KIFIZETÉSI KÉRELMEK ÖSSZEÁLLÍTÁSA 2012. február 12.

1. KIFIZETÉSI KÉRELMEK ÖSSZEÁLLÍTÁSA2012. február 12. Csörgőné Molnár Erzsébet Pénzügyi csoportvezető

2. Témakörök • Kifizetési kérelem típusai • Előlegek (normál előleg,fordított áfa előleg,szállítói előleg) • Elszámolhatósági feltételek • Kifizetési kérelmek összeállítása • Csatolandó dokumentumok (dokumentum mátrix) • Hiánypótlás, elutasítás • Záró egyenleg kifizetési kérelem • Helyszíni ellenőrzés • Kifizetés folyamata, munkamegosztás • Jogszabályi háttér,hasznos információk • Kérdések

3. Kifizetésikérelemtípusai • A támogatási szerződésben meghatározott célok elérése érdekében felmerült költségek finanszírozásához a kedvezményezett a következő típusok szerint igényelheti a projekt megvalósításához szükséges támogatást: • Előlegkérelem (Normál, Fordított ÁFA előleg, szállítói előleg) • Időközi kifizetési kérelem • Záró egyenleg kifizetési kérelem • Valamennyi finanszírozási típus támogatás kifizetésnek minősül.

4. „Normál” támogatási előlegigénylésfeltételei: • Pályázati felhívás, Ált. pályázati útmutató lehetőséget nyújt,Támogatási Szerződés hatályba lépett • kizárólag utófinanszírozású projektelemekre • megfelelő biztosíték meglétének igazolása (papír alapon) • TSZ kötésig nem igazolt önerő igazolása • Az első kifizetés esetén meghatározott egyéb feltételek teljesülése – közszféra kedv. tulajdonviszonyok igazolása, hatósági engedélyek( TSZ 10. 13.mell.) • hibátlanul,hiánytalanul kitöltött előlegkérelem eredetiben (formanyomtatvány) • kedvezményezettnek nincs lejárt köztartozása • Elektronikus benyújtás nem működik, papíralapon (Pályázati e-ügyintézésen Help menüjében a sablon megtalálható)

5. Fordított ÁFA előleg feltételei: • Normál előleg folyósításának feltételei • Kedvezményezett az államháztartás alrendszerei közé tartozik • nem jogosult ÁFA levonásra, költségeit bruttó módon tervezte • kizárólag szállítói vagy vegyesfinanszírozású projektelemekre • Áfa tv.(2007. évi CXXVII. Tv.) 142.§-ben foglaltak teljesülnek • ÁFA bevallás megvalósítási időn belüli • Fordított Áfá-val érintett szállítói nettós számla benyújtása elszámolásra (időközi kifizetési kérelem keretében)

6. Szállítói előleg igénylése • Feltételek: • Az előleg igénylés általános feltételei és dokumentumai rendelkezésre álljon • A Tsz. 1 .sz. mellékletében szállítói finanszírozási mód került meghatározásra • Szállítói előlegigénylési kérelem formanyomtatvány cégszerű aláírással ellátott, eredeti példányának benyújtása • Vállalkozói szerződés benyújtása, amely tartalmazza az előleg mértékét • Előlegbekérő és az önerő mértékét igazoló kifizetési bizonylat benyújtása • 15 napon belül kerül folyósításra, egyszeri hiánypótlási lehetőség biztosítása • A Kedvezményezett köteles a szállító által megküldött előlegszámlát annak beérkezését követő 5 napon belül záradékolni és a Közreműködő Szervezet részére kifizetési igénylés keretében benyújtani • Speciális szabály a közszféra kedvezményezett és a Kbt. hatálya alá tartozó szerződések esetében köteles a kedvezményezett 30%-os mértékű előleg igénylésének a lehetőségét biztosítani, a szállítói előleget a szállító is közvetlenül igényelheti, a szállítónak az NFÜ javára szóló biztosítékot kell nyújtania a vállalkozási szerződésben

7. Elszámolhatóságifeltételek • Ténylegesen felmerült költség, bizonylatokkal igazolt • Elszámolhatósági időn belül felmerült költség • Pályázati Útmutató szerint elszámolható • Közvetlen kapcsolódik a projekthez, hozzájárul a projekt cél eléréséhez (mérték) • A támogatási szerződés mellékleteiben nevesítésre került • Nem haladja meg a szokásos piaci árat • A költségek csak olyan mértékben számolhatóak el,amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak. • Nem valósul meg kettős finanszírozás • stb.

