Kontrakten – din oppskrift på en lekker leveranse

1. Kontrakten – din oppskrift på en lekker leveranse Charlotte Lindberg Oslo, 22.01.2019

2. Fulgte du oppskriften?

3. Nei, nei, nei ,nei!!!!

4. Kontrakten er et hjelpemiddel, en fasilitator. • Den sier noe om dine og leverandørens plikter, ansvar og roller. Kontrakten er din venn

5. Men: Kontrakten er en oppskrift med mange elementer som må være avstemt hverandre for å oppnå den ønskede leveransen. Kontrakten bør være godt forankret i din prosjektorganisasjon. Valg av kontraktsform bør gjøres i samarbeid Alle i prosjektet må kjenne innholdet, både bilag og generelle bestemmelser. Den generelle avtaleteksten gir noen overordnede føringer, men løser ikke alle problemer  det er bilagenes oppgave

6. Kontrakten Kontrakten er en oppskrift på hvordan dine behov skal realiseres. Den skal hjelpe partene med å definere: • Behovet • Plikter • Leveransen • Hva er ditt utgangspunkt – Hva har du allerede • Hva skal skje når og hvor • Hvordan blir vi enige om at jeg har fått det jeg skal ha • Hvordan skal vi organiserer oss? • Hva skal det koste? …og mye mer! Dette er for å sikre at alle har ett omforent bilde av alle momenter knyttet til leveransen.

7. Generell avtaletekst og bilag CONTRACT Kontrakten består av: Den generelle avtaletekst Bilag til den generelle avtaletekst (ca. 11 bilag)

8. Den generelle avtaletekst Den generelle avtaletekst består av generelle bestemmelser og vilkår tilpasset kontraktstype. Det vil som regel være i kapitel 2. Gjennomføringen av leveransen at de store forskjeller ligger. Avtalen utgjør de overordnede føringer for leveransen og forholdet mellom partene.

9. Bilag til den generelle avtaletekst Punkt 1.2 Bilag til avtalen

10. Alminnelige bestemmelser • Alminnelige bestemmelser 1.1 Avtalens omfang Avtalen gjelder levering av programvare som utvikles eller tilpasses for Kunden, samt konfigurering, parametersetting, integrasjonsarbeid og andre tjenester knyttet til tilrettelegging av programvaren for Kunden som beskrevet i bilag 1 og 2 («leveransen»)….. SSA-S - Avtalen gjelder leveranse av Programvare som beskrevet i bilag 1 og 2, utviklet ved bruk av en metode for Smidig programvareutvikling, som nærmere beskrevet i bilag 6. Kunden har på bakgrunn av sine formål og behov fremstilt sine krav i bilag 1 (Kundens kravspesifikasjon), og beskrevet den programvaren og de systemer programvaren skal samvirke med i bilag 3……. Leverandøren skal, i bilag 4 beskrive Kundens medvirkning tilstrekkelig detaljert til at Kunden kan forberede seg og stille med angitt kompetanse til angitt tid under avtalens løpetid. …… SSA-S Fleksibilitet i systemutviklingen og endringshåndtering (1.4) • Avtalen reflekterer en gjennomføringsmodell basert på fleksibilitet i systemutviklingen og et tett samarbeid mellom Kunde og Leverandør for å realisere behovsbeskrivelsen i bilag 1 og 2.   • De valg, presiseringer og omprioriteringer som Kunden gjør innenfor rammen av behovs­beskrivelsen og i henhold til programvareutviklingsmetoden beskrevet i bilag 6, anses ikke som endringer etter kapittel 3. Omgjøring av allerede utviklet og akseptert funksjonalitet og andre endringer skal håndteres i henhold til bestemmelsene i kapittel 3 og samles fortløpende i bilag 9.

11. Alminnelige bestemmelser 1.3 Tolkning – Rangordning Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 8, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Ved motstrid skal følgende tolkningsprinsipper legges til grunn: 1. Den generelle avtaleteksten går foran bilagene. 2. Bilag 1 går foran de øvrige bilagene. 3. I den utstrekning det fremgår klart og utvetydig hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret, erstattet eller gjort tillegg til, skal følgende motstridprinsipper gjelde: • Bilag 2 går foran bilag 1. • Bilag 8 går foran den generelle avtaleteksten. • Hvis den generelle avtaleteksten henviser endringer til et annet bilag enn bilag 8, går slike endringer foran den generelle avtaleteksten. • Bilag 9 går foran de øvrige bilagene.

