Перспективные технологии управления документами и знаниями в банковской сфере

1. ЗАПРОГРАММИРОВАННЫЙ УСПЕХ Перспективные технологии управления документами и знаниями в банковской сфере www.iba.by

2. 4 Программных продукта на FileNet • СЭД с мобильным клиентом • Электронный архив • Электронное обучение • Работа с контрагентами. Кредитный конвейер

3. Что такое ECM? Современные ECM-системы реализуют следующие ключевые компоненты: • Управление документами (Content Management) • Управление образами документов (Document Imaging) • Управление записями(Records Management) • Управление потоками работ (Workflow) • Управление веб-контентом(Web-Content Management) • Документно-ориентированное взаимодействие(Business Process Management)

4. Архитектура Архив Интеграция с внешними системами

5. 4 Программных продукта на FileNet СЭД с мобильным клиентом

6. Предпосылкик внедрению • Согласно имеющимся оценкам, каждый сотрудник в среднем ежегодно тратит до шести недель рабочего времени на поиски информации, размещенной в «ненадлежащем» месте • Не менее 30-40% времени высококвалифицированных специалистов уходит на решение тех или иных задач, связанных с документами • Не менее 25% печатных документов любого предприятия хранятся там, где они никогда не будут найдены • В процессе работы над каждым бумажным документом в среднем создается 8 его дополнительных копий

7. Реквизитные поля карточки Номер приказа Тип приказа Дата приказа IBM FileNet BPM как средство для организации документооборота • Входящие, исходящие документы • Приказы, распоряжения, нормативные документы • Договоры • Счета (согласование заявок на оплату счетов) • Кадровый документооборот (прием на работу, заявления) • Служебные записки Проект приказа На согласовании На утверждении На регистрации Действующий Аннулирован

8. Рабочее место

9. Согласование и утверждение • Пользователь, указанный в списке согласующих, утверждающим получает задание на согласование/утверждение документа. • Пользователь может: • Согласовать/утвердить документ; • Вернуть на доработку; • Отклонить документ; • Назначить дополнительных согласующих; • Ввести комментарий к тексту документа. • Поддерживаются схемы параллельного (документ отправляется на согласование всем согласующим одновременно) и последовательного (документ не отправляется на согласование следующем согласующему, пока предыдущий не выполнил необходимое действие) согласования документов.

10. Отправление на согласование

11. Статус документа

12. Работа с документом

13. Согласование

14. Статус документа

15. Утверждение документа

16. Утверждение документа

17. Утверждение документа

18. Механизм замещения • Механизм замещения позволяет пользователю производить действия в Системе за другого пользователя. • Система позволяет назначить каждому пользователю более одного заместителя. • Назначить замещение в Системе могут:Администратор Системы;Пользователь Системы;

19. Поиск документов/поручений • Простой – в разделах Навигатора Системы, осуществляется по следующим критериям: • Регистрационный номер; Автор документа/поручения; Описание; Статус документа/поручения; Дата.

20. Поиск документов/поручений • Расширенный – в отдельном разделе Навигатора, осуществляется по расширенному набору реквизитов в соответствии с собственной логикой построения поисковых запросов, возможностью сохранения созданных поисковых запросов.

21. Формирование отчетов • Отчет по исполнительской дисциплине; • Отчет по исполнению поручений по документу; • Отчет по актуальности документов; • Реестр документов. • Пользователь самостоятельно задает параметры для построения отчета, а Система формирует его по заданному шаблону.

22. Уведомления • При наступлении определенного события: • требующие от пользователя выполнения действия; • информационные; • Уведомления-напоминания (например, о количестве документов, требующих рассмотрения); • Отправляются на почтовый ящик пользователя

23. Клиент для iPad • Просмотр присоединенных файлов • Голосовые комментарии • Согласование, утверждение документов

24. Поручения

25. Голосовые комментарии

26. Поиск

27. Распределение ролей и прав • on-line доступ через web-интерфейс; • off-line доступ с мобильных устройств. • идентификация пользователей; • проверка полномочий пользователя при работе с Системой; • отсутствие возможности получить доступ к тексту документа, минуя Систему; • разграничение доступа на уровне действий (функций системы, открытия экранных форм) и данных в Системе; • отсутствие прямого доступа пользователей, не имеющих специальных прав доступа, к БД системы; • доступ в системе организован по принципу «что явно не разрешено, то запрещено».

28. Работа с бизнес-процессом Drug ‘n Drop Графический редакор Повторное использование/ общая библиотека Может управляться бизнес аналитиком,а не IT

29. Итеграция СЭД с системой “Канцлер”

30. Интеграция • Со следующими внешними информационными системами: • Служба каталога Active Directory – синхронизация списка пользователей системы, групп доступа и организационной структуры, • Обеспечение совместимости с серверами каталогов по протоколу LDAP, возможность использования LDAP аутентификации пользователей; • Обеспечение выгрузки/загрузки в СЭД данных в форматах XML; • Формирование отчетов в форматах MicrosoftOffice, HTML.

