RID WATER for all

1. การพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ ปี 2553 Public Sector Management Quality Awardหมวด 6 การจัดการกระบวนการ RID WATER for all 20 มกราคม 2553 www.rid.go.th

2. ทำไมต้องมีการจัดการกระบวนการทำไมต้องมีการจัดการกระบวนการ ? • การทำงานในแต่ละที่ไม่เหมือนกันในงานเดียวกัน • ไม่ทราบว่าเป็นหน้าที่ของใคร • มีขั้นตอนมากเกินความจำเป็น • ใช้เวลาในการทำงานมาก • มีปัญหาซ้ำแล้วซ้ำอีก • สิ้นเปลืองงบประมาณมาก • ไม่ถูกใจผู้รับบริการ และผู้ได้รับผลกระทบหรือผู้มีส่วนได้เสีย • การทำงานไม่ตอบสนองต่อความต้องการของผู้รับบริการ ? ? www.rid.go.th

3. หมวด 6 การจัดกระบวนการ • หมวดการจัดการกระบวนการ เป็นการตรวจประเมินแง่มุมที่สำคัญทั้งหมด ของการจัดการกระบวนการ การให้บริการ และกระบวนการอื่นที่สำคัญ ที่ช่วยสร้างคุณค่าแก่ผู้รับบริการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และการบรรลุพันธกิจของส่วนราชการ ตลอดจนกระบวนการสนับสนุนที่สำคัญต่าง ๆ หมวดนี้ ครอบคลุมกระบวนการที่สำคัญและหน่วยงานทั้งหมด www.rid.go.th

4. หมวด 6 การจัดกระบวนการ • เป็นวิธีในการกำหนดกระบวนการหลัก (กระบวนการสร้างคุณค่า) และกระบวนการสนับสนุนที่สำคัญๆ ทั้งหมด • สร้างคุณค่าแก่ผู้รับบริการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย • ใช้เป็นระบบในการติดตาม ควบคุมดูแล ให้กระบวนการเหล่านี้ดำเนินการ ตามแผนงานและมาตรฐานงานที่วางไว้ www.rid.go.th

5. ปัจจัยข้อมูลนำเข้าที่สำคัญของหมวด 6 • ข้อมูลหมวด 1 การนำองค์กร แนวนโยบายของผู้บริหารในการดำเนินงาน • ข้อมูลหมวด 2 การวางแผนยุทธศาสตร์ เป้าประสงค์ขององค์กรที่จะไปให้ถึงวิสัยทัศน์ • ข้อมูลหมวด 3 การให้ความสำคัญกับผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้เสีย เป็นการมองถึงการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอนหรือกระบวนการให้อะไรกับผู้รับบริการบ้าง • ข้อมูลหมวด 4 การวัด การวิเคราะห์ และการจัดการความรู้ เป็นการมองถึงในแต่ละขั้นตอนหรือกระบวนงานได้มีการประยุกค์ใช้ความรู้และเทคโนโลยีอย่างไร • ข้อมูลหมวด 5 การมุ่งเน้นทรัพยากรบุคคล เป็นการมองถึงการใช้และการบริหารบุคคลากรในแต่ละขั้นตอนในการดำเนินงาน • ข้อมูลทั้งหมดนำมาประยุกค์ใช้ในหมวด 6 มาเป็นการวิเคราะห์กระบวนการเพื่อการจัดทำขั้นตอนมาตราฐาน www.themegallery.com

6. หมวด 6 การจัดการกระบวนการ 6.1 กระบวนการที่สร้างคุณค่า 6.2 กระบวนการสนับสนุน ก. กระบวนการที่สร้างคุณค่า ก. กระบวนการสนับสนุน • การกำหนดกระบวนการที่สร้างคุณค่า • การจัดทำข้อกำหนดของกระบวนการสร้างคุณค่า • การออกแบบกระบวนการเพื่อตอบสนองข้อกำหนดที่สำคัญ • การควบคุมและปรับปรุงกระบวนการที่สร้างคุณค่า • การลดค่าใช้จ่ายด้านการตรวจสอบ ทดสอบและตรวจประเมิน • การกำหนดกระบวนการสนับสนุน • การจัดทำข้อกำหนดของกระบวนการสนับสนุน • การออกแบบกระบวนการเพื่อตอบสนองข้อกำหนดที่สำคัญ • การควบคุมและปรับปรุงกระบวนการสนับสนุน • การลดค่าใช้จ่ายด้านการตรวจสอบ ทดสอบและตรวจประเมิน