12. Alminnelige bestemmelser 1.3 Tolkning – Rangordning 4. Standard lisensbetingelser (bilag 10) kommer til anvendelse mellom produsenten av standardprogramvare (lisensgiver) og Kunden, men endrer ikke Leverandørens forpliktelser i henhold til denne avtalen i større utstrekning enn det som fremgår av punkt 5.1 (Leverandørens ansvar for sine ytelser) og kap. 10.7 (Fri programvare). Med standardprogramvare menes programvare som er laget for levering til flere brukere, hvor lisens (disposisjonsrett) kan erverves uavhengig av tjenester fra programvareprodusenten.

13. Alminnelige bestemmelser 1.4 Partens representanter Hver av partene skal ved inngåelsen av avtalen oppnevne en representant som er bemyndiget til å opptre på vegne av partene i saker som angår avtalen. Bemyndiget representant for partene, og prosedyrer og varslingsfrister for eventuell utskiftning av disse, spesifiseres nærmere i bilag 6. • Din prosjektorganisasjon bør fremgå av bilag 6 • Roller og ansvar…med navn! Alle nøkkelroller • Rutiner og prosess for kunde- og prosjektoppfølging, inkludert faste møter, rapporteringspunkter og styringsdokumenter (bør vedlegges), prosjektdokumentasjon • Eskaleringsmekanismer • Hvem er bemyndiget til å godkjenne endringer?

14. Alminnelige bestemmelser 1.5 Kontraktens faser og hovedmilepæler Avtalen er delt inn i fem faser: • forberedelsesfasen (kapittel 2.1) • spesifiseringsfasen (kapittel 2.2) • utviklingsfasen (kapittel 2.3) • akseptansetestfasen (kapittel 2.4) • godkjenningsperioden (kapittel 2.5) Spesifiserings- og utviklingsfasen, akseptansetesten og godkjenningsperioden kan gjentas så mange ganger det er nødvendig for å realisere leveransen, se punkt 2.1.4 (Delleveranser). Kontraktens hovedmilepæler er: • Prosjekt- og fremdriftsplan (2.1.1) • Levering og godkjenning av detaljspesifikasjon (2.2.2) • Løsning klar for akseptansetest (2.4.2) • Godkjenning av Kundens akseptansetest (2.4.6) • Leveringsdag (2.5.3)

15. Endringer i avtalen etter avtaleinngåelse 3.6 Tvist om konsekvensene av en endring • leverandør og kunde er enige om at det foreligger en endring • Uenige om prisen • Kunden skal betale et foreløpig vederlag beregnet etter reglene i punkt 3.5 • For å få saken avgjort må du: • Kreve en avgjørelse fra uavhengig ekspert, mekler eller reist søksmål • Avgjørelse må kreves innen 6 måneder etter: • leveringsdag • Varsel om heving • Varsel om avbestilling • Ellers vil det utbetalte vederlag bli ansett som endelig • Leverandøren skal enten: • Stille sikkerhet for den omtvistede del av vederlaget • Eller • Velge å få utbetalt halvparten

16. Endringer i avtalen etter avtaleinngåelse 3.7 Uenighet om det foreligger en endring • Du mener det ikke er en endring, men faller innenfor «scope», omfanget av avtalen • Leverandøren mener det er en endring som han kan da seg betalt for Leverandørens plikter: • Skal skriftlig kreve at Kunden utferdiger en endringsordre punkt 3.1 og i tillegg gjøre følgende: • Utredning av risiko og endringskonsekvenser • Gi et prisestimat • Leverandøren skal fremsette et slikt krav innen rimelig tid, ellers så: • Arbeidet ansett som en del av dennes forpliktelser • Taper sin rett til å påberope seg frist forlengelse, ekstra vederlag eller erstatning

17. Endringer i avtalen etter avtaleinngåelse 3.8 Omtvistet endringsordre Kundens plikter når endringsordre er krevd: • Innen rimelig tid utstede en (omtvistet) endringsordre • Begrunne hvorfor endringsordren er omtvistet Leverandøren har plikt til utføre endringsordren • Kunden må utbetale et foreløpig vederlag svarende til halvparten av det beløp som leverandøren mener kan har krav på Leverandøren må kreve avgjørelse • Innen 3 måneder etter foreløpig vederlag ble utbetalt • Hvis arbeidet faller innen for «scope», motregnes i neste betalingsmilepæl • Hvis arbeidet anses som endring, skal vederlaget (korrigert) innarbeides i den ordinære betalingsplanen. Utarbeidelsen av endringsoverslaget må da dekke av kunden

18. Endringer i avtalen etter avtaleinngåelse 3.8 Omtvistet endringsordre (II) Leverandøren kan bestride plikten til å utføre arbeidet ved å kreve avgjørelse fra: • Uavhengig ekspert eller mekler • Reise søksmål eller bringe tvisten inn for voldgift  kapitel 16 Leverandøren må fremme kravet uten ugrunnet opphold etter meldt at endringen er omtvistet Leverandøren har risikoen for forsinkelser hvis arbeidet faller innenfor scope dvs. ingen endringsordre

