主讲：刘世伟 Liu Shiwei

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商务交际英语(1) English & Communication For Colleges Chapter 6 Writing Reports: A Complex Process Made Easy 第六章商务报告的写作：深入浅出的说明 English & Communication for College

商务交际英语（1） Tutorial for Chapter 6 商务交际英语（1）第六章辅导教学目的教学内容案例介绍教学重点作业布置作业答案 English & Communication for Colleges

商务交际英语（1) Purpose • After learning this chapter, the learners are required to grasp the following three aspects: • Planning Reports • Writing Informal Reports • Writing Formal Reports English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1) Chapter Contents • 第六章的教学内容 • Writing Reports: A Complex Process Made Easy（商务报告的写作：深入浅出的说明） • 主要内容包括： 1）商务报告的构思； 2）非正式商务报告的撰写； 3）正式商务报告的撰写。 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1) Introduction for Case 6 • 简要说明： • 首先介绍了商务报告的不同类型，既可以有正式报告，也可以有非正式报告；按照目的性分类有信息性报告（提供事实），也有分析性报告（提供分析—结论—建议）。然后详细讲解了报告大纲的写作方法，数据收集与整理，分析数据，得出结论并提供建议。正式报告与非正式报告在写作上既有相似之处，又有不同之点。 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Introduction for Case 6 • 本章案例： • 皮特的新工作和报告(Reports and Peter’s New Job) • 参考译文： • Peter Chang是美国加利福利亚州San Joaquin Valley北部农业部的一名雇员。最近，Peter被提升为农业贷款员。在他的新位置上，他要阅读很多报告，这些报告或来自那些申请贷款的农民，或是已经接到了贷款的农民的现状报告，或来自他的雇主——联邦政府关于新的贷款项目的报告。 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1) Introduction for Case 6 • 阅读了许多报告后，Peter想知道：“为什么报告如此不同？”有的报告长，有的则短；有的简单，有的复杂；有的易读，有的难读；有的条理清楚，有的相反；有的提出了建议，有的则不。为什么报告如此不同？ • Peter同时还要写报告。比如：每个月，他都要写一份备忘录报告送交他的办公室经理，通知她接受了贷款者的贷款报告的内容，和申请贷款者的报告内容。Peter每月还得给办公室经理交几份短的、非正式的手稿报告。 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Chapter Focus • 第六章的要点有： • 报告是就某一特定情况或问题提供事实供某一特定人群考虑的文件。 • 报告也是使经理人能够决策或解决问题的商务工具。 • 报告可以根据文体、目的和格式进行分类。 • 商务报告按文体可以分为正式和非正式两种。 • 商务报告按目的可以分为信息和分析两类。 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1) Chapter Focus • 商务报告构思的步骤是： 1) 确定问题； 2）确定调研领域； 3）确定范围； 4）制订调研计划； 5）确定初步提纲； 6）收集资料； 7）分析数据，得出结论，提出建议。 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Chapter Focus • 信息性报告的提纲可以按时间排序；按重要性排序；按逻辑顺序；分类排序；或按地区排序。 • 分析性报告的提纲有两种：一是使用假设；另一种是使用几种可选择的方案。 • 提纲格式可分为题目式和讨论式。题目式比较简单，只有字数很少的标题；讨论式则充分一些，分大小标题，这写起来稍微复杂一些，但更有帮助。 • 如果报告是常规性的，或是你期待得到积极的回应，那就最好使用直接顺序。假如你预计会得到消极的回应，那就最好使用间接顺序。 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Chapter Focus • 非正式报告通常采用比较带有人情味的风格，使用第一和第二人称。如果问题比较严重，也可采用比较不带人情味的风格，使用第三人称，显得比较客观。在报告中，过去的事情用过去时，还在进行中的事情用现在时。不要在同一段落里混用时态，以免使读者误解。 • 非正式报告的格式可以像信函，备忘录或是手稿。采用哪种格式取决于阅读者以及报告的长短。 • 　　不管采用哪种格式，非正式报告有三个主要成分：开头（引言）；正文（调研结果和支持性细节）；结尾。 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1) Chapter Focus • 正式报告比非正式报告更长、更复杂，因此需要更好的准备与构思。 • 正式报告同样也有直接顺序和间接顺序之分，正式的信息类报告多采用直接顺序，可能得到积极回应的正式分析类报告也多采用直接顺序。假如你的正式分析类报告可能会得到负面的反应，或者是你需要说服阅读人接受你的中心思想，那就最好采用间接顺序。 • 正式报告必须显得客观、不偏不倚、够专业水平。正式报告人情味少，不用第一和第二人称，注意力集中于事实，而不在人身上。上页 English & Communication for Colleges

