โครงการลดระยะเวลาการกำหนด อัตราค่าเช่าวันทำสัญญาอาคารพาณิชย์

1. โครงการลดระยะเวลาการกำหนดโครงการลดระยะเวลาการกำหนด อัตราค่าเช่าวันทำสัญญาอาคารพาณิชย์ ระยะเวลาดำเนินการ ตั้งแต่เดือนกุมภาพันธ์ 2554 – ธันวาคม 2554

2. ประเภทโครงการ “Cross Function”

3. ประกอบด้วย • แผนกบัญชี • แผนกการเงิน • ส่วนเทคโนโลยีสารสนเทศ • แผนกพัฒนาธุรกิจ • ส่วนงานบริหารกิจการเขตพาณิชย์สวนหลวง-สามย่าน

4. หลักการและเหตุผล (มูลเหตุจูงใจ) ปัจจุบัน ในการต่อสัญญาที่ผ่านมา สำนักงานประสบปัญหาไม่สามารถแจ้งผู้เช่าให้รับทราบอัตราค่าเช่าวันทำสัญญาล่วงหน้า และเมื่อต่อสัญญาไปแล้วจะมีผู้เช่าหลายรายที่ขอเปลี่ยนแปลงงวดการผ่อนชำระระหว่างสัญญา หรือค้างชำระจนถูกฟ้องร้องดำเนินคดี ทำให้สำนักงานเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินการตามกระบวนการติดตามหนี้ ในปีที่ผ่านมาสำนักงานดำเนินคดีผู้เช่าด้วยสาเหตุค้างชำระเงินกรณีเดียว ถึง 100 ราย

5. หลักการและเหตุผล (มูลเหตุจูงใจ) ปัจจุบัน เหตุการณ์เหล่านี้มีผลกระทบต่อภาพลักษณ์ของมหาวิทยาลัย และทำให้ความพึงพอใจของลูกค้าลดลง ดังนั้นเพื่อเป็นการลดปัญหา สำนักงานจึงปรับระบบการกำหนดอัตราค่าเช่าวันทำสัญญาให้มีความรวดเร็วมากขึ้น สามารถแจ้งผู้เช่าให้รับทราบอัตราได้ก่อนครบสัญญาเช่า เพื่อผู้เช่าจะได้มีเวลาในการตัดสินใจเลือกวิธีการชำระเงินได้อย่างเหมาะสม รวมทั้งเป็นการสร้างความพึงพอใจให้ผู้เช่าในระดับหนึ่ง

6. วัตถุประสงค์ • ลดระยะเวลาและกระบวนการของการกำหนดอัตราค่าเช่าวันทำสัญญา • เพื่อให้ผู้เช่าได้รับทราบข้อมูลรายละเอียดการต่อสัญญาเช่าล่วงหน้าก่อนสิ้นสุดสัญญา 3 เดือน • เพื่อเพิ่มความพึงพอใจของผู้เช่าอาคารพาณิชย์ในการต่อสัญญา

7. ตัวชี้วัดความสำเร็จของโครงการตัวชี้วัดความสำเร็จของโครงการ ลดระยะเวลาการกำหนดอัตราค่าเช่าและลดขั้นตอนการทำงานร้อยละ 30ของระยะเวลาและขั้นตอนทั้งหมด ความพึงพอใจของผู้เช่าที่ต้องการรับทราบข้อมูลรายละเอียดการต่อสัญญาเช่าล่วงหน้า ร้อยละ 70 หนังสือแจ้งรายละเอียดการต่อสัญญาแก่ผู้เช่าก่อนครบกำหนดสัญญาล่วงหน้า 3 เดือน ร้อยละ 100

8. รากเหง้าของปัญหาระยะเวลาการกำหนดอัตราค่าเช่าวันทำสัญญารากเหง้าของปัญหาระยะเวลาการกำหนดอัตราค่าเช่าวันทำสัญญา RCA ระบบ IT ระบบข้อมูล -ข้อมูลที่ฝ่ายยุทธศาสตร์ นำเสนอผู้บริหาร กับข้อมูลที่แผนกบัญชีต้องจัดทำไม่เป็นข้อมูลเดียวกัน อาทิเช่น - ข้อมูลที่ฝ่ายยุทธศาสตร์ฯ นำเสนอ เป็นรูปค่าเช่ารายเดือน แต่แผนกบัญชีต้องนำมาปรับเป็นค่าเช่าวันทำสัญญา -กระบวนการในการสร้างข้อมูลในระบบไม่สามารถเรียกมาปรับเปลี่ยนใช้ในการทำสัญญาครั้งใหม่ได้ ต้องคีย์ข้อมูลใหม่ทุกครั้ง - ระบบการบันทึกข้อมูลยุ่งยาก ซับซ้อน ลดระยะเวลาการกำหนดอัตราค่าเท่าวันทำสัญญา - การคีย์ข้อมูลในระบบจะซ้ำ ๆ กัน - การคีย์ข้อมูลในระบบจะซ้ำ ๆ กัน - การตรวจสอบข้อมูลซ้ำ - เพิ่มบุคลากรในการดำเนินงาน - ขั้นตอนการไหลของงานวนไปวนมา - ขั้นตอนมากเกินไป บุคลากร กระบวนการ-วิธีการ