31. 4 Программных продукта на FileNet Электронный архив

32. Групповая работа с контентом • Исключение • Сложный случай • Ошибка • Требуется групповая работа • “Point in Process” Collaboration • Приглашение людей • Публикация контента • Назначение заданий Teamspace • “Point in Collaboration” Инициация процесса • Направить в новый процесс • Вызватьподпроцесс • Объявить записи • Возобновить процесс • Результаты… • Эффективное управление исключениями • Возможность аудита • Использование внешних систем

33. Электронный архив документов Электронный архив − система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая: • надежность хранения; • конфиденциальность и разграничение прав доступа; • отслеживание истории использования документа; • быстрый и удобный поиск. Электронный архив является необходимым технологическим основанием для поддержки стратегических инициатив, связанных с повышением эффективности использования корпоративной информации.

34. Функции электронного архива Архив на платформе FileNet обеспечит следующий функционал: • Приемдокументов в архив из СЭД и других источников • Перевод бумажных документов в электронный вид • Поиск документов в архиве • Заявки на выдачу документа • Учет движения дел и документов • Формирование отчетных форм • Установка и отслеживание правил хранения

35. Организация хранения • Архитектура адаптированная для работы с большим количеством графических образов • Возможность построения иерархической модели хранения (повышение надежности и снижение себестоимости) • Возможность построения распределенной системы хранения • Возможность использования специализированных систем хранения – оптических и ленточных библиотек, дисковых массивов (IBM, Hitachi Data Systems, HP, EMC, Network Appliance)и технологий – SAN, NAS, iSCSI … • Объединение различных источников информации

36. Единый централизованный архив

37. Поточное сканирование Сервер управления контентом Сервер распознавания Верификация Факс- сервер Внешниеучетные приложения Почтовый сервер Схема поступления информации • Ввод данных из пользовательских приложений (MS Word, Excel, AutoCAD, MicroStationи т.д)или/и через интерфейс корпоративной информационной системы. • Быстрое поточное сканирование и индексирование (ABBYY, KOFAX). Улучшение качества сканированного документа и его распознавание • Импорт информации из внешних систем и хранилищ (SAP, Lotus\Exchange, MS SharePoint и др.)

38. Возможности взаимодействия

39. Иерархическое хранение информации • Автоматическое формирование структуры архива на основании реквизитов документов; • Автоматическое размещение документа в соответствующей ему разделе архива; • Возможность построения любых группировок документов (по контрагентам, по подразделениям и т.п.); • Быстрое формирование произвольных подборок документов, например: • Действующие договоры по контрагенту; • Договоры по срокам действия.

40. Документ в архиве • Карточка документа - реквизиты, описывающие документ и используемые для его идентификации. • Сканированный образ документа - изображение документа в его оригинальном виде. • Распознанный документ - документ в, полученный автоматически при распознавании сканированного образа.

41. Поиск документов • Поиск документов по любым реквизитам документов и их сочетаниям; • Контекстный и уточняющий поиск.

42. Связи документов • Возможность связывания документов в логические пакеты , например: карточке договора отображаются дополнительные соглашения, и первичные документы по нему (акты, накладные, счета-фактуры и др.)

43. Аудит действий пользователей

44. Мониторинг Мониторинг Аналитика Оперативные данные

45. Интеграция Интеграция приложений: • Интеграция с почтовыми системами Lotus, Exchange; • Интеграция с офисными и графическими приложениями (MS Office, AutoCAD и др.); • Интеграция с лидерами ERP и CRM систем – SAP, Siebel; • Интеграции с порталами: BEA WebLogic, MS SharePoint, IBM WebSphere и др. • Интеграция с системами безопасности - IBM Tivoli Directory, MS Active Directory, Novell eDirectory, SUN JAVA System и др; • Поддержка внешних алгоритмов шифрования и ЭЦП; • Интеграция с внешними системами хранения документов. Технологии: • Поддержка интеграционных инструментов и технологий, в частности: Java, COM/API, XML, .Net, WebDAV и/или Web-сервисов; • Межсистемная интеграция через коннекторы, порты и компоненты комплекса управлением бизнес-процессами BPM; • Сквозная интеграция и управление межсистемными бизнес-процессами; • Возможность построения единой интеграционной платформы хранения данных для различных задач и приложений.

46. 4 Программных продукта на FileNet Электронное обучение

47. Обучение

48. Обучение

49. Статистика

50. Статистика