7. ส่วนที่ 1: การออกแบบ กำหนดกระบวนการ (1) ข้อกำหนดที่สำคัญ (2) ออกแบบกระบวนการ (3) 6.1 สามส่วนหลัก ส่วนที่ 2: การควบคุม การนำกระบวนการสู่การปฏิบัติ (4) ลดค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบ (5) ป้องกันความผิดพลาด (5) ส่วนที่ 3: การปรับปรุง ปรับปรุงกระบวนการ (6) แลกเปลี่ยนเรียนรู้ (6) นวัตกรรม กระบวนการสร้างคุณค่า 7

8. 6.1 การจัดการกระบวนการ กำหนดกระบวนการ (1) ความต้องการผู้รับบริการ (หมวด 3) ข้อกำหนดที่สำคัญ (2) กฎหมาย กฎ ระเบียบ (OP 5) องค์ความรู้/IT ความต้องการผู้รับบริการ ออกแบบกระบวนการ (3) ระยะเวลา/ค่าใช้จ่าย/ผลิตภาพ เป้าหมายภารกิจ ตัวชี้วัดเพื่อควบคุมกระบวนการ (4) การนำกระบวนการสู่การปฏิบัติ (4) ลดค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบ (5) ป้องกันความผิดพลาด (5) ปรับปรุงกระบวนการ (6) สอดคล้องตาม OP แลกเปลี่ยนเรียนรู้ (6) นวัตกรรม กระบวนการสร้างคุณค่า 8

9. กระบวนการสร้างคุณค่า • เป็นกระบวนการที่ตอบสนองต่อกลุ่มผู้รับบริการโดยตรง • เป็นกระบวนการที่ทำให้ผู้รับบริการพึงพอใจมากกว่าที่ได้รับจากหน่วยงานอื่น • เป็นกระบวนการที่สร้างความโดดเด่นให้แก่องค์กรมากกว่าหน่วยงานอื่น • หากไม่มีกระบวนการนี้ อาจทำให้ผู้รับบริการ ไม่พึงพอใจ หรือเปลี่ยนไปใช้บริการจากหน่วยงานอื่น ที่สามารถทดแทนกันได้

10. กระบวนการสนับสนุน • กระบวนการที่ช่วยส่งเสริม สนับสนุนให้กระบวนการสร้างคุณค่าสามารถดำเนินการในกระบวนการได้ และบรรลุตามความต้องการของผู้รับบริการ และผู้มีส่วนได้เสีย

11. ยุทธศาสตร์ พันธกิจ ความต้องการผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย • กระบวนการสร้างคุณค่า • กระบวนการสำคัญสูงสุดใน • การปฏิบัติตามภารกิจ • สร้างคุณค่าให้กับผู้รับบริการ • และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย • เกี่ยวข้องกับบุคลากร • ส่วนใหญ่ • มีได้หลายกระบวนการ • มีลักษณะแตกต่างตาม • ภารกิจขององค์การ กระบวนการสร้างคุณค่า การออกแบบกระบวนการ

12. ปัจจัยที่สำคัญ • ข้อจำกัดและปัญหาในอดีต • การเติบโตและโอกาสในอนาคต • ปัจจัยที่อาจมีผลกระทบต่อกระบวนการ • ผลกระทบต่อสังคม/สิ่งแวดล้อม • ขีดความสามารถหน่วยงาน • ความพร้อมของทรัพยากร • มาตรฐานการควบคุม • ความคล่องตัวในการปรับเปลี่ยน • ข้อกำหนดที่สำคัญ • ความต้องการผู้รับบริการ • ความต้องการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย • ข้อกำหนดด้านกฎหมาย • ประสิทธิภาพของกระบวนการ • ความคุ้มค่า และการลดต้นทุน ข้อกำหนดที่สำคัญ

13. ปัจจัยเกี่ยวข้องที่สำคัญ ปัจจัยเกี่ยวข้องที่สำคัญ • องค์ความรู้และ • เทคโนโลยีที่ปลี่ยนแปลง • ขั้นตอนระยะเวลาการ • ปฏิบัติงาน • การควบคุมค่าใช่จ่าย • ปัจจัยเรื่องประสิทธิภาพ • ปัจจัยเรื่องประสิทธิผล

