Priority Management

1. Priority Management

2. Dit is geen grap! • Stel je ontvangt heel veel geld per dag • Je mag het uitgeven, ermee doen wat je wil • Op het einde van de dag ben je kwijt wat je niet gebruikt • Het kan ook plots stoppen Wat zou je ermee doen?

3. When God created time, He made plenty of it (Iers gezegde)

4. Comfortzone • We doen de dingen zoals we ze gewoon zijn te doen, zonder ons veel vragen te stellen. • Zelfs als de voorwaarden veranderen blijven we in onze zelfde gewoonten hangen. • Dit is de weg van de minste weerstand. • Willen we dit veranderen moeten we de structuur veranderen en oefenen, oefenen, oefenen … • Het aanleren van een nieuwe werkwijze vraagt een investering in tijd, maar daarna win je tijd … en vrijheid.

5. Persoonlijke productiviteit Om productief en efficiënt te zijn, heb je: • een beslissingsbasis nodig • Doelstellingen (wat is belangrijk? Waar willen we onze aandacht op richten?) • Zakelijk èn Privé • Taken • Prioriteiten • een overzicht op korte en lange termijn nodig

6. Prioriteiten in realiteit • Hij die het luidste roept • De baas • De taak die bovenaan de stapel ligt • De taak die je het liefst doe • De ‘kleine taken’ die niet veel tijd in beslag nemen en die snel kunnen worden beëindigd • De crisis van het ogenblik

7. Waar geen prioriteit aan gegeven wordt. • Plannen van de toekomst • Vermijden van de crisis van de volgende maand • Grote taken • Taken waar je een hekel aan hebt • Taak die onderaan de stapel ligt

8. Je kunt geen neen zeggen als je geen JA zegt tegen iets anders (Loesje)

9. Bepalen van doelstellingen • Max. 9 resultaat- of hoofdgebieden Sleutelresultaatgebieden (Doelen) • Werking hersenen (bewustzijn, sub-bewustzijn, onderbewustzijn) • Doelen: What am I here for? Where do I wonna go? • Definieer ze SMARTTER • Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar/Achievable, Relevant/Realistic, Traceerbaar/Timely, Teasing, Exiting, Re- evalueerbaar

10. Bepalen van taak-prioriteiten • Sleutelresultaatplanning: Omzetten van doelen naar taken/activiteiten • Op korte en lange termijn • Taken/activiteiten plannen • Vastleggen in agenda (met deadline)  afsprakenbeheer met Referenties! • Taken/activiteiten beheren: Eisenhower • Belangrijk / dringend • Actief / reactief

11. Eisenhower principe

12. Afspraken • Gewone afspraken • Begin- en eind-uur bepalen en realistisch weergeven in je agenda (beter de tijdsduur overschatten dan te onderschatten) • AFSPRAKEN MET UZELF • Tijdsblokken die je voor jezelf uittrekt om bepaalde dingen te doen (administratie, iets leren, lezen, een bepaalde activiteit,…)

13. 1ste basisregel • Elke activiteit > of = 2 uur wordt een afspraak met uzelf Een afspraak met uzelf is ook een afspraak! Neem jezelf au sérieux

14. Tools • Agenda’ (zakagenda, time manager,…) • Organizers (Palm,…) • software (Outlook,…) Op de luchthaven is er slechts één controletoren …

15. De dagelijkse harde realiteit • Reactief handelen zonder erbij na te denken of deze actie werkelijk zo belangrijk of dringend was • Druk van anderen maar ook • Door onszelf • Iets vergeten en plots duikt het weer op • Iets te lang uitgesteld … • Terug de situatie onder controle krijgen zodat men terug kan kiezen wat te doen • Geen keuze  stress!

16. Top 10 tijdverslinders • Telefonische onderbrekingen, e mail • Onverwachte bezoekers, collega’s, medewerkers • Gebrek aan prioriteiten , teveel prioriteiten • Verschuiving van prioriteiten / crisismanagement • Te veel tegelijkertijd willen doen • Niet of slecht delegeren • Slordig bureau, zoeken naar dingen • Uitstellen • Onvermogen om neen te zeggen • Vergaderingen

17. Resultaat • Stress • Vermoeidheid • Verminderde resultaten • Ontgoocheling • Gevoel van faling

18. 2de basisregel • activiteiten = (werktijd/2) – afspraken • Routine • Onvoorziene opdrachten • Gecontroleerde tijd voor medewerkers • VOORdenken (i.p.v. nadenken) • Dag evaluatie (verlies doel niet uit het oog) • Planning Plan vandaag de dag van morgen

19. Stoorders • Telefoon, e mail, collega’s,… • De luidruchtige stoorders • Hoe ermee omgaan? • Papertalk en mindtraffic • De stille stoorders! • Hoe ermee omgaan?