8. Időközi kifizetési kérelem típusai • Utófinanszírozású kifizetési kérelem • Támogatás folyósítása a Kedvezményezett (v. Engedményes) részére • teljes összeg kiegyenlítését igazolni szükséges • akkor nyújtható be, ha abban az igényelt támogatás összege meghaladja a teljes projektre megítélt támogatás 10%-át és legalább 200 eFt-ot (kivételek: FÁFA elszámolás, konzorciumi tag, első kifizetési kérelem) A 4/2011.( I.28) Korm. Rendelet 2012.07.27-től hatályos módosítása alapján a mérték korlátoktól az NFÜ a kedvezményezett javára eltérhet, egyéb indokolt esetben KSZ engedéllyel • 45 napon belül kerül kifizetésre • Szállítói finanszírozású kifizetési kérelem • a számlák támogatástartalma közvetlenül a szállítónak vagy (engedményesnek) kerül kifizetésre az önerő kifizetésének igazolása után • szállítói finanszírozás csak olyan számlák esetében kérelmezhető, amelyek esetében az igényelt támogatás számlánként eléri az 1 millió forintot (kivétel: szállítói előleg esetén előlegbekérő, Kbt 305§, 306/2011 Korm.rend.hatálya alá tartozó alváll. számlák,részszámlázás esetén a végszámla ) A 4/2011.( I.28) Korm. Rendelet 2012.07.27-től hatályos módosítása alapján a mérték korlátoktól az NFÜ a kedvezményezett javára eltérhet egyéb indokolt esetben KSZ engedéllyel • 30 napon belül finanszírozásra kerül • Vegyes finanszírozású kifizetési kérelem • utó és szállítói finanszírozású tételeket is tartalmaz

9. Időközi kifizetési kérelem benyújtása • Alapvető szabályok: • Szerződéskötéstől számított 1 éven belül a megítélt támogatás legalább 10%-át elérő értékben kifizetési kérelmet szükséges benyújtani (és a megrendeléseket legalább 50 %-ban szükséges igazolni)  szerződés elállási ok • Előleg igénybevétele esetén annak kifizetésétől számított 6 hónapon belül időközi kifizetési kérelmet kell beadni az alábbiak szerint.  ha visszafizetési kötelezettség • TSZ 1. és 11. sz. mellékletben vállalt finanszírozási mód, ütemezés • Benyújtása elektronikusan és papíralapon is kötelező • elektronikusan: pályázati e-ügyintézés on-line számlakitöltő alkalmazásával (elmaradása automatikus elutasítást eredményez) • papíralapon:kifizetési kérelem formanyomtatvány + kapcsolódó dokumentumok • Hiánypótlás teljesítése érdekében módosítás után ismételt benyújtása szükséges egységes szerkezetben és elektronikusan

10. Kifizetési kérelem összeállítása I. • 1.Szabályozó dokumentumok tanulmányozása (pénzügyi elszámolás részletes szabályai, ÁSZF, pályázati útmutató,ROP általános útmutató, konzorciumi útmutató NFÜ honlapon) • 2. Dokumentumok összegyűjtése • 3.Számlák záradékolása, másolása és másolatok megfelelő hitelesítése, eredetiben benyújtandó összesítők • 4. Kapcsolódó dokumentumok másolat hitelesítése • 5. Számlák stb. adatainak felrögzítése az online számlakitöltőbe (1 db számlafej + legalább 1 db hozzá tartozó számlatétel bizonylatonként)  TSZ szerinti költségvetésnek megfelelően • 6.Kifizetési kérelem tervezet összeállítása, ellenőrzése (nyomtatvány + mellékletei) – előleg elszámolás rögzítése • 7. Kifizetési kérelemhez IB/ZB csatolása és elektronikus benyújtása • 8.Kifizetési kérelem nyomtatvány cégszerű aláírása és postázása (mellékletekkel együtt)