14. แผนสำรองฉุกเฉิน การสื่อสารกับผู้เกี่ยวข้อง การทบทวน/ปรับปรุงแผนสำรองฉุกเฉิน ความเชื่อมโยงแผนสำรองฉุกเฉินกับพันธกิจ • ระบบงานมีการเตรียมความพร้อม • สถานที่ทำงานมีการเตรียม • ความพร้อม • สภาพอากาศ • สาธารณูปโภค • ความปลอดภัย • การจลาจล • ภาวะฉุกเฉินระดับท้องถิ่น/ • ระดับชาติ ภัยพิบัติ ภาวะฉุกเฉิน

15. การกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงานการกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน • กระบวนการบรรลุผลตามข้อกำหนดที่สำคัญ • แสดงจุดเริ่มต้น จุดสิ้นสุดของงาน • ผู้ปฏิบัติงานใช้อ้างอิงไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด • ในการทำงาน • มี Work Flow • มีมาตรฐานการปฏิบัติงาน • มาตรฐานการปฏิบัติงาน • ข้อกำหนดในการ • ปฏิบัติงานทั้งในเชิง • คุณภาพ และปริมาณ • ระบบงาน • ระยะเวลาของกระบวนการ • คุณภาพผลผลิต • (ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น) • ความคุ้มค่าของงาน เมื่อ • เทียบกับทรัพยากรที่ใช้ • ครอบคลุมไม่น้อยกว่าร้อยละ 50 ของ • กระบวนการสร้างคุณค่าทั้งหมด • ครอบคลุมไม่น้อยกว่าร้อยละ 50 ของ • กระบวนการสนับสนุนทั้งหมด

16. การปรับปรุงกระบวนการ การปรับปรุงกระบวนการ • บูรณาการในทุกระดับชั้น • ปรับปรุงในระดับกิจกรรม • ปรับปรุงในระดับการปฏิบัติงาน • ประจำวัน • ปรับปรุงในระดับกระบวนการ • ปรับปรุงในระดับกระบวนงาน • ปัจจัยความสำเร็จในการปรับปรุงกระบวนการ • การมีส่วนร่วมของผู้บริหาร • ความชัดเจนของเป้าหมาย (การปรับปรุง/ • ทิศทาง/การสื่อสาร) • เป้าหมายการปรับปรุงต้องเป็นส่วนสำคัญ • ที่ระบุในแผนกลยุทธ์/ตัวชี้วัดการปรับปรุง • ประจำปี • มีการติดตามแผนการปรับปรุงต่อเนื่อง • มีกลไกการแก้ไขปัญหา • แรงจูงใจ/ความพร้อมใจของบุคลากร • ความรู้ของบุคลากรในการแก้ไขปัญหา • ขั้นตอน • ระบุ/ค้นหาจุดอ่อนใน • กระบวนการ/โอกาสในการ • ปรับปรุง • กำหนดเป้าหมาย/วัตถุประสงค์ • ในการปรับปรุงงานให้ชัดเจน • จัดทีมงานปรับปรุง • จัดทำแผนงาน/โครงการรองรับ • ดำเนินการและติดตามประเมินผล

17. สรุปองค์ประกอบสำคัญ 6 ข้อ • แนวทางและวิธีการในการกำหนดกระบวนการที่สร้างคุณค่า • การรวบรวมข้อมูลเพื่อการจัดทำข้อกำหนดที่สำคัญของกระบวนการ • การออกแบบกระบวนการเพื่อตอบสนองต่อข้อกำหนดที่สำคัญรวมทั้งปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอกของหน่วยราชการ • การบริหารจัดการกระบวนการเพื่อให้สามารถบรรลุผลอย่างมีประสิทธิภาพ • การควบคุมต้นทุนและการลดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการตรวจสอบทดสอบและการแก้ไขข้อผิดพลาดในกระบวนการ • กลไกในการปรับปรุงกระบวนการและเรียนรู้จากการปรับปรุงนั้น เพื่อการขยายผล และพัฒนาจนเกิดการเรียนรู้ขององค์กร www.rid.go.th

18. หมวด 6 KPI 1. ร้อยละความพึงพอใจของผู้รับบริการที่มีต่อขั้นตอนการ ปฏิบัติงาน 2. ร้อยละของกระบวนการสร้างคุณค่าที่มีการจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน (Work Manual) 3. ร้อยละความพึงพอใจของบุคลากรที่มีต่อระบบรองรับภาวะ ฉุกเฉิน คะแนนโดยเฉลี่ย 3

19. การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน PMQA หมวด6 www.rid.go.th

20. คำสั่งกรมชลประทาน ที่ ข 977/2552 ลว 10 พ.ย.52แต่งตั้งคณะทำงานย่อยจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน กระบวนการสร้างคุณค่า หมวด 6 • คณะทำงานฯจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานด้านวางโครงการ • คณะทำงานฯจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานด้านออกแบบ • คณะทำงานฯจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานด้านสำรวจด้านวิศวกรรมและธรณีวิทยา • คณะทำงานฯจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานด้านก่อสร้าง • คณะทำงานฯจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานด้านจัดสรรน้ำ • คณะทำงานฯจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานด้านปรับปรุงระบบชลประทาน RID >> Water for all

21. วัตถุประสงค์ การจัดทำ Work Manual • เพื่อให้ส่วนราชการมีการจัดคู่มือการปฏิบัติงานที่ชัดเจน อย่างเป็นลายลักษณ์อักษร ที่แสดงถึงรายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงานของกิจกรรม/กระบวนการต่าง ๆ ของหน่วยงาน เพื่อใช้ประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์การ • การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานถือเป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งในการสร้างมาตรฐานการปฏิบัติงาน (ตาม PM 5) ที่มุ่งไปสู่การบริหารคุณภาพทั่วทั้งองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้ เพื่อให้การทำงานของส่วนราชการได้มาตรฐานเป็นไปตามเป้าหมาย ได้ผลิตผลหรือการบริการที่มีคุณภาพ เสร็จรวดเร็วทันตามกำหนดเวลานัดหมาย มีการทำงานปลอดภัย และไม่สร้างมลพิษแก่ชุมชน เพื่อการบรรลุข้อกำหนดที่สำคัญของกระบวนการ RID >> Water for all

22. แนวทางการดำเนินการตาม PM 5 PM 5 :ส่วนราชการต้องกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน ของกระบวนการที่สร้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมีวิธีการในการนำมาตรฐานการปฏิบัติงานดังกล่าวให้บุคลากรนำไปปฏิบัติ เพื่อให้บรรลุผลตามข้อกำหนดที่สำคัญ RID >> Water for all

23. กระบวนการสร้างคุณค่า (Value creation) หมายถึงกระบวนการต่าง ๆ ที่ • สร้างผลประโยชน์แก่ผู้รับบริการ และ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย • มีผลทำให้บรรลุพันธกิจหลักของส่วนราชการ • มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อ “การดำเนินการตามภารกิจ” • เกี่ยวข้องกับบุคลากรส่วนใหญ่ และก่อให้เกิดผลผลิต บริการ และผลลัพธ์ในเชิงบวกให้แก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นที่สำคัญ RID >> Water for all

24. กระบวนการสนับสนุน • กระบวนการที่ช่วยสนับสนุนให้กระบวนการสร้างคุณค่า สามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ อาทิ กระบวนการด้านสารบัญ การเงิน/งบประมาณ กระบวนการทรัพยากรบุคคล กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างและพัสดุ กระบวนการด้าน IT กระบวนการวางแผน เป็นต้น RID >> Water for all

25. ความสัมพันธ์ของระบบและกระบวนการความสัมพันธ์ของระบบและกระบวนการ • ในองค์กรประกอบด้วยระบบต่าง ๆ ที่มีความเชื่อมโยงกัน เช่นระบบการพัฒนายุทธศาสตร์ ระบบฐานข้อมูล ระบบบริหาร ระบบสนับสนุน ฯลฯ • แต่ละระบบสามารถอธิบายเป็นกระบวนการได้ • ในแต่ละกระบวนการอาจสามารถขยายความลงเป็นกระบวนการย่อย ๆ ได้อีก RID >> Water for all

26. System Process Sub-processes Process 26 กระบวนการสร้างคุณค่า

27. กระบวนการในองค์การ • ในระบบการบริหารองค์กรประกอบด้วยกระบวนการหลักและกระบวนการสนับสนุน • กระบวนการหลักคือสิ่งที่ส่งผลต่อความต้องการของลูกค้าและต่อความสำเร็จขององค์กร • ทุก ๆ กระบวนการภายในองค์กรส่งผลต่อการทำงานของกันและกันและต่อความสำเร็จขององค์กร • แม้กระบวนการหลักจะมีความสำคัญที่สุด แต่กระบวนการสนับสนุนทั้งหลายเป็นส่วนเกื้อหนุนให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล RID >> Water for all

