shows וכיו"ב * הנתונים מתייחסים לעשרת הפורטלים המובילים

29. התארגנות לשעת חרום 5 • התקנת מערכת התראה בדף הבית שמקפיצה מידע על מצב חרום ללא צורך ל"רפרש" את הדף • עיצוב דפי בית ייחודיים לשעת חירום שיהיו פעילים בהתראה קצרה • הקצאת אזורים עתידיים בדף הבית שיופיעו בשעת חרום • הקמת מרכז תפעולי לשעת חרום האינטראנט מתחיל לקבל הכרה ככלי מפתח בתשתית הארגונית * הנתונים מתייחסים לעשרת הפורטלים המובילים

30. טרנדים מתמשכים = שיפור מתמשך באיכות 5 • שימוש ב-SharePoint (אך גם בטכנולוגיות נוספות) – טכנולוגיה לא מבטיחה אתר מושלם!!! • שימוש בתבניות כדי להבטיח עקביות בממשק המשתמש • עיצוב של תהליכי עבודה בניהול התוכן כדי להבטיח את איכות התכנים באתר • העלאת מצגות מעניינות לדף הבית (push/ promotion) * הנתונים מתייחסים לעשרת הפורטלים המובילים

31. טרנדים מתמשכים = שיפור מתמשך באיכות 5 • פרסונליזציה מבוססת תפקיד לשם מיקוד המשתמשים לתוכן ואפליקציות הרלוונטיים לעבודתם • שיפור מנוע החיפוש – למרות זאת: • חיפוש באינטראנט נותר נקודה "כואבת" • חיפוש אנשים נשאר רכיב פופולרי מאוד • שימוש נרחב במתודולוגיות שימושיות (החל ממיון כרטיסיות ועד לביצוע מחקרים) • שימוש דל במדד ROI, אך קיים שימוש במדדים אחרים לבקרת העלאת השימוש ושביעות הרצון של המשתמשים * הנתונים מתייחסים לעשרת הפורטלים המובילים

32. אז מה היה לנו היום? יוצאים לדרך 1. חזון 2. ייעוד ומטרות 3. יעדים לטווח ארוך 4. יעדים לטווח קצר פורטל ארגוני ופורטל מקצועי 1. השוואה בין פורטל ארגוני לפורטל מקצועי 2. הפורטל המקצועי: מאתר ידע ועד לקהילה 2 1 סוגיות בניהול פורטל מצליח 1. בעלי תפקידים בפורטל ומנהלת פורטל 2. תמיכה ניהולית 3. יעדים שנתיים, KSF ובדיקות שימוש 4. אפקט ההוצאות האבודות 5. 10 האתרים הטובים ביותר לשנת 2010 - סקירה סוגיות בתכנון ועיצוב פורטל 1. Winner Applications 2. משולש הזהב של התכנים 3. ארגון חיצוני של תכנים (עץ תכנים) 4. ארגון פנימי של תכנים (תבניות) 5. דף הבית 6. נקודות למחשבה 4 3

33. רשימת קריאה מומלצת

34. תודה רבה! קורס ניהול ידע www.kmrom.com 2know.kmrom.com