11. Kifizetési kérelem összeállítása II. • Csatolandó dokumentumok: • Számla (záradékokkal) • Teljesítési igazolás • szerződés, megrendelés, elfogadott árajánlat • Piaci ár igazolása ( 2012.10.02-től nem kell benyújtani, helyszíni ellenőrzés keretében kerül vizsgálatra) • Kifizetés bizonylata • Kis támogatástartalmú számla-, személyi jellegű-, fordított ÁFA- és egyéb összesítők (NFÜ sablon nyomtatványok!) • Tevékenység-specifikus dokumentumok: • Műszaki ellenőr igazolása • Bérkarton, munkaszerződés • Stb.

12. Számlával szembeni követelmények I. • Hatályos jogszabálynak megfelelően került kiállításra (Áfa törvény) • vevő neve és címe egyezik a támogatás szerződés szerinti névvel • számlatétel megnevezése kellően meghatározott/részletezett ( az elszámolható költségtípus beazonosítható, összehasonlítható az elfogadott költségvetéssel) • számlarészletező becsatolása, azon a kapcsolódó számla sorszáma feltüntetve • az eredeti példányra fel van vezetve a Projektszám + Támogatás elszámolására benyújtásra került záradék, és a „teljesítést igazolom” szöveg cégszerű aláírással) • Amennyiben a számla összegéből nem a teljes összeg kerül elszámolásra a projekt terhére elszámolni kívánt összeg feltüntetése • fordított adózás szabályai esetén tartalmazza a vevő adószámát,és az Áfa törvény 142. §-ra való hivatkozást.

13. Számlával szembeni követelmények II. • a számla teljesítési időpontja összhangban van az IB vagy ZB szerinti tevékenység megvalósítási időszakkal, TSZ 1. és 11. sz. mellékletével • a megrendelés/szerződés és a számla összhangban áll egymással, • pénzügyi ütemezésnek megfelelő számlázás (Kbt!)

14. Teljesítési igazolás formai-tartalmi kellékei • Teljesítési igazolás formai elemei: a vevő és a szállító megnevezése, projektazonosító szám, a kedvezményezett és a szállító cégszerű aláírása • Teljesítési igazolás tartalmi elemei: a leigazolt teljesítési időpont egyezik a számla teljesítési időpontjával, a tevékenység beazonosítható (hivatkozás a megrendelésre,szerződésre) • nem tartalmaz olyan adatot, amely a keltét követően állt rendelkezésre • műszaki ellenőr igazolása: a szerződésnek és a számlának megfelelő készültségi fok igazolása.

15. Szerződés, megrendelés • Szerződések tartalmi megfelelősége: • Szerződések tipikus tartalmi elemei: Projekt azonosító számát tartalmazza, egyértelmű feladat meghatározás (az útmutató vagy az elfogadott költségvetés/árajánlat alapján beazonosítható), • egyes tevékenységek külön-külön beárazottak, a fizetés ütemezése megegyezik a számlák kiállításával, a befejezési határidő megegyezik a végszámla teljesítés időpontjával, • esetleges módosítások benyújtásra kerültek, • közbeszerzési eljárás eredményeképpen megkötött szerződések esetében egyéb követelmények (szállítói előleg biztosításának lehetősége, szerződésmódosítás bejelentése, közzététele stb.) • Megrendelés: összege megegyezik a nyertes ajánlattal, a szállító visszaigazolta.

