LEY 951 DE MARZO 31 DE 2005 POR LA CUAL SE CREA EL ACTA DE INFORME DE GESTIÓN

1. LEY 951 DE MARZO 31 DE 2005 POR LA CUAL SE CREA EL ACTA DE INFORME DE GESTIÓN “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

2. EL PROCESO DE EMPALME QUÉ ES? Es un proceso de interés público, formal y obligatorio, a través del cual se hace entrega y se recibe la administración pública de las entidades territoriales, y se formaliza con la entrega de un informe de gestión. Da cuenta del estado de la entidad territorial en relación con sus recursos administrativos, financieros, humanos y tecnológicos, así como de la situación en materia de desarrollo económico, social, político, cultural, ambiental, de ordenamiento territorial, seguridad y convivencia ciudadana, orden público, etc. “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

3. EL PROCESO DE EMPALME MARCO NORMATIVO Por la cual se establece la Ley orgánica del Plan de Desarrollo Ley 152 de 1994 ARTÍCULO 39, numeral 2, al hablar de la elaboración de los planes de desarrollo de las entidades territoriales, establece que: 2. Una vez elegido el Alcalde o Gobernador respectivo, todas las dependencias de la administración territorial y, en particular, las autoridades y organismos de planeación, le prestarán a los candidatos electos y a las personas que éstos designen para el efecto, todo el apoyo administrativo, técnico y de información que sea necesario para la elaboración del plan. “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

4. EL PROCESO DE EMPALME MARCO NORMATIVO Por la cual se crea el acta de Informe de gestión y se fijan las normas generales para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del estado colombiano. Ley 951 de 2005 ARTÍCULO 1º. La presente ley tiene por objeto fijar las normas generales para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado colombiano, establecer la obligación para que los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal, metropolitano en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado presenten al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, según el caso, un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones. “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

5. EL PROCESO DE EMPALME MARCO NORMATIVO Emitida por la Contraloría General de la República, reglamenta la metodología para elaborar el Acta de Informes de Gestión, entendida como el conjunto de información administrativa, legal y financiera que debe acompañar un proceso de empalme. Resolución Orgánica 5674 de 2005 Establece que los alcaldes y gobernadores, antes del 15 de diciembre del último año de su respectivo período de gobierno, entregarán a los nuevos mandatarios la información necesaria para efectos de la formulación del nuevo Plan de desarrollo y la presentación de los informes que requieran las entidades competentes. Ley 1450 de 2010 “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

6. EL PROCESO DE EMPALME MARCO NORMATIVO “Estatuto Anticorrupción”. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas para modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios. Ley 1551 de 2012 “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

7. EL PROCESO DE EMPALME MARCO NORMATIVO Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Ley 1712 de 2014 En el Título IV fija los elementos y lineamientos para la “Rendición de cuentas de la rama ejecutiva”. LEY 1757 DE Articulo 9: Es el informe que debe presentar el Jefe de la entidad, cuando culmine su gestión, Esta información debe ser rendida a los quince (15) días siguientes a la dejación del cargo, finalizado su administración y, quienes al término de su periodo fueren ratificados. RESOLUCIÓN 254 DE 2013 CDT “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

8. EL PROCESO DE EMPALME FORMATO UNICO ACTA DE INFORME DE GESTION (Ley 951 de marzo 31 de 2005) • DATOS GENERALES: 1.1 NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE QUE ENTREGA 1.2 CARGO 1.3 ENTIDAD (RAZON SOCIAL) 1.4 CIUDAD Y FECHA 1.5 FECHA DE INICIO DE LA GESTION 1.6 MOTIVO DE LA PRESENTACION DEL ACTA RETIRO SEPARACION RATIFICACION 1.7 FECHA DE RETIRO, SEPARACION O RATIFICACION DEL CARGO 2.INFORME RESUMIDO O EJECUTIVO DE LA GESTION: Informe escrito máximo en dos hojas sobre la gestión adelantada, en la que se cubran aspectos como son: Principales logros, programas, proyectos, actividades y los resultados obtenidos por cada uno de los anteriores, contextualizado en términos de economía, eficiencia y eficacia. 3.SITUACION DE LOS RECURSOS: Detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos, por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro, separación o ratificación del cargo, así: 3.1 Recursos Financieros 3.2 Bienes Muebles e Inmuebles Nota: Adjunte relación de inventarios y responsables. “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