28. ตัวชี้วัดที่สำคัญ “ตัวชี้วัดที่สำคัญ” หมายถึง ตัววัดที่บ่งชี้ถึงความสำเร็จของการดำเนินการของกระบวนการ เช่น - การวัดความผิดพลาดของกระบวนการติดตั้งโปรแกรม สามารถวัดได้จาก ร้อยละของข้อผิดพลาดในการติดตั้งโปรแกรม โดยตั้งเป้าไว้ไม่เกิน 5% ของจำนวนครั้งในการติดตั้งโปรแกรม - การวัดรอบระยะเวลาของกระบวนการบำรุงรักษาสามารถวัดได้จาก ร้อยละของการดำเนินการตามระยะเวลาที่กำหนด เป็นต้น RID >> Water for all

29. การออกแบบกระบวนการ ปัจจัยที่ใช้ในการออกแบบกระบวนการ ประกอบด้วย • ข้อกำหนดที่สำคัญ • องค์ความรู้ • เทคโนโลยี • กฎระเบียบ กฎหมาย • ต้นทุน/ ค่าใช้จ่าย • ระยะเวลาในการปฏิบัติงาน • ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของกระบวนการ เป็นต้น RID >> Water for all

30. คู่มือการปฏิบัติงาน (Work Manual)คืออะไร • แผนที่บอกเส้นทางการทำงานที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ • ระบุถึงขั้นตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ของกระบวนการ • มักจัดทำขึ้นสำหรับงานที่มีความซับซ้อน มีหลายขั้นตอน และเกี่ยวข้องกับหลายคน • สามารถปรับปรุงเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการปฏิบัติงาน • เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานไว้ใช้อ้างอิง ไม่ให้เกิดความผิดพลาดในการปฏิบัติงาน RID >> Water for all

31. ขอบเขตหลัก Work Manual • Work Flow ของกระบวนการ • ขั้นตอนการปฏิบัติงาน • รายละเอียดวิธีการทำงานของแต่ละขั้นตอนย่อย • เอกสาร/ระเบียบ ที่ใช้ประกอบการดำเนินการ • แบบฟอร์ม • ผู้รับผิดชอบ • มาตรฐานงาน คือ ข้อกำหนดในการปฏิบัติงาน • มาตรฐานระยะเวลา • มาตรฐานในเชิงคุณภาพ เช่น ความถูกต้อง ความสมบูรณ์ของข้อมูล ความผิดพลาด ความคุ้มค่าของงาน เป็นต้น • ระบบการติดตามประเมินผล • เพื่อใช้ติดตามผลการปฏิบัติงานเปรียบเทียบกับมาตรฐานที่กำหนด • กำหนดรูปแบบ และระยะเวลาในการติดตาม เช่น ทุก 3 เดือน หรือทุก 6 เดือน RID >> Water for all

32. องค์ประกอบคู่มือการปฏิบัติงานองค์ประกอบคู่มือการปฏิบัติงาน • วัตถุประสงค์ของการจัดทำคู่มือ • ขอบเขต • คำจำกัดความ • หน้าที่ความรับผิดชอบ • Work Flow กระบวนการ • ขั้นตอนการปฏิบัติงาน • มาตรฐานงาน • ระบบติดตามประเมินผล • เอกสารอ้างอิง • แบบฟอร์มที่ใช้ RID >> Water for all

33. วัตถุประสงค์ (Objectives) • ความหมาย: เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ในการจัดทำคู่มือปฏิบัติงานของกระบวนนี้ขึ้นมา • ตัวอย่างวัตถุประสงค์เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน เพื่อให้มั่นใจว่าได้มีการปฏิบัติตามข้อกำหนด ระเบียบ หลักเกณฑ์เกี่ยวกับการตรวจสอบภายในที่กำหนดไว้อย่างสม่ำเสมอและมีประสิทธิภาพ สอดคล้องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ขององค์กร RID >> Water for all

34. ขอบเขต (Scope) • ความหมาย: เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่าครอบคลุมตั้งแต่ขั้นตอนใด ถึงขั้นตอนใด หน่วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด • ตัวอย่างขอบเขตเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน ระเบียบการปฏิบัตินี้ครอบคลุมขั้นตอนการตรวจสอบภายในของผู้ตรวจสอบภายในและผู้รับการตรวจสอบ ตั้งแต่การวางแผนการตรวจสอบ การดำเนินการตรวจสอบ การจัดทำรายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซ้ำ สำหรับทุกครั้งที่มีการตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข RID >> Water for all

