การจัดเอกสารในสำนักงาน

1. การจัดเอกสารในสำนักงานการจัดเอกสารในสำนักงาน เนณุภา สุภเวชย์

2. เอกสารในสำนักงาน • เอกสารธุรการ Business Files • บริหารAdministrationเช่น ประกัน กฎหมาย/ระเบียบ รายงานการประชุม ประชาสัมพันธ์ • เอกสารEquipment, supplies, services เช่นคู่มือpricelistเครื่องเขียน พัสดุ • การเงินFinanceเช่น บัญชี รายรับรายจ่าย บัตรเครดิต ค่าเดินทาง เงินเดือน/ค่าจ้าง • อาคารและที่ดินPremisesเช่น ค่าเช่า ค่าซ่อม ค่าดูแลอุปกรณ์ต่างๆ

3. เอกสารในสำนักงาน • เอกสารตามภาระกิจ Operational Filesแตกต่างกันไปตามภาระกิจ เช่นBusiness plan, customers/clients, inventory, marketing, presentations, project, supplies • จดหมายเหตุPermanent Filesเช่น สัญญา เอกสารสรุปการเงิน รายงานการประชุม ภาพถ่าย เอกสารโครงการ สิ่งพิมพ์ของหน่วยงาน • เอกสารอ้างอิง Reference Filesเช่น รายชื่อหนังสือใหม่ รายชื่อคู่แข่ง เอกสารประกอบการสัมมนา ข่าวธุรกิจ (ข่าวในวงการที่เราอยู่) แผนที่

4. เอกสารในสำนักงาน อื่นๆ • นอกจากนี้ ยังมีเอกสารที่เรียกว่า Finger Tips Files • ปฏิทิน • นามบัตร • ใบเสร็จ • To-do list • Reference เช่น คู่มือ directory โบรชัวร์ ฯลฯ

5. เป้าหมายของการจัดการเอกสารเป้าหมายของการจัดการเอกสาร • เพื่อให้สามารถติดตามเอกสารได้ เรียกใช้ได้ทุกครั้งที่ต้องการ • เอกสารที่เกิด ต้องมีการจัดเก็บเพื่อให้ค้นคืนได้ ดังนั้น มีภาระค่าใช้จ่าย ต้องควบคุมการเกิดของเอกสาร และปริมาณ เพื่อให้หยิบง่ายใช้สะดวก • ลดพื้นที่จัดเก็บ

6. เอกสารเกิดขึ้นได้อย่างไรเอกสารเกิดขึ้นได้อย่างไร

7. Potential Customer Customer Law Supplier Government

8. Announcement Procedure Memo Call for Meeting Project files Admin files Newsletter R&D Sales CEO Customer Relation Admin

9. Potential Customer Copy Customer Law Supplier Government

10. วงจรชีวิตของเอกสาร Current / Active Semi-current Semi-active Non-current Non-active

11. ปริมาณเอกสารในสำนักงานปริมาณเอกสารในสำนักงาน

12. แล้วจะจัดการเอกสารอย่างไรแล้วจะจัดการเอกสารอย่างไร

13. ระบบบริหารเอกสารที่สมบูรณ์ระบบบริหารเอกสารที่สมบูรณ์ Policy Privacy & Security Corporate & Workgroup Requirement Document Control Version, copy, draft control Management of active records Management of Records creation And capture Document System Vital Records Protection Management of inactive records Training Vital Records & Business Continuity Life Cycle Management

14. ขั้นตอน • สำรวจเอกสาร เพื่อให้ทราบว่ามีเอกสารอะไรในองค์กรบ้าง • กำหนด Retention Schedule ของเอกสารแต่ละประเภท • สร้าง File Classification System ขององค์กร ซึ่งควรมีลักษณะ Retention Conscious แยกเอกสารบริหารซึ่งมักเก็บถาวรออกจากหมวดเอกสารปฏิบัติงาน • จัดหมวดหมู่เอกสารในองค์กร บันทึกลงระบบ (โดยมากเป็นคอมพิวเตอร์) • ประเมินค่าเอกสารทุกปีเพื่อ Transfer หรือทำลาย ชุดเอกสารนี้ ต้องบันทึกในระบบด้วย เพื่อติดตามเอกสารที่เคยอยู่ในสำนักงาน • อบรมวิธีการจัดการเอกสารแก่พนักงาน รวมถึงการเข้าถึงคู่มือเอกสารที่ update ล่าสุด

15. ตัวอย่างหมวดหมู่และRetentionตัวอย่างหมวดหมู่และRetention • คู่มือเอกสาร • หมวดหมู่เอกสาร และรหัสแฟ้ม • ตารางกำหนดอายุเอกสาร (Retention Schedule)

16. ไม่ควรสร้างหมวดหมู่เอกสารตามโครงสร้างองค์กรไม่ควรสร้างหมวดหมู่เอกสารตามโครงสร้างองค์กร

18. เอกสารเข้ามาจากภายนอก เอกสารภายใน และเอกสารที่สร้างขึ้นไว้ใช้ มีอัตราเพิ่มขึ้นมากกว่าอัตราทำลายเอกสาร

20. Contact Us

21. MAP  Go to Min Buri Go to Lak Si POLICE HEAD QUARTER Ramindra 21 Ramindra 23 Ramindra 19 POLICE FLATS We are HERE!!!

22. Thank you for your attention