9. EL PROCESO DE EMPALME • 4.PLANTA DE PERSONAL • Detalle de la planta de personal de la Entidad. • 5. PROGRAMAS, ESTUDIOS Y PROYECTOS: • Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro o ratificación, todos y cada uno de los programas, estudios y proyectos que se hayan formulado para el cumplimiento misional de la entidad. • 6. OBRAS PÚBLICAS: • Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro o ratificación, todas y cada una de las obras públicas adelantadas, señalando si está en ejecución o en proceso. El valor debe incluir adiciones o modificaciones. • Si la obra pública terminó en condiciones anormales (terminación anticipada, caducidad, etc.) se debe efectuar el respectivo comentario en la columna de observaciones. • 7. EJECUCIONES PRESUPUESTALES: • Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro o ratificación, los valores presupuestados, los efectivamente recaudados y el porcentaje de ejecución. • Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro o ratificación, los valores presupuestados, los efectivamente gastados y el porcentaje de ejecución. • 8. CONTRATACION: • Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro o ratificación, el número de contratos en proceso y ejecutados de acuerdo con los objetos contractuales (prestación de servicios, adquisición de bienes, suministro, mantenimiento, asesorías, consultorías, concesiones, fiducias, etc.) y modalidades de contratación. • (No incluya los contratos de obra pública reportados en el punto 6 de la presente Acta de Informe de Gestión). “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

10. EL PROCESO DE EMPALME • 9. REGLAMENTOS Y MANUALES: • Relacione a la fecha de retiro, separación del cargo o ratificación, los reglamentos internos y/o manuales de funciones y • procedimientos vigentes en la entidad. • 10. CONCEPTO GENERAL: • Concepto General Gestión del funcionario que se retira, se separa del cargo o lo ratifican, en forma narrada máximo en dos hojas, sobre la situación administrativa y financiera cumplida durante el período comprendido entre la fecha de inicio de su gestión y la de su retiro o ratificación. • Fecha. ________________ • _______________________________ • NOMBRE Y FIRMA FUNCIONARIO SALIENTE • (Titular o representante Legal) • En caso de muerte, incapacidad por enfermedad o ausencia injustificada de que trata el artículo 8 de la Ley 951 de 2005. • _____________________________________________ • NOMBRE Y FIRMA • FUNCIONARIO DE JERARQUIA INMEDIATA INFERIOR • (Anexar acto administrativo de autorización) • __________________________________________ • NOMBRE Y FIRMA JEFE DE CONTROL INTERNO • O SU DELEGADO • ____________________________ ____________________________ • NOMBRE, CARGO, FIRMA y C.C. NOMBRE, CARGO, FIRMA y C.C. • PRIMER TESTIGO SEGUNDO TESTIGO “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

11. EL PROCESO DE EMPALME CUAL ES SU OBJETIVO PRINCIPAL? Lograr la transición armoniosa entre la administración que termina su periodo y el nuevo gobernante y su equipo de trabajo, con el fin de evitar traumatismos en los procesos de gestión que repercutan en el desarrollo sostenible del territorio. “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

12. EL PROCESO DE EMPALME • PARA QUÉ SIRVE? • El proceso de empalme sirve para que la nueva administración inicie sin traumatismos el nuevo período de gobierno de la entidad territorial, le dé continuidad a los procesos en curso y pueda poner en marcha sus nuevos proyectos en beneficio de la ciudadanía. • Permite a la administración saliente hacer un balance de su gestión, convirtiéndose en su primera línea de defensa, así como identificar alertas, debilidades y lecciones aprendidas, para hacer recomendaciones al gobierno entrante. “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

13. EL PROCESO DE EMPALME QUIENES PARTICIPAN Es el responsable de entregar la administración y los balances de su gestión. Igualmente, los servidores públicos son soporte de la memoria institucional y responsables de organizar y entregar la información a cargo de su competencia. EL GOBERNANTE SALIENTE Y SUS FUNCIONARIOS Recibe y utiliza la información del gobierno saliente como responsable de guiar los destinos de la Alcaldía o Gobernación durante los próximos cuatro años y de orientar el desarrollo del territorio conforme al mandato ciudadano. EL GOBERNATE ELECTO Se mantiene luego de cierre de periodo y tiene una mirada independiente, por lo que se convierte en un elemento clave del equipo. EL JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

