福利社資料庫

1. 福利社資料庫 Access 表單與報表 • 16 • 在福利社中進貨、銷售的交易十分頻繁，善用資料庫能讓管理者清楚的掌握整個營運的現況。表單的使用能方便操作者的輸入，報表的輸出能突顯每個重要的資訊。

2. 關於「招生簡章信件套印」 • 16.1 • 在使用本章的福利社館資料庫時，規劃中它擁有「客戶資料表」、「產品資料表」、「廠商資料表」、「銷售資料表」。藉由資料表的關聯設定，使用者可以得到許多交相搭配顯示的資料。例如每一筆銷售資料，可以知道是哪個客戶購買，賣出的是哪項，該商品又是哪個廠商製造的。 • 在本章中有以下的學習重點：

3. 表單的製作：表單物件 是利用設計後的使用界面，讓操作人員能夠在易於操作的環境下完成輸入的動作，不僅加速資料的建置，也方便管理。 在 Access 可由多種方式產生表單：如資料表、查詢自動產生表單、空白表單、表單精靈等。 Access 提供許多不同的工具，快速產生分別表單及包含子表單的表單內容。

4. 報表的製作：報表物件 是將資料庫中的物件，以表列的方式來呈現資料整理後的內容，並可進行列印的動作。Access 提供許多工具以幫助使用者快速建立有效資訊的報表，可以由資料表或是查詢來產生。

5. 第一個表單的建立 • 16.2 • 檢視表單物件使用的資料表 • 請開啟範例原始檔 <福利社資料庫.accdb> 資料庫後開啟「客戶資料表」資料表。 • 所有的表單都是由資料表或是查詢的結構去建置出來的，在這個資料表中，都是很單純的文字欄位，這裡第一個要建立的表單，即是用來新增或是管理「客戶資料表」資料表的表單。 • 在 Access 的資料表中輸入資料，必須一筆一筆建置在由欄名與列號所交錯出來的表格之中。這與一般人在瀏覽或是使用程式的操作界面有很大的出入，除了建置不易外，在管理上也是很讓人頭痛。表單物件 是利用設計後的使用界面，讓人員在操作方便的環境下完成輸入的動作，不僅加速資料的建置，也方便管理。

6. 建立客戶資料管理表單 • 在左方選取「客戶資料表」後按下 建立 索引標籤 \ 表單。 • 此時馬上會自動產生以選取資料表為名的表單，這個方式所建置的表單，是讓可以一次輸入或編輯一筆資料的畫面。

7. 切換到表單的設計檢視模式 • 這是自動產生的表單，若是想要修改表單的內容，就必須切換到設計檢視模式。 • 選按 表單版面配置工具 \ 設計 索引標籤 \ 檢視 \ 設計檢視。 • 此時馬上會進入表單的編輯畫面，可以對表單的欄位、文字方塊進行修改與編輯。 • 選按快速存取工具列的 儲存檔案 輸入「客戶資料管理表單」後按 確定 鈕完成儲存。存檔完畢之後可以於左方 功能窗格 的 表單 物件類別看見剛剛建立好的 「客戶資料管理表單」，選按二下可以開啟執行結果。

8. 空白表單的建立 • 16.3 • 新增一空白表單 • 在左方選取「產品資料表」後按下 建立 索引標籤 \ 空白表單。 • 此時會自動產生一個空白的表單，右側會顯示 欄位清單 的視窗，等一下就是要拖曳視窗中的資料表欄位到表單中來佈置。 • 在預設建立表單的動作中，是以選取的資料表結構自動產生，使用者並不能自訂建立的內容。若想要以自訂的欄位來產生表單，可以使用空白表單的功能。 • 請開啟「產品資料表」資料表，資料表的內容 • 是很單純的文字與數字欄位，請關閉資料表， • 接著就要建立產品資料的管理表單。

9. 建置空白表單中的欄位 • 在 欄位清單 的視窗中會顯示所有的資料表及其中的欄位，請拖曳要使用的欄位到表單的編輯區中，即會自動產生表單的名稱及欄位。 • 完成欄位的建置後，接著要為表單設定標題。請按下 表單版面配置工具 \ 設計 索引標籤 \ 標題，上方即會出現標題列，請輸入要使用的標題名稱。 • 接著要在表單標題前加入一個商標圖示，按下 表單版面配置工具 \ 設計 索引標籤 \ 商標，在插入圖片的對話方塊中選取要使用的圖片後按 確定 鈕，即可在標題加入該圖片為商標。 • 選按快速存取工具列的 儲存檔案 輸入「產品資料管理表單」後按 確定 鈕完成儲存，選按二下可以開啟執行結果。

