TIETOHALLINNOSTA

1. TIETOHALLINNOSTA Petri Maaranen Projektipäällikkö JSP ITK 211-luento 7

2. Esityksen rakenne? • minä Petri M. • tiedon hallinnasta ja sen tarpeesta • tiedon hallinnasta tietohallintoon • mistä tietohallinnossa mun mielestä kysymys • tieto(hallinto)strategiatyöstä, sen malleista ja menetelmistä • joitakin kokemuksia tietohallinnon kehittämisestä • JY:n ja JAMKin tietohallinnon kehittämisestä ITK 211-luento 7

3. MINÄ Petri M. • KTM JY:sta –90, opetus- ja tutkimustehtäviä eri nimikkeillä JY:ssa, johtaja JAMK It-instituutti 99-04, Tietohallintopäällikkönä JAMK:ssa 00-02, nykyisin pp. Jyväskylän Teknologiakeskuksessa. • Mun kokemuksia tietohallinnon kehittämisprojekteista (strategioista) • JAMK tieto(hallinto)strategian kehittäminen • K-S Liitto, maakunnan tietohallintostrategia vuoteen 2010 • Kiitokset Esa Auramäelle hyvästä pohjamateriaalista. ITK 211-luento 7

4. Tiedon hallinnasta ja sen tarpeesta • tiedon merkityksen kasvu organisaatioiden toiminnassa • tiedon hallinnan tarve • tiedon volyymien kasvu, laadulliset tekijät • vuorovaikutussuhteiden laajeneminen • tieto- ja viestintäteknologioiden kehitys (digitaal. konvergenssi, rikkaammat mediat, yhdentyminen) • tietojärjestelmien (osin hallitsematon) kehittyminen • eri tasoilla: yksilö, ryhmät, organisaatiot, organisaatioiden yhteiset asiat -tuottaminen - käyttö -hallinnan kompleksisuus kasvaa:haku, suodatus, luokittelu, analysointi, ... • tietojärjestelmät • yhteensopivuus ja yhteen toimivuus tärkeitä ITK 211-luento 7

5. Yliopisto -> MINUN Virtuaaliyliopistoni? Opiskelijat!! Opiskelijat Ministeriöt Muut yliopistot, tutkimuslaitokset, muut muut Tutkijat Elinkeinoelämä Julkisyhteisöt Tukitoim.:Hallinto, kirjasto, atk, kielikesk.,... Johtaminen ITK 211-luento 7

6. Tietojärjestelmäarkkitehtuurista Extranet ”Internet” Intranet Talous:Z Asiakirjat Kiinteistöt: G, H Laitteet: J. K ? Excel X Oppimisympär. Suoritteet: X, ? Y Kirjat, julk Tuotteet Hlöstö, palkat: a, b Käyttäjähall., ... Asiakkaat: d, e, f Tiedotuksen järj. ITK 211-luento 7

7. Internet (Webbi): markkinointi ja tiedotus -tapahtumat Oman tiedon hallintaa: esim. kansiot, linkit ITK 211-luento 7

8. Tiedon hallintaa ryhmätasolla: esim. BSCW:n yhteiset kansiot ITK 211-luento 7

9. Osoitekirja Tiedon hallintaa yksilö-, ryhmä- ja organisaatio-tasoilla: työryhmäohjelmistot (tässä GroupWise) Kalenteri Asiakirjat Yhteiset ”työtilat” ITK 211-luento 7

10. Jaetut/Yhteiset kansiot GroupWisessa ITK 211-luento 7

11. Asiakirjahallintoa Groupwise Web Accessin kautta ITK 211-luento 7

12. Ryhmä- ja Organisaatiotason tiedonhallintaa: esim. yhteinen kalenteri ITK 211-luento 7

13. JAMKin intranet ITK 211-luento 7

14. ITK 211-luento 7

15. Tieto ja tietämys hallintaan ITK 211-luento 7

16. Tieto ja tietämys hallintaan ITK 211-luento 7

17. Tieto ja tietämys hallintaan tuki tietämystä luoville prosesseille myös ITK 211-luento 7

18. Tiedon hallinnasta tietohallintoon • tietohallinto koko organisaatiota leikkaava yhteinen asia • standardit, yhteiset toimintatavat, yhteiset järjestelmät ja työvälineet • päällekkäisyyksien välttäminen, yhteensopivuuden lisääminen • enemmän rationaalisuutta, kustannustehokkuus • esim.Nolanin kasvumalli /IT:n leviäminen organisaatioissa) • aloitus, laajentuminen, valvonta, kypsyys ITK 211-luento 7

