DMS/CMS mit Lotus Notes

1. DMS/CMS mit Lotus Notes Referent: Björn Schmidt

2. Agenda • Einführung • Problemstellung • Motivation • Ziel • Anforderungen • Funktionalitäten von Lotus Notes • Anforderungen an ein DMS • Anforderungen an ein CMS • Lösung Lotus Notes • Lotus Notes als DMS • Lotus Notes Domino Doc als DMS • Lotus Notes als CMS • Lotus Notes als CMS mit Webgate • Grundlagen • Informationssysteme • Lotus Notes • dokumentenorientierte Datenbank • DMS • KMS • CMS • Lotus Notes als DMS/CMS ? • Fazit und Ausblick • Fazit • Ausblick Referent: Björn Schmidt

3. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Einführung Referent: Björn Schmidt

4. Einführung • Problemstellung • Motivation • Ziel • Grundlagen • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Problemstellung Situation in den Firmen: Wenn ich nur wüsste welche Gesetz das war ? Wo ist meine Word- Datei ??!?!? Wo ist meine Urlaubskarte? Wo ist die Rechnung vom 6.5.00 Schneider und Söhne ? Referent: Björn Schmidt

5. Einführung • Problemstellung • Motivation • Ziel • Grundlagen • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Problemstellung • Dokumente, Informationen liegen meist ungeordnet und verteilt Papier und Digitalform in der Firma vor • Deswegen meist unauffindbar und nicht nutzbar • Der durchschnittliche Büroangestellte verbringt überwiegend seine Zeit mit Suchen Referent: Björn Schmidt

6. Einführung • Problemstellung • Motivation • Ziel • Grundlagen • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Motivation • Dokumente und Informationen sollen zentral verwaltet werden • Jeder Benutzer kann auf die Dokumente, Informationen zugreifen, bearbeiten und speichern • Erfüllung der rechtlichen Anforderungen an die Archivierung • Inhalte sollen auf jedem Computer darstellbar sein • Mit elektronischer Unterstützung Referent: Björn Schmidt

7. Einführung • Problemstellung • Motivation • Ziel • Grundlagen • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Ziel Dokumenten- Management – System für Dokumente Content- Management- Systeme für Content (Dokumente, Informationen) -> Mit Lotus Notes/ Domino ? Referent: Björn Schmidt

8. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Grundlagen Referent: Björn Schmidt

9. Einführung • Grundlagen • Informationssysteme • Lotus Notes • dokumentenorientierte Datenbank • DMS • KMS • CMS • Lotus Notes als DMS/CMS ? • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Informationssysteme Büroinformationssysteme: • elektronische Unterstützung der typischen Bürotätigkeiten • Im Frontendbereich • Dokumentenorientierte Unterstützung • typische Vertreter : Microsoft Office Referent: Björn Schmidt

10. Einführung • Grundlagen • Informationssysteme • Lotus Notes • dokumentenorientierte Datenbank • DMS • KMS • CMS • Lotus Notes als DMS/CMS ? • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Informationssysteme Groupware: • Unterstützung der Teamarbeiten • Unterstützung von Kommunikation, Koordination und Kooperation (3 K´s - Modell), Raum- Zeit Modell • Dokumentenorientierte Unterstützung • Typische Vertreter sind Lotus Notes, MS Exchange Referent: Björn Schmidt

11. Einführung • Grundlagen • Informationssysteme • Lotus Notes • dokumentenorientierte Datenbank • DMS • KMS • CMS • Lotus Notes als DMS/CMS ? • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Lotus Notes ...ist im Prinzip Groupware, jedoch noch viel mehr • Für viele Einsatzgebiete verwendbar z.B. für Workflow, SCM • „Information at your fingertips“ • Arbeitet dokumentenorientiert (dokumentenorientierte Datenbank) Referent: Björn Schmidt

12. Einführung • Grundlagen • Informationssysteme • Lotus Notes • dokumentenorientierte Datenbank • DMS • KMS • CMS • Lotus Notes als DMS/CMS ? • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick DokumentenorientierteDatenbank • ...ist ein Container für weiche Daten mit objektorientiertem Ansatz • Das Dokument ist der Bezugspunkt. • Speicherung unterschiedlicher Dateiformate möglichz.B. Textfiles, Mediafiles, Programme • Dokumentsuche erfolgt über Volltextindizierung -> Dokumente werden mit Attributen versehen Referent: Björn Schmidt