16. Árajánlat,piaci ár igazolása • Igazolni szükséges,de benyújtani 2012.10.02-től nem kell: • Közbeszerzési eljárás lefolytatása vagy az egy költségkategóriára • vonatkozó nettó 1.000.000,- Ft feletti beszerzések esetén az • árajánlatok elfogadhatóságának feltételei: • legalább három, • azonos tárgyú (tárgya a projekt tárgyának megfeleltethető legyen) • összehasonlítható (műszaki tartalmát tekintve összehasonlítható legyen) • összegében egyértelmű, • írásos ajánlatot kell bekérni • megrendelés időpontjához képest 3 hónapnál ne legyen régebbi • az ajánlat adóknak a Kedvezményezettől és egymástól is függetlennek kell lennie

17. Kifizetés bizonylatai • Bankszámla kivonat, banki igazolás, kiadási pénztárbizonylat • Az elszámolásra benyújtott utófinanszírozású számla teljes összegét ki kell fizetni, szállítói finanszírozás esetén az önerőt, kifizetett költségnek minősül a késedelmi kamat és a kötbér miatt visszatartott összeg is • Kifizetés bizonylatainak tipikus tartalmi hibái: Több tétel összevontan kerül utalásra, köztük elszámolni nem kívánt számlák is / nincs hivatkozás a számlára szállítói igazolással kell kiegészíteni a kifizetési bizonylatot, amely szerint az adott számla teljes egészében pénzügyileg rendezve • Olyan bankszámláról történt az utalás amely bejelentésre nem került (változás bejelentés)

18. Összesítő bizonylatok • Az NFÜ oldalán megtalálhatók az aktuális nyomtatványok: • Területszerzéssel kapcsolatos bizonylatok összesítője • Személyi jellegű költségek összesítője (csatolandó dok: munkaszerződés,munkaidő nyilvántartás,munkaköri leírás,megbízási szerződés,bérjegyzék,kifizetés bizonylata) • Kis támogatás tartalmú számlák összesítője (tám.összeg 25 millió feletti akkor az 500EFtszla.össz., ha alatta 100EFtszla.össz. • 2012.12.20-tól újabb összesítők:Tájékoztatáshoz és nyilvánossághoz (kommunikáció) kapcsolódó számlák összesítője , Hatósági igazgatási, szolgáltatási díjak, illetékek összesítője, Anyagköltség összesítő • Összesítők az utazási és kiküldetési költségtérítés elszámolásához • Saját teljesítéshez kapcsolódó költségek összesítője • Összesítő értékcsökkenés elszámolásához • Áfa összesítő fordított adózás esetén (befizetés bizonylata,nyilatkozatok, Áfa bevallás) • az összesítő táblázatot önálló bizonylatként kell felrögzíteni a számlakitöltőben.

19. Összesítők gyakori hibái • Kis támogatás tartalmú számlaösszesítők használata (25 MFt alatt 100 eFt-os) • Összesítők kitöltése: elszámolási időszak: összesítőn szereplő számlák/munkavégzési időszakok teljesítési időpontjai alapján meghatározott időszak első és utolsó napja; kifizetés dátuma: utolsó pénzügyi teljesítés dátuma; teljesítés dátuma: az összesítőn szereplő számlák/teljesítési időszakok közül az utolsó teljesítési időpont, számla kelte: összesítő aláírásának dátuma,áfa összesítőn az elszámolási időszak a bevallás időszaka, a teljesítés dátuma a bevallási időszak vége • FÁFA késedelmes elszámolása, (befizetést követő 5 munkanapon belül kifizetési kérelmet kell benyújtani az f.áfa előleg elszámolásról --> követeléskezelés)

20. Kifizetési kérelem formanyomtatvány megfelelősége • Kifizetési kérelem tipikus formai elemei: keltezés, minden oldala aláírással és bélyegzővel ellátva, a nyomtatványon, egyéb dokumentumokon a kedvezményezett aláírása cégszerű, az aláíró személye bejelentésre került (KSZ meghatalmazás formanyomtatvány). • Kifizetési kérelem tipikus tartalmi elemei:bankszámlaszámok megfelelőek, a Kedvezményezett a támogatási szerződés mellékleteiben feltüntetett költséget kíván elszámolni, és megfelelő költségvetési sor (változás bejelentés) és projektelem kerül kiválasztásra, a számlafej megfelelően rögzített az online felületen. • Alapvető elutasítási indokok: • PÁLYTÁJ/online számlakitöltő program mellőzése • Időszakos beszámoló nem került benyújtásra