19. Endringer i avtalen etter avtaleinngåelse 3.9 Tvisteløsning Hvis leverandøren har mottatt en omtvistet endringsordre, må leverandøren innen 6 måneder etter å ha mottatt den omtvistede endringsordren enten kreve en avgjørelse fra: • En uavhengig ekspert eller mekler • Reise søksmål eller voldgift • Gjør ikke leverandøren det  del av leverandørens plikter etter avtalen

20. 4.1 Garantiperiode • Garantiperiode er 1 år for programvare og 2 år for utstyr regnet fra leveringsdag • Annet kan avtales i bilag 7 • Garanti og vedlikehold er IKKE det samme • Garanti er vederlagsfritt utbedring av feil og mangler, samt feilretting • Vedlikehold er (inntil garantien er utløpt) systemoppgraderinger, support og eventuelt brukerstøtte, rapportering • Ved delleveranser som settes i ordinær drift, løper garantien fra levering av delleveransen  ordinært vedlikehold vil inntre på forskjellige tidspunkter

21. 4.2 Ytelsesnivå Vedlikeholdstjenester ut over garantiytelser skal spesifiseres og prises i egen avtale Rettes feil med ny versjon ikke krav på vederlag, selv om den inneholder forbedringer

22. 5. Leverandørens plikter (I) 5.1. Leverandørens ansvar for sine ytelser • Leverandøren har ansvar for den samlede leveranse, (den helhetlige løsning)Leverandørens ansvar at leveransen er tilpasset teknisk plattform (bilag 2 og 3) og fungerer med øvrig programvare  (bilag 1 og 2) • Er standard programvare omfattet av leveransen leveres under standard lisensbetingelser og avtalevilkår, må dette fremkomme av eget kapitel i bilag 2 og betingelser vedlegges som bilag 10

23. 5. Leverandørens plikter (II) 5.1. Leverandørens ansvar for sine ytelser Lisensbetingelsens bestemmelser om disposisjonsrett går foran denne avtales betingelser om disposisjonsrett med mindre annet er avtalt i bilag 8 Leverandøren skal sikre at disposisjonsretten er dekkende for Kundens krav i bilag 1, bruksområde og avtalens bestemmelser om disposisjonsrett Leverandøren skal tydelig beskrive i bilag 7 dersom det er avvik mellom bestemmelser om disposisjonsrett i avtalen og lisensbetingelsenes bestemmelser

24. 5. Leverandørens plikter (III) 5.1. Leverandørens ansvar for sine ytelser Uavhengig hva som måtte følge av programvarens lisensbetingelser så skal: • Leveransen testes og godkjennes i henhold til avtalens bestemmelser om test og godkjenning • Leverandøren har ansvar for at leveransen tilfredsstiller kravene i denne avtalen  Dette er en presisering og gjør at med mindre det eksplisitt fremgår av bilag 8 at dette er endretså kan leverandøren ikke påberope seg andre vilkår

25. 5. Leverandørens plikter (IV) Hvis leverandøren kan dokumentere at avvikene skyldes at standardprogramvaren ikke opptrer i sammensvar med produsentens spesifikasjoner og at feilen krever tilgang til kildekode, er leverandørens feilrettingsplikter begrenset til følgende: • Melde feilen til produsenten • Etter beste evne å søke å få prioritert feilrettingen • Holde kunden orientert om status for feilrettingen • Gjøre rettet versjon tilgjengelig for kunden når feilen er rettet • Bistå med installasjon uten ekstra vederlag • I rimelig omfang søke å finne en midlertidig løsning mens feilretting pågår • Det kan avtales en økonomisk ramme for leverandørens plikt til å utarbeide midlertidige løsninger

26. 5. Leverandørens plikter (V) Feil som nevnt ovenfor, regnes ikke med ved vurdering av om akseptansetest og godkjenningskriterier er oppfylt, med mindre leverandøren har misligholdt sine plikter jf. Ovenfor. • Når feil er rettet, feilrettet versjon installert, og leverandøren har utført alle oppgaver som er nødvendige for å få leveransen i henhold til avtale, har kunden krav på rimelig tid til å reteste. • Beslutter kunden å utsette oppstart av godkjenningsperiode, kan ikke leverandøren kreve vederlag, selv om det er utstedt en endringsordre. • Er feilen ikke rettet innen utløp av garantiperioden kan kunden kreve: • Prisavslag og • Eventuelt erstatning

