如何科学管理校安工程档案全面反映校安工程的实际

如何科学管理校安工程档案 全面反映校安工程的实际福建省教育管理信息中心 2011年8月26日

引言校安工程的主要目标校安工程的四个阶段各地档案管理概况档案收集的范围和方法档案管理成功案例

校安工程的主要目标 • 琅岐金砂小学户外黑板报倒塌事故 • 汶川、海地和智利地震的比较 • 校安工程的主要目标

1.琅岐金砂小学黑板报倒塌事故 03年：机遇与挑战

2.汶川海地和智利三地地震的比较 1960年5月智利发生9.5级地震，带来三个变化：一是平房为主；三是不建豆腐渣工程；三是不把建筑物建成坟墓。

3.实施校安工程的主要目标 • 把学校建成最安全、最牢固、家长最放心的地方：学生能在最安全的校舍学习 • 校舍管理的信息化：全面掌握校舍安全信息 • 建成精品工程和阳光工程 • 达到重点防御地区的设防标准 • 重建D级危房、改建C级危房 • 科学设计、安全施工、高质量、高效率

二、校安工程的四个阶段 • 各级教育行政部门实现校舍管理方式创新，以人的生命为本实现办学条件根本变化重要手段。（1）排查鉴定。（2）编制规划。（3）组织实施。（4）建档归档。 • 综合全国各地实践，重视信息采集和档案管理做好校工程的是一条的规律。

主要内容 一、为什么制定《档案管理办法》二、《档案管理办法》形成的过程三、制定《档案管理办法》的依据四、对《档案管理办法》的说明

一、为什么制定《全国中小学校 舍安全工程档案管理办法》和《福建省中小学校舍安全工程档案管理办法》

（一）国务院文件的要求 国务院办公厅印发的《全国中小学校舍安全工程实施方案》明确提出各地人民政府组织对行政区域内各级各类中小学现有校舍（不含在建项目）进行逐栋排查，按照抗震设防和有关防灾要求，形成对每一座建筑的鉴定报告，建立校舍安全档案。

（二）国务院和省领导的要求 刘延东国务委员5月8日在全国中小学校舍安全工程工作电视电话会议上的讲话强调，在排查鉴定的基础上，实现在全国每一所学校都有校舍安全档案，每一个地区的教育和建设主管部门都要掌握辖区内每一座校舍的安全信息。

（三）校舍安全工程本身的要求 1. 管理文件多校舍安全工程的实施时间是三年，量大面广，涉及各级政府、校安办和有关部门，将印发大量的管理文件和资料，这些文件和资料必须进行系统地整理和归档，以全面反映校安工程的实际。

2. 工程环节多 校舍安全工程增加了排查鉴定的环节。排查既包括对学校场址的排查，也包括对所有单体建筑物的排查。根据不同地区的特点，对校舍的鉴定包括抗震鉴定、安全鉴定、抗淹没抗洪水冲击等综合防灾能力的鉴定等。这些排查鉴定报告是对校舍进行加固改造的重要依据，必须妥善保管。

3. 工程要求质量高 校舍安全工程不仅仅是危房改造，要求既要达到新的抗震设防标准，又要达到综合防灾要求。因此，每一个建设环节都必须高度重视，必须严格按照基本建设程序施工，将各种施工文件保存下来，确保将校舍安全的责任落实到每一个环节。

二、《全国和福建中小学校舍安全工程档案管理办法》形成的过程二、《全国和福建中小学校舍安全工程档案管理办法》形成的过程

（一）起草《办法》的主要考虑 《全国中小学校舍安全工程档案管理办法》主要考虑从校舍安全工程的特点出发，解决校舍档案建设的责任主体、收集方式、档案内容、分类标准、保管期限、适用范围等问题。

（二）借鉴原来已有的文件 关于建设项目工程的档案管理，国家有关部门已经印发了多个办法、规定、规范或标准。这些文件从不同的角度和侧面对建设项目工程，特别是城市建设项目工程档案的标准、收集、制作、归档、管理和利用等做出了规定。起草过程中我们参考了这些文件。