21. Hiánypótlás, elutasítás • Tartalmi vagy formai hibás kifizetési kérelem következménye: • Hiánypótolható hiba esetén maximum 15 naptári nap határidővel hiánypótlás teljesíthető, a határidő be nem tartása esetén a kifizetési kérelem vonatkozó része elutasításra kerül. • Hiánypótlás keretében tett KSZ észrevételek nem feltétlenül hibát jeleznek, csak megerősítésre vagy kiegészítésre van szükség. • Hiánypótlás keretében újabb számla/bizonylat pótlólagos benyújtása és felrögzítése csak akkor lehetséges, ha a hiánypótlási felhívás teljesítéséhez szükséges (sztornó, helyesbítő) • Nem megfelelően hiánypótolt vagy hiánypótlással nem megoldható hiba esetén a teljes kifizetési kérelem vagy annak érintett része elutasításra kerül. • Az elutasított kifizetési kérelemben foglalt számlák ismételten benyújthatók, amennyiben az azzal kapcsolatos hibák szabályosan, megfelelően javíthatóak és kijavításra kerültek. Felhívjuk a figyelmet, hogy a nem szabályosan javított hibák szabálytalansági eljárást vonhatnak maguk után  A dokumentáció összeállítása során kérjük, szíveskedjenek az esetleges formai és tartalmi hibákat elkerülni annak érdekében, hogy az adott költségtétel elszámolható legyen. (Beadott dokumentumok keltezése közötti ellentmondások!)

22. Általános szabályok I. • Kifizetési kérelmek és IB/ZB kapcsolata: • IB/ZB elutasítása a kifizetési kérelmek elutasítását vonja maga után. • Kifizetési kérelem és előleg elszámolás: • Az előleg elszámolás a korábban igénybe vett előleg összegéig számlák, gazdasági eseményt hitelesen igazoló bizonylatok benyújtásával történik tetszőleges ütemezésben, legkésőbb a záróegyenleg kifizetési kérelem időpontjáig.  on-line számlakitöltőben előleg elszámolás összegének megadása • Nem szükséges rögtön az első kifizetési kérelemben megkezdeni az előleg elszámolást! • Közbeszerzési dokumentumok ellenőrzése: • Érintett tételek nem fizethetők ki közbeszerzési ellenőrzés nélkül (Külső szakértő, időigényes)

23. Általános szabályok II. • TSZ módosítások és változás bejelentések • A benyújtott változás bejelentéseket az EMIR-ben át kell vezetni, ezt követően az on-line számlakitöltő programba a Közreműködő Szervezet által módosított adatok átkerülnek. Kérjük, az ilyen jellegű adatmódosítások során a fentieket vegyék figyelembe a kifizetési kérelmek összeállítása során. Lehetőleg a változás bejelentéseket a kifizetési kérelem benyújtása előtt szíveskedjenek megtenni. (pl. költség átcsoportosítás) A kifizetési kérelemben foglaltakat érintő változás bejelentések és TSZ módosítási kérelmek a jóváhagyásig/szerződéskötésig felfüggesztik a kifizetéseket. • Amennyiben a szükséges változtatások az on-line számlakitöltőben nem jelennek meg, úgy megfelelő kifizetési kérelem összeállítás nem lehetséges, így a kifizetési kérelem elutasításra kerülhet, mivel az abban foglaltak nem felelnek meg a pályázó által közölt adatoknak.