20. Hoe omgaan met luidruchtige stoorders? • Hou je onderbrekingen kort • Laat vanaf het begin duidelijk zien dat je met iets bezig bent • Vertel waarmee je bezig bent en hou met je handen contact met wat je bezig bent • als er een onderbreking is, ga dan zorgvuldig om met mensen • Ga op de ander in, luister zorgvuldig en onderbreek niet • Vraag de ander ter zake te komen: wat is nu je probleem?

21. Laat hem niet met lege handen vertrekken (ik heb het genoteerd en kom er later op terug, vraag een memo te schrijven,…) • Sta op en beëindig het gesprek. • Keer daarna snel terug naar waar je zelf mee bezig was. • Laat het geen excuus zijn om niet verder te doen. • Ga niet nasudderen of je afreageren, pak je eigen draad meteen weer op

22. Wees hoffelijk voor mensen • Wees hard voor tijd

23. Hoe omgaan met stille stoorders? • Structuur aan het bureau • Vuilbak • In • Te lezen • Uit • A-Z klassement: doe later. • Structuur op je PC • analoog

24. De 4 D’s • Dump • Delegeer • Aan wie, tegen wanneer, schrijf op, klasseer, volg op, beloon • Doe later • Beslis wanneer, schrijf op, klasseer • Doe nu Handle each piece of paper only once and finish it!

25. Beter voorkomen dan genezen • De 4 W’s voor het bijhouden van informatie, materiaal, … of zaken die je nog wil kopen. • Wanneer ga je het gebruiken? Wees eerlijk met jezelf. • Waarom wil ik het houden? • Wat is precies de toegevoegde waarde? • Waar hou ik het bij (zodanig dat ik het later nog terugvind)? • Twijfel je bij 2 van de 4 W’s gooi het dan weg!

26. Technieken • Bepalen van prioriteiten • Concrete communicatie • Delegeren en hoe opvolgen

27. Concrete communicatie • Communicatieplanner • Per persoon • Naam, Firma, Functie • Onderwerp, Dossier • Datum, Nr., Onderwerp, Antwoord, Follow-up datum • Per project

28. Delegeren … • VW’n om goed te delegeren • Zelf goed georganiseerd zijn. • Delegeer taken én bevoegdheden • De persoon in kwestie moet in staat zijn de taak (te leren) uitvoeren en hoe lang duurt het tot hij/zij het kan • Delegeren is niet de zaak helemaal loslaten, het is wel • Een oogje in het zeil houden • Bereikbaar zijn voor vragen/overleg • Voortgang en sleutelmomenten checken • Anderen informeren

29. … en hoe opvolgen • Opvolgingstabel • Datum, Persoon, nr Take your hands off, but keep your eyes on it.

30. Tijd verdelen • Ga om met je tijd als een actief dat je maar 1 keer kunt verdelen • Besteed tijd aan het verdelen • Het is een leerproces • Ervaring opdoen • Ervaring evalueren • Conclusies trekken • De volgende stap plannen • Opnieuw ervaring opdoen  succes

31. Discipline: plannen • Neem tijd om te plannen • Doe het: Als je niet weet waar je naartoe wil, maakt het niet uit wat je doet (Alice in Wonderland), maar als je je doelstellingen kent, verlies dan niet langer tijd… • Start morgen en stel niet uit.

32. Actieplan: The Morning After • Noteer alle afspraken in je agenda (ook reistijd, voorbereidingstijd) • Noteer ook de afspraken met jezelf (P-Time) • Noteer alle to do’s meteen in een takenlijst • Pas de 4 D’s toe op je bureau, je kasten,… • Maak een A-Z klassement van nog niet afgewerkte zaken • Plan je dag voor morgen (dagelijks) • Maak een adressenboek van de veel gebruikte namen, adressen en telefoons

33. Actieplan (vervolg) • Plan wekelijks • een update van je kalender, • Controle van je maanddoelstelling • Opruimen/verwijderen van opgestapelde rommel • Plan maandelijks • Het opmaken van een planning voor volgende maand • Een check van je A-Z klassement • Een check van je CP’s • Repetitieve taken inplannen

34. Het probleem is niet tijdsgebrek maar gebrek aan energie. (Lars Wiberg) Je komt er niet toe om iets te doen. (vergelijk met zieke)

35. Veel energie toegewenst!!!