行政人員應有的檔案管理素養

1. 行政人員應有的檔案管理素養 國立高雄師範大學 總務處文書組/李蓉茱

2. 前言 檔案為機關重要的行政稽憑，行政人員在經辦案件過程中，經常需借助檔案以為處理業務之參考，但由於檔案數量日增，類型不一，處理過程及手續均有規範，因此行政人員如具有檔案管理素養，將有助於檔案管理工作順利進行。

3. 依據 • 檔案法 • 檔案法施行細則 • 國立高雄師範大學檔案管理作業手冊 • 文書處理手冊 • 機關檔案點收作業要點 • 機密檔案管理辦法 • 機關檔案保存年限及銷毀辦法 • 機關檔案檢調作業要點 • 機關共通性檔案保存年限基準表 • 國家檔案開放應用要點 • 機關檔案管理作業手冊

4. 大綱 • 檔案及檔案管理之定義及重要性 • 文書與檔案管理之關聯 • 承辦人員應配合辦理事項

5. 檔案及檔案管理之定義及重要性

6. 檔案管理 將辦畢歸檔的案件清點受領，再依照性質分門別類予以妥善整理與保管，依規定提供參閱，並為後續必要之清理。

7. 檔案的定義及重要性 • 定義－因處理公務或因公務產生的各類型紀錄資料及附件，這些文字資料或非文字資料及其附件，依管理程序辦理後再做歸檔管理而成為檔案。 • 重要性－具有行政稽憑、法律信證、歷史考證、學術研究等功能。

8. 檔案的範圍 包括各機關所持有或保管之文書、 圖片、紀錄、照片、錄影(音) 、微縮片、電腦處理資料等，可供聽、讀、閱讀或藉助科技得以閱覽或理解的文書或物品。

9. 檔案管理作業 • 檔案管理以統一規劃、集中管理為原則。 • 檔案管理工作項目包括： 點收 立案 編目 保管 檢調 清理 安全維護

10. 文書與檔案管理之關聯

11. 文書的定義 因處理公務或與公務有關，不論是紙本、照片、光碟片還是其他類型的資料，只要是機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，或公文以外之文書而與公務有關者都包括在內。

12. 文書的處理流程 收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄　　　　　　、傳遞。 文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定 文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行 發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、 　　　　　　登錄、封發、送達 歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理

13. 文書與檔案管理之關聯 什麼樣的文書需要歸檔？ 經完成發文或存查之文書處理流程的案件。 要如何歸檔？ 收文：各單位收發登錄後送交檔管單位點收　　　歸檔。 發文：承辦單位或文書單位送交檔管單位點　　　收歸檔。

14. 文書與檔案管理之關聯(續) 各類公文處理時限基準？ 一般公文：最速件（１日）　 速　件（３日）　 普通件（６日） 限期公文：涉及政策、法令或需多方會　　　　　辦、分辦，且需３０日以上　　　　　方可辦結之複雜案件，得申　　　　　請為專案管制案件。 何時該歸檔？ 公文辦畢５日內。

15. 承辦人員應配合事項

16. 歸檔前之準備事項 • 查檢待歸檔案件是否辦畢。 • 辦畢案件：依文書處理手冊或業務相關規定完成辦結程序案件。 • 歸檔案件以原件為原則，未以原件歸檔者，應敘明具體事由簽陳權責長官核准。 • 有附件者，每１種以１份為限，附件需抽存續辦者，應於本文敘明，並於附件註記文號，俟其辦畢後，依規定辦理附件歸檔。 • 附件為書籍經指定保存單位或為應公開之陳列品（如海報），得不辦理歸檔。 • 以稿代簽者，請在簽辦單上註明函稿文號及承辦人姓名。

17. 歸檔前之準備事項（續） 蓋職名章 填入函稿文號

18. 歸檔前之準備事項（續） 二.填註分類號及保存年限 依本校檔案分類及保存年限基準表，於公文右上角適當處填寫「分類號」及「保存年限」。 保存年限係經檔管局核准，不得擅自更改。

19. 歸檔前之準備事項（續） • 案件需蓋職名章或騎縫章及編寫頁碼。 • 頁數2頁(含)以上，請逐頁編寫「頁碼/總頁數」及加蓋「職名章」或「公文專用騎縫章」。 • 文件應依產生時間先後順序，早者在下，晚者在上彙齊。 • 頁碼之編寫，應以鉛筆於每頁右下角編寫，並於案件首頁（簽辦單或函稿）註明總頁數，文件為雙面書寫或列印者，亦同。 • 附件為書籍型式或難以隨文裝訂者，免併本文連續編寫頁碼。

20. 歸檔前之準備事項（續） 保存年限 分類號 請簽註日期以明責任 總頁數 ５ １ 頁碼

21. 歸檔前之準備事項（續） 發文分類號編寫，請在公文製作系統選定產生。

22. 歸檔前之準備事項（續） 分類號年限 頁碼 總頁碼頁碼 ２頁以上案件需蓋上騎縫章，若沒有騎縫章，可以承辦人員職名章取代。 2 1 2

23. 歸檔前之準備事項（續） • 辦畢案件屬非紙本型式或無法隨文裝　　 訂者，應依下列原則辦理歸檔： • 有照片、微縮、影音、電子或其他方式儲存之媒體，應於媒體外包裝載明名稱、文（編）號、規格、製作者、製作日期、分類號、保存年限及內容概要。必要時應確認其內容無誤後彌封蓋章。 • 附件為書籍型式者，應於書籍封面適當位置註明文號；難以裝訂者，應避免散落或放置於固定箱盒，並於首頁或其盛裝物外註明文號。