14. EL PROCESO DE EMPALME QUIENES PARTICIPAN Cumplir con la competencia establecida en las leyes sobre inspección, vigilancia y control, que garantice y contribuya con procesos de empalme transparentes. En este sentido son llamados para hacer parte del proceso, las oficinas territoriales de la Contraloría y la Procuraduría, así como las Personerías municipales. LOS ORGANISMOS DE CONTROL En el marco de su función de seguimiento del cumplimiento del plan de desarrollo, harán revisión y validación de la información presentada, identificarán y presentarán recomendaciones frente a los programas y proyectos estratégicos que deben tener continuidad en la nueva administración. LOS CONSEJOS TERRITORIALES DE PLANEACIÓN “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

15. EL PROCESO DE EMPALME ADEMÁS PODRAN PARTICIPAR Como actor principal de la gestión pública, que debe tener acceso a los informes resultantes del proceso de empalme, y analizar la coherencia de la misma. LA CIUDADANIA Y SUS ORGANIZACIONES Podrán solicitar información correspondiente del proceso de empalme (informe de gestión) que tiene un carácter público y proponer recomendaciones con base en el análisis de los documentos. LAS CORPORACIONES PÚBLICAS “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

16. EL PROCESO DE EMPALME CUANDO SE INICIA? El empalme debe iniciarse en el momento en que es elegido el nuevo mandatario y éste define, de común acuerdo con la Administración saliente, la estrategia para llevar a cabo el empalme – programación de reuniones, la entrega de información, entrega de bienes muebles e inmuebles, presentación de informes, etc. “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

17. EL PROCESO DE EMPALME CUANDO FINALIZA? El empalme finaliza con la realización de un acto formal en donde las partes firman el Acta de Informe de Gestión. No obstante, el mandatario saliente debe atender las citaciones que los organismos de control demanden con posterioridad a tal fecha. (Parágrafo, Art 13 Ley 951) “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

18. EL PROCESO DE EMPALME CUÁLES SON LAS RESPONSABILIDADES? • ADMINISTRACION SALIENTE • Designar vocero de empalme e informar al mandatario electo • Prepara y organiza con anticipación la información para el empalme. • Coordina las reuniones definidas con el equipo entrante. • Garantiza las condiciones logísticas para llevar a buen termino el proceso de empalme. “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

19. EL PROCESO DE EMPALME CUÁLES SON LAS RESPONSABILIDADES? • ADMINISTRACION ENTRANTE • Designa delegados para conformar Comisión de Empalme y oficializa ante la administración saliente. • Propone estrategia de empalme y coordina con equipo saliente (comisión). • Participa en las reuniones definidas y organiza la recepción de la información. • Analiza el contenido del informe de gestión y prepara observaciones de ser el caso. “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

20. EL PROCESO DE EMPALME 1° FASE PREPARATORIA Permite a la administración saliente hacer un balance de su gestión, Convirtiéndose en su primera línea de defensa, así como identificar alertas, debilidades y lecciones aprendidas, para hacer recomendaciones al gobierno entrante. 1 3 Conformación de equipo de trabajo y designación de responsables de empalme identificación y levantamiento de información 4 Elaboración de informe de gestión y recomendaciones a la nueva administración 2 Construcción de agenda de trabajo Septiembre - Octubre “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

21. EL PROCESO DE EMPALME QUE INFORMACIÓN SE DEBE PRESENTAR Defensa Jurídica Contractual Sistema Financiero Gestión Talento Humano GESTION Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO Gestión Documental y Archivo Gobierno en Línea y Sistemas de Información Banco de Programas y Proyectos Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano Control de la Gestión Recursos Físicos e Inventarios “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

22. EL PROCESO DE EMPALME QUE INFORMACIÓN SE DEBE PRESENTAR CUMPLIMIENTOL DEL PLAN DE DESARROLLO • Educación • Salud • Agua potable y saneamiento básico • Deporte y Recreación • Cultura GESTION DEL DESARROLLO TERRITORIAL Otros Sectores y Temas SEGUIMIENTO AL POT “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