13. Einführung • Grundlagen • Informationssysteme • Lotus Notes • dokumentenorientierte Datenbank • DMS • KMS • CMS • Lotus Notes als DMS/CMS ? • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick DokumentenorientierteDatenbank Datenbank Dokument Attribute: Schmidt, Praxisarbeit, 11.12.01 File Referent: Björn Schmidt

14. Einführung • Grundlagen • Informationssysteme • Lotus Notes • dokumentenorientierte Datenbank • DMS • KMS • CMS • Lotus Notes als DMS/CMS ? • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick DMS „Die Aufgabe eines DMS besteht darin, komplexe Dokumente zentral zu verwalten und zugänglich zu machen.“ nach [KrKo01] Referent: Björn Schmidt

15. Einführung • Grundlagen • Informationssysteme • Lotus Notes • dokumentenorientierte Datenbank • DMS • KMS • CMS • Lotus Notes als DMS/CMS ? • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick DMS • 3 Aufgabenbereiche: • Neue Dokumente verschiedener Art aus unterschiedlichen Quellen in ein Archiv aufzunehmen • Das Archiv ist frei zu organisieren • Die abgelegten Dokumente sollen anhand Suchkriterien wiedergefunden werden. Referent: Björn Schmidt

16. Einführung • Grundlagen • Informationssysteme • Lotus Notes • dokumentenorientierte Datenbank • DMS • KMS • CMS • Lotus Notes als DMS/CMS ? • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick DMS ...im engeren Sinne: das Verwalten, Archivieren und Versionierung von elektronischen Dokumenten in einer Ablagestruktur ...im weiteren Sinne: Schrifterkennung, automatische Indizierung, Scannen und Bildbearbeitung von Papierdokumenten sowie Dateien, die im direkten Zusammenhang mit der Archivierung stehen. Referent: Björn Schmidt

17. Einführung • Grundlagen • Informationssysteme • Lotus Notes • dokumentenorientierte Datenbank • DMS • KMS • CMS • Lotus Notes als DMS/CMS ? • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick DMS DMS im engeren Sinne DMS im weiteren Sinne Referent: Björn Schmidt

18. Einführung • Grundlagen • Informationssysteme • Lotus Notes • dokumentenorientierte Datenbank • DMS • KMS • CMS • Lotus Notes als DMS/CMS ? • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick DMS Dokumente: Non Coded Information (NCI): Papierdokumente und Daten, die nicht mehr bearbeitet werden -> Archivierung Coded Information (CI): ein elektronisches Dokument, das sich weiterbearbeiten lässt. Die inhaltliche Komponente des CI- Dokumentes besteht aus einer beschreibenden Information, in der Regel sind es Attribute Referent: Björn Schmidt

19. Einführung • Grundlagen • Informationssysteme • Lotus Notes • dokumentenorientierte Datenbank • DMS • KMS • CMS • Lotus Notes als DMS/CMS ? • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick DMS Dokumentenlebenszyklus: Erstellen Archivieren Bearbeiten Prüfen Freigabe Löschen Referent: Björn Schmidt

20. Einführung • Grundlagen • Informationssysteme • Lotus Notes • dokumentenorientierte Datenbank • DMS • KMS • CMS • Lotus Notes als DMS/CMS ? • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick KMS Weiterentwicklung des DMS mit dem Ziel das benötigte Wissen zum richtigen Zeitpunkt bereitzustellen Aufgabe ist die Aufbereitung, Bewertung und Finden von Informationen z.B. Foren Kontext: Postleihzahl Beispiel: 22790 Telefonnummer Referent: Björn Schmidt

21. Einführung • Grundlagen • Informationssysteme • Lotus Notes • dokumentenorientierte Datenbank • DMS • KMS • CMS • Lotus Notes als DMS/CMS ? • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick CMS Content: Informationspakete für Dokumente, Informationen (Text,Textfiles, Mediafiles, Bilder) zur Darstellung in einer Umgebung Referent: Björn Schmidt

22. Einführung • Grundlagen • Informationssysteme • Lotus Notes • dokumentenorientierte Datenbank • DMS • KMS • CMS • Lotus Notes als DMS/CMS ? • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick CMS • CMS im engeren Sinne: • Asset Management: Verwalten und Bewerten des Content • Transformation: kann Daten in unterschiedliche Formate als Inhalt darstellen • Publishing: Content soll einem Publikum zur Verfügung stehen Referent: Björn Schmidt