在中小学校舍建设档案管理方面，一些地方已有不同程度的实践，如山东1992年印发了《山东省中小学校舍档案管理暂行办法》，并出版了《中小学校舍档案管理》一书，其中将校舍档案分为确权、基建、管理三类，对建立校舍档案的责任主体、档案内容、组卷编目、保管期限等做出了规定。目前，全省归档统一执行。在中小学校舍建设档案管理方面，一些地方已有不同程度的实践，如山东1992年印发了《山东省中小学校舍档案管理暂行办法》，并出版了《中小学校舍档案管理》一书，其中将校舍档案分为确权、基建、管理三类，对建立校舍档案的责任主体、档案内容、组卷编目、保管期限等做出了规定。目前，全省归档统一执行。

（三）形成过程 对有关文件进行认真研究的基础上，结合校舍安全工程的实际需求，从7月份开始动手起草《管理办法》。起草工程中主要参考了《建设工程文件归档整理规范》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等规定。征求了各地档案管理部门、有关专家的意见，并在此基础上进行修改后，由征求了成员单位和各地校安办的意见，并进一步做了修改和完善。

（四）对附录项目分卷的有关说明 1.与建设工程文件归档整理规范附录不完全相同 ■校舍安全工程项目分卷增加了安全工程实施前项目建设和加固改造文件和排查鉴定文件（如图） ■结合校舍安全工程，对附录的部分内容做了修改

增加安全工程实施前项目建设 和加固改造文件图—1

增加排查鉴定文件图—2

附录的部分内容 ■“监理文件”第7项“分包资质”有改动，校舍安全工程不能分包，因此改为“供货、试验等相关单位资质材料”。 ■“施工文件”只列了建筑安装工程里的第一部分内容，第二部分电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程虽然没有单列，也要按《规范》里的要求归档。 ■ 校舍安全工程不含市政基础建设部分，因此《规范》附录中市政基础设施工程和市政基础设施工程竣工图没纳入。 ■ 在每一项下面均增加了“其它”一项内容，主要是考虑附录里所列项目由可能不全面，有些没有列到项目之内，但又要归档的，放入其它项下。

2. 对部分修改意见的说明 ■关于名称问题 ■关于移交时间问题 ■关于附录项目细化问题

关于名称问题 在征求意见时名称是叫《档案管理规范》，我们考虑叫办法更合适，因此在定稿时改为《档案管理办法》。

关于移交时间 • 第七条要求校安办在工程项目竣工验收后一个月内向校舍安全档案室移交该项目的档案资料是否与《建设工程文件归档整理规范》要求的三个月是否矛盾问题。 • 我们考虑校舍安全工程档案管理工作与其他工程相比有其特殊性，不能全部按原来要求做，档案移交时间并不矛盾，因此没有作修改。

关于附录细化问题 • 有的省提出E 项目分卷增加有关文件的名称，考虑到项目较多，且《建设工程文件归档整理规范》对归档文件规定的都很详细规定，我们就不再细化了，因此在相关文件后加上详见《建设工程文件归档整理规范》。

工程准备阶段表格对比图—3

三、制定《全国和福建中小学校舍安全档案管理办法》的主要依据三、制定《全国和福建中小学校舍安全档案管理办法》的主要依据

（一）依据全国中小学校舍安全工程实施细则根据国务院印发的《全国中小学校舍安全工程实施方案》，教育部等11部门联合印发了《实施细则》等三个配套文件，其中《实施细则》进一步明确了管理体制和职责分工、工程实施、工程资金、监督检查和责任追究，关于建立校舍安全工程档案也多处提及到。（一）依据全国中小学校舍安全工程实施细则根据国务院印发的《全国中小学校舍安全工程实施方案》，教育部等11部门联合印发了《实施细则》等三个配套文件，其中《实施细则》进一步明确了管理体制和职责分工、工程实施、工程资金、监督检查和责任追究，关于建立校舍安全工程档案也多处提及到。