23. EL PROCESO DE EMPALME QUE INFORMACIÓN SE DEBE PRESENTAR Relación de Planes Sectoriales Ambiental y Gestión del Riesgo Asuntos Étnicos Complemento APSB SEGUIMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO Complemento Pobreza Complemento Salud Desarrollo Rural y Agropecuario Empleo y Trabajo Genero- diversidad sexual Infraestructura Transporte Seguridad y Convivencia Ciudadana Vivienda Urbana “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

24. EL PROCESO DE EMPALME COMO SE ELABORA EL INFORME DE GESTIÓN Realice un balance de la información con el equipo y defina la ruta a seguir: USO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION Si se cuenta con información consignada y actualizada en los sistemas de información, por ejemplo en los sistemas de información nacional como el SECOP o el SIGEP, o en los territoriales de que disponga; en el tema que corresponde en el informe de gestión, se debe incluir la ruta, el usuario, y la clave para el acceso a esa información, así como el reporte actualizado de la información pertinente “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

25. EL PROCESO DE EMPALME COMO SE ELABORA EL INFORME DE GESTIÓN USO DE LA INFORMACION DOCUMENTADA Si no se cuenta con información consignada y actualizada en los sistemas de información, pero se dispone de documentos o informes con datos o cifras actualizadas, en el informe de gestión se debe incluir la ruta para el acceso a dicha información , así como el reporte actualizado de la información pertinente. USO DE FORMATOS Si no se cuenta con datos o información consignada y actualizada en los sistemas de información, ni se cuenta con documentos o informes con datos o cifras actualizadas, para el informe de gestión se debe diligenciar los formatos anexos a la Circular Conjunta 018. “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

26. EL PROCESO DE EMPALME 2° FASE DE EMPALME Es un momento estratégico para la entrega y asimilación de la información del empalme, la cual se entrega a través de sesiones informativas y de retroalimentación entre los equipos de las administraciones entrante y saliente. 1 3 Conformación de equipo de trabajo y designación de responsables Sesiones de entrega de información por dependencias o temas 2 Sesiones de comisión de empalme Entrega de actas parciales por Dependencias o temas Noviembre - diciembre “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

27. EL PROCESO DE EMPALME 2° FASE DE EMPALME 6 4 Sesiones aclaratorias de información por dependencias o temas Reunión abierta de entrega de Gobierno (acta) 5 Elaboración acta de informe de Gestión Noviembre - Diciembre “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

28. EL PROCESO DE EMPALME 3° FASE DE GESTIÓN Y USO DE LA INFORMACIÓN Garantizar la provisión de los bienes públicos y prestación de los servicios básicos y los procesos administrativos y financieros de la entidad territorial y servir de insumo para la elaboración del nuevo Plan de Desarrollo. • Finanzas Territoriales • Planta de Personal • Inventario de Herramientas Tecnológicas Disponibles • Insumos para la Primera Rendición de Cuentas • Identificación de Acciones Judiciales en Curso • Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles ANALISIS DE INFORMACIÓN SOBRE GESTIÓN Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO Enero - Marzo “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

29. EL PROCESO DE EMPALME 3° FASE DE GESTIÓN Y USO DE LA INFORMACIÓN • Línea Base para el Plan de Desarrollo • Línea Base para el Plan de Ordenamiento Territorial • Identificación Planes y Programas que deben tener continuidad • Inventario de Instrumentos de Planificación • Planes estratégicos y sectoriales • Documentos de Política Pública • Diagnósticos, entre otros ANALISIS DE INFORMACIÓN SOBRE GESTIÓN DEL DESARROLLO TERRITORIAL Enero - Marzo “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

30. ¡GRACIAS! CARLOS ELIDIO DELGADO CARDOZO capacitador carloselidio1@gmail.com Móvil 3152989968 “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”

31. EL PROCESO DE EMPALME OTROS INFORMES DE EMPALME ESPECIALES • Entidades certificadas en educación • Según metodología establecida por el Ministerio de Educación Nacional • Informe especial de gestión de atención integral a las víctimas • Según metodología establecida por el Ministerio del Interior • Sistema General de Regalías • Según metodología establecida por el Departamento Nacional de Planeación • Rendición de cuentas de infancia adolescencia y juventud • Según metodología de la Procuraduría Delegada para la Familia y la Infancia “CONSTRUYENDO CULTURA DE CONTROL”