23. Einführung • Grundlagen • Informationssysteme • Lotus Notes • dokumentenorientierte Datenbank • DMS • KMS • CMS • Lotus Notes als DMS/CMS ? • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick CMS CMS im weiteren Sinne: Import-/ Exportschnittstellen WCMS Personalisierung CMS i.e.S Dokumentenmanagement Knowledgemanagement Referent: Björn Schmidt

24. Einführung • Grundlagen • Informationssysteme • Lotus Notes • dokumentenorientierte Datenbank • DMS • KMS • CMS • Lotus Notes als DMS/CMS ? • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick CMS WCMS: Referent: Björn Schmidt

25. Einführung • Grundlagen • Informationssysteme • Lotus Notes • dokumentenorientierte Datenbank • DMS • KMS • CMS vs. DMS • Lotus Notes als DMS/CMS ? • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick DMS vs. CMS Unterschiedliche Schwerpunkte: DMS ist auf Dokumente und deren Lebenszyklus ausgerichtet und soll als eine gute Dokumentenverwaltung mit Ablage im Backend- Bereich bieten im Sinne gesetzlicher Bestimmungen CMS soll dem Benutzer im Frontend- Bereich schnellstmöglichen Zugang auf Content und dies am besten über einen einzigen Zugang wie z.B. ein Portal über Internetbrowser. Referent: Björn Schmidt

26. Einführung • Grundlagen • Informationssysteme • Lotus Notes • dokumentenorientierte Datenbank • DMS • KMS • CMS • Lotus Notes als DMS/CMS ? • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick LN als DMS/CMS? Lotus Notes arbeitet mit dokumentenorientierten Datenbanken -> dokumentenorientiert -> Verwaltung von CI Dokumenten -> unterstützt Teamarbeit -> Lotus Notes könnte als Basisplattform für DMS/CMS dienen Referent: Björn Schmidt

27. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Anforderungen Referent: Björn Schmidt

28. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Lotus Notes Referent: Björn Schmidt

29. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lotus Notes • Anforderung DMS • Anforderung CMS • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Lotus Notes Client- Server- Architektur Server Client Anfrage Antwort Präsentation Verarbeitungslogik Datenhaltung Plattformunabhängig Referent: Björn Schmidt

30. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lotus Notes • Anforderung DMS • Anforderung CMS • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Lotus Notes • Domino Web Server: • Wandelt Notes Datenbanken in HTML (inkl. Java) konform um • Somit Darstellung der Datenbanken eingeschränkt im Web Browser möglich • Versteht HTML, XML, CGI, Javascript Referent: Björn Schmidt

31. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lotus Notes • Anforderung DMS • Anforderung CMS • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Lotus Notes • Datenhaltung unter Lotus Notes: • Dokumentenorientierte Notes- Datenbank in der Daten in Form Dokumenten erstellt, verwaltet und gelöscht werden, Auffinden erfolgt über Volltextindizierung (unstrukturierte Suche) • Diese können strukturierte und unstrukturierte Daten aufnehmen, z.B. Media- Files, Audio- Streams, Textfiles oder nur Text, Bilder durch sog. Container Felder (Rich- Text Feld) • Weitere Datenbankbausteine: Ansichten, Ordner Referent: Björn Schmidt

32. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lotus Notes • Anforderung DMS • Anforderung CMS • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Lotus Notes Aufbau Lotus Notes Dokument: Frontenddokument Maske Backenddokument Blablöblablö Blablöblablö blaBlablö blablö bla Blablöblablö bla Blablöblablö blaBlablö blablö bla Referent: Björn Schmidt

33. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lotus Notes • Anforderung DMS • Anforderung CMS • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Lotus Notes Datenbanken und Repliken: Eine Replik ist eine spezielle Kopie einer Notes Datenbank um verteiltes Arbeiten im Team über geographischen Grenzen hinaus möglich zu machen. Um weniger Netzwerklast zu Verursachen Bessere Performance Referent: Björn Schmidt

34. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lotus Notes • Anforderung DMS • Anforderung CMS • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Lotus Notes Domino Server Freiburg Domino Server Barcelona Replik Datenbank Dok A Dok C Dok A Dok C Referent: Björn Schmidt

35. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lotus Notes • Anforderung DMS • Anforderung CMS • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Lotus Notes Sicherheitsmechanismen: Domino Verzeichnis: Verzeichnis für sämtliche Benutzer, Gruppen ( Zusammenschluß von mehreren Benutzern), Servern und Datenbanken-> Registrierung für Notes Domäne Access Control List(ACL): Die ACL legt fest, inwieweit der einzelnen Benutzer Zugriff auf die Datenbank erhält.(7 Berechtigungsstufen) Referent: Björn Schmidt

36. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lotus Notes • Anforderung DMS • Anforderung CMS • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Lotus Notes Sicherheitsmechanismen: Rollen: Regelt die Berechtigung der Anwender auf Komponenten der Datenbank Referent: Björn Schmidt

37. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lotus Notes • Anforderung DMS • Anforderung CMS • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Anforderungen DMS Referent: Björn Schmidt

38. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lotus Notes • Anforderung DMS • Anforderung CMS • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Anforderungen DMS • Unterstützung des Dokumentenlebenszyklus: • - hierbei ist die Integration von Workflows wichtig • Ablagehierarchie, Archiv, strukturierte Suche: Referent: Björn Schmidt

39. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lotus Notes • Anforderung DMS • Anforderung CMS • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Anforderungen DMS • Unterstützung unstrukturierte Suche -> Volltextindizierung • Versionsverwaltung • Check/in check/out Referent: Björn Schmidt

40. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lotus Notes • Anforderung DMS • Anforderung CMS • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Anforderungen DMS • Zugriffsberechtigungen • Schnittstellen: ODMA Schnittstelle im engeren Sinne • COLD Schnittstelle im weiteren Sinne Referent: Björn Schmidt

41. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lotus Notes • Anforderung DMS • Anforderung CMS • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Anforderungen CMS • Anforderungen entsprechen weitgehend die des DMS, jedoch auf den Content bezogen (abgesehen Schnittstellen) darüber hinaus: • Template/Content-> Trennung Inhalt und Design • Asset Management • Benutzerinterface Referent: Björn Schmidt

42. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lotus Notes • Anforderung DMS • Anforderung CMS • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Anforderungen CMS • Im weiteren Sinne eines WCMS betrachten wir • folgende Anforderungen: • Webfähigkeit: Content verschiedener Formate wird HTML- fähig dargestellt -> XML • eBuisness Fähigkeit in Form eines Webshops • Personalisierung: individueller Bereich des Benutzers • Schnittstellen: ODBC, XML Referent: Björn Schmidt

43. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Zusammenfassung Funktionalitäten Lotus Notes Anforderung DMS Anforderung CMS Referent: Björn Schmidt

44. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • Fazit und Ausblick Lösung mit Lotus Notes Referent: Björn Schmidt

45. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • LN als DMS • LN als CMS • Fazit und Ausblick Lotus Notes als DMS Referent: Björn Schmidt

46. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • LN als DMS • LN als CMS • Fazit und Ausblick Lotus Notes als DMS Dokumentenzyklus: LN unterstützt den gesamten Dokumentenlebenszyklus mit Hilfe der Bibliothekendatenbank für CI- Dokumente Diese verfügt über integrierte Workflows zur Prüfung Versionierung: Bedingt. Lediglich die letzte Version des Dokumentes wird angezeigt Referent: Björn Schmidt

47. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • LN als DMS • LN als CMS • Fazit und Ausblick Lotus Notes als DMS Ablagehierarchie, Archiv, strukturierte Suche: Ablagehierarchie wir in der Bibliothekendatenbank von Notes nur Schwach unterstützt. Lediglich Ansichten nach Autor, Dokument ...nur schwache Hierarchien Unterstützung unstrukturierte Suche -> Volltextindizierung Sehr gut aufgrund der dokumentenorientierten Datenbanken unter Notes Referent: Björn Schmidt

48. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • LN als DMS • LN als CMS • Fazit und Ausblick Lotus Notes als DMS Check- in/ Check- out: Nein. Jeder Benutzer kann auf das gleiche Dokument zugreifen ->Replikaktionskonflikte Zugriffsberechtigungen Sehr gut. 7 Berechtigungsstufen von Notes Schnittstellen: Lotus Notes unterstützt kein ODMA oder COLD Referent: Björn Schmidt

49. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • LN als DMS • LN als CMS • Fazit und Ausblick Lotus Notes als DMS Referent: Björn Schmidt

50. Einführung • Grundlagen • Anforderungen • Lösung Lotus Notes • LN als DMS • LN als CMS • Fazit und Ausblick Lotus Notes als DMS • DMS mit Domino.doc unter Lotus Notes • Domino.doc ist ein DMS im engeren Sinne • Nutzt die Stärken von Lotus Notes • unterstützt Check in/out,Versionierung, Ablagehierarchie im trad. • Sinne, ODMA Schnittstelle somit mehrere Anwendungen als • Clients möglich Referent: Björn Schmidt