24. 歸檔前之準備事項（續） • 歸檔案件和附件併同歸檔清單送交檔案管 理單位歸檔。

25. 歸檔案件範圍 可歸檔物品： • 檔案、錄影帶、光碟 不可歸檔物品： • 現金、有價證券及其他貴重物品。 • 司法訴訟有關物證。 • 流質、氣體、易燃品、管制物品或其他人身與公共安全之物品。 • 易變質而不適長期保存之物品。

26. 歸檔案件之補正 以下情形案件需退還補正 • 案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。 • 案件污損、內容不清楚或內容無法讀取者。 • 案件未經批准或漏印、漏發、漏會。 • 案件文（編）號有誤者。（所稱文號，指收發文或創簽字號） • 案件未填註分類號或保存年限者。 • 案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。

27. 歸檔案件之補正(續) • 案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。 • 樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。 • 案件與歸檔清單之登載項目不符者。 • 案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。 • 歸檔案件有照片、微縮、影音、電子或其他方式儲存之媒體時，沒有在媒體外包裝上載明名稱、文（編）號、規格、製作者、製作日期、分類號、保存年限及內容概要。

28. 逾期未歸檔案稽催 • 依據「機關檔案管理作業手冊」第7章點收規定 • 檔案管理單位或人員應定期製作「逾期未歸檔案件稽催單」，催請承辦人員辦理歸檔；未依規定辦理歸檔者，應簽請機關權責長官處理。 • 稽催單請承辦人務必敘明未歸原因後送回稽催單位。

29. 逾期未歸檔案稽催單(範例)

30. 機密公文之歸檔作業 • 所謂機密檔案是指：依法規定列為機密等級的檔案。 • 機密文書辦理歸檔前應以機密檔案專用封套裝封。 • 封面欄位應載項目 • 年度、分類號 • 收發文字號、被併案文號 • 單位名稱 • 案由或案名 • 案卷內文件起迄日期 • 頁數、件數、附件數 • 機密等級 • 保密期限或解密條件 • 保存年限 • 備註

31. 機密檔案專用封套格式(範本) • 填寫機密封套應注意事項 • 案由應於無洩密之虞下簡扼摘述。 • 解密條件務必請承辦人填寫解密日期（保密期限應不可逾保存年限），倘若承辦人無法判別解密日期，建議先行填寫預定之解密時間。 • 封套封口（含上、下封口）處，承辦人應加蓋職名章或簽名。

32. 機密檔案解密程序 • 機密等級由本機關核定 1.填意見表及通知單，陳核後通知原受文機關。 2.填記錄單。 3.承辦人將表單及公文送交單位負責人員確認及清點。 4.各單位彙整後送交文書組。 • 機密等級由他機關核定 1.填意見表及建議單陳核後，以建議函知原機密等級核定機關變更。 2.填寫意見表及記錄單，若原機密文書判核結果為發文尚需填寫通知單陳核後，通知原受文機關辦理變更事宜。 3.承辦人將表單及公文送交單位負責人員確認及清點。 4.各單位彙整後送交文書組。

33. 機密文書機密等級註銷建議單(範本)

34. 機密文書機密等級註銷通知單(範本)

35. 機密文書機密等級註銷紀錄單(範本)

36. 機密文書機密等級註銷處理意見表(範本)

37. 檔案借調 開 始 校內借調檔案原則 • 主管案件－單位主管。 • 非主管案件－單位主管->承辦業務主管或主任秘書。 • 機密檔案－單位主管->主任秘書以上。 校外機關借調檔案原則 • 應備函載明調用目的及調用期限 • 向本校提出申請 • 由業務承辦單位依來函簽辦 • 經本校首長或授權代理人核准 • 向檔案管理單位辦理調卷 • 業務單位應負稽催之責 • 調案人填具調檔單申請調案 相關主管核准申請 結束 否 是 提供檔案複製品供調案人使用 查檢有無複製品 是 否 檔管人員檢出檔案原件 檔管人員核算並註記件數.頁數及檔案應歸還日期於調案單 結束 Ａ

38. 檔案借調（續） Ａ 借調檔案以現場閱覽或提供複製檔案原則，攜出原件應依下列原則辦理： • 無法拆卷得整卷借出。 • 須核算件數及頁數。 • 借調之檔案原件應妥慎保管，違者議處並負相關責任。 • 以七日為限，屆期應重填調案單續借，並以三次為限。 • 調出之原件，如有公務急用時，得隨時催還，調案人不得拒絕。 • 逾期未歸者，檔案管理人員應向調案人或所屬單位辦理催歸。 檔管人員製成調案記錄存放 調案單依規定妥善存放 調出後10天開始稽催 調卷人將公文送回文書組 檔管人員檢查檔案是否齊全 修正檔案借調紀錄並註記已歸還 檔管人員將已歸還檔案上架 結束

40. 簡報結束~~敬請指教~~