19. Tietohallinnon tehtäviä • Tietohallinnon (strateginen) suunnittelu • tietohallintostrategia • arkkitehtuurien kehittäminen • kehittämishankkeiden priorisointi • valta- ja vastuusuhteiden määrittäminen eli organisointi • Henkilöresursseista huolehtiminen • tietohallintohenkilöstön rekrytointi ja koulutus • muun henkilöstön koulutus ITK 211-luento 7

20. Tietohallinnon tehtäviä 3. Tietojärjestelmien hankkiminen, kehittäminen ja ylläpito 4. Teknologioista huolehtiminen - laitteet -verkot 5. Tiedon hallinta -tietovarastot, toimintatavat ITK 211-luento 7

21. Tietohallinnon tehtäviä • Osoittaa johdolle ja muille asiakkaille toiminnan kustannustehokkuus! • Varmistaa tietoturva. (Prosessit) ITK 211-luento 7

22. Mistä tietohallinnossa kysymys? • Tietohallinnon tehtävänä on tuottaa ja järjestää tiedon käyttöä, välitystä ja tuottamista tukevia palveluja ja tietoteknisiä ratkaisuja, joita perustoimintojen hoitaminen edellyttää • esim. JAMK:lla tietohallinnon tehtävänä on tukea organisaation perustoimintoja, joita ovat opetus, tutkimus ja muut yhteiskunnalliset tehtävät • myös tukitoiminnot kuten hallinto, kirjasto, kielikeskus • Johtaminen • Perustoimintojen johdon sitoutuminen ja henkilöstön tai ainakin avainhenkilöiden osallistuminen tärkeää : resurssit, tietotarpeet, tiedon jakaminen jne. • VN: ”Tietohallinnolla tarkoitetaan toimintoja, jotka kehittävät ja ylläpitävät organisaation tietovarantoja, tietotekniikkapalveluja ja tietoprosesseja.” • Kehittäminen - Arkipäivän toimet • suunnittelu - toteutus ITK 211-luento 7

23. Tietohallinnon tehtäviä/Valtioneuvosto • ”tietotekniikkapalvelujen, tietovarantojen ja tietoprosessien kehittäminen ja ylläpitäminen • tietojenkäsittelytehtävien suorittamiseen sekä niissä käytettävien tietojärjestelmien, verkkojen ja palvelujen hankinnan, kehittämisen, käytön ja ylläpidon taloudellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden varmistaminen • tietojärjestelmien yhteen toimivuuden ja -sopivuuden varmistaminen ja kehittäminen • tietovarantojen ja -prosessien yhteiskäyttöisyyden varmistaminen • tietoturvallisuuden ohjaus ja kehittäminen • vaikuttaminen toimintatapojen ja työmenetelmien kehittämiseen • teknologian sekä tieto- ja tietoliikennetekniikan markkinoiden kehityksen seuranta ja analysointi”. ITK 211-luento 7

24. Tietohallinnon vastuutus? • Tietohallinnon perusprosesseja: infran ja tietojärjestelmien kehittäminen, ylläpito, käytön tuki sekä tietohallinnon johtaminen • Tietohallintotehtävät kokonaisuutena eivät ole minkään erillisen yksikön tehtävä, vaan niiden hoitaminen on koko organisaation ja sen yksiköiden vastuulla • Tiedon johtaminen strategisena kysymyksenä? • Organisoimiskysymys ON tärkeä • tietohallinto <> atk-yksikkö • yhteistyö eri yksiköiden välillä ITK 211-luento 7