10. 表單精靈的使用 • 16.4 • 在左方選取「廠商資料表」後按下 建立 索引標籤 \ 表單精靈。 • 進入 表單精靈 對話方塊後，首先要設定表單中要使用的資料表欄位，在 資料表/查詢 中選取「資料表：廠商資料表」後按 >> 鈕加入所有欄位，再按 下一步 鈕。 • 接著要設定表單的配置，在選取不同的樣式時，左方會顯示預覽的圖示。這裡選取 對齊 ，再按 下一步 鈕。 • 最後設定表單標題，表單精靈會自動依此為表單名稱，在核選 開啟表單來檢視或是輸入資訊 後按 完成 鈕。 • 表單精靈會自動存檔，並將這個新增的表單開啟以供檢視或使用。 • 若想要建置更多樣性的表單，可以利用表單精靈來完成建置表單的動作。 • 請開啟「廠商資料表」資料表，資料表的欄位都已經依照其屬性設定好資料類型，請關閉資料表，接著就要建立廠商資料的管理表單。

11. 建立分割表單 • 16.5 • 分割表單 可同時提供 表單檢視 及 資料工作表檢視 兩種檢視。這兩種檢視都是連接到相同的資料來源，而且彼此之間一直都會同步。例如這裡想要製作管理客戶資料的表單，在表單下方會表列所有客戶的資料，選取時會在上方的表單顯示詳細的內容以供編輯。 • 在左方選取「客戶資料表」後按下 建立 索引標籤 \ 其他表單 \ 分割表單。 • 此時會自動產生上方為 表單檢視，而下方為 資料工作表檢視 的表單，選按快速存取工具列的 儲存檔案 輸入「客戶資料表列管理表單」後按 確定 鈕完成儲存，選按二下可以開啟執行結果。

12. 建立包含子表單的表單 • 16.6 • 建立關聯 • 按下 資料庫工具 索引標籤 \ 資料庫關聯圖，在顯示的對話方塊中選取 資料表 標籤，按著 Ctrl 鍵選按「客戶資料表」及「銷售資料表」後按 新增 鈕，再按 關閉 鈕。 • 在 資料庫關聯圖 中 拖曳 客戶資料表 \ 客戶編號 欄位到 銷售資料表 \ 客戶編號 欄位上放開，在 編輯關聯 的對話方塊中按 建立 鈕，形成一對多的關聯。最後按 關聯工具 \ 設計 索引標籤 \ 關閉 鈕儲存這個關聯。 • 子表單 是在另一表單中插入的表單。主要的表單稱為主表單，而主表單中包含的表單則稱為子表單。有時候可將 表單/子表單 的組合視為一個 階層式表單、主要/詳細 表單或 父/子表單。例如我們希望可以製作一個管理畫面，上方的表單可以管理客戶的資料，下方可呈現該客戶的消費情況，即可利用子表單的方式來達成。

13. 進入表單精靈 • 按下 建立 索引標籤 \ 表單精靈 進入表單精靈。 • 接著要設定表單中要使用的資料表欄位，請依序在 資料表/查詢 中選取「資料表：客戶資料表」後按 >> 鈕加入所有欄位，再選取「資料表：銷售資料表」後按 >> 鈕加入所有欄位，再按 下一步 鈕。 • 接著要設定表單中的主表單，請選取 「以 客戶資料表」後，在右方會呈現 客戶資料表 為主表單，銷售資料表 為子表單的預覽畫面。請保留 有子表單的表單 選項後按 下一步 鈕。 • 接著要設定子表單的配置方式，請核選 資料工作表 後按 下一步 鈕。 • 最後設定表單及子表單的名稱後，核選 開啟表單來檢視或是輸入資訊 後按 完成 鈕。 • 如此即可完成在主表單中管理客戶的資料，子表單呈現該客戶的銷售資料，切換不同的客戶時，即可在下方顯示所屬的銷售資料。

14. 建立報表物件 • 16.7 • 建立關聯 • 按下 資料庫工具 索引標籤 \ 資料庫關聯圖， • 在顯示的對話方塊中選取 資料表 標籤，按著 • 選按「產品資料表」後按 新增 鈕加入到原來 • 的關聯圖中，再按 關閉 鈕。 • 在 資料庫關聯圖 中 拖曳 產品資料表 \ 產品編號 欄位到 銷售資料表 \ 產品編號 欄位上放開，在 編輯關聯 的對話方塊中按 建立 鈕，形成一對多的關聯。 • 最後按 關聯工具 \ 設計 索引標籤 \ 關閉 鈕儲存這個關聯。 • Access 提供許多工具以幫助使用者快速建立有效資訊的報表，以最適合使用者需求的方式呈現資料。報表物件 可以由資料表或是查詢來產生，在本範例中我們將製作一個產品銷售狀況的查詢，再由查詢產生報表物件。