24. Záró egyenleg kifizetési kérelem • A támogatási szerződés eltérő rendelkezése hiányában a záró kifizetési igénylés benyújtásának határideje a támogatási szerződésben meghatározott valamennyi feladat, cél szerződésszerű teljesülésétől (Projekt fizikai befejezésétől) számított 30 nap. • Ebben az esetben a kifizetési kérelemmel együtt Záró Beszámolót szükséges benyújtani. • A záró csomaghoz a jogerős használatba vételi stb. engedélyeket be kell nyújtani, a beruházásokat aktiválni kell, eredeti könyvvizsgálói jelentést, és nyilatkozatot a bevételekről is csatolni kell.Lehetőség van „nullás”, azaz számlát nem tartalmazó záró kifizetési igénylés benyújtására is, így javasoljuk, hogy törekedjenek a támogatás teljes összegének elszámolására időközi kifizetési igénylések formájában. • Mindkét dokumentumnak együttesen kell megfelelnie – hiánypótlás lehetséges. • Hiánypótlás után nem felelt meg: • 40 napos felfüggesztés, amely alatt többször is korrigálható a beadott anyag (mind ZB, mind Zkifiz). • - Záró egyenleg kifizetési kérelem elfogadása után: ha egyes benyújtott számlák nem kerülnek kifizetésre, és a ZB elfogadásra kerül, a projekt lezárul, további kifizetés nem lehetséges. • - Amennyiben a támogatási összeg meghaladja a 25 MFt-ot, úgy legkésőbb a záróegyenleg kifizetési kérelem hiánypótlásának beérkezését követően helyszíni ellenőrzés keretében a Közreműködő Szervezet meggyőződik a közölt adatok helytállóságáról, a projekt fizikai megvalósulásáról.

25. Helyszíni ellenőrzés • Helyszíni ellenőrzés és kifizetések kapcsolata: • Tervezett és megvalósult műszaki tartalom összehasonlítása, eltérések megállapítása • Elkülönített nyilvántartás rendelkezésre áll • Eredeti számlák a helyszínen rendelkezésre állnak, megegyeznek a korábban benyújtott másolatokkal • Összesítőn szereplő kisösszegű számlák + alátámasztó dokumentumaik rendelkezésre állnak és elszámolhatóak • Tárgyi eszközök nyilvántartásba vétele • Elszámolt költségek könyvelése (a projekt költségvetésben és a kifizetési kérelemben megjelölt költségvetési sorok) • Adóbevallások • Keletkezett bevételek a projekt megvalósítás során (pl. előleggel kapcsolatos pénzügyi bevételek) • Kifolyósított előleg, fordított áfa előleg felhasználása  csak a projekt céljára!

26. Kifizetés folyamata, munkamegosztás • Kifizetési kérelmek ellenőrzése, hiánypótlása, a ÉARFÜ-n belül: 2 fő (főszabály szerint 1 fő projektmenedzser és 1 fő pénzügyi menedzser) • További „ÉARFÜ-s” feladatok minimum 7 fő (kapcsolódó ellenőrzések, átutalások, kapcsolattartás az IH-val) + 1 vezető személy • Kifizetési kérelmek felülellenőrzése, forrásbiztosítás: NFÜ ROP IH (ROP Irányító Hatóság) pénzügyi (forráslehívó) csoport - Budapest • Kedvezményezett részére történő utalás feltétele: köztartozás-mentesség (EMIR-ből ellenőrizzük)  köztartozás vagy elektronikus adatszolgáltatási hiba esetén köztartozás-mentesség igazolás bekérése, NAV honlapján köztartozásmentes adózói adatbázisban szereplést elfogadunk, vagy 30 napnál nem régebbi összevont adóigazolás eredeti példányának kedvezményezett által hitelesített, szkennelt példánya

27. Információ, Jogszabályi háttér • Hasznos információk: • - Pályázati Tájékoztató felület e- ügyintézés /információk • - www.nfu.hu/Pályázatok,Hasznos információk kedvezményezetteknek • /Elszámolási és nyomon követési nyomtatványok • - www.ujszechenyiterv.hu • - www.eszakalfold.hu/EU-s források (bal oldalon)/Kedvezményezetteinknek • Legfontosabb jogszabályok: • - 4/2011 (I.28.) Korm.rendelet • - 306/2011 (XII.23.) Korm.rendelet • - 292/2009. (XII.19.) Kormányrendelet (különösen 108.§ - 154.§) • - 26/2012. (X.24.) NFM utasítás EMK • A vonatkozó jogszabályok teljes listája tekintetében az útmutató az irányadó. • Az egyes kedvezményezettek tevékenységét szabályozó további jogszabályokat mindez nem írja felül!

28. Kérdések

29. Köszönöm a figyelmet!