35. คำจำกัดความ (Definition) • ความหมาย: เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงคำศัพท์เฉพาะซึ่งอาจเป็นภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ หรือคำย่อ ที่กล่าวถึงภายใต้ระเบียบปฏิบัตินั้นๆ เพื่อให้เป็นที่เข้าใจตรงกัน • ตัวอย่างคำจำกัดความ เรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน Auditor = ผู้ตรวจสอบที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการ Audite = แผนก หน่วยงาน หรือบุคคลผู้ได้รับการตรวจสอบ CAR = Corrective Action Report- การร้องขอให้ดำเนินการแก้ไข RID >> Water for all

36. หน้าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities) • ความหมาย: เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบว่ามีใครบ้างที่เกี่ยวข้องกับระเบียบปฏิบัตินั้น ๆ โดยมักจะเรียงจากผู้อำนาจหรือตำแหน่งสูงสุดลงมา • ตัวอย่างหน้าที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน ผู้อำนวยการกอง: อนุมัติแผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ ภายใน หัวหน้ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ความร่วมมือในการตรวจสอบ นักวิชาการ 6 ว. : จัดทำแผนดำเนินการตรวจสอบ สรุปผลและติดตามผล RID >> Water for all

37. No Yes No Yes Work Flow กระบวนการ จุดเริ่มต้น และ สิ้นสุดของกระบวนการ กิจกรรมและ การปฏิบัติงาน การตัดสินใจ ทิศทาง/การเคลื่อนไหว ของงาน RID >> Water for all

38. ตัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการตัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ ชื่อกระบวนการ..........................................................................ตัวชี้วัดที่สำคัญของกระบวนการ................................................... No Yes No Yes จุดเชื่อมต่อระหว่างขั้นตอน (เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ ไม่สามารถจบได้ภายใน 1 หน้า) การตัดสินใจ ทิศทาง/ การเคลื่อนไหว ของงาน จุดเริ่มต้น และ สิ้นสุดของกระบวนการ กิจกรรมและ การปฏิบัติงาน

39. เอกสารอ้างอิง (Reference Document) • ความหมาย: เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ประกอบคู่กันหรืออ้างอิงถึงกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานนั้นๆ สมบูรณ์ ได้แก่ ระเบียบปฏิบัติเรื่องอื่น พระราชบัญญัติ กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทำงาน เป็นต้น • ตัวอย่างเอกสารอ้างอิงเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน ระเบียบการปฏิบัติเรื่องการแก้ไขและป้องกัน(QP-QMR-01) ระเบียบปฏิบัติเรื่องการทบทวนโดยฝ่ายบริหาร (QP-QMR-02) RID >> Water for all

40. แบบฟอร์มที่ใช้ (Form) • ความหมาย: เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ต้องใช้ในการบันทึกข้อมูลของผู้ที่เกี่ยวข้อง ในการปฏิบัติงานของกระบวนการนั้น ๆ • ตัวอย่างแบบฟอร์มเรื่อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01) แบบคำถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02) แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03) RID >> Water for all

41. ประโยชน์การจัดทำ Work Manual • ใช้ฝึกอบรมข้าราชการใหม่ • ประหยัดงบประมาณในการฝึกอบรม เนื่องจากหัวหน้างานใช้เป็นคู่มือในการสอนงาน • ทำให้การกำหนดหน้าที่การงานชัดเจนไม่ซ้ำซ้อน • ใช้ในการควบคุมงานและการติดตามผลการปฏิบัติงานให้มีความผิดพลาดในการทำงานลดน้อยลง • เป็นคู่มือในการประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Review) ของบุคลากร • ช่วยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่ • ใช้เป็นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการให้บริการ ต่อองค์การและผู้บังคับบัญชา RID >> Water for all

42. ประโยชน์การจัดทำ Work Manual • ได้รับทราบภาระหน้าที่ของตนเองชัดเจนยิ่งขึ้น • ได้เรียนรู้งานเร็วขึ้นทั้งตอนที่เข้ามาทำงานใหม่ / หรือตอนที่จะย้ายงานใหม่ • มีขั้นตอนในการทำงานที่แน่นอน ทำให้การทำงานได้ง่ายขึ้น • รู้จักวางแผนการทำงานเพื่อให้ผลงานออกมาตามเป้าหมาย • สามารถใช้เป็นแนวทางเพื่อการวิเคราะห์งานให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา • สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพราะมีสิ่งที่อ้างอิง • สร้างความเป็นมืออาชีพในการปฏิบัติงาน ต่อผู้ปฏิบัติงาน RID >> Water for all

43. ปัจจัยสำคัญในการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน • ลักษณะที่ดีของคู่มือการปฏิบัติงาน • คุณสมบัติและทักษะของผู้จัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน RID >> Water for all

44. ลักษณะที่ดีของคู่มือการปฏิบัติงานลักษณะที่ดีของคู่มือการปฏิบัติงาน • กระชับ ชัดเจน เข้าใจได้ง่าย • เป็นประโยชน์สำหรับการทำงานและฝึกอบรม • เหมาะสมกับองค์กรและผู้ใช้งานแต่ละกลุ่ม • มีความน่าสนใจ น่าติดตาม • มีความเป็นปัจจุบัน (Update) ไม่ล้าสมัย • แสดงหน่วยงานที่จัดทำ วันที่บังคับใช้ • มีตัวอย่างประกอบ Clear Complete Concise Correct RID >> Water for all

45. คุณสมบัติ มีความรู้ความเชี่ยวชาญในการปฏิบัติงานเรื่องนั้น ๆ เป็นคนช่างสังเกต เอาใจใส่ในรายละเอียดของการปฏิบัติงาน รู้ทฤษฎีและความรู้พื้นฐานของการวิเคราะห์ระบบงาน รู้หลักการสื่อสารในรูปแบบต่าง ๆ รู้เทคโนโลยีสมัยใหม่ คุณสมบัติและทักษะของผู้จัดทำเอกสารการปฏิบัติงาน • ทักษะ • ทักษะการวิเคราะห์ (Analysis Skills) • ทักษะการสื่อสาร (Communication Skills) • ทักษะออกแบบ (Design Skills) • ทักษะการประเมินผล (Evaluation Skills)

46. ตัวอย่างแบบฟอร์มแสดงรายชื่อกระบวนการ

47. ตัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการตัวอย่างแบบฟอร์มการออกแบบกระบวนการ ชื่อกระบวนการ..........................................................................ตัวชี้วัดที่สำคัญของกระบวนการ................................................... No Yes No Yes จุดเชื่อมต่อระหว่างขั้นตอน (เช่น กรณีการเขียนกระบวนการ ไม่สามารถจบได้ภายใน 1 หน้า) การตัดสินใจ ทิศทาง/ การเคลื่อนไหว ของงาน จุดเริ่มต้น และ สิ้นสุดของกระบวนการ กิจกรรมและ การปฏิบัติงาน

48. ตัวอย่าง1 การออกแบบกระบวนการ ชื่อกระบวนการ......กระบวนการรับหนังสือภายนอก.................ตัวชี้วัดที่สำคัญของกระบวนการ... ร้อยละของเอกสารที่รับได้ภายใน 2 วัน............ ลงทะเบียนรับ ตรวจสอบหนังสือเบื้องต้น เสนอ ผอ.สลธ. จัดส่งหนังสือไปยัง สำนักที่เกี่ยวข้อง สำนักเจ้าของเรื่อง ลงรับเอกสาร เสนอ ผอ.สำนัก เจ้าของเรื่อง

49. ตัวอย่าง2 การออกแบบกระบวนการ ชื่อกระบวนการ......กระบวนการจัดทำแผนงานโครงการ.................ตัวชี้วัดที่สำคัญของกระบวนการ... ร้อยละข้อผิดพลาดในการจัดทำแผนงานโครงการ ศึกษาวิเคราะห์ แนวทางการดำเนินงาน จัดทำแผนงานโครงการ เสนอ ผู้บริหารเพื่ออนุมัติโครงการ No Yes จัดซื้อจัดจ้าง

50. คณะทำงานฯจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานด้าน_____คณะทำงานฯจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานด้าน_____ รวบรวมสรุป/กลั่นกรอง คณะทำงานจัดทำคู่มือ คัดเลือกแนวทางคู่มือ คู่มือการปฏิบัติงาน มาตราฐานกรมชลประทาน หัวข้อ /แนวทาง สชป./สำนัก/ กอง จัดทำคู่มือ ทำชุมชนนักปฏิบัติ (COP) แต่งตั้งคณะทำงาน RID >> Water for all