15. 建立查詢 • 按下 建立 索引標籤 \ 查詢設計，在顯示的對話方塊中選取 資料表 標籤，按著選按「產品資料表」、「銷售資料表」後按 新增 鈕即會顯示目前的關聯狀況，再按 關閉 鈕。

16. 在資料表關係圖中已經呈現了關聯線，請滑鼠左鍵選按 產品資料表 \ 產品編號、產品名稱、產品售價。較特別的是在選按 銷售資料表 \ 數量 欄到查詢中來顯示。 • 選按 查詢工具 \ 設計 索引標籤 \ 合計，此時下方會顯示 合計 欄。在數量」的 合計 欄中設定為「總計」，並修改欄名為自訂欄名：「銷售量：數量」，如此欄位在顯示時就會顯示為「銷售量」。 • 請新增一個欄位，先設定 合計 欄為「運算式」。這裡要將每個商品的銷售量乘以單價，以計算出總銷售量。請在 欄位 輸入「總銷售量：銷售量*產品銷量」即可。 • 選按快速存取工具列的 儲存檔案 鈕，請輸入「產品銷售狀況查詢」後按 確定 鈕完成儲存動作。 • 存檔完畢之後可以於左方 功能窗格 的 查詢 物件類別中選按「產品銷售狀況查詢」查詢二下開啟執行，即可顯示每個產品的銷售狀況。

17. 進入報表精靈 • 按下 建立 索引標籤 \ 報表精靈 進入報表精靈。 • 接著要設定報表中要使用的資料來源，請在 資料表/查詢 中選取「查詢：產品銷售狀況查詢」後按 >> 鈕加入所有欄位，再按 下一步 鈕。 • 接著設定群組層次，這裡並不做設定，請按 下一步 鈕。 • 接著要設定排序的欄位及方式，最多可以使用 4 個欄位進行排序。請設定排序欄位為「產品編號」、「遞增」排序後按 下一步 鈕。 • 接著設定 版面配置：表格式、列印方向：直式 後核選 調整所有的欄位寬度，使其可全部容納在一頁中，最後按 下一步 鈕。 • 最後設定報表標題為「產品銷售報表」後核選 預覽這份報表，最後按 完成 鈕。 • 如此即可完成利用報表物件將產品銷售狀況的結果化為報表，呈現在畫面中，進而列印出來。

18. 建立進階報表物件 • 16.8 • 建立查詢 • 按下 建立 索引標籤 \ 查詢設計，在顯示的對話方塊中選取 資料表 標籤，按著選按「產品資料表」、「銷售資料表」與「客戶資料表」後按 新增 鈕即會顯示目前的關聯狀況，再按 關閉 鈕。 • 在資料表關係圖中已經呈現了關聯線，請滑鼠左鍵分別選按 客戶資料表 \ 客戶編號、客戶姓名；銷售資料表 \ 日期、數量、產品售價；產品資料表 \ 產品名稱 到欄位上來顯示。 • 報表物件提供許多不同的功能，如 群組層次、摘要選項 等，可以產生更多不同的報表內容。

19. 選按 查詢工具 \ 設計 索引標籤 \ 合計，此時下方會顯示 合計 欄。請新增一個欄位，先設定 合計 欄為「運算式」。這裡要將每個客戶消費的數量乘以單價，以計算出消費金額。請在 欄位 輸入「小計：數量*產品單價」即可。 • 選按快速存取工具列的 儲存檔案，請輸入「客戶購買狀況查詢」後按 確定 鈕完成儲存動作。

20. 進入報表精靈 • 按下 建立 索引標籤 \ 報表精靈 進入報表精靈。 • 接著要設定報表中要使用的資料來源，加入所有欄位，再按 下一步 鈕。 • 接著設定群組層次，請選取「客戶姓名」後按 > 鈕加入群組層次，在右方可以預覽畫面，請按 下一步 鈕。 • 接著要設定排序的欄位及方式，請設定排序欄位為「日期」、「遞增」排序後按 摘要選項 鈕。

21. 在 摘要選項 對話方塊中核選 總計 欄的 小計，並核選 顯示：詳細資料及摘要值，最後按 確定 鈕。 • 接著設定 版面配置：大綱、列印方向：直式 後核選 調整所有的欄位寬度，使其可全部容納在一頁中 後按 下一步 鈕。最後設定報表標題為「客戶購買報表」後核選 預覽這份報表，最後按 完成 鈕。 • 在產生的報表中，可以看到每一個客戶購買的商品日期、品項、單價及數量，甚至還能得到每個客戶的購買總金額。