25. Mikä on tiedon/tietämyksen hallinnan strategia • Strategia • sodanjohtotaito; "strategia on sitä, että tähtää ensin" (Rokka) • Suuntalinjoja sille, miten tietojenkäsittelyä ja tiedon/tietämyksen hallintaa kehitetään, esim. • painopiste sellaiseen kehittämiseen, joka tukee (liike)toimintaa ja sen kehittämisen suuntalinjoja, kehittämishankkeiden hallinta • mikä tieto on toiminnan kannalta kriittistä • miten tiedon keruuta ja saatavuutta tarvitsijoille voidaan parantaa • tiedon jakaminen • tiedon johtaminen, tiedolla johtaminen • arkkitehtuurien yhtenäistäminen, tietojärj., teknologiat, hankkeet • organisaation osaamisen ja oppimisen kehittäminen • tvt-tuen järjestäminen, resursointi yleensäkin, kehittäminen, infra • Näkökulmia: palvelut, tieto, tietohallinto, tietotekniikka: tietojärjestelmät, ohjelmistot, verkko, laitteet ITK 211-luento 7

26. Liiketoimintalähtöinen tietojärjestelmien kehittäminen ITK 211-luento 7

27. Strategian osatekijöitä ja strategiatyövälineitä Arvot Skenaariot Visio SWOT Tavoitteet CSF: Osaaminen, tieto/tietämys, ... Keinot Toimenpideohjelmat Hankkeet ITK 211-luento 7

28. Skenaariot Visio Tavoitteet (mittarit?) SWOT CSF: Osaaminen, tieto/tietämys, ... Keinot Toimenpideohjelmat Hankkeet Strategiasta toteutukseen: jatkuva strategiaprosessi Strategiaprojekti Strategiaprosessi Strategiatyön organisointi Strategian päivitys, toteutumisen seuranta Hankkeiden toteutus Hankkeiden koordinointi Uusien hankkeiden määrittely ITK 211-luento 7

29. Tiedon ja tietämyksen hallinnan kehittämismalli T E H T Ä V Ä T Lähtökohtati-lanteen selvittäminen Prosessien kuvaaminen ja analysointi Tieto- ja tietämys-suunnittelu Loppu-raportointi Tieto- ja tietämyshallinnon strategiat TULOKSET Tieto- ja tietämyshallinnon organisointi Tietohallinnon organisoinnin kehittäminen Kehittämisideoiden keruu ja koostaminen (tietojärj., toiminta, organiosinti, … Tieto- ja tietämyshallinnon arkkitehtuurit Tietojärjestelmien kehittämisprojektit Haastattelut Kehittämisseminaarit Johdon/osallistuj. lisääntynyt tietoisuus Koulutus uusista informaatio- ja viestintäteknologioista (mahdoll.) T Y Ö M U O D O T ITK 211-luento 7

30. TH-strategian painopistealueita oppilaitoksissa? • Henkilökunnan tieto- ja viestintäteknisten valmiuksien edelleen kehittäminen koulutuksen ja neuvonnan kautta sekä tukipalvelujen kehittäminen ( virtuaaliyliopiston toiminnan jatkuvuuden turvaaminen) • Opiskelijoiden tieto- ja viestintäteknisten valmiuksien kehittäminen • Infrastruktuurin ja tukipalvelujen kehittäminen yliopiston perustoimintojen vaatimuksia vastaavasti • Tietoverkon kehittäminen siten, että se pystyy tarjoamaan tietoturvallisen alustan nykyaikaisille palveluille, laadukas ja määrällisesti riittävä laitekanta, liikkuvan työskentelyn ja etätyön sekä -opiskelun mahdollisuuksien parantaminen, multimediavalmiuksien kehittäminen, tukipalvelujen kehittäminen, perusohjelmistojen helppo saatavuus, standardien ja yhteisten linjausten määrittely • Yhteisten hallinnollisten järjestelmien kehittäminen • Sähköisen markkinoinnin/viestinnän/tiedotuksen kehittäminen • Kirjaston tietohallinnollisten palvelujen ja tietojärjestelmien kehittäminen • Elektronisten materiaalien tuotannon ja jakelun kehittäminen • Osaavan henkilöstön ylläpito ja henkilöstön hyvinvoinnista huolehtiminen • Tutkimus- ja kehittämistoiminta: Tieto- ja viestintätekniikoiden hyödyntäminen toiminnassa: • Tietohallinnon organisaation ja tietohallinnollisen yhteistyön kehittäminen • Tietoturvan kokonaisvaltainen kehittäminen ITK 211-luento 7