第五条各省要统筹协调本地区专业 机构和技术力量，指导和帮助市、县进行校舍安全排查鉴定，建立健全校舍安全档案。

第十一条各地依据排查鉴定情况逐栋 建立安全档案，并纳入全国中小学校舍信息管理系统，全面反映中小学校舍安全基本情况。

第二十一条项目实施期间应当按照建设工程 文件归档整理规范》及时、管好建设工程文件档案资料及建设前后的图片和文字资料；竣工后，及时向建设单位和有关部门移交。

（二）依据相关的法律、规范 1. 中华人民共和国档案法2. 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范3. 建设工程文件归档整理规范4. 城市建设档案管理规定5. 城市建设档案归属与流向暂行办法6. 城市建设档案案卷质量规定7. 基本建设项目档案资料管理暂行规定8. 高等学校档案管理办法

四、对《全国和福建中小学校舍 安全档案管理办法》的说明

（一）关于本办法的适用范围 • 本办法适用于所有中小学所有校舍工程项目的档案管理 • 《办法》第三条对档案进行了定义档案是指工程实施过程和各个项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成、与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。

《办法》第四条规定本办法适用于前条所述档案的收集、整理、保存、管理和利用。《办法》第四条规定本办法适用于前条所述档案的收集、整理、保存、管理和利用。

（二）关于校舍档案建设的责任主体 • 档案建设的责任主体就是各级校安办 • 第五条规定档案的归档和管理由各省、自治区、直辖市中小学校舍安全工程领导小组统一组织，各市区县负责实施。 • 各级校安办负责对本级档案资料进行收集、整理、检查、验收和保存归档工作，并负责对下级校安办档案工作进行指导、监督、检查、和验收。

县级及以上教育行政部门应当设立中小学校舍安全档案室，指定专人、划定专门场所管理所属学校的档案，按要求建立完整的纸质档案和电子档案系统。”因此，档案建设的责任主体是各级校安办，但校舍安全档案室应该建在教育行政部门。县级及以上教育行政部门应当设立中小学校舍安全档案室，指定专人、划定专门场所管理所属学校的档案，按要求建立完整的纸质档案和电子档案系统。”因此，档案建设的责任主体是各级校安办，但校舍安全档案室应该建在教育行政部门。

福建省中小学校舍安全档案室建设情况表（截止2010年5月）福建省中小学校舍安全档案室建设情况表（截止2010年5月）

（三）关于档案的收集 • 《办法》的第六条、第七条、第八条 • 对档案的收集提出了要求 • 第六条规定在项目招投标及与排查鉴定、检测、勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交的整理、归档责任，并对项目文件的套数、费用、质量、移交时间等提出具体要求。

第七条规定项目档案的归档工作应与项目实施同步进行。排查鉴定时，即应开始对项目档案进行收集、整理和检查。校安办应在工程项目竣工验收后一个月内向校舍安全档案室移交该项目的档案资料。第七条规定项目档案的归档工作应与项目实施同步进行。排查鉴定时，即应开始对项目档案进行收集、整理和检查。校安办应在工程项目竣工验收后一个月内向校舍安全档案室移交该项目的档案资料。

第八条规定项目实施过程中，各级校安办应当 督促建设、排查鉴定、检测、勘察、设计、施工、监理等有关单位按照协议、合同的要求及时做好项目档案的形成、积累、整理、保管、移交工作。属于归档范围的档案资料，应当及时与有关单位办理移交。对于无法取得原件的归档资料，可由提供单位确认一致性后将复印件加盖公章归档。

档案室 建设单位检测单位

（四）关于档案的分类和立卷 • 校舍安全档案共分为五类 • 第九条规定 • 档案可以按综合卷、规划和经费卷、监督检查卷、学校总卷和项目分卷进行分类立卷。

《办法》第十条对综合卷、规划 和经费卷、监督检查卷进行了细化。

综合卷 本级政府部门和上级政府部门印发的与工程有关的各种文件，包括工程实施方案、工程领导小组和办公室人员组成、工程路线图和时间表、工程简报、工程年度实施情况总结、月报表等。

A 综合卷

规划和经费卷 • 工程总体规划 • 年度实施计划 • 工程总体经费预决算

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