9. ต่อหน้าถัดไป

11. การดำเนินการ (ก.พ. – ธ.ค.54) 1. จัดทำแบบสอบถามผู้เช่า ระยะเวลาในการแจ้งอัตราค่าเช่าวันทำสัญญาล่วงหน้า และความพึงพอใจในด้านการให้ข้อมูลและบริการ

12. บรรยากาศการสอบถามผู้เช่าบรรยากาศการสอบถามผู้เช่า

13. ผลการสำรวจระยะเวลาที่ผู้เช่ารับทราบการแจ้งผลการสำรวจระยะเวลาที่ผู้เช่ารับทราบการแจ้ง อัตราการต่อสัญญาล่วงหน้า (สำรวจก่อนการทำโครงการ)

14. ผลการสำรวจระยะเวลาที่ผู้เช่าต้องการทราบผลการสำรวจระยะเวลาที่ผู้เช่าต้องการทราบ อัตราการต่อสัญญาล่วงหน้า

15. การดำเนินการ (ก.พ. – ธ.ค.54) 2. ได้จัดทำคู่มือการปฏิบัติงานในระบบการกำหนดอัตราการต่อสัญญาเพื่อให้พนักงานที่ไม่มีความชำนาญการ สามารถทำงานได้ตามคู่มือ

16. การดำเนินการ (ก.พ. – ธ.ค.54) 3. ประสานงานกับส่วนระบบในการปรับปรุงระบบให้สามารถนำฐานข้อมูลเดิมจากการต่อสัญญาครั้งก่อนมาใช้เป็นฐานข้อมูลในการต่อสัญญาครั้งใหม่ได้ซึ่งทำให้ลดระยะเวลาในการจัดทำข้อมูลอัตราค่าเช่าวันทำสัญญาได้

17. โอ้ยอะไรกันนัก กันหนาเนี่ย

20. Batch ใหม่ ข้อมูลเดิม

21. ถ้าลักษณะทรัพย์สินมีการเปลี่ยนแปลง ข้อมูลสามารถเปลี่ยนแปลงได้ สามารถแก้ยอดตามมติใหม่ได้

22. ชิลชิล

23. การดำเนินการ (ก.พ. – ธ.ค.54) 4. แก้ไขการไหลวนของเอกสารโดยปรับวิธีการออกรายงานรายละเอียดการชำระเงินซึ่งจากเดิมแผนกสัญญาเป็นผู้จัดทำรายงานและส่งกลับมาให้แผนกบัญชีตรวจสอบเมื่อแล้วเสร็จจึงส่งกลับแผนกสัญญาเพื่อออกหนังสือแจ้งผู้เช่ามาเป็นแผนกบัญชีเป็นผู้ออกรายงานและตรวจสอบข้อมูลเมื่อถูกต้องครบถ้วน จึงส่งแผนกสัญญาเพื่อออกหนังสือแจ้งการต่อสัญญาให้ผู้เช่ารับทราบ

24. สรุปผลการดำเนินการ (ก.พ. – ธ.ค.54) ปรับลดกระบวนการและขั้นตอนการดำเนินงาน

26. สรุปการลดระยะเวลา รวมระยะเวลา (ขั้นตอนเก่า) P/T = 99 วัน 4 ชั่วโมง 22 นาที D/T = 97 วัน 9 ชั่วโมง 50 นาที T/T = 197 วัน 6 ชั่วโมง 17 นาที รวมระยะเวลาที่เปลี่ยนแปลง P/T = 32 วัน 1 ชั่วโมง 35 นาที D/T = 26 วัน 6 ชั่วโมง 20 นาที T/T = 59 วัน - ชั่วโมง 11 นาที รวมระยะเวลา (ขั้นตอนใหม่) P/T = 67 วัน 2 ชั่วโมง 47 นาที D/T = 71 วัน 3 ชั่วโมง 20 นาที T/T = 138วัน 6 ชั่วโมง 6 นาที 100% 30% 70%

27. สรุปการปรับเปลี่ยนขั้นตอนสรุปการปรับเปลี่ยนขั้นตอน ขั้นตอนใหม่ 29 ขั้นตอน ขั้นตอนเก่า 76 ขั้นตอน ขั้นตอนที่เปลี่ยนแปลง 47 ขั้นตอน 100% 38% 62%

28. สรุปผลการดำเนินการ (ก.พ. – ธ.ค.54) หลังจากการปรับเปลี่ยนระบบ สำนักงานนำขั้นตอนที่ปรับเปลี่ยนแล้วมาทดสอบ โดยใช้กับอาคารที่อยู่โดยคำมั่น (หมอน 28) ซึ่งมีวิธีการในการต่อคำมั่นคล้ายกับการต่อสัญญาปกติ จากผลการทดสอบสำนักงานสามารถแจ้งอัตราค่าต่อสัญญาแก่ผู้เช่าได้ล่วงหน้า 3 เดือน ก่อนสัญญาสิ้นสุด