31. JAMK: Kehittämisen painopistealueita • Unite Oy:n suositukset • johtaminen ja organisointi -> osana strategiaprosessia • tvt:n opetuskäyttö -> verkkopeda, R5, virtuaali-amk • asiakaspalvelun tietojärjestelmät -> asiakas/sidosr.hall., Webasiakkuus, ”X”.netit • tiedotus, markkinointi: inter/inter/extranet-kuvio, sähköinen lehti • prosessit ja laatu -> laatuprosessi, laatukäsikirja verkkoon • tietohallinnon taloudellisuus, tuloksellisuus ja vaikuttavuus -> tietohallinnon prosessit ja mittarit, laatu -> th:n prosessien ja tehtävien kehittäminen, TCO-analyysi • tiedonhallinta ja sähköinen arkistointi -> dokumenttien hallinta ja arkist. • tietoturva -> osana turvallisuussuunnittelua • Muita/tarkennuksia • kirjaston järjestelmät • infran ja tukipalvelujen kehittäminen, koulutus, perehdyttäminen -> osaksi verkkopedaa? osin tietohallinnon tehtävänä? • yhteisten hallinn. järj. kehitt. (ASIO; talha, henkilöstöhallinto, kiinteistöhallinto, johdon raportointi …), Travel, sähköiset lomakkeistot,… • käyttäjien hallinta, autentikointi, … • verkon kehittäminen, verkon halllinta: Jatmanet-yhteistyö • muut kehitt.hankkeet/kehittäminen ? kuvapankki, hankerek., asiantuntijarek., projektien hallinta, tj-arkitehtuuri, … ITK 211-luento 7

32. Painopisteitä JYlla • tvt:n käyttö oppimisessa ja opetuksessa • campusopetus + verkko-opetus, yliopistojen yhteinen opetus, oppimisympäristöalustat • tutkijaverkostojen tuki, apuvälineet, projektityö verkossa, dokum. hallinta • hallinnoll.järj. kehitt., tal./hlöstö/op.suoritt., JORE keskeinen järj., TUURE, sähköinen asiointi • Webbitiedotus/markkin. tärkeitä • Kirjaston palvelut, elektr. julkaiseminen • teknologiat: tietotekn., viestintätekn., media • perusinfra kuntoon: työasemat, verkko, multimedia verkossa, etäyhteydet (etätyö jatkossa?) • tuen järjestäminen (tekn., sisältötuotanto, pedagog.,menetelmät), • henkilökunnan ja opiskelijoiden TY- ja tvt-koulutus • tietohallinnon organisoinnin kehittäminen • tietoturvan kehittäminen • henkilöiden sähköinen tunnistaminen ITK 211-luento 7

33. Business on tärkein! • Tietohallinnon tulee vastata liiketoiminnan tarpeisiin. • Järjestelmien tulee tukea liiketoimintaprosesseja. • Palveluorientaatio, EI teknologia edellä. • Kustannustietoisuus ja mitattavuus estävät ulkoistamisen. ITK 211-luento 7

34. Kokemuksia strategiaprojekteista • strateginen ajattelu on vaikeaa: koulutus strategiatyöhön,( liike)toim. strategia olemassa pohjana? sen ”taso” • asennemuokkaus (”en minä ymmärrä tietotekniikasta mitään”: kysymys on tiedosta, tietotarpeista, ... • tietohallinnon kehittämisprojektien organisointi ja johdon (ja aktivistien) sitouttaminen tärkeää, aktivistien merkitys • tärkeää kuunnella ja ymmärtää eri osapuolia, strategia oppimisprosessi • ”ei tässä oikeastaan mitään uutta tullut” - paitsi yhteistä näkemystä sekä tekniikan ja toiminnan yhteisymmärrystä? • ulkopuolinen vetäjä yleensä tarvitaan? • tietohallinnon organisointi: tarvitaan resursseja • pitäisi saada myös konkreettisia tuloksia + jatkuva prosessi • priorisointi ja projektointi vaikeita, arkipäivän ongelmat • strategian ja sen toteutuksen vuorovaikutus • monissa paikoissa jokin ”vanha” monoliittijärj. ohjaa kehitystä, +/-? • menetelmät eivät itseisarvo, mutta auttavat jäsentämään • oppiminen ja koulutus TÄRKEÄ kehittymisen alue myös yrityksissä ITK 211-luento 7

35. Linkkejä ja viitteitä • BS 15000-1:2002 (Specification of IT Service Management) • BS 15000-2:2003 (Code of Practice for IT Service Management) • www.ogc.gov.uk • www.get-best-practice.co.uk ITK 211-luento 7