27. 5.2 Krav til Leverandørens ressurser og kompetanse • Prosjektleder og nøkkelpersoner angis i bilag 6 • Utskifting av nøkkelpersoner kan ikke skje uten godkjenning fra kunden (saklig grunn) • Nøkkelpersoners deltakelse kan ikke reduseres uten godkjenning fra kunden • Kunden kan på saklig grunnlag skifte ut eller slutte å benytte personell  snarest mulig byttes ut

28. 6. Kundens plikter • Kunden har ansvar for: • Beskrevet formålet med anskaffelsen (bilag 1) • Sine krav og behov (bilag 1) • Må gjøres på en klar og tydelig måte som grunnlag for leverandørens ytelser • Bidra til å legge til rette for at leverandøren skal utføre sine avtaleforpliktelser • Medvirke til leveransens gjennomføring i henhold til fastsatte frister

29. 7. Plikter som gjelder kunde og leverandør • Møter • «Du kan ikke gjemme deg» bestemmelse • Det er viktig at rutiner for møter og eskalering fremkommer av bilag 6 • Skriftlighet • Varsler • Krav • Meddelelser • Ta vare på all korrespondanse

30. 9. Eksterne rettslige krav, personvern og sikkerhet Kunden skal i bilag 1 identifisere hvilke rettslige krav eller lovpålagte krav til Leverandøren (partsspesifikke krav) som har relevans for inngåelse og gjennomføring av denne avtalen. • konkretisere relevante funksjonelle og sikkerhetsmessige krav for leveransen • ikke tilstrekkelig å henvise til lov eller forskriftshjemler Hvorfor det? • Forutberegnelighet for leverandøren §§§

31. 9. Eksterne rettslige krav, personvern og sikkerhet Informasjonssikkerhet • Leverandøren skal iverksette forholdsmessige tiltak for å ivareta krav til informasjonssikkerhet, herunder: • Sikre konfidensialitet av kundens data • Sikre at data ikke kommer på avveie • Sikre mot utilsiktet endring og sletting av data • Sikre mot virus og annen skadevoldende programvare Det kan være lurt å få leverandøren til å utdype rutiner og prosedyrer for informasjonssikkerhet i deres organisasjon Still ytterligere krav hvis data er personopplysninger eller forretningshemmligheter

32. 9. Eksterne rettslige krav, personvern og sikkerhet Personopplysninger «enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person («den registrerte»). Dette er typisk navn, adresser (herunder IP-adresser), telefonnummer eller informasjon som beskriver en aktuell person.» Skal leverandøren behandle personopplysninger, så: • Skal leverandøren beskrive hvordan tilfredsstillende behandling i tråd med personopplysningsregelverket skal oppnås og gjennomføres • Leverandøren skal dokumentere at informasjonssystemet og sikkerhetstiltakene er tilfredsstillende • Leverandøren kan ikke overlate personopplysninger til andre for lagring, bearbeidelse eller sletting uten samtykke fra kunden • Leverandøren kan ikke overføre personopplysninger til land utenfor EØS • Databehandleravtale  denne har forrang • Erstatningsansvar for skade som rammer den registrerte

33. 10. Eiendoms- og disposisjonsrett Disposisjonsrett til standardprogramvare • Begrenset disposisjonsrett til standardprogramvare • Rettigheter som er nødvendig for at kunden skal kunne utnytte leveransen som avtalt • Det er leverandørens ansvar at kunden får den avtalte disposisjonsrett Rettigheter til utvikling og tilpasninger • Leverandøren beholder opphavsretten • Kunden har en tidsubegrenset, verderlagsfri og ikke-eksklusiv rett til å utnytte de enkelte deler av programvaren som utvikles eller tilpasses spesielt for kunden (utvidet disposisjonsrett) ingen oppsigelsesadgang Husk dokumentasjon!!!

34. 11. Leverandørens mislighold Mislighold når ytelsen ikke er i samsvar med de funksjoner og krav og frister som er avtalt, samt ikke-oppfyllelse av øvrige plikter etter avtalen Kunden må reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold Leverandøren må varsle om ytelser ikke kan leveres som avtalt Leverandøren kan be om tilleggsfrist Leverandøren skal påbegynne og gjennomføre arbeidet med å avhjelpe uten ugrunnet opphold

35. 12. Kundens mislighold • Mislighold når Kunden ikke oppfyller sine plikter etter avtalen • Leverandøren skal reklamere uten ugrunnet opphold – men ikke skriftlig? • Kunden må varsle leverandøren så raskt som mulig dersom kunden ikke kan overholde sine plikter etter avtalen

36. 16. Tvister • Forhandlinger • Tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningene av avtalen • Fører forhandlingene ikke frem innen 10 dager partene kreve: • Uavhengig ekspert • Partene må bli enige enten ved avtaleinngåelse eller på tvisttidspunktet • Bli enige om ekspertens forslag er bindende eller rådgivende • Mekling • Domstol – når alt annet feiler