商务交际英语（1） Chapter Focus • 正式报告的组成部分有开始部分，本文和后续部分。 • 标题页包括报告的标题，为谁（或哪家公司）而写，写作人姓名，和提交日期。这在内部报告中可以作为封面。如是对外报告，则用硬纸或塑料作封面，印上报告标题、写作人的姓名和时间。 • 摘要是报告的一个提要，在报告很长的时候，它可以帮助读者迅速掌握其要点。其顺序应与报告本文相一致。上页 English & Communication for Colleges

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商务交际英语（1) Assignment for Chapter 6 • I. Answer the following questions • 1. What is the scope of a report, and why is it important? 2. What two methods can you use to organize the facts in an analytical report? 3. What is the purpose of creating a preliminary outline? 4. Why should you avoid switching tenses within a section of a report? English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Assignment for Chapter 6 • II. Translation • 1. Before writing a report, you must do some preliminary work. Even if you are simply reporting facts, you must gather those facts and then arrange them in an easy-to-know, logical sequence. • 2. The two styles of reports are formal and informal. Formal reports generally are long, analytical, and impersonal. A formal report often contains preliminary parts such as a title page, an executive summary, and a table of contents, as well as supplementary parts such as a bibliography and an appendix. English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Assignment for Chapter 6 • 3. Formal reports are more complex and longer than informal reports. Because of this complexity, you may spend more time organizing and writing a formal report than you would prepare an informal report. Formal reports may be used when writing to the top management of an organization. English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1) Key to Assignment • I. Answer the following questions • 1. What is the scope of a report, and why is it important? • Scope refers to the boundaries of the report, indicating what the study will include and exclude. It is important because it shows what needs to be investigated to complete the report. • 2. What two methods can you use to organize the facts in an analytical report? • The facts in an analytical report can be organized using hypotheses, possible causes or explanations of the problem, or the alternatives. English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Key to Assignment • 3. What is the purpose of creating a preliminary outline? • A preliminary outline helps organize the topics that will be investigated for the report. • 4. Why should you avoid switching tenses within a section of a report? • Switching tenses within a section can confuse readers, who may have difficulty following the timing, sequence of events, or problems discussed. 上页 English & Communication for Colleges

商务交际英语（1） Key to Assignment • II. Translation • 1. Before writing a report, you must do some preliminary work. Even if you are simply reporting facts, you must gather those facts and then arrange them in an easy-to-know, logical sequence. • 开始撰写报告前，必须先做一些准备工作。即使是简要报告情况，也必须收集有关材料，然后进行整理使之合乎逻辑易于理解。 English & Communication for Colleges 上页

商务交际英语（1） Key to Assignment • 2. The two styles of reports are formal and informal. Formal reports generally are long, analytical, and impersonal. A formal report often contains preliminary parts such as a title page, an executive summary, and a table of contents, as well as supplementary parts such as a bibliography and an appendix. • 报告分正式报告和非正式报告两种类型。正式报告的篇幅通常较长，具有分析性和客观的语气。正式报告通常有开头部分，如：主题页、供部分阅读的摘要、目录、及附加部分，如参考书目和附录等。上页 English & Communication for Colleges

商务交际英语（1) Key to Assignment • 3. Formal reports are more complex and longer than informal reports. Because of this complexity, you may spend more time organizing and writing a formal report than you would prepare an informal report. Formal reports may be used when writing to the top management of an organization. • 正式报告比非正式报告的篇幅长且复杂。由于其复杂性，在组织和写作一份正式报告时，你会比准备一份非正式报告花更多时间。向机构的最高领导层报告时，可能要撰写正式报告。 English & Communication for Colleges 上页

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